Mitteilungsvorlage (Datenschutz im Bereich der Ratsunterlagen hier: Stellungnahme des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Sachen Holzverkaufslisten)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 27.11.2012 - Der Bürgermeister Az: 13-09-70, Schi Nr. der Ratsdrucksache: 969-IX __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Rat 11.12.2012 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Datenschutz im Bereich der Ratsunterlagen hier: Stellungnahme des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Sachen Holzverkaufslisten __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Bürgermeister Alexander Büttner __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: Mit der Übernahme eines Mandates in einem kommunalen Gremium haben Rats- und Ausschussmitglieder die Möglichkeit, gestaltend auf die Entwicklung der Stadt und die Lebensumstände ihrer Einwohner einzuwirken. Mit dieser Aufgabe übernehmen sie gleichzeitig eine besondere Verantwortung gegenüber den Einwohnern der Stadt im Hinblick auf deren Persönlichkeitsrecht, zu denen auch das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung gehört. Es ist in verschiedenen Fällen notwendig und unvermeidbar, dass Ihnen im Rahmen dieser Tätigkeit persönliche Daten der Einwohner bekannt werden, mit denen Sie umgehen müssen und die sie bei ihren Entscheidungen zu berücksichtigen haben. Soweit bereichsspezifische Regelungen nicht bestehen, finden die Regelungen des Gesetzes zum Schutz des Bürgers bei der Verarbeitung seiner Daten (Datenschutzgesetz NRW) unmittelbare Anwendung. Ziel dieses Gesetzes ist es, das Recht des Einzelnen zu schützen, grundsätzlich Seite 2 von Ratsdrucksache 969-IX selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner Daten zu bestimmen (§ 1 DSG NRW). Dieses Recht auf informationelle Selbstbestimmung ergibt sich aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz und ist durch Art. 4 Abs. 2 der Verfassung für das Land NRW ausdrücklich festgeschrieben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß § 4 DSG NRW nur zulässig, wenn das DSG NRW oder eine andere Rechtsvorschrift es erlauben oder die betroffene Person eingewilligt hat. Das Gesetz stellt alle Formen der Datenverarbeitung unter den Vorbehalt der Erforderlichkeit. Es dürfen somit nur und ausschließlich solche Daten übermittelt werden, deren Kenntnis zur konkreten Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Für die kommunalen Gremien bedeutet dies, dass seitens der Verwaltung grundsätzlich zu prüfen ist, ob eine Entscheidungsfindung im Rat und in den Auschüssen auch ohne konkreten Bezug zu personenbezogenen Daten möglich ist. Sofern Unterlagen für den Rat oder zuständigen Ausschuss benötigt werden, die auch personenbezogene Daten enthalten, auf die es aber für die Beratung nicht ankommt, so sind dieses Daten zu anonymisieren.1 Weiterhin gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen mit dem Ziel auszurichten sind, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. (§ 3 a Bundesdatenschutzgesetz). Auch wenn Ratsmitglieder und Ausschussmitglieder nach § 30 GO NRW zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, darf mit personenbezogenen Daten nur sehr sparsam umgegangen werden. Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob der Tagesordnungspunkt in einer öffentlichen oder nichtöffentlichen Sitzung beraten werden soll. In der Sitzung des Betriebsausschusses „Forstbetrieb“ wurde am 05.10.2011 (RD 619-IX) ein Grundsatzbeschluss zur Brennholzvermarktung im Forstbetrieb der Stadt Bad Münstereifel gefasst. Gleichzeitig wurde von den Ausschussmitgliedern eine Liste über sämtliche Brennholzverkäufe an Selbstwerber gefordert. Aus datenschutzrechtlichen Gründen konnte die geforderte Namensliste dem Ausschuss nicht vorgelegt werden. Lediglich eine pseudonymisierte Liste hätte vorgelegt werden dürfen. Der SPD Ortsverein Bad Münstereifel hat sich daraufhin mit Schreiben vom 08.05.2012 mit einer Eingabe an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NordrheinWestfalen (LDI NRW) gewandt, dessen Stellungnahme nun vorliegt und die zu Ihrer Kenntnisnahme beifügt ist. Zwischenzeitlich haben zwei Ratsmitglieder von ihrem Akteneinsichtsrecht gem. § 55 GO NRW Gebrauch gemacht. Da das Akteneinsichtsrecht der Ratsmitglieder nicht nach datenschutzrechtlichen sondern kommunalrechtlichen Gesichtspunkten zu beurteilen ist, hat die Verwaltung parallel zur Eingabe an den LDI NRW auch eine Stellungnahme vom Städte- und Gemeindebund eingeholt. Diese Stellungnahme des Städte- und Gemeindebundes NRW liegt nun ebenfalls vor und geht Ihnen ebenfalls zur Kenntnis zu. 2. Rechtliche Würdigung 1 Quelle: „Datenschutz in kommunalen Vertretungsorganen“ – Orientierungshilfe Stand: 1/2003 vom Landesbeauftragten für Datenschutz Mecklenburg-Vorpommern Seite 3 von Ratsdrucksache 969-IX 3. Finanzielle Auswirkungen 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel