Beschlussvorlage (Archivbenutzungsordnung der Stadt Bad Münstereifel)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 20.02.2013 - Der Bürgermeister Az: 12-80-75 Bo Nr. der Ratsdrucksache: 1000-IX __________________________________________________________________________ Beratungsfolge Termin Ausschuss für Schule, Kultur, Soziales und Städtepartnerschaften 17.04.2013 Rat 28.05.2013 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Archivbenutzungsordnung der Stadt Bad Münstereifel __________________________________________________________________________ Berichterstatterin: Frau Marita Hochgürtel __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( X ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( X ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ An der Abstimmung hat/haben (wegen Befangenheit) nicht teilgenommen: __________________________________________________________________________ ( ) zurückgezogen ( ) vertagt ( ) von der Tagesordnung abgesetzt ( ) verwiesen in den _________________________________________________________ Abstimmungsergebnis: SchulA ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Rat ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK3@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK4@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Seite 2 von Ratsdrucksache 1000-IX 1. Sachverhalt: Das Archiv der Stadt Bad Münstereifel umfasst Akten und Urkunden von 1339 bis heute. Die Bestände sind nach ihrer historischen Entstehung sowie nach Sachkriterien geordnet und archiviert. Als besondere Bestände sind die rund 200 Originalurkunden von 1339 bis 1803, die Akten aus der Zeit vor 1800 (insbesondere Rats- und Gerichtsprotokolle, Stadt- und Hospitalsrechnungen uvm.), das Bild- und Ton-Archiv, dass Haass-Archiv sowie die Personenstandsregister seit 1798 zu nennen. Die Änderung des Personenstandsgesetzes 2009 eröffnete den Ahnenforschern die Berechtigung, verstärkt die Personenstandsregister zu nutzen. Diese Gesetzesänderung führte zu einem starken Anstieg der Besucherfrequenz im Stadtarchiv. Weiterhin wird das Archiv verstärkt von Wissenschaftlern zu Forschungszwecken (zuletzt zwei Dissertationen über Friedrich Joseph Haass, den „Heiligen Doktor von Moskau“) und den Schülern der ortsansässigen Schulen zur Erstellung von Facharbeiten genutzt. Die zur Zeit gültige Archivordnung aus dem Jahr 1983 wurde den gestiegenen Besucherzahlen nicht mehr gerecht. Auch mit Blick auf die modernen Kommunikations- und Recherchemöglichkeiten war eine neue Archivbenutzungsordnung unumgänglich. Die im Entwurf beigefügte Archivbenutzungsordnung achtet daher besonders auf die Aspekte der praktischen Archivarbeit. Aus der Archivbenutzungsordnung abgeleitet wurde ein Vordruck für die Benutzung des Archivs. Durch die Anhebung der in der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Bad Münstereifel geregelten Archivbenutzungsgebühren wird auch der Haushaltslage der Stadt Rechnung getragen. 2. Rechtliche Würdigung Gemäß § 10 des Archivgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen ist die Stadt Bad Münstereifel verpflichtet, in eigener Zuständigkeit ein Archiv zu unterhalten. Damit muss sie das Archivgut in eigener Verantwortung sachgemäß archivieren, es dauerhaft sicher aufbewahren und für den Dienstgebrauch sowie für private Nutzer zugänglich machen. 3. Finanzielle Auswirkungen In Verbindung mit der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Bad Münstereifel eröffnet die neue Archivbenutzungsordnung die Möglichkeit, höhere Einnahmen aus Benutzungsgebühren zu erzielen als bislang. Mehrkosten entstehen durch die neue Archivbenutzungsordnung nicht. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Das Archiv ist bei der Stabsstelle angesiedelt. Es ergeben sich keine neuen organisatorischen oder personellen Auswirkungen. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Entfällt. 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel Im Zuge des demografischen Wandels ist mit einem weiteren Ansteigen der Benutzerzahlen zu rechnen. Insofern wirkt die neue Archivbenutzungsordnung nicht auf den demografischen Wandel, sondern umgekehrt der demografische Wandel auf das Archiv. 7. Beschlussvorschlag: Die als Anlage 1 beigefügte Archivbenutzungsordnung der Stadt Bad Münstereifel und der aus ihr abgeleitete Vordruck (Anlage 2) werden beschlossen. Die Archivbenutzungsordnung ist Bestandteil des Beschlusses.