Sitzungsvorlage (Antrag 01/2012 (B90/Die Grünen) - Modellprojekt "Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes")

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 30 Az.: 30/1024-09 Me. Jülich, 02.02.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 12/2012 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 13.02.2012 Stadtrat 23.02.2012 TOP Ergebnisse Antrag 01/2012 (B90/Die Grünen) - Modellprojekt "Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes" Anlg.: - 3 I 30 SD.Net Beschlussentwurf: Zur Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes führt die Stadt Jülich zunächst eine Testphase von 3 Monaten mit insgesamt 10 Teilnehmern durch. Nach Durchführung der Testphase und entsprechendem Erfahrungsaustausch der Beteiligten wird die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes zur Abstimmung gebracht. Begründung: Der Antrag 01/2012 (B90/Die Grünen) ist beigefügt (Anlage 1). Die Verwaltung befürwortet die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes ausdrücklich, da bereits seit geraumer Zeit dahingehende Überlegungen angestellt wurden. Mit Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes wäre gewährleistet, dass den Stadtverordneten alle Informationen (Einladungen, Sitzungsvorlagen nebst Anlagen, Niederschriften und sonstiger Schriftverkehr) in digitalisierter Form zur Verfügung gestellt wird. Dabei würde ein wirtschaftlich sparsamer Umgang mit den Ressourcen erfolgen. Die Entwicklung der letzten Jahre hat nämlich gezeigt, dass die mit der Durchführung des Sitzungsdienstes für die Ratsarbeit verbundene Vorlage von Informationen über die Maßen angestiegen ist und zu einer unverantwortlich hohen Ausgabe von Druckerzeugnissen führte. Gleichzeitig ist die technische Entwicklung inzwischen so weit fortgeschritten, dass das Vorhandensein eines Internetzuganges und die damit einhergehende Erreichbarkeit über E-Mail oder dergleichen nahezu für alle Stadtverordneten lückenlos gewährleistet ist. Im Vorgriff auf den v.g. Antrag wurde ein entsprechender Fragebogen (Anlage 2) erstellt, der den Ratsmitgliedern mit Schreiben vom 12.01.2012 übersandt wurde. Zum jetzigen Zeitpunkt (Stand 01.02.2012) liegen 20 beantwortete Fragebögen vor. Davon ausgehend, dass die noch ausstehenden Fragebögen in absehbarer Zeit eingehen, erfolgt an dieser Stelle nur eine kurze Zusammenfassung (Anlage 3). Eine repräsentative und detaillierte Auswertung der Fragebögen wird mit der Einladung zur nächsten Ratssitzung am 23.02.2012 zugehen. Damit eine sukzessive Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst erfolgen kann, sollte zeitnah nach Möglichkeit noch vor der Sommerpause - mit einer Testphase begonnen werden. Die Firma Sternberg stellt hierzu kostenlose Lizenzen zur Verfügung. Grundsätzlich verläuft die Testphase über 3 Monate und beinhaltet 5 Lizenzen. Nach Rücksprache mit der kdvz Frechen wäre es durchaus möglich, die Anzahl der Lizenzen auf 10 oder 15 zu erhöhen. Trotz der Erhöhung würden keine Kosten entstehen. Damit nach Beendigung der Testphase ausreichende Erfahrungswerte zur Verfügung stehen, sollten mindestens 10 Testpersonen an einer Testphase teilnehmen. Die Verteilung der Testlizenzen ist wie folgt geplant: CDU 2 SPD 2 UWG 1 B90/Die Grünen 1 FDP 1 Linke 1 Verwaltung 2 Aufgrund dessen ist dem Amt für Rats- und Rechtsangelegenheiten zeitnah mitzuteilen, welche Personen an der Testphase teilnehmen werden und welche Personen sich bereit erklären eigene Hardware zu nutzen. Nach Bekanntgabe der notwendigen Informationen kann mit der Testphase begonnen werden. Die Testpersonen würden sodann über den weiteren Ablauf informiert werden. In diesem Zusammenhang sei noch erwähnt, dass gegenwärtig nur ein Einsatz von Notebooks bzw. Netbooks in Frage kommt. Ein Tablet-PC (z.B. das iPad) ist trotz der mittlerweile verfügbaren App der Firma Sternberg gegenwärtig noch nicht bei der Stadt Jülich einsetzbar. Nach Rücksprache mit der kdvz bedarf es hier noch der Aktualisierung des Ratsinformationsmanagements (RIM), mit der frühestens in 2 Monaten zu rechnen ist. Damit die Testphase möglichst kostengünstig verlaufen kann, sollten - sofern möglich - weitestgehend Geräte der Stadtverordneten eingesetzt werden. Eine grundsätzliche Bereitschaft lässt sich aus der beigefügten Anlage 3 entnehmen. Ein darüber hinausgehender Fehlbedarf an Hardware wird durch die Verwaltung gedeckt. Diese improvisierte Maßnahme gilt ausschließlich während der Testphase, da hierfür nicht unbedingt eigens Geräte beschafft werden sollten. Nach Ablauf der Testphase soll zunächst jeder Stadtverordnete mit entsprechender Hardware und Software ausgestattet werden. Es sei denn, dass ein oder mehrere Stadtverordnete ausdrücklich eigenes Equipment vorziehen. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass die Kosten für die Beschaffung der Hardware und Software von der Verwaltung getragen werden. Eine finanzielle Beteiligung der Stadtverordneten, wie u.a. in einem Fragebogen thematisiert, ist nicht vorgesehen. Gleichwohl bleiben die Geräte im Eigentum der Stadt Jülich und sind nach Ablauf der Mitgliedschaft wieder abzugeben. Ob und inwieweit eine private Nutzung der zur Verfügung gestellten Geräte möglich ist, sollte nach Ablauf der Testphase geklärt werden. Während der Testphase wird im Rathaus behelfsmäßig ein drahtloses Netzwerk (WLAN) zur Verfügung stehen, so dass die Testpersonen kurzfristig geänderte / zusätzliche Sitzungsvorlagen herunterladen können. In der Ratssitzung am 23.02.2012 wird zudem durch die kdvz Rhein-Erft-Rur eine Präsentation zum Thema "papierloser Sitzungsdienst" durchgeführt. Sitzungsvorlage 12/2012 Seite 2 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer 1______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung ja x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 12/2012 x Zum jetzigen Zeitpunkt können noch keine realistischen Aussagen zu den finanziellen Auswirkungen getroffen werden. nein nein Seite 3