Sitzungsvorlage (Anlage zur Sitzungsvorlage 388/2012)

Anlage zur Vorlage Nr. 388/2012 Im Zuge der letzten Jahre haben sich die Aufgaben und Angebote der Stadtverwaltung Jülich gewandelt und weiterentwickelt, die räumlichen Gegebenheiten blieben jedoch in quantitativer Hinsicht unverändert. So wurde im Zusammenhang mit der Sanierung des Alten Rathauses eine Verlagerung der Rentenstelle (zwei Büros) zum Nebengebäude Kartäuserstraße notwendig, da weitere Räume an den Kreis zu vermieten waren für die vor Ort gewünschten Leistungen wie JobCom, den Schulpsychologischen Dienst etc. Das Standesamt wurde ebenfalls vom Alten zum Neuen Rathaus verlagert. Weitere Veränderungen fanden beispielsweise im Einwohnermeldeamt statt. Dort wurde aufgrund der Aufgabenmehrungen ein weiterer Bedienplatz (zusätzliches Büro) eingerichtet. Mit der Implementierung des kaufmännischen Immobilienmanagements sind weitere Strukturen gewachsen, die Raumbedarfe mit sich ziehen, so z.B. ein Arbeitsplatz für die eingerichtete Controllerstelle. Amt 23 befindet sich weiterhin im Auf- und Ausbau – eine organisatorisch sinnvolle räumliche Lösung konnte aufgrund diverser Abhängigkeiten noch nicht umgesetzt werden. Der EDV-Bereich der Stadt Jülich benötigte die Einrichtung eines neuen Serverraumes außerhalb der Gefahrenzone im Keller, der sich beispielsweise durch zweimaligen Wassereinbruch als unzureichend erwies. Dennoch muss der alte Raum weiterhin genutzt werden für hausinterne Verkabelungen, aktive Netzwerkkomponenten und die Datensicherung des Schulsupports. In Form einer öffentlich rechtlichen Vereinbarung hat die Stadt Jülich das politisch gewünschte Ziel der interkommunalen Zusammenarbeit maßgeblich vorangetrieben und einen Schulsupport unter dem Zweckverband KDVZ installiert. Für die Bediensteten wurde ebenfalls städtischer Büroraum (1 Büro) benötigt. Neben den Synergievorteilen durch die Interkommunale Zusammenarbeit werden auch die Bürokosten von den teilnehmenden Kommunen erstattet. Ein weiterer gewachsener Raumbedarf entstand durch die Freistellung der dem Personalrat vorsitzenden Person und dessen Sekretärin. Auch für die Gleichstellungsbeauftragte ist ein Büroraum vorzuhalten bzw. noch einzurichten, da diese Aufgabe nach aktuellem Stand nicht mehr in Aufgabenunion innerhalb des Amtes 56 wahrgenommen wird. Bei Amt 56 haben sich die Aufgabenfelder ebenfalls stetig erweitert und sind immer noch im Begriff zu expandieren. So musste zusätzlicher Büroraum für Herrn Rücker vorgehalten werden, für den Demografiebeauftragten und für die Projektmitarbeiterin NASA, sowie Offene/Mobile Jugendhilfe, Stadtmarketing und zukünftig wegen der geplanten Rückführung der Stelle Kulturmanagement/-verwaltung. Im Dezernat III kam es zur Einrichtung einer zusätzlich auf 5 Jahre befristeten Stelle bei Amt 65 Zudem soll zukünftig eine Stelle (und damit wiederum Büroraum) für eine Klimaschutzmanagerin bzw. einen Klimaschutzmanager vorgehalten werden. Auf Anraten der Kommunalaufsicht wurde in Amt 20/22 eine Controllingstelle implementiert. Außerdem wird derzeit befristet beschäftigtes Personal für unterstützende Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Jahresabschlussarbeiten vorgehalten und befristetes Personal für das neu zu integrierende Thema Zweitwohnungssteuer. Drei Büroarbeitsplätze (nicht Büros) sind dafür notwendig. Um den städtischen Ansprüchen des Bürgerservices gerecht zu werden, wird ein Büroraum für externe Angebote vorgehalten. Dieser wird beispielsweise vom Schiedsmann, Weißer Ring, Seniorenbeirat etc. genutzt. Noch nicht umgesetzt werden konnten erweiterte Raumbedarfe im Personalamt und noch anstehende Bedarfe durch organisatorische Änderungen, wie z.B. Verlagerung der Aufgabe Ehe- und Altersjubilare und der aktuell befristet benötigte Mehrbedarf aufgrund Elternzeit durch den Auffang mit zwei Teilzeitstellen im Amt 32. Bereits bekannt sind Raumverluste durch die Umsetzung des Brandschutzkonzeptes. So werden im Erdgeschoß sowohl ein Fraktionszimmer, als auch ein Büroraum des Amtes 32 zukünftig nicht mehr als Büroraum/ Aufenthaltsraum zulässig sein. Das von den Politessen genutzte Büro wird aufgrund der Fluchtwegkonzeption für deren Zwecke unbrauchbar – Ersatz ist jedoch von Nöten. Weiterhin sind Stellflächen für die Kopierer vorzuhalten, die zukünftig nicht mehr in den Flurbereichen aufgrund der davon ausgehenden Gefährdung als Brandlast stehen dürfen. Durch Personalfluktuation frei gewordene Raumkapazitäten sind eher marginal und bereits in Gänze aufgebraucht (z.B. frei gewordener Büroraum nach Pensionierung stellvertretende Leitung Amt 32 wurde zum Bedienplatz für das Einwohnermeldeamt). Bei organisatorischen Veränderungen wurde verstärkt darauf geachtet, keine unnötigen zusätzlichen Bedarfe bei Personal und Raum entstehen zu lassen. In der Vergangenheit wurden bereits suboptimale Lösungen zur Unterbringung von Kolleginnen und Kollegen realisiert (Büros in Durchgängen, beengte Unterbringung etc.). Für Auszubildende sind teilweise keine Arbeitsplätze mehr in den Fachbereichen verfügbar. Außerdem wurden Organisationseinheiten zerrissen, was zu Laufwegen aber insbesondere Kommunikationserschwernissen führt. Sinnvolle und notwendige Zusammenlegungen sind aktuell nicht realisierbar. Besprechungsräume stehen nicht mehr in ausreichendem Maße zur Verfügung. So wird z.B. auch die Kantine anderweitig genutzt, für z.B.: Vorstellungsgespräche, Mitarbeitergespräche im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Dies ist auf Grund entsprechender Gerüche nicht immer angenehm. Die Aktenaufbewahrung und Archivierung stößt ebenfalls im erhöhten Maße an ihre Grenzen. Büro- und der Wohnraum in der ehemaligen Hausmeisterwohnung wurde schon zu Aktenraum umfunktioniert. Dabei handelt es sich um beengte suboptimale Unterbringungen. Bei Wassereinbrüchen durch das marode Abwassersystem wurden schon Akten geschädigt. Die Unterbringung weiterer Unterlagen auf den Speichern ist u.a. aus statischen Gründen nicht mehr zulässig. Außerdem sind diese Räume aufgrund mangelhafter Isolierung durch Schmutz und Taubenkot konterminiert und für die Nutzerinnen und Nutzer zwischenzeitlich unzumutbar. Bürgerfreundliche und moderne Prozessabläufe (Stichworte E-Government, One-StopGovernment, Front-/Backoffice) z.B. in einem Bürgerbüro sind auf Grund des Raumproblems nicht zu realisieren. Vorgenannte Aspekte führen zu einem Raumbedarf und machen dringend ein Handeln erforderlich.