Beschlussvorlage (Büroraumbewirtschaftung)

STADT ERFTSTADT öffentlich V 477/2012 Az.: 14 06-06 Büroraum Amt: - 14 BeschlAusf.: - - 14 - Datum: 14.11.2012 gez. Walter Amtsleiter RPA Beratungsfolge Finanz- und Personalausschuss Betrifft: - 20 - Termin 04.12.2012 BM / Dezernent 05.12.2012 Datum Freigabe -100- Bemerkungen vorberatend Büroraumbewirtschaftung Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der nachfolgenden Ausführungen des Rechnungsprüfungsamtes (Zwischenergebnis) zur Büroraumbewirtschaftung werden zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird beauftragt, eine Umsetzung des dargestellten Potenzials zu forcieren. Begründung: Das Rechnungsprüfungsamt wurde durch Ratsbeschluss vom 26.06.2012 beauftragt, zu ermitteln, ob und inwieweit durch eine optimierte Büroraumbewirtschaftung im Hinblick auf den Arbeitsplatzbedarf Einsparmöglichkeiten gegeben sind. Gleichzeitig wurden für die Inanspruchnahme einer externen Beraterfirma Mittel zugesichert, da das RPA für solche Untersuchungen – je nach Umfang - keine Personalkapazitäten vorhält. Im Rahmen einer installierten Arbeitsgruppe wurde die Vorgehensweise besprochen; beteiligt waren (und sind):  Personalrat  Gebäudemanagement Eigenbetrieb Immobilien  Personalabteilung  Gleichstellungsbeauftragte  Behindertenvertretung  RPA Es wurden darüber hinaus mit verschiedenen Beraterfirmen Gespräche und Hausbegehungen durchgeführt. Zwei Firmen haben ein Angebot für eine Beratung vorgelegt. Es wurde allerdings schnell deutlich, dass unsere Ziele mit einer Fremdfirma alleine nur bedingt erreichbar waren / sind. Um bei den hiesigen Bedingungen Einsparmöglichkeiten zu erkennen, bedarf es entweder eines Insider-Wissens (nur intern vorhanden) oder eines Auftrages an extern, der erheblich über den seinerzeit angedachten Aufwand (rd. 10.000 €) hinausgeht. Eine Unternehmensberatung in diesem Umfange (Analyse nahezu jedes Arbeitsplatzes unter Berücksichtigung notwendiger Präsenzzeiten, Möglichkeiten von Heimarbeit, Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten,usw. ) würde monetär bis in den 6-stelligen Bereich hineinreichen! Es wurde daher der Entschluss gefasst, mit Hilfe eigener Kapazitäten unter Zuhilfenahme der Personalabteilung (Zusammenstellung der Personaldaten / Dienstzeiten für jeden Arbeitsplatz) und der Abteilung Gebäudemanagement (Pläne) sowie unter Einbeziehung der Fachämter (Abfragen Notwendigkeit Präsenzzeiten u.a.) zusammengetragene Informationen und Erkenntnisse auszuwerten. Parallel wurde dennoch eine Fremdfirma (Lepel & Lepel, Innenarchitektur, Büroorganisation) beauftragt, die Räumlichkeiten zu begehen und daraufhin Anregungen einzubringen. Dieser Auftrag wurde moderat gehalten und hat lediglich ca. 30 % der ursprünglichen Schätzung beansprucht. Wichtig war und ist bei diesem Projekt, die Mitarbeiterschaft „mitzunehmen“ und für andere Arbeitszeitmodelle zu motivieren. Das RPA hat daher mehrfach die gesamte Belegschaft (sowie auch in verschiedenen Einzelgesprächen) auf mögliche Varianten hingewiesen und ein Befassen mit der Sache angeregt. Unzweifelhaft ist, dass in einigen Bereichen keine Kapazitäten vorhanden sind. Auch ist festzustellen, dass Arbeitsplatzbedingungen oftmals nicht den diesbezüglichen Richtlinien entsprechen. Erkennbar ist im Gegenzug aber auch, dass in vielen Verwaltungsbereichen die Arbeitsplätze – vor allem in den Nachmittagsstunden – verwaist sind. „Leere“ Arbeitsplätze kosten nicht nur Platz, sondern verursachen auch unnötig Energiekosten. Durch eine sinnvolle Einbeziehung von Heimarbeit (z.B. Stundenanteile – nicht den ganzen Tag) in Verbindung mit der Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiteinteilungen ist Platzpotenzial bei der Stadt Erftstadt vorhanden. Es gibt Beispiele, die prädestiniert sind für einen kleinen Anteil Heimarbeit (ca. 2 Stunden täglich, soweit überhaupt erforderlich) und dadurch umgehend ohne nennenswerte Einschränkungen Plätze frei würden. Von den betroffenen Mitarbeitern wird dies im übrigen gewünscht und als sinnvoll angesehen. Selbstverständlich bedarf jeder Anteil Heimarbeit einer eindeutig definierten Aufgabenzuteilung sowie Transparenz bezüglich deren Erledigung. Kleinere Anteile Heimarbeit (z.B. wenige Überhangstunden bei Arbeitsplatzsharing) schaden in dieser Konstellation der Präsenz für die Bürgerschaft nicht. Darüber hinaus sind einige Plätze in der Verwaltung – auch im Bürgerbüro Lechenich – überhaupt nicht oder nur sporadisch besetzt. Nach Analyse des RPA ergeben sich folgende Potenziale (unerhebliche Anteile - z.B. Außendienst unterhalb 20 % – wurden nicht berücksichtigt): -2- Etage EG Rathaus + Bürgerbüro Lechenich 1. 2. 3. 4. Potenzial Büroarbeitsplätze Ca. 3 Ca. 3-4 Ca. 2 Ca. 2-6 (je nach Organisation) Ca. 3-4 Analyse der Beratungsfirma nach Begehung des Rathauses in allen Etagen: Lfd. Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Feststellungen Arbeitsplätze entsprechen vielfach nicht den Arbeitsplatzrichtlinien, die meisten Mitarbeiter/innen sitzen mit dem Rücken zum Fenster Es fehlen Kommunikationszonen Ausstattungsmix : Reihung verschiedener Möbel und Produktlinien, teils Eigenkreationen Einheitliche Ablagesysteme nicht erkennbar. Teilweise Kühlschränke u.a. verschmutzt und unmittelbar am Arbeitsplatz – es fehlen angemessene und gepflegte Küchenräume / Aufenthaltsräume zur allgemeinen Nutzung Zum Teil erhebliche Mängel im Hinblick auf Aufgeräumtheit, teilweise werden die Tische mit Kartons und Unterlagen zugepackt. Für Besucher ergibt sich teilweise kein geordnetes und einladendes Bild = schlechte Außenwirkung Dies ist auch für die Mitarbeiterschaft belastend und wirkt sich im Regelfall auf Motivation und Leistungsfähigkeit aus Viele leerstehende Büros, die auch in Urlaubszeiten nicht freigeräumt werden, somit keine multifunktionale Nutzung Archivräume teilweise nicht ausgenutzt, teilweise als ungeordneter Abladeplatz benutzt. Türen sind abgeschlossen, dafür Schränke oftmals offen. Wenig Toilettenräume, unattraktive, zu kleine Küchenräume – so dass fast alle ihre eigenen Geräte mitbringen Fazit :, 1. Aufgrund der ersten Analyse kann von einem Platzpotenzial von zunächst 10-15 Plätzen ausgegangen werden. Hierfür sind keine wesentlichen Einschnitte oder Verzichte erforderlich. 2. Weiteres Potenzial ist vorhanden bei Förderung flexiblerer Arbeitszeitmodelle, insbesondere in den Bereichen Teilzeit und Außendienst. Nicht alle Teilzeitkräfte sind aus familienpolitischen Gründen gezwungen, ausschließlich vormittags den Dienst zu leisten; hier gibt es eine Vielzahl von durchaus individuellen Varianten, z.B.:  1 TZ-Kraft vormittags, die andere TZ-Kraft nachmittags (Standard-Modell)  1 TZ-Kraft tageweise oder wochenweise wechselweise Vollzeit, danach die Tage bzw. Woche Freizeit, die andere TZ-Kraft umgekehrt. -3- Solche Modelle sind nicht nur für Mitarbeiter/innen attraktiv, sie sichern gleichzeitig die Nachmittagspräsenz - und es wird jeweils 1 Arbeitsplatz eingespart. Dies ist allerdings ein Prozess, der in Absprache mit der Mitarbeiterschaft sukzessive angegangen werden sollte. Möglich wären neue Konzepte in einigen Bereichen schließlich dann, wenn  zeitliche Überhänge (z.B. eine 20-Std-Kraft macht Arbeitsplatzsharing mit einer 25-Std.Kraft) durch Heimarbeit aufgefangen würden, in dem Falle z.B. 5 Std.  Arbeitsplatzsharing auch mit anderen Ämtern praktiziert würde, es muss nicht beschränkt werden auf ein Amt / Eigenbetrieb. Hierfür sollten diese Arbeitsplätze allerdings nach innovativen Bürokonzepten gestaltet und vor allem geordnet (moderne Ablagesysteme / Dokumentenmanagement) sein. 2 PC’s / 1 Bildschirm dürften nicht das Problem sein.  Kräfte mit umfangreichen Außendiensttätigkeiten in Bezug auf Büronutzung effizienter eingesetzt würden. Auch hier ergeben sich zahlreiche Sharingmodelle, ausnahmsweise auch i.V.m. kleinen Heimarbeitsanteilen. Voraussetzung ist auch hier eine amtsinterne Auseinandersetzung mit der Thematik. Weitere Voraussetzung wäre auch hier eine zeitgemäße, geordnete Büroorganisation einschl. Ablagesystem. 3. Die Feststellungen des Architektenbüros sollten zum Anlass genommen werden, die Büroorganisation, insbesondere die Ablagesysteme (auch Dokumentenmanagement) und die Effizienz der Büroausstattungen (einheitlich und verschlanken) mittelfristig zu verbessern. ---------------------------------------------- Sollten bereits die o.g. 10-15 Plätze eingespart werden, wäre die Schaffung einer disponiblen, in sich geschlossenen Einheit möglich, beispielsweise im Erdgeschoss des Rathauses (Passage je nach Fremdvermietung von Interesse). Dem Bürgermeister wurden detaillierte Ausführungen hierzu überlassen und gleichzeitig empfohlen, die Vorschläge aufzugreifen und eine Umsetzung zu forcieren. In einer gemeinsamen Verwaltungskonferenz sollen die Möglichkeiten analysiert und Zielvorgaben festgelegt werden. (Walter) -4-