Sitzungsvorlage (Anlage zur Sitzungsvorlage 335/2012)

Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Jülich über die Prüfung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 Seite 1 Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz A PRÜFUNGSAUFTRAG Die Stadt Jülich führt seit dem 01.01.2009 ihre Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung. Gem. § 92 GO NRW ist eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Die Aufstellung hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie der Gemeindeordnung (GO NRW) und den Regeln der GemHVO NRW zu erfolgen. Gem. § 92 Abs.5 GO NRW i.V.m § 101 Abs. 8 prüft der Rechnungsprüfungsausschuss die Eröffnungsbilanz und bedient sich hierzu der örtlich Rechnungsprüfung. Der Lagebericht steht in Einklang mit der Eröffnungsbilanz nebst Anhang, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Vermögens- und Schuldenlage der Stadt und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar. Unrichtigkeiten in der Eröffnungsbilanz wurden im Verlauf der Prüfung weitestgehend behoben. In der Langform dieses Berichtes als Anlage zu diesem Schlussbericht werden die wesentlichen Feststellungen dokumentiert. B GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNG Der Prüfungsinhalt ergibt sich aus § 92 Abs. 2 i. V. m. Abs. 4 und Abs. 5 GO NRW. Daher erstreckte sich die Prüfung der Eröffnungsbilanz im Wesentlichen darauf, ob das Vermögen und die Schulden richtig nachgewiesen worden sind und ob der Anhang vollständig und richtig ist. Erstellung, Aufstellung, Inhalt und Ausgestaltung der Buchführung sowie der Eröffnungsbilanz liegen in der Verantwortung des Bürgermeisters. Aufgabe der Prüfung war es, auf der Grundlage der durchgeführten Prüfung ein Urteil über die Eröffnungsbilanz abzugeben. Dazu wurden die Inventur, das Inventar, die Nutzungsdauer der Vermögensgegenstände, die Bilanz sowie der Anhang geprüft. Seite 2 Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz Im Rahmen der Prüfung wurde die Einhaltung des Haushaltsrechts und der sonstigen Bestimmungen über die Erstellung der Eröffnungsbilanz sowie die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung geprüft. Es war geplant, die Prüfung nach § 92 GO NRW nach dem risikoorientierten Prüfungsansatz vorzunehmen. Danach ist es erforderlich, die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass ein hinreichend sicheres Urteil darüber abgegeben werden kann, ob die Eröffnungsbilanz frei von wesentlichen Fehlaussagen ist. Dem risikoorientierten Prüfungsansatz konnte schlussendlich nicht Rechnung getragen werden, da in Ermangelung einer Aufstellungsplanung keine Prüfplanung erfolgen konnte. Wegen des zeitlichen Verzuges haben sich der Rechnungsprüfungsausschuss und die örtliche Prüfung einverstanden erklärt, die Bilanzpositionen begleitend zu prüfen. Die Prüfung beruhte auf einer mehr als nur stichprobengestützten Kontrolle der Nachweise für die Bilanzierung. Die Prüfung gab laufend Hinweise zur Bewertung und zur Rechnungslegung. Dabei zeigte sich gerade die Einschaltung externer Berater zur Wertermittlung als Komplikation. Hatte die Verwaltung anfänglich die Wertermittlungen ohne besondere kritische Würdigung übernommen, mussten später nach Hinweis der Prüfung umfängliche Berichtigungen vorgenommen werden. Schwerpunkte der Prüfung waren: • • • • • • • • Übergang von der Kameralistik auf die Doppik, Bewertung des Infrastrukturvermögens, Bewertung der Gebäude, Vollständigkeit und Bilanzierung der Sonderposten und der Rechnungsabgrenzungsposten, periodengerechte Zuordnung der Aufwendungen und Erträge, Angemessenheit der Rückstellungen sowie Vollständigkeit der Verbindlichkeiten Bewertung unbebauter Grundstücke Die Prüfung der Inventur erfolgte nachträglich. Es zeigte sich, dass die Dokumentation des Beschaffungswertes in den Fachämtern eher problematisch war als die Erfassung der Objekte. Prüfungsgegenstand war auch, ob die festgelegte Nutzungsdauer der Vermögensgegenstände auf Grundlage der verbindlich vorgeschriebenen Abschreibungstabelle angewandt wurde. Seite 3 Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz Von der zutreffenden Bilanzierung der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände sowie der Verbindlichkeiten hat sich die Prüfung durch Einforderung von Saldenbestätigungen in Stichproben überzeugt. Die Werthaltigkeit der Forderungen wurde insbesondere durch eine Analyse der Altersstruktur geprüft. Bankbestätigungen von Kreditinstituten wurden eingeholt. Zur Prüfung der Pensionsrückstellungen lag der Prüfung eine Aufstellung der Rheinischen Versorgungskasse vor. Aufgrund der Qualifikation der RVK hat sich das Rechnungsprüfungsamt grundsätzlich auf dessen Arbeitsergebnisse gestützt. Ob das eingesetzte IT-Verfahren zur Abbildung der Haushaltsplanung, der Buchführung, der Ergebnis- und Finanzpläne sowie der Erstellung des Jahresabschlusses nach den Vorgaben der GemHVO NRW, der GO NRW, der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie der datenschutzrechtlichen Bestimmungen geeignet ist, war nicht Gegenstand dieser Prüfung. Der Wechsel des IT-Verfahrens in der Aufstellungsphase der Eröffnungsbilanz war nicht förderlich. Das Rechnungsprüfungsamt ist der Auffassung, dass die Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für das Prüfungsurteil bildet. Alle erbetenen Aufklärungen und Nachweise wurden durch die Stadtverwaltung erteilt. Der Bürgermeister hat die Vollständigkeit der Eröffnungsbilanz am 02.07.2012 mit dem Vorbehalt der bekannten Lücken bestätigt. C FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG Die Buchführung war nicht primär Gegenstand der Prüfung der Eröffnungsbilanz. Gleichwohl hat das Rechnungsprüfungsamt den Eindruck gewonnen, dass die Stadtverwaltung ihre Bemühungen verstärken muss, ein rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem aufzubauen. Zukünftig muss eine vollständige, richtige und zeitnahe Erfassung, Verarbeitung und Aufzeichnung aller Daten der Rechnungslegung gewährleistet sein. Die Bestandsnachweise der Vermögensgegenstände, der Schulden, der Rückstellungen, der Sonderposten und der Rechnungsabgrenzungsposten wurden mit Ausnahme der fehlenden Straßen sowie der Sonderposten für Erschließungs- und KAG-Beiträge erbracht. Seite 4 Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz D SCHLUSSBEMERKUNG Die Prüfung wurde nach § 92 GO NRW vorgenommen. Die Prüfung war so zu planen und durchzuführen, dass solche Unrichtigkeiten und Verstöße mit hinreichender Sicherheit erkannt werden, die sich auf die Darstellung der Vermögens- und Finanzlage wesentlich auswirken. Das Rechnungsprüfungsamt kommt zu dem Ergebnis, dass die Eröffnungsbilanz auf den 01.01.2009 ordnungsgemäß aus der Buchführung und den weiteren geprüften Unterlagen abgeleitet worden ist. Die Eröffnungsbilanz vermittelt insgesamt unter Beachtung der Vorgaben der GemHVO NRW sowie der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage mit Ausnahme folgender Einschränkungen: − Städtische Straßen wurden in der Aufstellung des externen Beraters vergessen oder an noch nicht nachgewiesener Stelle aufgeführt. Aufgrund der fehlenden Zeit hat die Verwaltung vorgeschlagen, deren Bewertung gem. § 92 Abs. 7 GO NRW nachzuholen. Hierdurch kommt es zu einer unvollständigen Darstellung der Vermögens- und Finanzlage der Stadt. − Die Sonderposten für KAG-Beiträge früherer Jahre, konnten bisher nicht ermittelt werden. Die Ausweisung fehlt und ist nachzuholen. − Die Sonderposten für Erschließungsbeiträge bei Straßen wurden nicht den Straßen zugeordnet. Seite 5 Schlussbericht des RPA zur Eröffnungsbilanz Bestätigungsvermerk des Rechnungsprüfungsamtes Die Eröffnungsbilanz und der Anhang der Stadt Jülich zum 01.01.2009 wurde unter Beachtung des § 92 Abs. 2 und 4 GO NRW unter Einbeziehung der Inventur, des Inventars und der Übersicht über örtlich festgelegte Restnutzungsdauern der Vermögensgegenstände sowie des Lageberichtes geprüft. In die Prüfung sind die gemeinderechtlichen Vorschriften des Landes Nordrhein-Westfalen, die sie ergänzenden Bestimmungen der Satzungen der Stadt und die sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen einbezogen worden. Sie wurde so geplant und durchgeführt, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch die Eröffnungsbilanz nebst Anhang unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens- und Schuldenlage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden konnten. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen sind die Kenntnisse über die Tätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Stadt sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt worden. Im Rahmen der Prüfung wurden die Nachweise und Unterlagen für die Eröffnungsbilanz nebst Anhang und Lagebericht auch auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung hat die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen des Bürgermeisters der Stadt sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung der Eröffnungsbilanz nebst Anhang und Lagebericht umfasst. Die Eröffnungsbilanz entspricht nach pflichtgemäßer Prüfung den gesetzlichen Vorschriften mit der Einschränkung folgender Positionen. 1. Ergänzung der Bilanzposition 1.2.3.5, 2. Direktzuweisung der Sonderposten für KAG-Beiträge früherer Jahre und Erschließungs-Beiträge. Nach den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen vermittelt die Eröffnungsbilanz unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Schuldenlage der Stadt. Der Lagebericht steht in Einklang mit der Eröffnungsbilanz nebst Anhang, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Vermögens- und Schuldenlage der Stadt und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar. Jülich, den 02.07.2012 (Desgronte) Seite 6