Beschlussvorlage (Fortschreibung und Umsetztung des TUIV-Konzeptes 2014)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 26.08.2014 - Der Bürgermeister Az: 12-20-60 Nr. der Ratsdrucksache: 50-X __________________________________________________________________________ Beratungsfolge Termin Bau- und Feuerwehrausschuss 10.09.2014 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Fortschreibung und Umsetztung des TUIV-Konzeptes 2014 __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Herr Mies / Herr Esser __________________________________________________________________________ ( X )Kosten €: ca. 2.800,00 ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( X ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: ( X ) Folgekosten: ( X )ja / ( ) ca. 10.800,00 € jährlich nein __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ An der Abstimmung hat/haben (wegen Befangenheit) nicht teilgenommen: __________________________________________________________________________ ( ) zurückgezogen ( ) vertagt ( ) von der Tagesordnung abgesetzt ( ) verwiesen in den _________________________________________________________ Abstimmungsergebnis: BauA ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK2@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK3@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK4@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Seite 2 von Ratsdrucksache 50-X 1. Sachverhalt: Im Jahr 2014 sind die im Rahmen einer Leasingvereinbarung aus dem TUIV-Konzept 2010 (TUIV = Technikunterstüzte Informationsverarbeitung) beschafften Server, Monitore und OfficeStations auszutauschen. Die Leasingvereinbarungen enden zum 31.10.2014, so dass zu diesem Zeitpunkt die Ersatzbeschaffung getätigt sein muss. Derzeitige Situation Server Die auszutauschenden drei Geräte sind mittlerweile vier Jahre alt. Ersatzgeräte stehen nicht zur Verfügung. Eine Neubeschaffung der Hardware ist dringend erforderlich, da die Server für die Anforderungen in der Verwaltung nicht mehr ausreichend ausgestattet sind und eine Garantie für Geräteausfälle nicht mehr besteht. Die noch vorhandenen physikalischen Server werden künftig virtualisiert. Dadurch kann der Stromverbrauch der Server nochmals gesenkt werden, wodurch Kosten von ca. 500€ / Jahr eingespart werden, und die Anzahl neu zu beschaffender Server kann auf einen reduziert werden. Die Kosten für den neuen Server liegen bei ca. 9.500,00 €. Erst nach Durchführung der Preisanfrage steht der genaue Betrag fest. Dies hängt von dem zeitlichen Abstand zwischen der Beschlussfassung und dem tatsächlichen Beschaffungszeitpunkt ab, in dem sich erfahrungsgemäß noch Preisschwankungen am Markt ergeben können. Derzeitige Situation Bildschirme und OfficeStations Die 25 Bildschirme und 23 OfficeStations aus der 2010er-Beschaffung entsprechen auch nach 4 Jahren noch den aktuellen Anforderungen. Dadurch dass sie praktisch keinem Verschleiß unterliegen, sollen die Geräte zum Laufzeitende zum Restwert von rd. 1.000,00 € vom Leasinggeber abgekauft werden. Derzeitige Situation Software Die Betriebsysteme der Server (Windows2003) und des E-Mail Servers (Exchange2003) wurden 2009 zum Laufzeitende aus dem Leasingvertrag übernommen. Das gleiche gilt auch für die derzeit eingesetzten Office2003-Pakete. Laufende Leasingraten sind hierfür in der Folge nicht mehr angefallen. Inzwischen hat die Fa. Microsoft die Unterstützung für diese Produkte jedoch eingestellt (April 2014), wodurch andere Softwareanbieter ebenfalls die Unterstützung für Office 2003 gekündigt haben. Durch diesen Umstand besteht nun das Erfordernis, neue Versionen zu beschaffen (3 x Windows 2012R2 Server-Lizenz, 1 x Exchange 2013-Lizenz, 100 Office 2013-Lizenzen und 100 Windows und Exchange Benutzer CALs (Client Access License)), um so möglichen Sicherheitslücken und Schnittstellenproblemen zu Fachanwendungen vorzubeugen. Die Lizenz-Kosten belaufen sich gesamt auf rd. 31.500,00 €. 2. Rechtliche Würdigung entfällt 3. Finanzielle Auswirkungen Die monatlichen Leasingraten für die zu tätigende Beschaffung des Servers und der Lizenzen belaufen sich auf ca. 900,00 €. Wie bereits in den letzten Jahren soll auch das TUIV-Konzept 2014 im Rahmen einer Leasingvereinbarung umgesetzt werden. Dies entspricht dem Beschluss des Finanz- und Personalausschusses vom 02.10.1996. Danach ist festgelegt, dass in einem regelmäßigen Turnus eine neuere Gerätegeneration zum Einsatz kommen soll. Die seinerzeitige Beschlussfassung ist nach wie vor zeitgemäß, weil eine gleichartige und nicht überalterte EDV-Ausstattung eine Personal schonende und damit kostengünstigere Systemadministration gegenüber einer heterogenen und überalterten EDV-Ausstattung gewährleistet und zudem dem Ausfall von Systemen vorbeugt. Seite 3 von Ratsdrucksache 50-X Mit der Firma CHG Meridian hat die KDVZ eine Rahmenmietvereinbarung für die Verbandsmitglieder getroffen, der sich die Verwaltung bedienen und für die anstehende Beschaffung für das Jahr 2014 eine 4-jährige Leasingvereinbarung mit der Firma CHG Meridian abschließen wird. Vor der Umsetzung erfolgt wie bisher mit Unterstützung der KDVZ eine Preisabfrage. Dabei werden alle im Stadtgebiet ansässigen Lieferanten – wie bereits in den Vorjahren praktiziert – beteiligt. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Aus ablauforganisatorischen Gründen aber auch wegen der Außenwirkung kann sich die Stadtverwaltung keine längeren Ausfallzeiten der Hardware leisten. Markengeräte und insbesondere der bessere Vor-Ort-Service helfen dabei, die Ausfallzeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Kostenkalkulation bei Ausfall eines PC’s je Arbeitstag: Interner Verrechnungssatz: 61,50 €/Stunde = 492,00 € bei einem 8-Stunden-Tag. Darüber hinaus sollte die sich verschärfende angespannte Personalsituation und die bereits heute zu verzeichnende hohe Arbeitsbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht noch zusätzlich durch eine sich verschlechternde technische Ausstattung nachteilig beeinflusst werden. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Ohne den vorgeschlagenen Austausch ist ein ordnungsmäßiger Dienstbetrieb nicht zu gewährleisten. Insofern entfällt ein Alternativvorschlag. 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel entfällt 7. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderliche EDV-Beschaffung nach vorheriger Preisabfrage im Rahmen einer Leasingvereinbarung mit der CHG Meridian umzusetzen.