Mitteilungsvorlage (Vertraulichkeit im Rahmen der frühzeitigen Bürgerbeteiligung und der Offenlage von Bebauungsplänen hier: Vorgehensweise bei der Erstellung der Beschlussvorlage für die politische Beratung)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 17.04.2013 - Der Bürgermeister Az: 13-09-70, Schi Nr. der Ratsdrucksache: 1058-IX __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Rat 28.05.2013 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Vertraulichkeit im Rahmen der frühzeitigen Bürgerbeteiligung und der Offenlage von Bebauungsplänen hier: Vorgehensweise bei der Erstellung der Beschlussvorlage für die politische Beratung __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Bürgermeister Büttner __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: In einem Bebauungsplanverfahren haben Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, im Rahmen einer frühzeitigen Beteiligung und Offenlage von Bebauungsplänen Bedenken und Anregungen vorzubringen (§ 3 BauGB). In der bisherigen Praxis wurden die Namen und Adressen der Bedenkenträger zusammen mit den vorgebrachten sachlichen Argumenten dem Rat bzw. Ausschuss ungeschwärzt in Beschlussvorlagen bekanntgegeben. Künftig wird sich die Verwaltung bei der Bekanntgabe der personenbezogenen Daten an den Grundsätzen des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) orientieren. Das DSG NRW stellt alle Formen der Datenverarbeitung unter den Vorbehalt der Erforderlichkeit, d. h. es dürfen nur und ausschließlich solche Daten übermittelt werden, deren Kenntnis zur konkreten Aufgabenerfüllung Seite 2 von Ratsdrucksache 1058-IX erforderlich sind. Weiterhin gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen mit dem Ziel auszurichten sind, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. (§ 3 Bundesdatenschutzgesetz). Da es bei den Bedenken und Anregungen der Bürgerinnen und Bürger nur um die sachlichen Argumente im Bebauungsplanverfahren losgelöst von der Person geht, die die Bedenken und Anregungen eingereicht hat, ist die Bekanntgabe des Namens und der Adresse in diesem Fall entbehrlich. Der Landesdatenschutzbeauftragte NRW (LDI NRW) hat bereits in seinem Datenschutz- und Informationsfreiheitsbericht 2003 diese Thematik aufgegriffen. Als Ergebnis zu dieser Prüfung durch den LDI NRW wird folgender Satz zitiert: „Nach den dargelegten Grundsätzen ist beispielsweise eine Bekanntgabe personenbezogener Daten für die Beschlussfassung von Bebauungsplänen in aller Regel nicht notwendig und damit unzulässig, weil hier die Angabe sachbezogener Daten für eine fehlerfreie Ausübung des Planungsermessens grundsätzlich genügt.“ Der Auszug aus dem Bericht des LDI NRW ist zur Kenntnis beigefügt. Das OVG Münster hat ebenfalls in einem aktuellen Urteil vom 29.01.2013 – 2D 102/11.NE entschieden, dass es für eine ordnungsgemäße Abwicklung der Prüfung nach § 3 Abs. 2 S. 4 BauGB ausreicht, wenn die einzelnen Einwendungen gegen den Plan mit ihren Kernaussagen aufgelistet und ihnen jeweils die Stellungsnahmen oder Vorschläge der Verwaltung gegenübergestellt werden (siehe Stellungnahme der Rechtsanwälte Redeker, Sellner, Dahs vom 12.04.2013). Fazit: Künftig werden die Beschlussvorlagen nur noch in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt, um Verfahrensfehler und ggf. Regressansprüche für die Zukunft auszuschließen. Den Ratsmitgliedern bleibt es unbenommen, in kritischen Einzelfällen von ihrem Akteneinsichtsrecht gem. § 55 Abs. 5 GO NRW Gebrauch zu machen. 2. Rechtliche Würdigung 3. Finanzielle Auswirkungen 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel