Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes)

GEMEINDE NETTERSHEIM DER BÜRGERMEISTER FB I - Z Vorlage 191 /X.L. Datum: 11.03.2015 An den Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstag: 17.03.2015 Gemeinderat Sitzungstag: 24.03.2015 zur Beratung in öffentlicher Sitzung Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes Die Vorlage berührt nicht den Etat des lfd. Haushaltsjahres. Die Vorlage berührt den Etat auf der Ertrags- und/oder Einzahlungsseite. Die Vorlage berührt den Etat auf der Aufwands- und /oder Auszahlungsseite Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung. Mittel sollen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden Deckungsvorschlag: Es entstehen Folgekosten – siehe anliegende Folgekostenberechnung. Anlagen: Ja Nein 2 Beschlussvorschlag: Der Gemeinderat beschließt, 1. den papierlosen Sitzungsdienst mit mobilen Endgeräten und der Software „iRICH“ einzuführen. 2. auf der Grundlage einer durchzuführenden Bedarfsabfrage die anzuschaffenden Geräte auszuschreiben und den Auftrag an den günstigsten Anbieter zu erteilen. 3. die Geschäftsordung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Nettersheim in § 1 (2) anzupassen und die Möglichkeit einer elektronischen Übermittlung der Einladung aufzunehmen. Begründung: In den Sitzungsphasen werden bislang alle Unterlagen in Papierform mehrmals wöchentlich überwiegend per Bote an die Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger versandt. Hierbei entstehen jährliche Kosten in Höhe von ca. 11.500 Euro, die sich zusammensetzen aus Aufwendungen für Papier, Druck, Personal, Fahrzeug, etc. Durch die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes könnte die Ratsarbeit für alle Beteiligten effizienter gestaltet werden und von beschleunigten Abläufen profitieren. Grundlage hierfür ist die Anschaffung von entsprechenden Endgeräten (Tablet-PCs) und die Einrichtung eines ausreichenden WLAN-Zugangs im Sitzungssaal und im Holzkompetenzzentrum. Weiterhin müsste mit jedem Nutzer eine Dienstvereinbarung geschlossen werden, die auch eine eventuelle private Nutzung regelt. Außerdem ist die Geschäftsordnung dahingehend anzupassen, dass Einladungen auf elektronischem Wege zulässig sind. Der Ablauf des papierlosen Sitzungsdienstes stellt sich wie folgt dar: 1. Jedem Ratsmitglied und einzelnen Mitgliedern der Verwaltung wird ein entsprechendes Gerät (Apple iPad Air2 / 16GB / 9,7 Zoll Display) zur Verfügung gestellt. Mehrkosten für weiteres Zubehör, z.B. Steckplatz für zusätzliche Mobilnutzung (ca. 120,- Euro + monatl. Mobilkosten), zusätzliche Tastatur (Preis variiert je nach Ausführung) oder größerer Speicher (64 GB – ca. 100 €) sollte der jeweilige Nutzer selbst tragen. Vor Bestellung der Geräte wird eine entsprechende Bedarfsabfrage bei den zukünftigen Nutzern durchgeführt. 2. Über die zur Verfügung gestellte Software „SD-Net RICH“ können dann sämtliche Sitzungsunterlagen (Einladungen, Vorlagen nebst Anlagen, Niederschriften) auf das Tablet oder ein Notebook heruntergeladen werden und sind dann auch offline nutzbar. Ein Demo-Video ist auf der Internetseite http://www.sitzungsdienst.net veröffentlicht. 3 3. Den sachkundigen Bürgern kann die Software ebenfalls zur Verfügung gestellt werden, um ihnen über eigene Geräte (Notebook oder Tablet) die Teilnahme am System zu ermöglichen. Die Kosten für Tablets, Software, Hosting und Wartung durch die KDVZ belaufen sich jährlich auf ca. 3.500 Euro. Somit könnte die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zu einer jährliche Einsparung von ca. 8.000 € führen. Die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes soll im Laufe des Jahres erfolgen, eine entsprechende Schulung der Nutzer ist nach der Sommerpause vorgesehen. gez. Pracht ____________________ Bürgermeister