Beschlussvorlage (Reduzierung von Mehrarbeitsstunden/Personalaufwand im Produktbereich Personenstandswesen)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 19.09.2013 - Der Bürgermeister Az: 32-02-90 Rei. Nr. der Ratsdrucksache: 1167-IX __________________________________________________________________________ Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss 08.10.2013 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Reduzierung von Mehrarbeitsstunden/Personalaufwand im Produktbereich Personenstandswesen __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Herr Reidenbach __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ An der Abstimmung hat/haben (wegen Befangenheit) nicht teilgenommen: __________________________________________________________________________ ( ) zurückgezogen ( ) vertagt ( ) von der Tagesordnung abgesetzt ( ) verwiesen in den _________________________________________________________ Abstimmungsergebnis: HFA ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Seite 2 von Ratsdrucksache 1167-IX 1. Sachverhalt: Aufgrund des demographischen Wandels sinkt die Zahl der Eheschließungen von Jahr zu Jahr. Für das typische Heiratsalter stehen geburtenschwache Jahrgänge an, so dass die Zahl der Eheschließungen auch in den nächsten Jahren als rückläufig prognostiziert wird. Übersicht über die Anzahl der Eheschließungen: 2008 2009 2010 2011 2012 164 162 164 148 133 *bisherige Eheschließungen und Anmeldungen einschl. Prognose bis zum Jahresende. 2013 110* Seit dem Juni 2007 werden vom Standesamt auch Termine für Eheschließungen jeweils am zweiten und vierten Samstag im Monat angeboten. Diese Termine werden jedoch nur zu rd. 50 % in Anspruch genommen. Personalaufwand entsteht aber bereits auch schon, wenn an einem Samstag nur einer der drei möglichen Termine belegt wird. Pro Trauung entsteht ein Zeitaufwand von durchschnittlich ca. 1,5 Std. Jahr Angebotene Samstage In Anspruch Angebotene genommene Termine Samstage In Anspruch Hiervon genommene einheimiTermine sche Paare Hiervon auswärtige Paare 2007 (7 Monate) 2008 2009 2010 2011 2012 16 24 24 24 24 22 10 18 17 17 16 17 48 72 72 72 72 66 21 36 32 40 37 42 11 16 14 13 12 15 10 20 18 27 25 23 Der Anteil der Inanspruchnahme der Termine liegt zw. 44 und 58 % und im Durchschnitt bei 51 %, so dass ein Samstag pro Monat ausreichend wäre. Gleichzeitig wurde wie oben aufgeführt festgestellt, dass die Anzahl der Eheschließungen insgesamt, also auch unter der Woche rückläufig ist. Personalaufwand besteht jedoch unter der Woche unverändert und kann wegen der Servicezeiten nicht reduziert werden. Der Aufwand liegt seit 2007 insgesamt bei ca. 312 Stunden. Diese werden in Freizeitausgleich abgegolten. Zusätzlich sind rd. 275 Stunden Bereitschaftsdienst angefallen, der bei zwei Kolleginnen (tariflich Beschäftigte) entgeltlich ausgeglichen wird. Auffallend ist die hohe Zahl der auswärtigen Paare (ca. 70 bis 75 %). Der Anteil der auswärtigen Paare, die hier anschließend in der Gastronomie feiern, wurde ab 2011 auch registriert. Er liegt bei unter einem Drittel. 2. Rechtliche Würdigung § 61 Gemeindeordnung NRW: Im Rahmen der vom Rat festgelegten allgemeinen Richtlinien entscheidet der Hauptausschuß über die Planung der Verwaltungsaufgaben von besonderer Bedeutung. Zu diesem Zweck hat der Bürgermeister den Hauptausschuß regelmäßig und frühzeitig über solche Planungsvorhaben zu unterrichten. 3. Finanzielle Auswirkungen Die beabsichtige Maßnahme ist Teil der Umsetzung der Maßnahmen M 001 und M 002 im ratsbeschlossenem Haushaltssicherungskonzept. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Seite 3 von Ratsdrucksache 1167-IX Der personelle und organisatorische Aufwand wird reduziert. Der Dienstplan wird an den tatsächlichen Bedarf angepasst. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Da nur rund 50 % der möglichen Termine in Anspruch genommen wurden, wird vorgeschlagen, ab April 2014 nur noch einen Samstag pro Monat (der zweite Samstag im Monat) anzubieten. 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel Keine. Organisatorische Anpassung an den demographischen Wandel. 7. Beschlussvorschlag: Ab April 2014 werden nur noch an einem Samstag pro Monat (der zweite Samstag im Monat) Termine für Eheschließungen angeboten und vorgenommen.