Sitzungsvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 30 Az.: 30/1024-09 Me. Jülich, 23.10.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 448/2012 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 29.11.2012 Stadtrat 06.12.2012 TOP Ergebnisse Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013 Anlg.: - 2 I 30 30 10/11 14 SD.Net siehe siehe Entwurf Entwurf Beschlussentwurf: Der Rat der Stadt Jülich beschließt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013. Begründung: Zur Optimierung der Ratsarbeit soll der Sitzungsdienst zukünftig papierlos durchgeführt werden. Mit Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes wäre gewährleistet, dass den Stadtverordneten alle Informationen (Einladungen, Sitzungsvorlagen nebst Anlagen, Niederschriften und sonstiger Schriftverkehr) in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wäre ein wirtschaftlich sparsamer Umgang mit Ressourcen möglich. Die Entwicklung der letzten Jahre hat deutlich gemacht, dass die mit Durchführung des Sitzungsdienstes für die Ratsarbeit verbundene Vorlage von Informationen angestiegen ist und zu einer hohen Ausgabe von Druckerzeugnissen führte. Gleichzeitig ist die technische Entwicklung inzwischen so weit fortgeschritten, dass das Vorhandensein eines Internetzugangs und die damit einhergehende Erreichbarkeit über E-Mail oder dergleichen nahezu für alle Stadtverordneten möglich ist. Während des interfraktionellen Gesprächs am 22.10.2012 wurden bereits die ersten Rahmenbedingungen für die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes abgestimmt. Die Eckpunkte stellen sich wie folgt dar: => Finanzierung der Hardware Zur Beschaffung der erforderlichen Hardware werden die Fraktionszuwendungen ab 2013 auf Dauer von gegenwärtig monatlich 38,-- Euro je Ratsmitglied auf 50,-- Euro erhöht. Ratsmitglieder ohne Fraktionsstatus erhalten 40,-- Euro je Monat statt 25,-- Euro. Aufgrund der dauerhaften Erhöhung der Fraktionszuwendungen obliegt es auch den Fraktionen, Ihre sachkundigen Bürger sukzessive mit entsprechender Hardware auszustatten und Ihnen eine Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst zu ermöglichen. Bis auf Weiteres wird dieser Personenkreis weiterhin in „Papierform“ bedient. Die Erhöhung der Fraktionszuwendungen ist zudem mit einer Änderung der Hauptsatzung verbunden (siehe hierzu Sitzungsvorlage 449/2012). Die Zahlung der erhöhten Fraktionszuwendungen setzt grundsätzlich eine Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst voraus. Bei Bedarf können die Fraktionszuwendungen in 2013 zur Erstbeschaffung einmalig in einer Summe ausgezahlt werden. => Beschaffung, Nutzung und Support Mit Gewährung der erhöhten Fraktionszuwendungen geht die alleinige Verantwortung auf die Fraktionen über. Die Fraktionen haben dafür Sorge zu tragen, dass mit Beginn des papierlosen Sitzungsdienstes ein kompatibles Gerät zur Verfügung steht. Auch die Erstinstallation sowie die Wartung liegt in der Zuständigkeit der Fraktionen bzw. des einzelnen Ratsmitgliedes, wobei die Verwaltung zu Beginn entsprechende Hilfestellungen geben kann. Bei Bedarf wird die Verwaltung noch entsprechende Informationsveranstaltungen im Umgang mit den Geräten / der Software durchführen. Da die Geräte Eigentum der Fraktionen sind, haben die Fraktionen mögliche Regeln über die private Nutzung der Geräte in eigener Verantwortung festzulegen. Darüber hinaus weist die Verwaltung noch auf folgende Punkte hin: Ausstattung der Sitzungsräume / der Fraktionsräume Die Verwaltung stellt sicher, dass - soweit nicht bereits geschehen - die beiden Sitzungsräume und die Fraktionsräume im Neuen Rathaus mit WLAN-Zugängen ausgestattet werden, über die ein Zugriff auf die aktuellen Daten des Ratsinformationssystems möglich ist. Für die Nutzung des WLAN´s ist es erforderlich, dass der Verwaltung vorab das entsprechende Endgerät kurzfristig für die Konfiguration zur Verfügung gestellt wird. Dies ließe sich am sinnvollsten in den v.g. Informationsveranstaltungen bewerkstelligen. Da die Verwaltung zudem keine ausreichende Versorgung mit Stromanschlüssen sicherstellen kann, sind die Ratsmitglieder gehalten, mit einem aufgeladenen Gerät zur Sitzung zu erscheinen. In diesem Zusammenhang wird insbesondere auf die lange Akkulaufzeit des iPad´s hingewiesen. Mobilfunkvertrag mit Datenflat Sollte es seitens der Fraktionen Bestrebungen geben, entsprechende Geräte mit einem UMTSZugang zu beschaffen, erfolgt der Abschluss eines Mobilfunkvertrages mit einer sogenannten Datenflat auf eigene Kosten. Eine Kostenbeteiligung der Verwaltung über die erhöhten Fraktionszuwendungen hinaus wird nicht erfolgen. Argumente für den Einsatz eines iPad´s Auch wenn die Fraktionen in der Wahl des Geräts grundsätzlich frei sind - entsprechende Kompatibilität vorausgesetzt - möchte die Verwaltung nochmals die Vorteile eines iPad´s aufzeigen: - einfache Bedienbarkeit - Aktualisierungen der Sitzungs-App „iRich“ erfolgen automatisch über den App-Store - hohes Maß an Sicherheit (geschlossenes Betriebssystem) - hohe Akkulaufzeit - keine Kosten für Virenschutz Da die Firma Sternberg bis heute nur eine Application (App) für das iPad vorhält, ist die Nutzung von Tablet-PC´s anderer Hersteller gegenwärtig nahezu ausgeschlossen. Der Einsatz von TabletPC´s mit dem Betriebssystem „Android“ würde aufgrund der unterschiedlichen Versionen und der Vielzahl vorhandener Schadsoftware auch sehr kritisch gesehen. Dies gilt insbesondere auch für den Einsatz von Netbooks/Notebooks mit dem Betriebssystem Windows. Sitzungsvorlage 448/2012 Seite 2 Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Jülich Mit Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist neben der Änderung der Hauptsatzung auch eine Überarbeitung der Geschäftsordnung erforderlich. Der Versand von Einladungen auf dem elektronischen Wege setzt nämlich die Zustimmung des Ratsmitglieds voraus. Ein Zwang zur Nutzung dieses Mediums wäre unzulässig. Weitere Einzelheiten sind der Sitzungsvorlage 455/2012 zu entnehmen. 1.Finanzielle Auswirkungen: x ja nein Gesamtkosten: ca. 5.200,-- EUR für jährl. Folgekosten: ca. 1.200,-- EUR für jährl. Einnahmen: Lizenzen für Client u. Wartungsgebühren Server sowie Wartungsgebühren Haushaltsmittel stehen bereit: nein (siehe Beschlussentwurf) x ja bei Produktsachkonto: 11 111 007 61 (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung ja x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 448/2012 x nein nein Seite 3