Beschlussvorlage (Bericht zum papierlosen Sitzungsdienst der Stadt Erftstadt)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 32/2013 Az.: Amt: - 100 BeschlAusf.: - 100 Datum: 17.01.2013 gez. Elsen Amtsleiter RPA Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: - 20 - Termin 06.03.2013 gez. Erner, 1. Beigeordneter BM / Dezernent 19.02.2013 Datum Freigabe -100- Bemerkungen zur Kenntnis Bericht zum papierlosen Sitzungsdienst der Stadt Erftstadt Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Bericht über den papierlosen Sitzungsdienst bei der Stadt Erftstadt wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Durch Beschluss des Rates am 04.10.2011 wurde die Einrichtung einer Arbeitsgruppe zur Prüfung der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum 01.01.2012 vorgenommen. Die Arbeitsgruppe hatte die Aufgabe, das von der Firma Sternberg vorgestellte System „SD.Net Rich Client“ auf seine Eignung und Funktionalität hin zu prüfen. Über dieses System werden alle im Sitzungsdienstprogramm SD.Net erstellten Unterlagen (Vorlagen, Einladungen, Niederschriften) den Nutzern elektronisch zur Verfügung gestellt. Die zur Verfügung gestellten Daten werden vom Server der KDVZ heruntergeladen. Alle Personen, die sich auf freiwilliger Basis an diesem System beteiligen, stellen die notwendige Hardware (Laptop, Notebook, Tablet-PC) aus privatem Besitz zur Verfügung. Die anfallenden Kosten für die Anschaffung der Software sowie der Lizenzen werden von der Verwaltung übernommen. Das verwendete Programm wurde seitens der Fa. Sternberg zunächst für Windows basierende Betriebssysteme (XP, Vista, Windows 7) entwickelt. Eine App fürs IPAD der Fa. Apple wurde in Aussicht gestellt. Eine Entwicklung für andere Betriebssysteme stand noch aus. Die Aktualisierung der bereitgestellten Daten erfolgt generell zeitnah vor den jeweiligen Ausschusssitzungen.Die jeweiligen Teilnehmer werden diesbezüglich per Email über die Bereitstellung der Unterlagen unterrichtet. Eine kurzfristige Aktualisierung der notwendigen Unterlagen kann noch im Sitzungssaal per W-Lan Verbindung erfolgen, die Zugangsdaten hierfür werden auf Anfrage seitens der EDV-Abteilung vergeben. Durch die Bereitstellung von Strom-Steckerleisten kann der papierlose Sitzungsdienst auch bei schwachem bis leerem Akku der mobilen Computer im Sitzungssaal genutzt werden. Die Testphase startete am 01.01.2012 mit 13 Personen (Ratsmitglieder und sachkundige Bürger/innen) und endete zum 30.06.2012. Die Resonanz der Teilnehmer bei einem Anwendertreffen im April 2012 war durchweg positiv. Herr Stuff von der KDVZ Frechen stellte die fertig gestellte App fürs IPAD vor. Allerdings wurde deutlich, dass den meisten Usern die Anschaffung eines IPAD´s zu teuer sei und man eine Lösung für androidgestütze Betriebssysteme favorisiere. Herr Stuff erklärte hierzu, dass die Fa. Sternberg eine Entwicklung dahingehend vorsehen würde, zum jetzigen Zeitpunkt aber keinen Termin für die Einführung nennen könne. Seit dem 01.07.2012 nutzen 13 Stadtverordnete (= 26 %) den papierlosen Sitzungsdienst. Allen sachkundigen Bürgern und Einwohnern wurde ebenfalls die Möglichkeit angeboten, auf freiwilliger Basis auf die Zusendung der jeweiligen Sitzungsunterlagen zu verzichten und sich stattdessen im Ratsinformationssystem online hierüber zu informieren. Die notwendige Hardware wird ebenfalls vom Nutzer gestellt, Software sowie Lizenzkosten fallen nicht an, es wird lediglich das offizielle Ratsinformationssystem genutzt. Insgesamt 40 von 120 Personen ( =30% aller sachkundigen Bürger / Einwohner) haben sich bereiterklärt, auf die Zusendung von Papier zu verzichten. Hierbei werden die Unterlagen den Bürgern im öffentlichen Bereich, den Ausschussmitgliedern entsprechend der jeweiligen Zugehörigkeit zu den Gremien auch im nichtöffentlichen Bereich zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt. Lediglich sehr umfangreiche Dokumente oder auch Pläne können in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Im November 2012 wurde durch das Ratsbüro bei der Fa. Sternberg eine Anfrage bzgl. der Entwicklung einer App für Android gestützte Betriebssysteme gestellt. Herr Sternberg machte deutlich darauf aufmerksam, dass es ihm aus technischen und wirtschaftlichen Gründen (u.a. Kosten für Lizenzen) zur Zeit nicht möglich sei, eine entsprechende App zu entwickeln. Er schloss aber grundsätzlich eine Entwicklung für Android gestützte Betriebssysteme nicht aus. Von daher steht das Programm „Rich Client“ zur Zeit nur für Windows basierende Betriebssysteme sowie fürs IPAD (als App) zur Verfügung. Noch vor der Sommerpause plant das Ratsbüro ein Anwendertreffen in Zusammenarbeit mit der KDVZ Frechen. -2- In Vertretung (Erner) -3-