Sitzungsvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Titz)

Gemeinde Titz Sitzungsvorlage Nr.: Der Bürgermeister 28/2012 FB 1 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung Hesse, Kerstin 02463-659-11 15.02.2012 Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss 08.03.2012 Rat 15.03.2012 Betreff: Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Titz Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Gemeinderat die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes unter der Voraussetzung zu beschließen, dass sich hieran mindestens 20 Gemeindevertreter/innen bzw. sachkundige Bürger/innen beteiligen. Als Nutzungsdauer für die zu beschaffenden Notebooks wird ein Zeitraum von 48 Monaten definiert. Die finanziellen Auswirkungen (z. B. für die Beschaffung der Notebooks sowie alle Aufwendungen und ersparte Aufwendungen) sind über die Veränderungsnachweisung im Rahmen des Haushaltsplans 2012 zu berücksichtigen. Begründung: Im Jahre 2010 wurde das Sitzungsprogramm SD-Net eingeführt. Die insgesamt 1.100 Anmeldungen der Gremienvertreter und einer Anzahl von knapp 200.000 Internetzugriffen spricht für eine hohe Akzeptanz. Die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist durch den Einsatz eines Zusatzmoduls von SD-Net möglich. Der Gedanke hierzu wurde im Kreise der Fraktionsvorsitzenden vorgestellt und diskutiert und ergab positive Reaktionen. Daraufhin hat die Verwaltung im Herbst des letzten Jahres eine Abfrage bei den Gremienvertretern, bezüglich der Bereitschaft zu einem papierlosen Sitzungsdienst und dem Kenntnisstand in der IT-Landschaft, durchgeführt. Von 50 Befragten haben 33 den Erhebungsbogen abgegeben. Die Auswertung ist als Anlage (Anlage 1) beigefügt. Wie erwartet, sind die Erfahrungen im IT-Bereich sehr unterschiedlich. Festzuhalten ist, dass 25 der Befragten die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes klar befürworten würden und lediglich drei dagegen sind. Bei den nachfolgend dargestellten Varianten wird jeweils die Bereitstellung eines Notebooks (statt z. B. eines Netbooks oder eines Tablet PCs) angenommen und in die Berechnung einbezogen. Der Unterschied von Leasing und Kauf wurde von der Verwaltung eingehend geprüft. Es gab nahezu keine Kostenunterschiede, weshalb ein Kauf seitens der Verwaltung bevorzugt und vorgeschlagen wird. Dies eröffnet die Möglichkeit, noch brauchbare Geräte nach Ablauf des Zeitraums von 48 Monaten weiter zu verwenden. Die KDVZ Rhein-Erft-Rur hat der Verwaltung das Software-Modul „SD-Net RICH“ der Fa. Sternberg angeboten. Dieses ermöglicht den Download und die anschließende Bearbeitung von Sitzungsunterlagen. Voraussetzung hierfür ist ein Internetanschluss und die Nutzung des Betriebssystem MS Windows. Die Aufwendungen für das Programm bestehen aus Modul- und Wartungskosten, weiter würden Kosten für die Beschaffung von Notebooks entstehen (Anlage 2). Eine Nutzungsdauer von 60 Monaten ist, wie man der Berechnung entnehmen kann, am günstigsten. Bei einer Nutzung von 48 Monaten fallen pro Monat jedoch nur geringe Mehrkosten an. Da Notebooks erfahrungsgemäß nach 60 Monaten nicht mehr ausreichend leistungsfähig sind, schlägt die Verwaltung eine Nutzungsdauer von 48 Monaten vor. Mit der Einführung sind selbstverständlich auch Einsparungen verbunden: Diese bestehen zunächst aus zukünftig entfallenen Kosten für Papier, für Porto sowie für Kopien. Darüber hinaus werden personelle Ressourcen in der Verwaltung frei (Anlage 3). In diesem Zusammenhang verweist die Verwaltung auf die Reduzierung des Stellenvolumens in der Kernverwaltung und die erklärte Absicht, eine weitere Stelle auf Fachbereichsleiterebene einzusparen. Insofern sind die in der Kostenaufstellung dargestellten Einsparungen im Personalbereich teilweise bereits erbracht bzw. werden zukünftig noch realisiert. Die Gemeindevertreter und sachkundigen Bürger, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen möchten, erhalten auf Wunsch ein gemeindeeigenes Notebook, das nach Ablauf der Wahlperiode (bei Ausscheiden aus dem Rat oder Gremium) an die Verwaltung zurück zu geben ist. In einem weiteren Schritt sind noch Regelungen über die Haftung für das Notebook zu treffen und die Geschäftsordnung ist hinsichtlich der schriftlichen Einladung zu ändern. Die Einführung erfolgt möglichst in der ersten Sitzungsrunde nach der Sommerpause. Die Mittel für die Anschaffung der Notebooks (inkl. der Kosten für Modul und Wartung der Software) werden durch Veränderungsnachweis im Haushalt 2012 bereitgestellt. Entsprechende Einsparungen bei den sachlichen und geschäftlichen Mitteln sind dabei zu berücksichtigen. Im Übrigen bietet die Verwaltung in Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur eine Vorstellung des Programms und entsprechende Schulungen an. (Frantzen) -2-