Mitteilungsvorlage (Anlage 1)

® KGSt ® M 5/2011: Dokumentenmanagementsysteme. Ergebnisse: KGSt -Trendworkshop KGSt®-Materialien 5/2011 Köln, den 16.12.2011 Az.: 10 50 70 Management Summary Ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sinnvoll? Diese Frage haben bereits zahlreiche Städte, wie Olpe, Osnabrück und Nürnberg positiv beantwortet. In Zeiten knapper Kassen wird es immer wichtiger, kostengünstig zu produzieren und gleichzeitig die von den Kunden1 erwartete Dienstleistungsqualität zu erreichen oder sogar zu übertreffen. Eine moderne Verwaltung versucht diesen Spagat durch die Optimierung ihrer Prozesse zu meistern und sieht in der Digitalisierung ihrer Prozesse und dem Einsatz eines DMS2 einen Schlüssel zum Erfolg. Wie muss ein DMS in die Arbeit der Verwaltung integriert werden, um den größtmöglichen Nutzen und die größtmöglichen Synergien zu erzielen? Dies hat die KGSt im Oktober 2010 mit den Mitgliedern der Gutachterausschüsse für Informations- und Organisationsmanagement und interessierten Vertretern aus dem KGSt®Verwaltungsrat in einem Trendworkshop diskutiert. 18 kommunale Vertreter haben daran teilgenommen. Die Städte Stuttgart, Nürnberg, Olpe, Erlangen und Hamburg sowie die AKDB (Anstalt für kommunale Datenverarbeitung Bayern) haben über ihre DMS-Projekte berichtet und mit den Teilnehmern über mögliche Erfolgsfaktoren und Stolpersteine diskutiert. Die Vorträge wurden schriftlich ausgearbeitet und können unter KIKOS-Kennung: 20111219A0018 im Portal der KGSt abgerufen werden. E-Government ist das Bindeglied zwischen den Bereichen Organisation und Informationstechnik. Dabei ist E-Government nicht nur eine Möglichkeit, die Informations- und Kommunikationsbeziehungen von Bürgern und Kommune zu verbessern. Durch EGovernment können vielmehr die Informations-, Kommunikations- und Transaktionsprozesse vom Kunden zur Kommune, innerhalb der Kommune und von der Kommune zum Kunden durch den Einsatz von Informationstechnik vereinfacht und verbessert werden. Zu diesem ganzheitlichen Ansatz gehört in erster Linie die Verbesserung der internen Prozesse. Es verwundert nicht, dass in diesem Zusammenhang immer häufiger der Begriff DMS fällt, denn ein DMS bildet in vielen Fällen die Basis für schnellere, flexiblere und kostengünstigere Leistungserstellung - dies belegen auch die Praxisberichte in dieser Materialie. 1 2 In dieser Materialie wird aus Vereinfachungsgründen auf die weibliche he Endung Endung bei bei personenbezogenen p Substantiven verzichtet. Unter den Begriff Kunden werden Bürger, Unternehmen gefasst. nehmen men und und Behörden B gefa efasst. Zur Typisierung von Bürger- und efa ® Kundengruppen siehe auch KGSt -Bericht 9/2004 (KIKOS-Kennung: S-Kenn ennung: 20041119B0016). enn 20041119B0016 016). 016 ). In den meisten sogenannten Dokumentenmanagementsystemen stemen men ist bereits die Komponente Kompo mponente des Vorgangsbearbeitungsmpo systems (Workflowsystems) enthalten. Sie führen aber i. d. R. no „DMS“. noch den traditionellen Begriff Be Seite 3 ® KGSt ® M 5/2011: Dokumentenmanagementsysteme. Ergebnisse: KGSt -Trendworkshop Die grundlegenden Änderungen der Arbeitsabläufe haben letztlich Auswirkungen auf die gesamte Organisationskultur einer Verwaltung. Dies hat zur Konsequenz, dass die betroffenen Mitarbeiter im Rahmen eines Veränderungsmanagements an diese neue Arbeitsweisen herangeführt werden müssen - wenn das DMS erfolgreich und nachhaltig in die Verwaltungsarbeit integriert werden soll. Im Ergebnis kann festgestellt werden: Ein DMS hat gegenüber der klassischen Arbeit mit Papier zahlreiche Vorteile! o Es stellt Vorgänge schnell und zielgenau zur Verfügung. o Es bietet einen Zugang zu Verwaltungsvorgängen, unabhängig von Arbeitszeit und ort. o Es speichert Daten aktuell und ohne Redundanz. o Es verbessert die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns für alle Beteiligten. o Es optimiert die Arbeitsprozesse und erhöht dadurch den Service für die internen und externen Kunden der Kommunalverwaltung. Bei aller Begeisterung für ein DMS darf aber nicht vergessen werden, dass dessen Einführung mit zum Teil hohen Investitionskosten und großem Aufwand verbunden ist. Ein DMS kann sich rechnen. Das machen auch die an der Materialie beteiligten Kommunen deutlich. Allerdings kann der mögliche Effizienzgewinn, der durch ein DMS erzielt werden kann, i. d. R. nicht kurz-, sondern erst mittel- bis langfristig abgeschöpft werden. Das bedeutet, dass die Einführung eines DMS gut durchdacht und geplant werden muss. Verteiler Leitung Organisation und IT Zentrale Steuerungsunterstützung IT und Organisation Zentraler Service IT und Organisation Organisationseinheit für Hauptverwaltung Archiv IT Dienstleister Seite 4