Beschlussvorlage (Prüfbericht RPA zur Führung EB Stadtwerke 2011 - öffentlich -)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Prüfbericht zu den Geschäftsvorfällen des Jahres 2011 des Eigenbetriebes “Stadtwerke” - öffentlicher Teil - 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet :  Prüfungen gem. § 11 der Betriebssatzung sowie § 103 der Gemeindeordnung  Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft; hierbei insbesondere die Prüfung der Schlussrechnungen nach Beendigung von Baumaßnahmen und Dienstleistungen vor Auszahlung  Prüfung der VOL / VOF – und VOB Vergaben im Tagesgeschäft ; hierzu gehören auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis  Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Einheitskasse (seit 03/2009 führen die Stadtwerke die Sonderkasse in eigener Verantwortung, Prüfungen haben gem. GO durch das RPA zu erfolgen; der Prüfbericht ist im nichtöffentlichen Teil abgebildet)  Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder besonderen prüfungsrelevanten Sachverhalten 2. Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung In 2011 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab € 2.000,00 sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Seit dem 05.04.2011 gilt für alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse eine Wertgrenze von 10.000,00 € zur Vorlage beim Rechnungsprüfungsamt. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung auch für die allgemeine Verwaltung. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen : P:\14\Jahresabschluss -81- 2011ö. Seite 1 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt  Vorkalkulation erstellen;  genaue Definition der erforderlichen Leistungen;  Definition der Leistungseinheiten;  Aufbau einer Ausschreibung;  Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung;  Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen;  Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment wurden i.d.R. der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei wurden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wurde auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen war und ist bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten kein zeitaufwändiger Wettbewerb möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen ab dem 30.06.2009 festgeschrieben, bis € 20.000,00 Preisanfragen bei mindestens drei Anbietern dokumentiert. Die seit dem 05.04.2011 geltende Vergaberichtlinie senkte die Wertgrenze für Preisanfragen auf € 10.000,00. Darüber hinaus waren beschränkte Ausschreibungen durchzuführen. Ab € 75.000,00 / 150.000,00 / 200.000,00 (je nach Gewerk) wurden grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen oder Dienstleistungen sich in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit wiederholen, wurde und wird mit den Eigenbetrieben eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart, um dauerhaft wirtschaftliche Vorgehensweise zu sichern, z.B. im Wege optionaler Vertragsverlängerungen. Anmerkung RPA : Etwaige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung (wie oben aufgeführt sowie auch z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) wurden unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehörten auch Korrekturen bei den täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL- /VOF- /VOB- Vergaben wie auch für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso wurden durch die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen vorgenommen. P:\14\Jahresabschluss -81- 2011ö. Seite 2 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall vermieden. Als Anlage beigefügt ist eine Auflistung der Prüfungen aus dem laufenden Tagesgeschäft. Prüffeststellungen wurden jeweils vor Auftragserteilung / Zahlung ausgeräumt. 3. Prüffeststellungen Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse wegen evtl. personenbezogener Daten nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen. 4. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Stadtwerke“ Schwerwiegende Verstöße, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen würden, wurden bei den Prüfungen nicht festgestellt. Hinweise und / oder Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. Erftstadt, den 22.05.2012 (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss -81- 2011ö. Seite 3