Sitzungsvorlage (Anlage zur Sitzungsvorlage 448/2012 1. Ergänzung)

Anlage 1 zur Sitzungsvorlage 448/2012 Vereinbarung zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes bei der Stadt Jülich Zwischen der Stadt Jülich - vertreten durch den Bürgermeister und dem/der Stadtverordneten (Benutzer) ___________________ wird folgende Vereinbarung getroffen: 1. Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 06.12.2012 verpflichtet sich der Benutzer mit Unterschrift dieser Vereinbarung am papierlosen Sitzungsdienst teilzunehmen. Da der Ratsbeschluss vom 06.12.2012 bindend ist, kann der Benutzer die Vereinbarung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende. 2. Die Stadt Jülich stellt dem Benutzer ein Apple iPad 2 WiFi 16 GB inklusive Schutzhülle für die Dauer der Ratszugehörigkeit unentgeltlich zur Verfügung. Nach Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit als Mitglied des Rates der Stadt Jülich muss das Gerät unaufgefordert an die Stadt Jülich zurückgegeben werden. 3. Das Gerät wird vorkonfiguriert, so dass es sofort einsetzbar ist. 4. Der Benutzer verpflichtet sich zu besonderer Sorgfalt im Umgang mit dem Gerät. Sollte das Gerät durch unsachgemäße Behandlung beschädigt werden, haftet der Benutzer für den daraus entstandenen Schaden. Dies gilt analog für den Verlust des Gerätes. 5. Der Benutzer stellt sicher, dass das Gerät und die dazugehörige Software vor dem Zugriff Dritter geschützt wird. Bei der Nutzung der Daten aus dem Ratsinformationssystem müssen die datenschutzrechtlichen Vorschriften zwingend beachtet werden. 6. Die private Nutzung des Geräts wird - bezogen auf das Herunterladen von Anwendungsprogrammen (App) - untersagt. Hierzu wird die Verwaltung vor der Ausgabe des Gerätes entsprechende Einschränkungen vornehmen. 7. Die Einladung zu den Sitzungen erfolgt auf elektronischen Weg. Neben der Bereitstellung des Einladungsdokuments im Ratsinformationssystems wird die Einladung zusätzlich an eine vom Benutzer bekannt gegebene E-Mail-Adresse versendet. Der Benutzer erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass mit der Veröffentlichung des Einladungsdokuments im Ratsinformationssystems bzw. durch Zusendung per E-Mail die Einladung als zugestellt gilt. 8. Zu den Sitzungen des Rates (gilt für Ausschüsse analog) sind vom Benutzer die Sitzungsunterlagen in digitaler Form bzw. durch eigenständigen Ausdruck in Papierform bereit zu halten. Sollte die Nutzung des digitalen Endgeräts durch Verschulden des Nutzers zu einer Sitzung nicht möglich sein, so ist der Nutzer verpflichtet sich für die Sitzungen Ersatz zu beschaffen oder die Sitzungsunterlagen in Papierform vorzuhalten. 9. Das Merkblatt zum Umgang mit dem Ratsinformationssystem ist Bestandteil dieser Vereinbarung und zu beachten. 10. Die Stadt Jülich behält sich ausdrücklich das Recht vor, diese Vereinbarung fristlos zu kündigen, wenn datenschutzrechtliche Bestimmungen missachtet werden und/oder Verstöße gegen die Vorschriften der Kommunalverfassung oder diese Vereinbarung bekannt werden. Jülich, (Ort, Datum) Jülich, (Ort, Datum) Unterschrift Benutzer Unterschrift Stadt Jülich Der Bürgermeister Im Auftrag