Mitteilungsvorlage (Anlage zur Mitteilungsvorlage 1058-IX)

Auszug aus dem Datenschutz- und Informationsfreiheitsbericht 2003 (LDI, NRW) 12.1 Bekanntgabe personenbezogener Daten in der Kommunalverwaltung Immer wieder werden Fragen gestellt, die die Bekanntgabe personenbezogener Daten in Rats- und Ausschusssitzungen (etwa auch in Sitzungsvorlagen) betreffen. Personenbezogene Daten dürfen offenbart werden, soweit nicht schützenswerte Interessen Einzelner oder Belange des öffentlichen Wohls überwiegen. Dabei ist eine Abwägung zwischen dem Anspruch der betroffenen Person auf Schutz ihrer Daten und dem Prinzip der Öffentlichkeit von Rats- und Ausschusssitzungen vorzunehmen. Darüber hinaus ist stets der verfassungsrechtliche Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten, wobei an die Erforderlichkeit der Bekanntgabe personenbezogener Daten ein strenger Maßstab zu stellen ist. Zu prüfen ist also in jedem konkreten Einzelfall, ob den Rats- und Ausschussmitgliedern auch ohne Offenbarung der personenbezogenen Daten eine ausreichende Grundlage für eine sachgerechte Entscheidung zur Verfügung steht. Nur wenn die Bekanntgabe der Daten zur Aufgabenerfüllung unbedingt notwendig ist, ist sie zulässig. Erforderlichenfalls ist dann aber die Öffentlichkeit von der Sitzung auszuschließen; die Sitzungsteilnehmenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ist eine Bekanntgabe dagegen lediglich dienlich, kommt allenfalls der Weg über eine Einwilligung der betroffenen Bürgerinnen und Bürger in Betracht. Nach den dargelegten Grundsätzen ist beispielsweise eine Bekanntgabe personenbezogener Daten für die Beschlussfassung von Bebauungsplänen in aller Regel nicht notwendig und damit unzulässig, weil hier die Angabe sachbezogener Daten für eine fehlerfreie Ausübung des Planungsermessens grundsätzlich genügt. Andererseits beklagten Rats- und Ausschussmitglieder, nicht in ausreichendem Umfang von der Kommunalverwaltung Informationen zu erhalten. Auch insoweit gilt: Rats- und Ausschussmitgliedern dürfen diejenigen Daten zur Verfügung gestellt werden, die für die Aufgabenerfüllung des Rates und der Ausschüsse erforderlich sind. Die Kontrolle der Verwaltung durch den Rat muss dabei gewährleistet bleiben.