Beschlussvorlage (Umstellung des Sitzungsdienstes auf elektronische Variante zu Erzielung von Einsparungen, Modernisierung und Schonung der Umwelt(weniger Papier))

Gemeinde Nörvenich Vorlagen-Nr.: 255/2016 Der Bürgermeister (Legislaturperiode 2014-2020) HSG: 20.1 Sachbearbeiter: Thomas Reimer vom 12.05.2016 Beschlussvorlage - öffentlicher Teil An den Haupt-, Finanz- und Umweltausschuss Rat 30.06.2016 07.07.2016 Umstellung des Sitzungsdienstes auf elektronische Variante zur Erzielung von Einsparungen, Modernisierung und Schonung der Umwelt (weniger Papier) I. Haushaltsmäßige Auswirkungen Die Vorlage berührt den Etat im Ergebnisplan / Finanzplan auf der Aufwandseite / Auszahlungseite II. Sachdarstellung: (bisherige Erläuterungen) Bisher erhielten alle 26 Ratsmitglieder, 8 Orstvorsteher und 10 sachkundigen Bürger (in der Summe 44 Personen ) alle Sitzungsunterlagen in Papierform. Dies verursacht wie in V497/2013 beschrieben, folgende Kosten: Druck, Kuvertierung und Versand 16,71€ je Monat je Person. In der Summe per anno 44 x 16,71€ x 12 Monate = 8.822,88€/anno Während der verbleibenden Legislaturperiode enstünden so Gesamtkosten in Höhe von 35.291.52€. Die nötigen Lizensierungsgebühren in Höhe von rd. 1.000€ per anno werden über die Umlage der KDVZ gezahlt. Dieses Budget steht innerhalb des Haushaltsansatzes zur Verfügung. Zukünftig sollen alle 26 Ratsmitglieder ein iPad erhalten um die Sitzungsunterlagen elektronisch zu behandeln. Zudem sollen die mit der Sitzungsvorbereitung betrauten Führungskräfte der Verwaltung ggfs. entsprechende Hardware erhalten. Ortsvorsteher und sachkundige Bürger sollen zukünftig entweder auf private elektronische Geräte zurückgreifen oder die Sitzungsunterlagen privat drucken. Die Finanzierung des Kaufs der 26 iPads soll aus dem Überschuss in Höhe von 13.600€ der veränderten Mittelverwendung zu den Vorlagen Nummern: 233, 237, 242, 253 und 254/2016 erfolgen. Die Nutzungsdauer ist auf 4 Jahre (Rest der Legislaturperiode (Oktober 2016 -2020) angelegt. Damit können in 4 Jahren rd.17.000€ eingespart werden. III: Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Nörvenich beauftragt die Verwaltung mit der Beschaffung und Umstellung des elektronischen Sitzungsdienstes wie beschrieben.