Sitzungsvorlage (Einführung der "Onleihe" bei der Bücherei der Stadt Jülich)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 42 Az.: Jülich, 16.08.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 363/2012 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Ausschuss für Kultur, Integration und Soziales Termin 06.09.2012 Haupt- und Finanzausschuss 27.09.2012 TOP Ergebnisse Einführung der "Onleihe" bei der Bücherei der Stadt Jülich Anlg.: IV 42 SD.Net Beschlussentwurf: Die „Onleihe“ wird bei der Stadtbücherei eingeführt (voraussichtlicher Termin: März 2014). Die dafür notwendigen Haushaltsmittel werden im Haushalt 2013 und 2014 bereit gestellt. Begründung: Begriffserklärung „Onleihe“ Onleihe ist ein Kunstwort und setzt sich aus „Online“ und „leihen“ zusammen. De Facto ist es die Möglichkeit als Bibliothek auch digitale Medien zu Ausleihe anzubieten. Dies sind z. B. Bücher (EBook), Zeitungen/Zeitschriften (E-Paper), Filme (E-Video), Musik (E-Musik). Die Medien können vom Kunden z. B. zu Hause auf den PC, einen E-Book-Reader oder ein anderes Endgerät heruntergeladen werden. Die Rückgabe der Medien erfolgt automatisch. Nach der Leihfrist kann man nicht mehr auf das E-Book zugreifen. Der nächste Kunde kann es ausleihen. Das bietet den Kunden der Stadtbücherei viele Vorteile:    Ausleihen unabhängig von Öffnungszeiten: 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche  Vorteil für Berufstätige Ausleihen unabhängig von körperlichen Handicaps  Rollstuhlfahrer z. B. kommen nicht an oben oder unten stehende Bücher im Regal. Umständliche Anfahrten, in Bussen, die oft nicht barrierefrei sind oder selten fahren, entfallen. Schriftgröße ist auf einem elektronischen Gerät veränderbar  Vorteil für Senioren und Menschen mit einem beeinträchtigten Sehvermögen  Komfortabel im Transport: ein E-Book-Reader ersetzt viele Bücher  Lesen im Urlaub oder unterwegs Notwendigkeit und Vorteile der „Onleihe“     Um Kunden zu halten muss die Stadtbücherei sich attraktiv und modern zeigen. E-Books werden in der Gesellschaft und in der Presse immer präsenter. Über 350 Bibliotheken setzen bereits die Onleihe ein. Die Anzahl steigt stark. Im Januar hatten z. B. bereits 1,6 Millionen Deutsche einen E-Book-Reader. Neue Kundengruppen werden angesprochen und können gewonnen werden: o Berufstätige könnten zukünftig Stadtbüchereikunden werden, da sie nun auch ohne Erweiterung der Öffnungszeiten ausleihen können. o Senioren können mit leichtem, handlichem Gerät lesen und die Schriftgröße individuell einstellen. o Personen mit Handicap wird die Nutzung der Stadtbücherei erheblich vereinfacht. o Für Menschen aus der Region, insbesondere aus den Nachbargemeinden ohne eigene Bücherei, die bisher eine weite Anfahrt gescheut haben, würden nun auch angesprochen. Hier z. B. aus den Gemeinden Linnich, Titz oder Niederzier. Modernität und eine neues Angebot bedeuten auch immer ein Imagegewinn der Bücherei und damit auch für die Stadt. Viele Stadtbüchereikunden fragen bereits jetzt nach der Onleihe. Die Stadt Jülich will auch besonders familienfreundliche Aufgaben und Angebote für Kinder und Jugendliche fördern. Zu den familienfreundlichen Aufgaben gehört auch der Bereich Bildung. Deshalb hält die Stadt Jülich neben den Regelschulen eine Reihe von Institutionen vor, die die geistige Entwicklung von Kindern fördern sollen. Die Stadtbücherei ist eine dieser Institutionen. Ein Bereitstellen der neuen Medien und Fortbildungen im Umgang mit ihnen schult die Kompetenz von Schülerinnen/Schülern. Kosten Die Onleihe wird als Projekt über zwei Jahre angelegt. Dies hat den Vorteil, dass der beantragte Landesmittelzuschuss höher ist und damit die Kosten für den Eigenanteil niedriger ausfallen. Außerdem können die Kosten auf zwei Jahre verteilt werden. Das bedeutet eine zusätzliche Entlastung. Geplant ist die Onleihe im Verbund. Das heißt, dass sich insgesamt neun Bibliotheken in der Region zusammenschließen. Vorteile die daraus ergehen sind:  Kostenersparnis  Weniger personeller Aufwand, da die Arbeit auf mehreren Schultern verteilt wird  Hoher Output bei wenig Input: Für Jülich heißt dies, dass 1500€ jährlich an Geldern in die Medienbeschaffung fließt, die Kunden aber Zugriff auf Medien im Wert von 26.000€ jährlich haben. Für 2013 ergeben sich folgende Kosten: Gesamtkosten Landesförderung (100%) (60%) 8396,6€ 5037,96€ Eigenanteil (40%) 3358,64€ Pflichtanteil des Trägers (10%) 839,66 € In den Gesamtkosten enthalten sind die Implementierung der Onleihe, Implementierung der Schnittstelle: Onleihe/Bibliothekssystem, Medienerstbestand und laufende Betriebskosten. Sitzungsvorlage 363/2012 Seite 2 60% dieser Kosten werden abgedeckt durch den beantragen Landesmittelzuschuss. Dieser ist zwar noch nicht genehmigt, gilt aber als sicher. Bleibt ein Eigenanteil von 40%. Dieser kann z. T. durch Sponsoren finanziert werden. Um die Landesmittel zu bekommen muss der Träger der Bücherei, hier also die Stadt Jülich, 10% der Gesamtausgaben selbst tragen. Das sind etwa 840€. Der Förderverein der Stadtbücherei Jülich e.V. hat bereits die Zusage gemacht, die Hälfte des Eigenanteils zu finanzieren, so dass zum jetzigen Zeitpunkt die Stadt Jülich eine Summe von 1680 € im Jahr 2013 aufbringen müsste. Für 2014 sieht es wie folgt aus: Gesamtkosten Landesförderung (100%) (60%) 4802,44€ 2881,46€ Eigenanteil (40%) 1920,98€ Pflichtanteil des Trägers (10%) 480,24€ In den Gesamtkosten enthalten sind Schulungen für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, Anschaffung eines E-Book-Reader, Kosten für Marketing und Werbung und laufende Betriebskosten. Auch hier kann der Förderverein wieder 50% des Eigenanteils finanzieren, so dass etwa 960€ für 2014 zu finanzieren sind. Zeitplan Ein Projekt mit diesen Ausmaßen lässt sich nicht kurzfristig umsetzen. So werden 2013 alle Vertragsfragen geklärt. Alle beteiligten Bibliotheken einigen sich auf Name und Layout der Onleihe hier in der Region. In der zweiten Jahreshälfte wird die Onleihe implementiert und die Schnittstelle eingerichtet. Ein Erstbestand muss gekauft werden und erste Testläufe werden gestartet. Nach den Mitarbeiterschulungen Anfang 2014 und Werbemaßnahmen wird die Onleihe voraussichtlich im März 2014 offiziell eröffnet. Gegenfinanzierung und Kostenersparnis an anderer Stelle     Die Stadtbücherei schlägt ein Nutzungsentgelt für die Onleihe in Höhe von 3€ pro Jahr vor. Im ersten Jahr ist es realistisch, dass etwa 300 Personen die Onleihe in Anspruch nehmen. Dies ergibt für 2014 Einnahmen in Höhe von 900€, entspricht also etwa den Ausgaben im Jahr 2014. Ersparnis auf lange Sicht ist, dass keine zusätzlichen Platz- und Instandhaltungskosten verursacht werden. Es müssen weder mehr noch neue Möbel zur Medienpräsentation und -aufbewahrung gekauft werden. Die Bücherei als Raum und Aufenthaltsort wird nicht zu eng. Elektronische Medien verbrauchen sich nicht. Sie können nicht beschädigt werden oder verloren gehen. Jährlich müssen wir etwa Medien im Wert von 300€ ersetzen. Diese Kosten fallen bei E-Books weg. Auch die Medien an sich sind günstiger, da großteils keine Bearbeitung gemacht werden muss. Hier fallen die Kosten weg für Folierung, Etiketten etc. (2,91€ pro Buch, 0,80€ andere Medien). Hier liegt die jährliche Kostenersparnis etwa bei 250€. Nach dem Projekt Sitzungsvorlage 363/2012 Seite 3 Mit dem 1.1.2015 ist die Onleihe als Projekt beendet. Der Verbund durch die Bibliotheken bleibt bestehen und damit die Synergieeffekte gerade in Bezug auf die große Auswahl der Medien durch einen gemeinsamen Pool. Die jährlichen Kosten für die fortlaufende Beschaffung von Medien in Höhe von 1500€ kann die Stadtbücherei aus ihrem Etat bezahlen. So entstehen keine zusätzlichen Kosten, trotz immenser Erweiterung des Bestandes in Quantität und Qualität. Die laufenden Betriebkosten für die Onleihe und die Schnittstelle zum Bibliothekssystem belaufen sich auf 2022€ im Jahr. Dies kann mittelfristig durch das Nutzungsentgelt von 3€ aufgefangen werden. Die Nutzung bzw. Inanspruchnahme der Onleihe wird von Jahr zu Jahr steigen. Vergleichbar ist dies mit der Entwicklung des Internets. Nutzten mit Aufkommen des Internets oder der Möglichkeit der Kommunikation per E-Mail noch wenige das Angebot, wuchs der Anteil der Nutzer in wenigen Jahren enorm. So wird dies auch bei der Onleihe sein. Sie ist als Investition zu sehen, die sich auf mittelfristige Sicht rechnet. Folgen bei Nichteinführung der „Onleihe“ zum jetzigen Zeitpunkt    Die Onleihe ist in weiteren acht Bibliotheken der Region vorgesehen. Unmittelbare Nachbarstädte wie Eschweiler, Geilenkirchen, aber auch Baesweiler, Alsdorf und Erkelenz werden Anfang 2014 die Onleihe anbieten. Steigt Jülich nicht mit ein wird die Attraktivität des Angebotes im Umland hoch. Der Jülicher Kundenstamm kann nicht gehalten oder gar gesteigert werden, sondern wandert ab. Weniger Kunden bedeuten auch weniger Einnahmen. Gehen nur die Hälfte der jetzigen Jülicher Stadtbüchereikunden aus dem Umland zukünftig in umliegende Büchereien mit Onleihe ist das ein Einnahmeverlust von mindestens 2300€ jährlich. Ein späterer Einstieg in die Onleihe ist mit wesentlich höheren Kosten verbunden. Personell ist das Zusatzangebot durch die Onleihe nur im Verbund der Bibliotheken zu stemmen. Ohne den Zusammenschluss mit anderen Bibliotheken müsste in Jülich zusätzliches Personal zur Verfügung gestellt werden. 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) werden in den Haushalt 2013 und 2014 eingestellt. bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung ja x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 363/2012 x nein nein Seite 4