Beschlussvorlage (Papierloser Sitzungsdienst hier: Prüfauftrag der CDU-Fraktion vom 25.05.2012 zur Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 14.09.2012 - Der Bürgermeister Az: 13-24-40 Ho Nr. der Ratsdrucksache: 878-IX __________________________________________________________________________ Beratungsfolge Termin Rat 02.10.2012 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Papierloser Sitzungsdienst hier: Prüfauftrag der CDU-Fraktion vom 25.05.2012 zur Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Frau Marita Hochgürtel / Herr Jörg Mies __________________________________________________________________________ ( x ) Kosten €: siehe Anlage, je nach Anzahl der TeilnehmerInnen Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( x ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( x ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: ( x ) Folgekosten: ( x ) ja / ( ) nein siehe Anlage _________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ An der Abstimmung hat/haben (wegen Befangenheit) nicht teilgenommen: __________________________________________________________________________ ( ) zurückgezogen ( ) vertagt ( ) von der Tagesordnung abgesetzt ( ) verwiesen in den _________________________________________________________ Abstimmungsergebnis: Rat ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK2@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK3@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK4@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Seite 2 von Ratsdrucksache 878-IX 1. Sachverhalt: Wie bereits in der Sitzung des Rates vom 03.07.2012 mündlich mitgeteilt, liegt der Verwaltung der Antrag der CDU-Fraktion vom 25.05.2012 vor (Anlage 1). Die CDU-Fraktion bittet die Verwaltung um Prüfung, welche Kosten durch die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes entstehen würden. Sie bittet gleichzeitig, die Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten von Ratsdrucksachen gegen zu rechnen, um so die Wirtschaftlichkeit eines solchen Vorhabens ermitteln zu können. Immer mehr Städte und Gemeinden gehen dazu über, ihren Kommunalvertretungen die Einladungen, Vorlagen und Niederschriften nur noch elektronisch über die jeweiligen Ratsinformationssysteme zur Verfügung zu stellen. So hat z. B. auch die Stadt Büren ihren Sitzungsdienst auf papierlos umgestellt (Anlage 2). Aber auch in unserer Nachbarschaft gibt es solche Bestrebungen bzw. wurde bereits umgestellt. Zurzeit gibt es mehrere Möglichkeiten, dies umzusetzen: a) Mit einem entsprechenden Kennwort (viele Stadtverordnete bzw. sachkundige Bürgerinnen und Bürger haben bereits ein solches) können jetzt schon die Sitzungsunterlagen auf der städtischen Homepage im Ratsinformationssystem eingesehen und heruntergeladen werden. b) Die Fa. Sternberg (Hersteller des derzeit eingesetzten Rats- und Bürgerinformationssystems) bietet ein kostenpflichtiges Softwaremodul (sd.Net RICH) an, welches den papierlosen Sitzungsdienst unterstützen kann. Über dieses Produkt erfolgt die personalisierte Anmeldung in einem geschützten Bereich des Ratsinformationssystems und es kann eine individuelle „Bearbeitung“ von Sitzungsunterlagen erfolgen. Das Modul kann auf Notebook/Netbook installiert werden, mit dem Sie papierlos an den Sitzungen teilnehmen können. Das Softwaremodul erfordert derzeit jedoch das Betriebssystem MS Windows. c) Als weitere Variante kann die von der Fa. Sternberg entwickelt iRich-App auf einen TabletPC geladen werden. Mittels der iRich-App erfolgt dann die personalisierte Anmeldung in einem geschützten Bereich des Ratsinformationssystems und es kann eine individuelle „Bearbeitung“ von Sitzungsunterlagen erfolgen. Zurzeit gibt es die iRich-App jedoch nur für das iPad der Fa. Apple! Ein Mitarbeiter der KDVZ wird in der Sitzung das Softwaremodul sd.Net RICH und die iRich-App mit den jeweiligen Hardwarekomponenten vorstellen. Von Seiten der nutzenden Stadtverordneten muss bei der Notebook/Netbook-Nutzung ein Internetanschluss zur Verfügung stehen. Die Nutzung mittels iPad bedingt einen WLAN-Anschluss, über den der Zugang ins Internet erfolgt. Die Nutzung mittels iPad über einen Mobilfunkstandard der dritten Generation (3G) – wie z. B. UMTS – wurde zunächst nicht näher betrachtet. Kostenvergleich Ratsmitglieder: Der als Anlage 3 und Anlage 4 beigefügten Aufstellungen sind die derzeitigen Aufwendungen für den papiergebundenen Sitzungsdienst je Ratsmitglied bzw. je sachkundige/r Bürgerin/Bürger zu entnehmen. Anhand der als Anlage 5 beigefügten Kostengegenüberstellung wird ersichtlich, dass im vorliegenden Fall ein Kauf wirtschaftlicher ist als Leasing. Aus diesem Grund wird bei der weiteren Betrachtung nur noch auf den Kauf abgestellt. Eine Abschreibung wurde nicht kalkuliert, da die Finanzierung ausschließlich über die Investitionspauschale abgewickelt würde und der Abschreibung in diesem Fall in gleicher Höhe die Auflösung eines Sonderpostens gegenüberstünde. In einer Kostenvergleichsberechnung (Anlage 6) wurden alle Hard- und Softwarekosten zusammengetragen und den derzeitigen Kosten des papiergebundenen Sitzungsdienstes gegenübergestellt. Laut Hinweis der KDVZ ist fraglich, ob bei den iPads von einer Nutzungsdauer von 5 Jahren  App ist die Kurzform für Applikation und steht synonym für jede Form von Anwendungsprogrammen, primär jedoch für Anwendungen auf Smartphones oder Tablet-PCs. Seite 3 von Ratsdrucksache 878-IX ausgegangen werden kann, da nicht vorhersehbar ist, wie die Fa. Apple und der Softwarehersteller Sternberg ihre Software in den nächsten 5 Jahren anpassen werden. Die Softwareanpassungen können dann andere Hardwareanforderungen auslösen. Daher wurde bei dem Kostenvergleich bei den Hardwarekosten für die iPads mit einer Nutzungsdauer von 3 Jahren gerechnet und bei den Notebooks mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren. Die Kostenvergleichsberechnung ergab, dass die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes für die Ratsmitglieder von nahezu kostenneutral bis stark kosteneinsparend möglich ist, je nachdem, welche Variante gewählt wird und wie viele Ratsmitglieder sich beteiligen. Kostenvergleich sachkundige Bürgerinnen und Bürger: Auch für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger wurde eine Kostenvergleichsberechnung aufgestellt (Anlage 7). Hier sieht das Ergebnis nicht so positiv aus. Dadurch, dass sachkundige Bürgerinnen und Bürger in der Regel für 5 Sitzungen jährlich mit Sitzungsunterlagen bedient werden, stehen verhältnismäßig hohe Kosten für Hard- und Software relativ niedrigen Kosten des papiergebundenen Sitzungsdienstes gegenüber. Insofern wird für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger der papiergebundene Sitzungsdienst beizubehalten sein. Dies entspricht auch der Vorgehensweise der übrigen Kommunen. Losgelöst davon sollte für die Zukunft überlegt werden, die Gesamtzahl der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger, die in Bad Münstereifel immerhin bei 34 liegt, zu reduzieren. Fragebogen: Zwischenzeitlich wurde mithilfe eines Fragebogens u.a. die Bereitschaft der Ratsmitglieder und der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger abgefragt, sich dem papierlosen Sitzungsdienst zu nähern. Von 68 Befragten haben 32 (21 Ratmitglieder, 11 sachkundige BürgerInnen) die Erhebungsbogen abgegeben. Die Zusammenstellung der Ergebnisse sind als Anlage 8 (Ratsmitglieder) und Anlage 9 (sachkundige BürgerInnen) beigefügt. Es bleibt festzuhalten, dass die Erfahrungen mit IT erwartungsgemäß sehr unterschiedlich sind. 16 befragte Ratsmitglieder und 8 sachkundige Bürgerinnen und Bürger würden die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst befürworten. Einer Anmerkung in einem Fragebogen, dass die Ratsvorlagen erst spät und unvollständig im Ratsinformationssysteme eingestellt sind, kann so nicht zugestimmt werden. Die Vorlagen können von den Rats- und Ausschussmitgliedern sogar noch früher eingesehen werden als sie sie auf dem Postweg erhalten. Ratsvorlagen und Einladungen, die in der Regel donnerstags zur Post gegeben werden, erreichen den Adressaten frühestens freitags. Im Ratsinformationssystem sind sie bereits donnerstags abends zu sehen. Die Daten werden in der Regel um ca. 18.30 Uhr überspielt. Verfahrensvorschlag: Die Prüfung hat ergeben, dass die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum jetzigen Zeitpunkt nur für die Gruppe der Ratsmitglieder kostengünstig ist. Dabei müssen sich mindestens 5 Ratsmitglieder – bei einer iPad-Nutzung mindestens 10 Ratsmitglieder - für einen Umstieg verbindlich erklären. Aus städtischer Sicht ist die Variante, wenn Ratsmitglieder ihre Hardware zur Verfügung stellen und die Verwaltung die Software, die zu favorisierende. Für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger ist ein Umstieg zum jetzigen Zeitpunkt aus Kostengründen nicht realisierbar. Die Möglichkeit des Herunterladens der Sitzungsunterlagen von der städtischen Homepage – wie oben beschrieben – steht dem nicht entgegen. Über eine Reduzierung der Gesamtanzahl der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger von 34 Personen sollte nachgedacht werden. Da die Kosten für eine Umstellung (weder Hard- noch Software) im Haushalt 2012 nicht eingeplant sind, müssen sie für 2013 veranschlagt werden. Um die Gesamtkosten planen zu können, ist es erforderlich, dass bis Ende Oktober 2012 der Verwaltung mitgeteilt wird, wer sich definitiv für welche Variante entscheidet. Die Umsetzung des papierlosen Sitzungsdienstes könnte dann im An- Seite 4 von Ratsdrucksache 878-IX schluss an die Beschlussfassung über den Haushalt 2013 und eine ggf. erforderliche Abstimmung mit der Kommunalaufsicht als Geschäft der laufenden Verwaltung erfolgen. 2. Rechtliche Würdigung Die rechtlichen Grundlagen für die Einführung müssen noch durch eine Änderung der Geschäftsordnung geschaffen werden. 3. Finanzielle Auswirkungen Je nach Variante kostenneutral bis zu erheblichen Einsparungen. Wenn dem Beispiel der Stadt Büren gefolgt wird, entfallen die Investitionskosten für die Hardware und der Einspareffekt ist nochmals höher. Die Wahl einer Variante, die nicht kostenneutral wäre, wäre infolge eines dadurch verursachten Verstoßes gegen das Nothaushaltsrecht unzulässig. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Solange papiergebunden und papierlos verfahren wird, wird sich in der Stabsstelle ein geringer Mehraufwand ergeben, der sich langfristig betrachtet erwartungsgemäß wieder reduzieren wird. Für die Druckerei werden Personalreduzierungen erwartet. Der Mitarbeiter wird in anderen Aufgabenbereichen eingesetzt werden. Sofern künftig umfangreichere Druckaufträge anfallen – z. B. Haushaltsbuch –, kann die Beauftragung einer Druckerei in Betracht kommen. Dies insbesondere auch deshalb, weil bei Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst eine Ersatzbeschaffung des derzeit notwendigen Risographen nicht mehr erforderlich ist. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Folgende Lösungsmöglichkeiten gibt es: 1. Wie bisher papiergebundener Sitzungsdienst. 2. Umstellung auf freiwilliger Basis auf papierlosen Sitzungsdienst. 3. Komplettumstellung auf papierlosen Sitzungsdienst. Die Verwaltung befürwortet den 2. Lösungsvorschlag, weil er wirtschaftlicher als die Alternative 1 ist und auf Freiwilligkeit der Stadtverordneten setzt, was eine bessere Akzeptanz erwarten lässt. 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel Ausführung entfällt. 7. Beschlussvorschlag: Variante 1: Die Verwaltung wird beauftragt, den papierlosen Sitzungsdienst einzuführen. Die Stadtverordneten, die sich dem papierlosen Sitzungsdienst anschließen möchten, teilen dies der Verwaltung bis zum 31.10.2012 mit. Die Stadtverordneten stellen ihre eigene Hardware zur Verfügung. Die Software beschafft die Verwaltung. Die Haushaltsmittel sind im Haushaltsplan 2013 zu veranschlagen. Die Einführung erfolgt voraussichtlich Mitte 2013, nachdem die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen geschaffen wurden, als Geschäft der laufenden Verwaltung. Variante 2: Die Verwaltung wird beauftragt, den papierlosen Sitzungsdienst einzuführen. Die Stadtverordneten, die sich dem papierlosen Sitzungsdienst anschließen möchten, teilen dies der Verwaltung bis zum 31.10.2012 mit. Sie erhalten auf Wunsch ein stadteigenes Notebook bzw. iPad, welches nach Beendigung der Ratszugehörigkeit an die Verwaltung zurückzugeben ist. Über die Haftung für die Hardware ist eine noch aufzustellende Vereinbarung abzuschließen. Die Haushaltsmittel sind im Haushaltsplan 2013 zu veranschlagen. Die Einführung erfolgt voraussichtlich Mitte 2013, nachdem die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen geschaffen wurden, als Geschäft der laufenden Verwaltung.