Beschlussvorlage (Anlage 2 zur Beschlussvorlage 878-IX)

Anlage 2 zu RD 878-IX Bürener Stadtrat im Wandel - iPads statt Papierberge Während einige Kommunen in OWL noch überlegen, ihren Ratsmitgliedern die Sitzungsunterlagen papierlos zur Verfügung zu stellen, arbeiten in Büren schon seit Juni 23 der 38 Ratsmitglieder mit modernen Tablet-PCs. Der große Kopieraufwand und hohe Portokosten sollen im Bürener Rathaus nun endlich minimiert werden. Anstatt die Ratseinladungen mit zahlreichen Vorlagen und Niederschriften für jedes Ratsmitglied zu kopieren (häufig über 100 Seiten pro Sitzung) und per Post zu versenden, soll dies nun alles elektronisch geschehen. Über die Hälfte der Bürener Ratsmitglieder hat sich dazu entschieden, auf die Ratseinladungen mit Vorlagen und Niederschriften in Papierform zu verzichten. Sie haben sich Tablet-PCs (überwiegend iPads) angeschafft, und erhalten diese Dokumente in Zukunft auf elektronischem Weg. "Die Idee dazu kam Anfang dieses Jahres von der CDU-Fraktion", erklärt Bürgermeister Schwuchow. Der Vorschlag der Verwaltung, die Ratsunterlagen per Mail zu versenden, ging ihnen nicht weit genug. "Die Unterlagen müssen auch mit in die Sitzung genommen werden können, der papierlose Versand allein reicht hier nicht aus." so Wigbert Löper (CDU). Die Portokosten für das Versenden der Unterlagen an die Ratsmitglieder liegen durchschnittlich pro Jahr bei über 1.000,- €. Hinzu kommt noch der hohe Personalaufwand durch Kopieren, Sortieren und Verpacken. "Kosten, die im digitalen Zeitalter eingespart werden können.", so die Initiatoren. "Büren nimmt durch diese Entwicklung eine echte Vorreiterposition ein, landesweit gehören wir zu den ersten Kommunen in Sachen papierloser Rat, wenn auch zunächst nur mit gut der Hälfte der insgesamt 38 Ratsmitgliedern", schildert Helmut Ahmer, zuständiger Abteilungsleiter der Stadt Büren. Die größte Besonderheit aber ist, dass Bürens Ratsmitglieder die iPads privat finanzieren. Der Stadt entstehen durch die Anschaffung keinerlei Kosten. "Aus diesem Grund haben wir die Umstellung auch auf freiwilliger Basis angeboten und sind überrascht, dass sich nun über die Hälfte der Ratsmitglieder am papierlosen Rat beteiligt", erklärt Bürgermeister Schwuchow. "Wir haben also auf der einen Seite Einsparungen im Bereich Papier-, Druck-, Portosowie Personalkosten, und keine Investitionskosten auf der anderen Seite", führt er weiter aus. Die Ratsunterlagen werden schon seit mehreren Jahren in einem Rats- und Bürgerinformationssystem eingestellt. Die Ratsmitglieder können sich jetzt mit dem iPad in das System einloggen und so auf die Unterlagen während der Ratssitzung oder zu Hause zugreifen. Anstatt die Unterlagen per Post zuzustellen, wird nun nur noch ein Hinweis per E-Mail an die beteiligten Ratsmitglieder verschickt, dass die entsprechenden Unterlagen im Ratsinformationssystem zur Verfügung stehen. Die Vorteile der digitalen Unterlagen liegen auf der Hand: umfangreiche Pläne können in Farbe und nach Bedarf vergrößert betrachtet werden, die Archivierung der Unterlagen erfolgt nicht mehr in den Aktenschränken der Ratsmitglieder, sondern digital im Internet, und alle Unterlagen stehen jederzeit problemlos auf dem Tablet-PC bereit. Maßgeblich an der Umsetzung dieser Idee beteiligt war Wigbert Löper. Er motivierte seine Ratskollegen und brachte ihnen in einer Schulung zusammen mit Gregor Lemm (FDP) den Umgang mit dem iPad näher. Ein zweiter Schulungstermin soll nach der Sommerpause anberaumt werden. Aber nicht nur die Menschen müssen auf das papierlose Zeitalter im Stadtrat vorbereitet werden, sondern auch die Technik. So erfordert der Einsatz von über 20 Tablet-PCs ein stabiles WLAN-Netz im großen Sitzungssaal des Rathauses. Hier wurde durch einen mobilen Accespoint Abhilfe geschaffen, sodass die Einführungsphase des papierlosen Rats nach der Sommerpause starten kann. In den Monaten August und September werden die an dem Projekt beteiligten Ratsmitglieder die Unterlagen in Papierform und als E-Mail erhalten. Die Testphase soll genutzt werden, um auf eventuelle Probleme aufmerksam zu machen und den teilweise neuen Ablauf zu optimieren. Ab Oktober dieses Jahres bekommen die teilnehmenden Ratsmitglieder dann keine Post mehr, sondern nur noch eine E-Mail. "Wir freuen uns schon auf die Einführungsphase und hoffen, dass alles reibungslos anläuft", schildern einzelne Ratsmitglieder gespannt. Das Ratsinformationssystem ist im Übrigen auch für Bürger zugänglich und eröffnet diesen einen Einblick in den öffentlichen Teil der Rats- und Ausschusssitzungen. Einfach unter www.bueren.de das Ratsinformationssystem unter dem Menüpunkt Rathaus aufrufen. Quelle: Stadt Büren, URL: http://www.bueren.de/rathaus/aktuelles/116100100000014788.php, Zugriff: 10.08.12