Beschlussvorlage (Pflichtenheft Stassenreinigung / Winterdienst)

EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes in der Stadt Erftstadt Pflichtenheft Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Inhalt 1 Ausgangslage ............................................................................................................................. 3 2 Organisation und Ablauf des Verfahrens .............................................................................. 4 2.1 Schätzung des Auftragswertes ............................................................................................. 4 2.2 Art des Vergabeverfahrens .................................................................................................. 4 2.3 Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte)....................................................... 4 2.4 Vertraulichkeit ..................................................................................................................... 5 2.5 Zeitplan ................................................................................................................................ 6 3 Beteiligte am Vergabeverfahren.............................................................................................. 8 3.1 Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen ........................................ 8 3.2 Personen und Beteiligte auf Seiten des Auftraggebers........................................................ 9 4 Leistungsbeschreibung ........................................................................................................... 10 4.1 Art und Umfang der zu erbringenden Leistung ................................................................. 10 4.2 Laufzeit .............................................................................................................................. 11 4.3 Vorgaben an die Leistungserbringung............................................................................... 11 4.4 Unterbeauftragung ............................................................................................................. 12 4.5 Abrechnung der Leistungen .............................................................................................. 12 4.6 Anpassung der Entgelte ..................................................................................................... 13 4.7 Allgemeine Vertragsbedingungen ..................................................................................... 13 5 Wesentliche Angebotsbedingungen ...................................................................................... 15 5.1 Inhalt der Angebote ........................................................................................................... 15 5.2 Nebenangebote .................................................................................................................. 15 6 Wertungsverfahren ................................................................................................................ 16 6.1 Inhaltliche und formale Prüfung der Angebote ................................................................. 16 6.2 Eignungsprüfung ............................................................................................................... 16 6.3 Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise ............................................................. 18 6.4 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes ....................................................................... 18 6.5 Ablauf der Zuschlagserteilung .......................................................................................... 18 2 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 1 Pflichtenheft Ausgangslage In der Stadt Erftstadt laufen zum 31.12.2012 der Vertrag über die Durchführung der Straßenreinigung und zum 31.03.2013 der Vertrag über die Durchführung des Winterdienstes aus. Als öffentlicher Auftraggeber ist die Stadt Erftstadt verpflichtet, diese Leistungen im Rahmen eines Vergabeverfahrens neu zu beauftragen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Leistungen: • Reinigung von öffentlichen Straßen, Wegen und Plätzen • Durchführung des Winterdienstes (Schneeräumung und Aufbringen von Streugut) auf öffentlichen Straßen und Plätzen Folgende Zielsetzungen und Rahmenbedingungen sind bei der Vorbereitung und Durchführung dieses Vergabeverfahrens besonders zu beachten: • Durchführung eines rechtlich belastbaren Vergabeverfahrens • Abschluss eines Dienstleistungsvertrages zu wirtschaftlichen Konditionen • Erbringung der Dienstleistungen unter Einhaltung der umwelt- und abfallrechtlichen Gesetze und Verordnungen Das Pflichtenheft berücksichtigt diese Vorgaben und dient als Grundlage für die Gestaltung des Vergabeverfahrens und als Vorgabe für den Inhalt aller noch zu erstellenden Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsbeschreibung und Vertragsentwurf). Hinweis: Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen werden die gesetzlichen Regelungen und die einschlägige Rechtsprechung berücksichtigt. Da noch nicht vollständig abzusehen ist, ob und gegebenenfalls wie sich insbesondere die zukünftige Rechtsprechung auf dieses Verfahren auswirkt, ist es möglich, dass in Einzelfällen im laufenden Verfahren von den Vorgaben dieses Pflichtenheftes abgewichen werden muss. Es ist zudem darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Vergaberechts gegebenenfalls im Widerspruch zu anderen Rechtsvorschriften stehen können. Auch die aktuelle Rechtsprechung ist leider nicht widerspruchsfrei. Insbesondere aktuelle Entscheidungen zur Losaufteilung, zum Kriterium „Preis“ und zur Dokumentation des Vergabeverfahrens haben teilweise erhebliche Auswirkungen. Hieraus resultieren z. T. erhebliche Risiken für die Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens. 3 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 2 Organisation und Ablauf des Verfahrens 2.1 Schätzung des Auftragswertes Pflichtenheft Zu vergeben sind Leistungen mit einem derzeitigen Auftragswert von ca. 155.000 EUR/a (brutto) für die Straßenreinigung und einem durchschnittlichen Auftragswert von ca. 64.000 EUR/a (brutto) für den Winterdienst in den letzten drei Jahren. Gemäß der durchgeführten Schätzung des Auftragswertes liegt der erwartete Angebotspreis für die zu vergebenden Leistungen bei ca. 200.000 bis 240.000 EUR/a (brutto), wobei witterungsbedingte Unsicherheiten beim Winterdienst bestehen. 2.2 Art des Vergabeverfahrens Da der Schwellenwert in Höhe von 200.000 EUR überschritten wird, sind insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (Abschnitt 2 VOL/A) zu berücksichtigen. Vergabeverfahren sind vorzugsweise in Form eines offenen Vergabeverfahrens gemäß § 3 EG Abs. 1 S. 1 VOL/A durchzuführen. Die Nichtanwendung ist zu begründen. Die Wahl z. B. eines nicht offenen Vergabeverfahrens setzt u. a. voraus, dass die zu erbringende Leistung nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann. Da die Voraussetzungen für die Nichtanwendung eines offenen Verfahrens nicht vorliegen, wird dieses Vergabeverfahren als offenes Verfahren durchgeführt. 2.3 Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) Zur Absicherung des Vergabeverfahrens im Fall möglicher (Rechts-)Streitigkeiten mit Bietern ist auf Seiten des Auftraggebers eine vollständige Vergabeakte zu führen, welche den Ablauf des Vergabeverfahrens dokumentiert. Diese Vergabeakte ist bei Nachprüfungsverfahren der zuständigen Vergabekammer üblicherweise innerhalb von drei Tagen vollständig vorzulegen. Der Antrag stellende Bieter erhält häufig ein umfassendes Einsichtsrecht in die dann vorliegende Vergabeakte. 4 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Zu der Vergabeakte gehören insbesondere folgende Unterlagen: • das Pflichtenheft • die Sitzungsvorlagen und Protokolle bzw. Beschlussfassungen, die dieses Vergabeverfahren zum Gegenstand haben 2.4 • der Briefwechsel mit den Veröffentlichungsorganen • die Bekanntmachungstexte • die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen • der Briefwechsel mit den Bewerbern und Bietern • die eingegangenen Angebote • das Protokoll der Angebotsöffnung • die Dokumentation der Bietergespräche • der Vergabevorschlag/Vergabevermerk Vertraulichkeit Die Inhalte der Angebote sind vertraulich zu behandeln (§§ 16 EG Abs. 2, 17 EG Abs. 3 VOL/A). Es handelt sich hierbei um eine Bieter schützende Vorschrift, daher drohen bei einer Verletzung Schadenersatzansprüche der Bieter gegen die ausschreibende Stelle. Vertrauliche Unterlagen der Vergabe sind daher nur den in Punkt 3.2 genannten Beteiligten zugänglich zu machen und von diesen auch über das Vergabeverfahren hinaus vertraulich zu behandeln. Soweit inhaltliche Beratungen der politischen Gremien zu diesem Vergabeverfahren stattfinden, erfolgen diese in nicht öffentlicher Sitzung. 5 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 2.5 Pflichtenheft Zeitplan Für die Durchführung des Vergabeverfahrens ist der folgende Zeitplan vorgesehen: Mitte Juni 2012 Fertigstellung des Pflichtenheftes 26. Juni 2012 Beschluss des Pflichtenheftes im Stadtrat Ende Juni 2012 Fertigstellung der Vergabeunterlagen Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung (Beginn des formalen Vergabeverfahrens) Mitte August 2012 Ablauf der Angebotsfrist bis Mitte September 2012 Auswertung der Angebote; gegebenenfalls Bietergespräche Vorlage des Vergabevorschlages September/Oktober 2012 Vergabebeschluss im Stadtrat (02.10.2012) nach Vorberatung im Betriebsausschuss (11.09.2012) im Anschluss Information der nicht berücksichtigten Bieter + mind. 10 Tage Zuschlagserteilung (Ende des formalen Vergabeverfahrens) 31.10.2012 Ablauf der Bindefrist 01.01.2013 Leistungsbeginn Straßenreinigung 01.11.2013 Leistungsbeginn Winterdienst Sommerferien NRW: 09.07.2012 – 21.08.2012 Herbstferien NRW: 08.10.2012 – 20.10.2012 6 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Der vorstehende Zeitplan geht u. a. von folgenden Annahmen aus: • Innerhalb der Angebotsfrist und der Phase der Auswertung der Angebote gehen keine Rügen oder Nachprüfungsanträge von Bietern oder Bewerbern ein, die zu einer Verzögerung des Vergabeverfahrens führen. • Im laufenden Vergabeverfahren werden keine Gesetze oder Verordnungen erlassen oder Beschlüsse, z. B. von Vergabekammern oder Oberlandesgerichten, veröffentlicht, die sich auf dieses Vergabeverfahren auswirken können. • An der Eignung der zu Bietergesprächen eingeladenen Bieter und an der Verbindlichkeit der Angebote dieser Bieter bestehen keine Zweifel. Die Durchführung einer zweiten Runde von Bietergesprächen ist nicht notwendig. Sollte nach der Information der nicht berücksichtigten Bieter ein Nachprüfungsantrag gestellt werden, verlängert sich das Vergabeverfahren um mindestens sieben Wochen. Sollte die Zuschlagserteilung innerhalb der vorgesehenen Bindefrist nicht möglich sein, wären die für die Vergabe in Frage kommenden Bieter aufzufordern, die Bindefristen für ihre Angebote entsprechend zu verlängern. 7 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 3 Beteiligte am Vergabeverfahren 3.1 Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen Pflichtenheft Der das gesamte Vergaberecht bestimmende Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) erfordert es, sicherzustellen, dass nur Personen tätig werden, die in ihren Interessen weder mit einem Bieter noch mit einem Beauftragten eines Bieters verknüpft sind. Die Verletzung des Gleichbehandlungsgebots kann an öffentlichen Aufträgen interessierte Bieter diskriminieren. Zum Schutz der Bieter vor einer Parteilichkeit des Auftraggebers wurde in der Vergabeverordnung (VgV) ein entsprechender Ausschluss solcher voreingenommenen Personen geregelt. Der Verordnungstext lautet wie folgt: § 16 Ausgeschlossene Personen (1) Als Organmitglied oder Mitarbeiter eines Auftraggebers oder als Beauftragter oder als Mitarbeiter eines Beauftragten eines Auftraggebers dürfen bei Entscheidungen in einem Vergabeverfahren für einen Auftraggeber als voreingenommen geltende natürliche Personen nicht mitwirken, soweit sie in diesem Verfahren 1. Bieter oder Bewerber sind, 2. einen Bieter oder Bewerber beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzlicher Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten, 3. a) bei einem Bieter oder Bewerber gegen Entgelt beschäftigt oder bei ihm als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs tätig sind oder b) für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen tätig sind, wenn dieses Unternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Bieter oder Bewerber hat, es sei denn, dass dadurch für die Person kein Interessenkonflikt besteht oder sich die Tätigkeiten nicht auf die Entscheidungen in dem Vergabeverfahren auswirken. (2) Als voreingenommen gelten auch die Personen, deren Angehörige die Voraussetzungen nach Absatz 1 Nr. 1 bis 3 erfüllen. Angehörige sind der Verlobte, der Ehegatte, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern sowie Pflegeeltern und Pflegekinder. Die Mitglieder der beim Auftraggeber beteiligten Gremien sowie die mit dem Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiter des Auftraggebers wurden über die gesetzlichen Regelungen informiert und aufgefordert, jeweils persönlich zu überprüfen, ob sie als voreingenommene Personen gelten oder ob darüber hinaus andere Gründe für eine Befangenheit vorliegen. 8 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 3.2 Pflichtenheft Personen und Beteiligte auf Seiten des Auftraggebers Vor dem Hintergrund der geschilderten Ausgangslage ist es sinnvoll, den Kreis der beteiligten Personen am Vergabeverfahren festzulegen und deren Aufgaben zu definieren. Stadt Erftstadt als ausschreibende Stelle: Eigenbetrieb Straßen (Herr Böcking, Herr Schumacher, Frau Lindenlaub): • Führen der Vergabeakte • Abnahme des Pflichtenheftes und der Vergabeunterlagen • Vervielfältigung und Versand der Vergabeunterlagen • Beantwortung von Bewerbernachfragen • Annahme und Sammlung der Angebote • Durchführung der Angebotsöffnung • Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen • Abnahme des Vergabevorschlags • Versand der Absageschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter Allgem. Finanzdienst (Frau Hönig, Frau Landmann): • Teilnahme an der Angebotsöffnung Betriebsausschuss/Stadtrat: • Beschluss des Pflichtenheftes durch den Stadtrat • Beschluss der Vergabe durch den Stadtrat nach Vorberatung im Betriebsausschuss Schmidt/Bechtle GmbH als Beratungsunternehmen: • Strukturierung/Organisation des Vergabeverfahrens • Erstellung des Pflichtenheftes und der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle • Veranlassung der Veröffentlichungen • Unterstützung des Auftraggebers bei der Beantwortung von Bewerbernachfragen • Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen • Erstellung des Vergabevorschlages in Abstimmung mit dem Auftraggeber Hinweis: Leistungen sind unter ausschließlicher Verantwortung der Vergabestelle zu vergeben. Demnach ist die Verantwortung der Vergabestelle unteilbar, sie kann die Verantwortung nicht mit anderen Stellen wie z. B. Sachverständigen teilen oder auf diese übertragen. 9 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 4 Leistungsbeschreibung 4.1 Art und Umfang der zu erbringenden Leistung Pflichtenheft Die auszuschreibenden Leistungen werden im gegenständlichen Verfahren in zwei Fachlosen vergeben. Die Teilnahme von kleinen und mittleren Unternehmen ist somit in ausreichendem Maße ermöglicht. Ein breiter Wettbewerb ist zu erwarten. Die Begründung der Losaufteilung ist gesondert dokumentiert. Die auszuschreibenden und zu vergebenden Leistungen orientieren sich inhaltlich im Wesentlichen an dem bisherigen Leistungsumfang und Leistungsstandard. Die Leerung der Straßenpapierkörbe und der händische Winterdienst werden dabei künftig durch die Stadt Erftstadt selbst erbracht. Nachfolgend sind die wesentlichen vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen und die wichtigsten Rahmenbedingungen für die beiden Lose dargestellt: Los 1: Straßenreinigung • Ganzjährige maschinelle (Groß- und Kleinkehrmaschine) und ergänzende händische Reinigung von öffentlichen Straßen, Wegen und Plätzen im wöchentlichen Rhythmus • Sonderreinigungen auf Abruf (z. B. nach örtlichen Festivitäten oder zur Aufnahme von Ölbindemitteln nach Verkehrsunfällen) • Transport des erfassten Kehrgutes zu der vom Auftraggeber vorgegebenen Anlieferstelle Los 2: Winterdienst • Bedarfsweise maschinelle Schneeräumung (Großräummaschine) von öffentlichen Straßen und Plätzen • Bedarfsweises maschinelles Aufbringen von Streugut (Großstreumaschine) auf öffentlichen Straßen und Plätzen; das erforderliche Streugut wird vom Auftraggeber gestellt • Durchführung der vorgenannten Leistungen im Zeitraum vom 01.11. bis zum 31.03. eines jeden Jahres („Winterdienstperiode“) 10 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 4.2 Pflichtenheft Laufzeit Die Leistungen werden in Los 1 vom 01.01.2013 bis zum 31.12.2016 ausgeschrieben. In Los 2 werden die Leistungen vom 01.11.2013 bis zum 31.03.2017 ausgeschrieben. Der Vertrag verlängert sich in beiden Losen um jeweils ein Jahr, wenn er nicht spätestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Notwendige Vorbereitungen zur Leistungserbringung können nach der Zuschlagserteilung beginnen. 4.3 Vorgaben an die Leistungserbringung Fahrzeugtechnik Die Bieter haben in ihren Angeboten geeignet nachzuweisen, dass mit der angebotenen Fahrzeugtechnik die in der Leistungsbeschreibung und in der Satzung über die Straßenreinigung der Stadt Erftstadt festgelegten Leistungen uneingeschränkt erbracht werden können. Hinsichtlich der gegenständlichen Ausschreibung sind nur Fahrzeuge mit mind. der EURO-V-Norm einzusetzen. Alle Fahrzeuge müssen mit Rußpartikelfiltern ausgestattet sein. Für Sonderreinigungen zur Aufnahme von Ölbindemitteln nach Verkehrsunfällen sind flüssigkeitsdichte Fahrzeuge einzusetzen. Reinigungszeiten Die Durchführung der Straßenreinigung hat in der Regel montags bis freitags in der Zeit von 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr zu erfolgen. Die Regelungen der aktuellen Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung (32. BImSchV), welche in Wohngebieten eine Reinigung i. d. R. erst ab 07:00 Uhr erlaubt, sowie die Öffnungszeiten der Anlieferstelle sind bei der Angebotskalkulation und der Leistungserbringung zu berücksichtigen. Winterdienstzeiten Die Durchführung des Winterdienstes erfolgt witterungsbedingt bedarfsweise auf Abruf ab 05:00 Uhr. Der erste Räumungs-/Streueinsatz ist werktags (montags bis samstags) bis 07:00 Uhr und sonn- und Feiertags bis 09:00 Uhr abzuschließen. Soweit erforderlich, ist der Winterdienst bis 20:00 Uhr (in witterungsbedingten Ausnahmefällen bis 22:00 Uhr) zu wiederholen. Die Einsätze sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. 11 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Niederlassung Dem Auftraggeber ist ein Handlungsbevollmächtigter zu benennen, der in der mit der operativen Leistungserbringung beauftragten Betriebsstätte tätig ist. Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass der Handlungsbevollmächtigte im Bedarfsfall kurzfristig beim Auftraggeber persönlich erscheinen kann. Dokumentation Der Auftragnehmer verpflichtet sich, regelmäßig Nachweise über die Art, die Menge und den Verbleib der erfassten Abfälle (gilt nur für Los 1) sowie über die durchgeführte Reinigungsbzw. Winterdienstleistung zu liefern. 4.4 Unterbeauftragung Eine Unterbeauftragung an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen ist zulässig. Eine Änderung der Unterbeauftragung ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich. 4.5 Abrechnung der Leistungen Die Rechnungslegung erfolgt monatlich auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Leistungen. Die Rechnungen werden vom Auftraggeber nach Vorlage der prüffähigen Rechnung innerhalb von 28 Tagen beglichen. Die zu zahlenden Entgelte werden im Wesentlichen wie folgt berechnet: Los 1: Straßenreinigung Ganzjährige Straßenreinigung Die Abrechnung der maschinellen Reinigung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Reinigungsleistung je Kehrkilometer bzw. je Kehrfläche in m2. Die Abrechnung der ergänzenden händischen Reinigung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Einsatzstunden je Beikehrer. Sonderreinigungen auf Abruf Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlichen Einsatzstunden. 12 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Los 2: Winterdienst Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage einer Pauschale je Winterdienstperiode, der tatsächlichen Räum-/Streuleistung je Räum-/Streukilometer bzw. je tatsächlich erbrachter Einsatzstunde sowie auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Räum-/Streuleistung je Räum-/Streufläche in m2. 4.6 Anpassung der Entgelte Die Angebotsentgelte unterliegen ab dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe einer Entgeltanpassung. Die vereinbarten Entgelte können auf Antrag ab dem 01.01.2014 angepasst werden. Die Berechnungsgrundlage (Entgeltanpassungsformel) wird im Entwurf des Dienstleistungsvertrages vorgegeben. 4.7 Allgemeine Vertragsbedingungen Den Vergabeunterlagen liegt der Entwurf des abzuschließenden Dienstleistungsvertrages für die Lose 1 und 2 bei. Dieser Vertrag stellt eine wichtige Kalkulationsgrundlage für die Bieter dar. Der Entwurf ist verbindlich und wird nach der Zuschlagserteilung lediglich im Detail ergänzt. Der Vertrag beinhaltet insbesondere folgende Regelungen: • Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. • Alle für die Leistungserbringung benötigten Genehmigungen und Nachweise sind durch den Auftragnehmer in eigener Verantwortung zu beschaffen. • Dem Vertrag liegen eine Grob- und eine Feinkalkulation bei, welche im Fall von Preisanpassungen, die über die jährliche Preisanpassung hinausgehen, als Grundlage dienen. • Der Auftragnehmer des Loses 2 muss innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung eine Bürgschaft in Höhe von 2.500 EUR vorlegen. • Für einzelne Leistungsteile wird eine gesonderte Vertragsstrafenregelung getroffen. Die Summe der Vertragsstrafen ist auf 5 % der Gesamtauftragssumme begrenzt. • Die Kündigung des Vertrages durch den Auftragnehmer ist lediglich dann möglich, wenn der Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. 13 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes • Pflichtenheft Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, u. a. wenn der Auftragnehmer Verpflichtungen aus dem Vertrag trotz Mahnung nicht erfüllt oder bei Wegfall der Vertragsgrundlage. • Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung stehen. Er hat eine Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. 14 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 5 Wesentliche Angebotsbedingungen 5.1 Inhalt der Angebote Pflichtenheft Das Angebot besteht aus den Bietererklärungen, dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Angebotsvordruck sowie u. a. den folgenden Anlagen zum Angebot: 5.2 • Nachweise zur Fachkunde • Nachweise zur Zuverlässigkeit • Nachweise zur Leistungsfähigkeit • Inhaltliche Beschreibung der angebotenen Leistung • Grobkalkulation (in einem verschlossenen Umschlag) Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 15 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 6 Pflichtenheft Wertungsverfahren Die Bewertung der Angebote erfolgt formal getrennt in vier aufeinander aufbauenden Phasen: 1. Phase: Inhaltliche und formale Prüfung 2. Phase: Eignungsprüfung 3. Phase: Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise 4. Phase: Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes 6.1 Inhaltliche und formale Prüfung der Angebote In dieser Wertungsphase werden die wegen inhaltlicher oder formaler Mängel auszuschließenden oder ausschließbaren Angebote ermittelt. Beispielhaft sind hier zu nennen: • Verspätet eingegangene Angebote • Angebote, die nicht verbindlich sind Ob ein Angebot aufgrund von formalen oder inhaltlichen Mängeln ausgeschlossen werden kann oder muss, ist für den jeweiligen Einzelfall gesondert zu entscheiden. 6.2 Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend § 19 EG Abs. 5 VOL/A nur die Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde, (technische und wirtschaftliche) Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Bei der Beurteilung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sind ggf. auch Unterauftragnehmer und konzernverbundene Unternehmen zu berücksichtigen. Fachkunde Der Bieter ist als fachkundig anzusehen, wenn er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten verfügt. Der Bieter hat hierfür folgende Erklärungen dem Angebot beizufügen: 16 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes Pflichtenheft Los 1: Referenz/-en (als Eigenerklärung) über die Durchführung von Leistungen der maschinellen Straßenreinigung in Städten oder Gemeinden oder Landkreisen mit insgesamt mindestens 20.000 Einwohnern. Die Referenz/-en ist/sind für mindestens zwei Jahre in den Kalenderjahren 2009 bis 2011 durch eine Auflistung der Auftraggeber mit Angabe der jeweiligen Beauftragungszeiträume und Einwohnerzahlen vorzulegen. (Es gilt die Summe der Referenzen.) Los 2: Referenz/-en (als Eigenerklärung) über die Durchführung von Leistungen der maschinellen Straßenreinigung oder des maschinellen Winterdienstes für mindestens einen öffentlichen Auftraggeber. Die Referenz/-en ist/sind für mindestens zwei Jahre in den Kalenderjahren 2009 bis 2011 durch eine Auflistung der Auftraggeber mit Angabe der jeweiligen Beauftragungszeiträume vorzulegen. (Es gilt die Summe der Referenzen.) Leistungsfähigkeit Der Bieter ist als leistungsfähig anzusehen, wenn er als Unternehmen über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Zuverlässigkeit Zuverlässig ist, wer die Gewähr für eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und für eine ordnungsgemäße Betriebsführung bietet und auf den die Ausschlussgründe nach § 6 EG Abs. 4 u. 6 VOL/A nicht zutreffen (z. B. Einleitung eines Insolvenzverfahrens, Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung). Des Weiteren ist zuverlässig, wer die zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens anzuwendenden Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (TVgGNRW) beachtet. Die vom Bieter vorzulegenden Nachweise und Erklärungen werden in den Vergabeunterlagen konkretisiert. Ziel ist es, sicherzustellen, dass nur geeignete Unternehmen beauftragt werden. 17 Juni 2012 Stadt Erftstadt EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung und des Winterdienstes 6.3 Pflichtenheft Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise In dieser Phase werden die verbleibenden Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotspreise überprüft. Bevor ein Angebot wegen eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder eines nicht kostendeckenden Preises möglicherweise ausgeschlossen werden kann, muss mit dem betreffenden Bieter in jedem Fall ein Aufklärungsgespräch geführt werden, in dem der Bieter seine Kalkulation erläutern kann. Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, muss für jeden Einzelfall gesondert getroffen werden. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotsentgelten der Ausschreibung auch der Marktpreis. 6.4 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes (gemäß § 97 Abs. 5 GWB) erfolgt losweise durch einen Vergleich der angebotenen Gesamtentgelte (netto) für die gesamte Vertragslaufzeit (ohne Verlängerungsoption). Die Entgelte werden unter Anwendung der in den Preisblättern angegebenen Auswertungsgrößen ermittelt. Eine Entgeltanpassung wird bei der preislichen Auswertung nicht berücksichtigt. 6.5 Ablauf der Zuschlagserteilung Die Entscheidung über den Zuschlag wird nach Vorberatung im Betriebsausschuss durch den Stadtrat getroffen. Vor der Zuschlagserteilung sind die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, zu informieren. Der Zuschlag kann frühestens zehn bis 15 Tage nach Absendung dieser Information erteilt werden. Innerhalb von 48 Tagen nach der Zuschlagserteilung erfolgt im EU-Amtsblatt die Bekanntgabe über den vergebenen Auftrag. 18 Juni 2012