Beschlussvorlage (Interkommunale Zusammenarbeit; gemeinsame Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen (Abfallentsorgung) für Städte und Gemeinden im Kreis Euskirchen)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 06.05.2011 - Der Bürgermeister Az: 24-50-12 Sc Nr. der Ratsdrucksache: 503-IX __________________________________________________________________________ Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss 17.05.2011 Rat 24.05.2011 Zur Beratung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Interkommunale Zusammenarbeit; gemeinsame Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen (Abfallentsorgung) für Städte und Gemeinden im Kreis Euskirchen __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Herr R. Schmitz __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ An der Abstimmung hat/haben (wegen Befangenheit) nicht teilgenommen: __________________________________________________________________________ ( ) zurückgezogen ( ) vertagt ( ) von der Tagesordnung abgesetzt ( ) verwiesen in den _________________________________________________________ Abstimmungsergebnis: HFA ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Rat ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK3@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen @GRK4@ ( ) einstimmig ( ) Ja-Stimmen ( ) Nein-Stimmen ( ) Enthaltungen Seite 2 von Ratsdrucksache 503-IX 1. Sachverhalt: Der nach Durchführung einer europaweiten Ausschreibung am 12.12.2003 mit der Firma SITA geschlossene Vertrag über die Sammlung und den Transport von Abfällen im Sinne des Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetzes läuft zum 31.12.2012 aus. Von der ersten Kündigungsoption zum 31.12.2010 wurde vor dem Hintergrund der damals vom Kreis Euskirchen initiierten Überprüfung der Möglichkeit einer interkommunalen Zusammenarbeit bei der Ausschreibung der Abfallentsorgung kein Gebrauch gemacht (s. RD Nr.: 177-IX). Die Verwaltungen der Städte/Gemeinden Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Hellenthal , Kall, Mechernich, Schleiden, Weilerswist und Zülpich haben im Anschluss darüber beraten, ob es sinnvoll und wirtschaftlich ist, künftig bei der Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen (Sammlung von Abfällen) zusammenzuarbeiten. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes sichergestellt bzw. geprüft werden: Können die Städte/Gemeinden die jeweilige Leistung gemeinsam ausschreiben? Kann bei einer gemeinsamen Ausschreibung sichergestellt werden, dass den jeweiligen ortsspezifischen Besonderheiten Rechnung getragen wird? Kann sichergestellt werden, dass spezifische Leistungen/Besonderheiten einzelner Städte/Gemeinden, welche ggf. kostensteigernd wirken, nicht durch andere mitgetragen werden? Bleibt die Möglichkeit einer getrennten Abrechnung für jede Stadt/Gemeinde erhalten? Welche Einsparmöglichkeiten ergeben sich bei einer gemeinsamen Ausschreibung (Ausschreibungsabwicklung und Vertragspreise)? Zur Vorbereitung einer Entscheidungsfindung wurde im Dezember 2010 die Schmidt/Bechtle GmbH, Herdecke, mit der Erstellung einer entsprechenden gutachterlichen Stellungnahme beauftragt. Die Stellungnahme ist als Anlage 1 beigefügt; die vertraulich zu behandelnden Unternehmerentgelte wurden in der Vorlage nicht ausgedruckt. Zwischenergebnis Als Ergebnis der gutachterlichen Stellungnahme und der zwischenzeitlich durchgeführten Abstimmungsgespräche zwischen den beteiligten Verwaltungen kann folgendes festgehalten werden: Eine gemeinsame Ausschreibung mehrerer Städte und Gemeinden kann so gestaltet werden, dass sowohl eine gemeindespezifische Leistungsbeschreibung als auch eine gemeindespezifische Abrechnung gewährleistet ist. Eine gemeinsame Ausschreibung bietet unter Berücksichtigung der heutigen Vertragspreise die Möglichkeit, günstigere Angebotspreise zu erzielen. Der spätere Auftragswert hängt jedoch im Einzelnen noch von den auszuschreibenden Leistungsdetails ab. Der Verwaltungsaufwand zur Abwicklung der notwendigen Ausschreibungen kann bei einer Zusammenarbeit deutlich verringert werden. Wesentlich für ein gutes Ausschreibungsergebnis sind jedoch auch eine ausreichende Vertragslaufzeit (ca. 8 Jahre) sowie eine frühzeitige Durchführung des Vergabeverfahrens (Beginn ca. 1,5 Jahre vor Leistungsbeginn). Zur Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens ist vorab eine Regelung zur künftigen Zusammenarbeit zu finden. Hierbei muss eine der beteiligten Kommunen zumindest die operative Seite 3 von Ratsdrucksache 503-IX Abwicklung des Vergabeverfahrens übernehmen. Hierzu hat sich die Stadt Mechernich bereiterklärt. Aufgrund des Ergebnisses der bisherigen Beratungen gibt es insbesondere vor dem Hintergrund der erwarteten Kosteneinsparungen die verwaltungsseitige Empfehlung der beteiligten Kommunen für eine gemeinsame Ausschreibung der Abfallentsorgungsleistungen. Diese kommunale Zusammenarbeit bedarf jedoch eines formalen Rahmens. Prinzipiell kommen zwei Formen der kommunalen Zusammenarbeit in Frage: 1. Es wird eine kommunale Arbeitsgemeinschaft zur Abwicklung des Vergabeverfahrens gebildet. Hierbei bleibt jede Kommune für sich Auftraggeber. Nur die Funktion der ausschreibenden Stelle wird stellvertretend durch eine Kommune wahrgenommen. 2. Eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung wird abgeschlossen mit grundsätzlicher Übertragung der Aufgabe „Abfallentsorgung“ auf die Stadt Mechernich. Die Abwicklung des Vertrages (inkl. Abrechnung der Leistungen) erfolgt im Alltagsgeschäft direkt zwischen den Dienstleistern und der jeweiligen Gemeinde. Ebenfalls bleibt die Erhebung der Abfallgebühren in der Zuständigkeit der jeweiligen Stadt/Gemeinde. Mit der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung würde die Aufgabe der Sammlung und Beförderung von Restmüll, Biomüll, Altpapier, Sperrmüll, Elektrogeräten, Grüngut und Problemstoffen der beteiligten Städte/Gemeinden auf die Stadt Mechernich übertragen. Diese Konsequenz gilt es bei allen in der Vereinbarung geregelten Möglichkeiten der Beteiligten auf die Vertragsabwicklung (z.B. über den zu bestellenden Beirat) zu berücksichtigen. Grundsätzlich ist bei den beiden dargestellten Varianten einer möglichen interkommunalen Zusammenarbeit festzuhalten, dass die kommunale Arbeitsgemeinschaft weniger formal ist und keine Aufgabenübertragung erfordert. Die Schmidt/Bechtle GmbH empfiehlt dennoch den Abschluss einer öffentlich rechtlichen Vereinbarung; und zwar vor dem Hintergrund folgender Begründung: „Vergaberechtlich ist zu beachten, dass, unter Berücksichtigung mittelständischer Interessen der Bieter, eine Zusammenfassung von Leistungen nur den Ausnahmefall darstellen soll und entsprechend technisch und wirtschaftlich zu begründen ist (Neufassung der VOL/A). Diese Begründung ist jedoch einfacher bzw. der Begründungszwang entfällt in Teilen, wenn die Aufgabe auf einen Partner im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung übertragen wird. Daher ist ein entsprechendes Vorgehen zu empfehlen.“ Die von der Schmidt/Bechtle GmbH als vertragliche Grundlage vorgeschlagene öffentlichrechtliche Vereinbarung beruht auf einer entsprechenden Vereinbarung der Kommunen im Kreis Coesfeld. Dort wird eine entsprechende interkommunale Zusammenarbeit in der vorgeschlagenen Form seit nunmehr zehn Jahren erfolgreich praktiziert. Der Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist als Anlage 2 beigefügt. Darstellung der im Rahmen der gemeinsamen Ausschreibung beabsichtigten Aufteilung in Gebiets- und Leistungslose Im Rahmen der beabsichtigen gemeinsamen Ausschreibung der Abfallentsorgung sollen folgende  Gebietslose gebildet werden: Gebietslos 1: Bad Münstereifel, Weilerswist, Zülpich (insgesamt ca. 54.941 Einwohner) Seite 4 von Ratsdrucksache 503-IX Gebietslos 2: Blankenheim, Dahlem, Kall, Hellenthal, Mechernich, Schleiden (insgesamt ca. 73.203 Einwohner)  Leistungslose gebildet werden: Los 1: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und Papier/Pappe/Kartonage (PPK) im Gebietslos 1 Los 2: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und Papier/Pappe/Kartonage (PPK) im Gebietslos 2 Los 3: Sammlung und Transport von Sperrmüll, Elektrogroßgeräten und Grüngut Los 4: Mobile Schadstoffsammlung Los 5: Altpapierverwertung (Eventualposition, soweit der Kreis die Annahme und Verwertung des in den Städten und Gemeinden eingesammelten Altpapiers übernimmt) Art und Umfang der Entsorgungsdienstleistungen Die auszuschreibenden und zu vergebenden Leistungen sollen sich im Wesentlichen am bisherigen Leistungsumfang und Leistungsstandard in den Städten/Gemeinden orientieren. Nachfolgend werden die wesentlichen Entsorgungsleistungen und die wichtigsten Rahmenbedingungen bezogen auf die Leistungslose dargestellt: Leerung der Restmüllbehälter im 14-täglichen Rhythmus (Leerung der 660 und 1.100 l Behälter wöchentlich) Leerung der Biotonnen im 14-täglichen Rhythmus sowie wöchentliche Leerung in den Sommermonaten Leerung der Altpapiertonnen im vierwöchentlichen Rhythmus (in Bad Münstereifel bisher dreiwöchentlich) und Einbindung der Vereinssammlungen, z.B. durch die Bereitstellung von Großcontainern Sammlung von Sperrmüll und Elektrogroßgeräten auf Abruf im Holsystem unter Vorgabe individueller Abholtermine; die Abholung muss i. d. R. innerhalb von vier Wochen erfolgen 2-mal jährliche Grünschnittsammlung und 1-mal jährliche Weihnachtsbaumaktion (Straßensammlung) 4-mal jährliche Sammlung von Problemstoffen mittels Schadstoffmobil; die Standplätze und Standzeiten werden für die einzelnen Städte/Gemeinden in den Vergabeunterlagen festgelegt. Aus Sicht der Stadt Bad Münstereifel sind die durch die gemeinsame Ausschreibung notwendigen und wirtschaftlich sinnvollen Vereinheitlichungen der Entsorgungsleistungen (generelle 4-wöchentliche Abfuhr der Altpapiertonne, Sperrmüllsammlung unter Vorgabe individueller Abholtermine) in jedem Fall vertretbar. Nur die gemeinsame Ausschreibung lässt die erheblichen Kosteneinsparungen und die daraus resultierende Entlastung der Gebührenzahler erwarten. Es ist daher politisch abzuwägen, ob vor diesem Hintergrund die faktische Aufgabenübertragung der Abfallsammlung und – beförderung auf die Stadt Mechernich akzeptiert werden kann. Diesbezüglich wird es am 11.05.2011 noch ein Abstimmungsgespräch zwischen den Hauptverwaltungsbeamten geben. Über dessen Ergebnis wird in der Sitzung am 17.05.2011 mündlich berichtet. Seite 5 von Ratsdrucksache 503-IX Herr Schmidt von der Schmidt/Bechtle GmbH wird das Konzept zur gemeinsamen Ausschreibung in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vorstellen und für Fragen zur Verfügung stehen. 2. Rechtliche Würdigung Nach Ablauf des bereits um 2 Jahre verlängerten Entsorgungsvertrages vom 12.12.2003 zwischen der Stadt Bad Münstereifel und der Firma SITA ist eine Kündigung und europaweite Ausschreibung mit anschließender Neuvergabe zum 01.01.2013 allein vor dem Hintergrund der zu erwartenden Kosteneinsparungen unverzichtbar. Bezüglich des Abschlusses der als Entwurf vorgelegten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist auf Folgendes hinzuweisen, um die Tragweite der beabsichtigten Form der Zusammenarbeit zu verdeutlichen: § 1 des Entwurfs bestimmt, dass die gesamten Aufgaben zur Sammlung und Beförderung von Restmüll, Biomüll, Altpapier, Sperrmüll (inkl. Altholz und Elektrogeräte), Grüngut und Problemstoffen auf die Stadt Mechernich übergehen. Damit übernimmt die Stadt Mechernich die Aufgabe in ihre Zuständigkeit mit der Folge, dass das Recht und die Pflicht zur Erfüllung der Aufgabe ebenfalls auf diese übergeht (s. § 23 Abs. 2 GkG). In der Literatur wird dies als sog. delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung bezeichnet. Eine Folge daraus ist, dass künftig als einziges Beschlussgremium für die nach außen wirksamen Regelungen im Zusammenhang mit dem zu schließenden Vertrag und seiner Ausführung der Rat bzw. der zuständige Fachausschuss der Stadt Mechernich fungieren wird. Der in § 4 des Entwurfs normierte Beirat, in dem die Stadt Bad Münstereifel mit einer Stimme vertreten sein wird, hat lediglich beratenden und vorbereitenden Charakter für vorstehendes Beschlussgremium. Nach den Ausführungen in dieser Bestimmung, könnte demnach auch gegen die Interessen einer einzelnen Kommune eine Entscheidung getroffen werden (Beirat entscheidet mit einfacher Stimmenmehrheit). 3. Finanzielle Auswirkungen Aufgrund der derzeitigen Marktsituation sind im Rahmen der gemeinsamen europaweiten Ausschreibung der Abfallentsorgungsleistungen erheblich Kosteneinsparungen zu erwarten. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Die im Rahmen der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung vorzunehmende Aufgabenübertrag auf die Stadt Mechernich wird - allerdings nur in geringem Umfang - organisatorische und personelle Auswirkungen haben. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Keine 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel keine 7. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, die als Anlage 2 beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung gemäß § 23 Abs. 1, 1. Alternative, des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit, abzuschließen.