Daten
Kommune
Jülich
Größe
83 kB
Datum
06.12.2012
Erstellt
26.11.12, 14:57
Aktualisiert
26.11.12, 14:57
Stichworte
Inhalt der Datei
Anlage 1 zur Sitzungsvorlage 448/2012
Vereinbarung
zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes
bei der Stadt Jülich
Zwischen der Stadt Jülich – vertreten durch den Bürgermeister –
und dem/der Stadtverordneten (Benutzer) ___________________
wird folgende Vereinbarung getroffen:
1.
Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 06.12.2012 verpflichtet sich der Benutzer mit Unterschrift dieser
Vereinbarung am papierlosen Sitzungsdienst teilzunehmen. Da der Ratsbeschluss vom 06.12.2012
bindend ist, kann der Benutzer die Vereinbarung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kündigen.
Die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende. Ab Wirksamkeit der Kündigung werden die
Sitzungsunterlagen wieder in Papierform zugestellt.
2.
Die Stadt Jülich behält sich ausdrücklich das Recht vor, diese Vereinbarung fristlos zu kündigen, wenn
datenschutzrechtliche Bestimmungen missachtet werden und/oder Verstöße gegen die Vorschriften der
Kommunalverfassung bekannt werden.
3.
Die Einladung zu den Sitzungen erfolgt auf elektronischen Weg. Neben der Bereitstellung des
Einladungsdokuments im Ratsinformationssystems wird die Einladung zusätzlich an eine vom Benutzer
bekannt gegebene E-Mail-Adresse versendet. Der Benutzer erklärt sich ausdrücklich damit
einverstanden, dass mit der Veröffentlichung des Einladungsdokuments im Ratsinformationssystems
bzw. durch Zusendung per E-Mail die Einladung als zugestellt gilt.
4.
Zu den Sitzungen des Rates (gilt für Ausschüsse analog) sind vom Benutzer die Sitzungsunterlagen in
digitaler Form bzw. durch eigenständigen Ausdruck in Papierform bereit zu halten. Sollte die Nutzung
des digitalen Endgeräts durch Verschulden des Nutzers zu einer Sitzung nicht möglich sein, so ist der
Nutzer verpflichtet sich für die Sitzungen Ersatz zu beschaffen oder die Sitzungsunterlagen in
Papierform vorzuhalten.
5.
Der Benutzer stellt sicher, dass das Gerät und die dazugehörige Software vor dem Zugriff Dritter
geschützt wird. Bei der Nutzung der Daten aus dem Ratsinformationssystem müssen die
datenschutzrechtlichen Vorschriften zwingend beachtet werden. Der Benutzer verpflichtet sich, dass im
Rahmen des papierlosen Sitzungsdienstes keine Hardware mit modifizierten Betriebssystemen (z.B.
Jailbreak) eingesetzt wird. Des Weiteren erklärt der Benutzer ausdrücklich, das Betriebssystem und die
eingesetzte Software regelmäßig zu aktualisieren und - soweit möglich - eine aktuelle
Antivirensoftware zu verwenden.
6.
Das Merkblatt zum Umgang mit dem Ratsinformationssystem ist Bestandteil dieser Vereinbarung und
zu beachten.
Jülich,
(Ort, Datum)
Jülich,
(Ort, Datum)
Unterschrift Benutzer
Unterschrift Stadt Jülich
Der Bürgermeister
Im Auftrag