Sitzungsvorlage (Digitalisierung von Bauakten hier: Aufhebung der Haushaltssperre)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 20/22 Az.: Jülich, 05.11.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 473/2012 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 29.11.2012 Stadtrat 06.12.2012 TOP Ergebnisse Digitalisierung von Bauakten hier: Aufhebung der Haushaltssperre Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: Die im Rahmen der Haushaltsberatungen beschlossene Haushaltssperre für die Digitalisierung der Bauakten (Sachkonto 52 521 001 01 5291000) wird aufgehoben. Begründung: Im Haushaltsplan 2012 sind Mittel in Höhe von 120.000 € für die Digitalisierung der Akten des Bauordnungsamtes veranschlagt. Diese Arbeiten sind erforderlich, da die Kapazität des Raumes zur Aufbewahrung der Bauakten im Keller des Neuen Rathauses erschöpft ist. Die Ablage erfolgt in einem Hängeordnersystem. Die Hängeordner werden in Rollregalen gelagert. Die Möglichkeit, im Bereich des Amtes 63 einen Büroraum abzutrennen und ein Rollregalsystem zu installieren, besteht aus statischen Gründen nicht. Andere Räume zur Unterbringung von Altakten sind im Neuen Rathaus inkl. Nebengebäude zur Zeit nicht verfügbar. Eine Auslagerung wäre kontraproduktiv, da auf die Akten bei Nachfragen regelmäßig zurückgegriffen werden muss. Es sind regelmäßig Auszüge zu fertigen. Mangels geeigneter Archivräume innerhalb des Rathauses wurde die Möglichkeit einer Altaktenarchivierung geprüft, ggf. mit anschließender Lagerung des Aktenbestandes außerhalb oder Aushändigung an die Grundstückseigentümerinnen bzw. Grundstückseigentümer. Der Verwaltungsaufwand wäre jedoch am geringsten, wenn die Altakten vernichtet würden. Das archivierte Aktenvolumen umfasst rd. 21.000 Akten. Da je nach Größe und Zustand des zu digitalisierenden Aktengutes unterschiedliche Kosten anfallen, wurde seitens Amt 63 eine repräsenta- tive Spezifizierung von 3 lfd. m Aktengut vorgenommen. Auf Basis der ermittelten Zahlen würde eine Digitalisierung rd. 108.432,66 Euro kosten. Die Altaktenvernichtung wird ebenfalls von dieser Firma angeboten. Der Fachbereich hält die Vernichtung der Originale für vertretbar, da im Streitfall die Beweislast beim Bauherrn liegt. Die Beteiligung des Stadtarchivs wird vorab erfolgen, um archivwürdige Akten zu erhalten. Der Preis für die Vernichtung beträgt 0,24 € / kg. Um das Gewicht der Akten zu ermitteln, wurden stichprobenartig Akten vom laufenden Meter gewogen und ein Mittelwert berechnet. Dieser liegt bei rd. 34,69 kg/lfd. m. Durch Messungen wurde berechnet, dass sich im Aktenarchiv ca. 400 lfd. m Akten befinden. Das gesamte Gewicht beträgt demnach rd. 13.876,00 Kilogramm. Die Kosten für die Vernichtung belaufen sich somit auf rd. 3.330,24 Euro. Hinzu kommen noch Kosten für die EDV von rd. 5.831,00 Euro. Diese setzen sich zusammen aus ca. 1.785 Euro für neue Server, ca. 952,00 Euro für neue Festplatten, ca. 595,00 Euro für das Betriebssystem und ca. 2499,00 Euro für die Verlegung von ProBauG auf einen neuen Server. Bei der Verlegung des Programms auf den neuen Server wird von einem 1,5 Mann-Tag ausgegangen (1,0 Mann-Tag kostet rd. 1.400 Euro netto). Grundlage dieser Kostenkalkulation sind die Kosten der letzten Anschaffungen. Der Gesamtbetrag aller mit der Digitalisierung der Bauakten im Neuen Rathaus verbundenen Kosten beläuft sich daher auf ca. 117.593,90 Euro. Die Vorteile in der Digitalisierung der Altakten werden aufgrund verschiedener Indexierungsmöglichkeiten darin gesehen, dass eine leichtere Auffindbarkeit von Aktenvorgängen gewährleistet werden könnte. Bislang sind die Bauakten nach Bauherren sortiert. Eine Indexierung nach Straße/HausNr. und Bauherr bzw. Aktenzeichen wäre möglich. Die digitalisierten Akten könnten Zug um Zug vom Fachbereich in das Mediencenter von ProBauG (= zur Zeit eingesetzte Fachanwendung im Bereich des Bauordnungsamtes) eingebunden werden, was den Abruf zusätzlich komfortabler gestalten würde. Zudem wäre die Schaffung von Archivraum für Amt 63 entbehrlich. Vielmehr würde neuer Aktenraum freiwerden. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist, dass die „Originale“ im Haus bleiben und nicht mehr an Bürger abgegeben würden. Die Rückverfolgung der digitalisierten Akten stellt sich wesentlich unkomplizierter dar und der Verwaltungsaufwand wäre geringer. Darüber hinaus ist ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Personen gewährleistet und die Akten besäßen eine immer gleiche Qualität. Sie könnten außerdem versandfrei und schnell an Bürgerinnen und Bürger, Architekten und Ingenieure verschickt werden. Dies würde ein größeres Maß an Flexibilität und eine wesentliche Optimierung der Prozesse bedeuten. Zu den Vorteilen der Digitalisierung gehört zudem die Datensicherheit. Wenn die Daten digitalisiert sind, werden sie auch gesichert und gespiegelt (zusätzlich ins Alte Rathaus). Bei Brand, Wassereinbruch etc. blieben die Daten erhalten. Es handelt sich bei der Archivierung um ein nahezu unbegrenzt erweiterbares System, welches äußerst zukunftsorientiert ist. Um alternativ Archivraum verfügbar zu machen, müssten zunächst geeignete Räumlichkeiten gefunden werden. Diese müssten sich aufgrund der erforderlichen ständigen Verfügbarkeit des Aktenmaterials in unmittelbarer Nähe des Rathauses befinden. Dies würde bedeuten, dass ein Aktenraum auf dem Grundstück errichtet/geschaffen und mit einem Rollregalsystem ausgestattet werden müsste. Die Kosten hierfür dürften höher sein als für die Digitalisierung der Akten. Zudem würden die v.g. Vorteile der Digitalisierung nicht erreicht. Sitzungsvorlage 473/2012 Seite 2 Im Rahmen der Haushaltsberatungen hat die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen mit dem beigefügten Antrag verschiedene Fragen aufgeworfen und u.a. die Sperrung des Ansatz beantragt. Dies wurde auch so beschlossen. Die aufgeworfenen Fragen beziehen sich auf eine eventuell mögliche Ausführung der Arbeiten mit eigenem Personal oder eine Realisierung im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit. Zu den Fragen wird wie folgt Stellung genommen: Eine Interkommunale Zusammenarbeit mit Kommunen im Umkreis ist nicht möglich, da diese keine Bauordnungsämter haben. Eine Anfrage bei der Stadt Düren ergab, dass diese ihre Bauakten bereits zum größten Teil extern hat digitalisieren lassen. Deshalb besteht dort kein Interesse mehr an einer Zusammenarbeit. Die Menge der zu digitalisierenden Akten (rd. 21.000 Akten, 1,7 Mio Seiten) ist so groß, dass eine Einzelbeauftragung sich lohnt und eine weitere wesentliche Kostenreduzierung nicht zu erwarten ist. Eine Verteilung des Auftrages auf mehrere Jahre ist grundsätzlich möglich. Zu bedenken ist aber, dass die Rüstzeiten und Transportkosten mehrfach anfallen und im Ergebnis die Kosten höher sind. Des Weiteren würden so die zu erwartenden Vorteile (z.B. schnellerer Zugriff auf Daten, Einsatz von Speichermedien auch im Bürgerverkehr etc.) erst mittelfristig realisierbar. Eine Digitalisierung der Altbestände durch eigenes Personal ist auf Grund des Aktenvolumens nicht sinnvoll. Es gibt Firmen, die sich auf Massendigitalisierung spezialisiert haben und über entsprechende Geräteausstattung verfügen. Diese Ausstattung kann die Stadt Jülich nicht vorhalten und später auch nicht sinnvoll auslasten. Außerdem sind die erforderlichen räumlichen Kapazitäten nicht gegeben. Zukünftige Dokumente sollen soweit möglich (bis zu bestimmten Größen) selber digitalisiert werden bzw. sind digital einzureichen, so dass nur noch sporadisch eine externe Beauftragung für aber auch wesentlich kleinere Mengen anfällt. Der beschlossene Sperrvermerk sollte daher aufgehoben werden. Danach könnte dann der Auftrag an die Fachfirma erteilt werden. Da die Arbeiten erst in 2013 abgerechnet werden, werden die Mittel in Höhe von 120.000 € im Haushalt 2013 neu veranschlagt. ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: X nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: X Da gesperrt jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung ja X nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 473/2012 X nein nein Seite 3