Sitzungsvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 30 Az.: 30/1024-09 Me. Jülich, 30.11.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 448/2012 1. Ergänzung Sitzungsvorlage Beratungsfolge Stadtrat Termin 06.12.2012 TOP Ergebnisse Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013 Anlg.: - 2 I 30 30 10/11 14 SD.Net Beschlussentwurf: Der Rat der Stadt Jülich beschließt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013. Begründung: Der Haupt- und Finanzausschuss hat sich in seiner Sitzung vom 29.11.2012 einvernehmlich für die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum Haushaltsjahr 2013 ausgesprochen. Gleichwohl wurde festgelegt, dass die ursprünglich geplanten Rahmenbedingungen (Beschaffung / Support) zu ändern sind. Aufgrund dessen schlägt die Verwaltung nun folgende Vorgehensweise vor: Ausstattung der Ratsmitglieder / Finanzierung Aufgrund der weitreichenden Vorteile beim Einsatz eines iPad´s soll die Ausstattung mit diesem Endgerät erfolgen. Den Ratsmitgliedern wird hierzu ein Apple iPad 2 WiFi 16 GB zur Verfügung gestellt. Entgegen den ursprünglichen Planungen erfolgt die Beschaffung und Kostenübernahme der Geräte durch die Verwaltung. Eine Erhöhung der Fraktionszuwendungen wird somit nicht weiter verfolgt. Die hierfür veranschlagten Haushaltsmittel müssen noch in 2012 ausgegeben werden. Vor dem Hintergrund werden die Fraktionen gebeten, dem Amt für Rats- und Rechtsangelegenheiten den Personenkreis mitzuteilen, der zukünftig ein privates Endgerät einsetzen wird. Für die übrigen Ratsmitglieder wird das v.g. Basisgerät beschafft. Ausstattung der sachkundigen Bürger Die sachkundigen Bürger werden seitens der Verwaltung entsprechend den finanziellen Möglichkeiten sukzessive ab 2013 mit iPads ausgestattet. Alternativ können die Fraktionen entsprechende Geräte mittels der Fraktionszuwendungen beschaffen und den sachkundigen Bürgern zur Verfügung stellen. Die stellvertretenden sachkundigen Bürger werden bei der Ausstattung nicht berücksichtigt. Hierzu müssen die Fraktionen Regelungen festlegen, dass unter den sachkundigen Bürgern und ihren Stellvertretern entsprechende Absprachen erfolgen und das Gerät bei Nichtteilnahme weitergegeben wird. Die App „iRich“ könnte auf den Geräten der sachkundigen Bürgern so konfiguriert werden, dass auch alle Stellvertreter Berücksichtigung finden und sich problemlos mit dem eigenen Kennwort anmelden können. Zudem wird die Verwaltung mindestens 2 Endgeräte als Reserve für die Sitzungen vorhalten. Support Die Ratsmitglieder werden von der Verwaltung bei der Benutzung der Geräte unterstützt. Der Support wird zentral durch das Amt für Rats- und Rechtsangelegenheiten sichergestellt. Die Unterstützung erfolgt zu den folgenden Zeiten: Montag bis Donnerstag von 07.30 Uhr bis 16.30 Uhr Freitag von 07.30 Uhr bis 12.30 Uhr telefonisch unter der Nummer 02461/63-376 (-375) oder nach Terminvereinbarung. Darüber hinaus wird zukünftig auch ein Support bis zum Sitzungsbeginn des Rates und seiner Ausschüsse gewährleistet. Ob zukünftig auch ein Support während der einzelnen Sitzungen erforderlich sein wird, lässt sich erst nach den ersten „papierlosen“ Sitzungen beantworten. Der zukünftig angebotene Support bezieht sich ausschließlich auf die von der Verwaltung ausgegebenen Endgeräte und der erforderlichen Software für den Sitzungsdienst. Private Endgeräte werden von der Verwaltung nicht supportet. Entsprechende Hilfestellungen gerade zu Beginn der Umstellung bleiben von dieser Regelung unberührt. Private Nutzung Der Haupt- und Finanzausschuss hat sich in seiner Sitzung vom 29.09.2012 dafür ausgesprochen, dass die Privatnutzung auszuschließen ist. Die Verwaltung wird hierzu den Zugang zu dem App Store von Apple deaktivieren. Nutzungsvereinbarung Bedingt durch die geänderten Rahmenbedingungen war eine Anpassung der Anlage 1 „Vereinbarung zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes bei der Stadt Jülich“ erforderlich. Entsprechende Änderungen sind fett gekennzeichnet. Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Jülich In der ursprünglichen Sitzungsvorlage wurde bereits thematisiert, dass mit Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes eine Änderung der Geschäftsordnung einhergeht. Hierzu wird auf die Sitzungsvorlage 455/2012 verwiesen. Im Haupt- und Finanzausschuss vom 29.11.2012 wurde moniert, dass sich das Ratsmitglied zukünftig regelmäßig in der Sitzungs-App „iRich“ oder im Ratsinformationssystem informieren muss, ob eine Einladung zum Download verfügbar ist. Unter Umständen war die Formulierung hierzu missverständlich. Aus diesem Grunde sei hier der Hinweis erlaubt, dass neben der Bereitstellung der Einladung im Ratsinformationssystem jedes Ratsmitglied per EMail über die Zustellung einer Einladung im Ratsinformationssystem informiert wird. Lediglich die Einladung als solche wird nicht Bestandteil der E-Mail sein. Eine permanente Kontrolle des Ratsinformationssystems erübrigt sich somit. Unter Umständen ist in Zukunft auch eine Benachrichtigung per SMS möglich. Sitzungsvorlage 448/2012 1. Ergänzung Seite 2 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ca. 16.000,-- EUR für die HardwareAusstattung ca. 5.200,-- EUR für Lizenzen Haushaltsmittel stehen bereit: ja nein jährl. Folgekosten: ca. 1.200,-- EUR für Wartungsgebühren x ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: 11 111 007 61 (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung ja x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 448/2012 1. Ergänzung x nein nein Seite 3