Beschlussvorlage (Überörtliche Prüfung der Gemeinde Nettersheim hier: Stellungnahme zum Bericht Bauhof)

GEMEINDE NETTERSHEIM DER BÜRGERMEISTER FB II - Cr Vorlage 1062 /IX.L. Datum: 29.11.2013 An den Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstag: 05.12.2013 Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstag: 10.12.2013 Gemeinderat Sitzungstag: 17.12.2013 zur Beratung in öffentlicher Sitzung Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: Überörtliche Prüfung der Gemeinde Nettersheim hier: Stellungnahme zum Bericht Bauhof Die Vorlage berührt nicht den Etat des lfd. Haushaltsjahres. Die Vorlage berührt den Etat auf der Ertrags- und/oder Einzahlungsseite. Die Vorlage berührt den Etat auf der Aufwands- und /oder Auszahlungsseite Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung. Mittel sollen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden Deckungsvorschlag: Es entstehen Folgekosten – siehe anliegende Folgekostenberechnung. Anlagen: Ja Nein 2 Beschlussvorschlag: Der Gemeinderat stellt die Stellungnahmen zum GPA-Bericht Bauhof durch Beschluss fest. Begründung: Die GPA hat nach eigener Darstellung die Steuerung und Organisation des Bauhofes, eine Aufgabenanalyse und die Produktivität betrachtet. Ziel der Überprüfungen war es, in den Arbeitsabläufen und Prozessen eine systematische, nachhaltige Steuerung sowie eine effektive und effiziente Aufgabenerfüllung durch eine verbesserte Leistungsfähigkeit und optimierte Kostenstruktur zu erzielen. Schwerpunkt dieser Überprüfungen war die formal betriebswirtschaftliche Organisation des Bauhofes. Die tatsächliche Produktivität, die Auswirkungen des Bauhofeinsatzes auf den Haushalt sowie die Besonderheiten des Bauhofes waren grundsätzlich nicht Gegenstand der Überprüfungen. Hierauf wurde nur am Rande und nach nochmaliger schriftlicher Stellungnahme seitens der Verwaltung eingegangen. Im Rahmen der Überprüfungen wurden nur Stellungnahmen seitens der Verwaltung akzeptiert, die durch schriftliche Nachweise hinterlegt werden konnten. Weiterhin ging die GPA von starren Verwaltungsstrukturen mit einer strikten Trennung der Fachbereiche/Produktverantwortung sowie von einer Distanz zwischen Bauhofleitung und Bauhof aus. Die Bewertung des gemeindlichen Bauhofes sowie die Bewertungen benachbarter Bauhöfe zeigen, dass die zugrunde gelegten Kriterien durch Bauhöfe in der Größenordnung der Gemeinde Nettersheim kaum zu erfüllen sind. Sofern die Empfehlungen eins zu eins umgesetzt würden, würde dies zu einer unverhältnismäßigen Bürokratisierung führen ohne jedoch wirkungsvolle Optimierungen zu erreichen. Zudem sind die Empfehlungen der GPA unter Berücksichtigung der Aufgabenfelder und der Besonderheiten des gemeindlichen Bauhofes nur sehr oberflächlich und zeigen kaum Ansatzpunkte für wirkungsvolle Verbesserungen auf. Zu den einzelnen Empfehlungen im GPA-Bericht Bauhof ist wie folgt Stellung zu beziehen: GPA-Bericht Empfehlung Wir empfehlen der Gemeinde Nettersheim, die Stundenverrechnungssätze für die Bauhofmitarbeiter neu zu berechnen. Ausgehend von den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden sollte auch der Sachaufwand (z.B. durch einen Zuschlag) berücksichtigt werden. Empfehlung Als Grundlage für die Ermittlung arbeitszeitunabhängiger Leistungspreise benötigt der Bauhof ein aktuelles Mengengerüst, z.B. das Grünflächenkataster. Wir empfehlen der Stellungnahme Stellungnahme Neuberechnung ist vorgesehen. Stellungnahme Ergänzungen und Aktualisierungen des Grünflächenkatasters werden regelmäßig vorgenommen. 3 Gemeinde Nettersheim, Ergänzungen und Aktualisierungen regelmäßig vorzunehmen. Die erfassten Flächen sollten detailliert vorliegen, damit für die unterschiedlichen Strukturen Einzelpreise gebildet werden können. Empfehlung Wir empfehlen zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und zur Kalkulation den Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung. Die folgende Detailausführung liefert weitere Argumente. Empfehlung Zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit sollten den Arbeitskolonnen verbindliche Zeitvorgaben gegeben werden. Empfehlung Wir empfehlen der Gemeinde Nettersheim, für alle Aufträge durch die Auftraggeber mit vollständigen Leistungsbeschreibungen die gewünschten Qualitäten und Standards vorzugeben. Empfehlung Wir empfehlen der Gemeinde Nettersheim, die Auftraggeber zeitnah (monatlich) über den durch ihre Aufträge entstehenden Aufwand unter Angabe der Auftragsnummer zu informieren. Derzeit werden die Leistungen pro Jahr anhand von Erfahrungswerten verrechnet, sodass die Umfänge und Konsequenzen von Einzelaufträgen nicht festgestellt werden können und sich somit einer gezielten Steuerung entziehen. Empfehlung Wir empfehlen der Gemeinde Nettersheim, Potenziale durch eine interkommunale Zusammenarbeit zu suchen. Geprüft werden sollten u.a. eine gemeinsame Beschaffung von Materialien sowie die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen und Geräten. Auch kann die gemeinsame Anschaffung und Nutzung einer in der Praxis bewährten Bauhofsoftware Vorteile bringen. Feststellung Ungeachtet steuerrechtlicher und arbeitsrechtlicher Aspekte stellen wir positiv fest, dass die Gemeinde Nettersheim den Auf- Stellungnahme Zusammenfassung aller Leistungen des Bauhofes im Haushalt kann die Transparenz steigern. Stellungnahme Bürokratieaufbau. Aufgrund der notwendigen hohen Flexibilität nicht zielführend. Controlling erfolgt durch tägliche Einsatzgespräche. Stellungnahme Bürokratieaufbau. Qualität und Standards werden direkt durch die Bauhofleitung vorgegeben, die über entsprechendes Fachwissen und Fachpersonal verfügt. Stellungnahme Bürokratieaufbau. Auswirkungen auf den Haushalt werden ständig unter den Fachbereichen kommuniziert. Stellungnahme Wurde bereits durch die Gemeinde Nettersheim angeregt, obwohl die Erfolgsmöglichkeiten begrenzt sind. Die Fahrzeuge und Geräte werden zumeist zu gleichen Zeiten benötigt. Bei der Materialbeschaffung ist zu beachten, dass die Strukturen der Bauhöfe unterschiedlich sind und daher auch zumeist unterschiedliche Materialbeschaffungen notwendig sind (Beispiele: Bauprojekte, Schreinerei. Kfz-Werkstatt, Winterdienst Salz/Lava). Stellungnahme Der Prozess soll fortgeführt und ausgebaut werden. 4 wand für die Grünflächenpflege durch das Einbinden von Ortsvereinen und Bürgern gering hält und damit seit langem gute Praxiserfahrungen macht. Empfehlung Strecken- und Baumkontrollen schützen die Verwaltung vor Schadensersatzforderung, falls z. B. Schlaglöcher oder abgebrochene Äste Schäden verursachen. Werden die Kontrollen nicht durchgeführt, tritt ggf. auch die Versicherung nicht ein. Die Gemeinde sollte daher kurzfristig dokumentierte Kontrollen einführen. Feststellung Positiv stellen wir fest, dass die Gemeinde Nettersheim die Straßenreinigung den Bürgern übertragen hat. Feststellung Die Gemeinde Nettersheim sollte sich frühzeitig auf einen altersbedingten Fluktuationsprozess einstellen. Schon die ersten Personalabgänge werfen die Frage auf, wie der Bauhof künftig aufzustellen ist. Die Grundlagen dafür stehen derzeit nicht zur Verfügung und deren Erarbeitung dauert erfahrungsgemäß länger. Empfehlung Wir empfehlen der Gemeinde Nettersheim, bereits jetzt – auch vor dem Hintergrund demografischer Veränderungen - ein Konzept für den künftigen Bauhof zu entwickeln und die dafür notwendigen Informationen zusammenzustellen. Empfehlung Zur besseren Auslastung des Fuhrparks empfehlen wir, die interkommunale Zusammenarbeit mit benachbarten Bauhöfen in diesem Bereich zu suchen. Empfehlung Zur notwendigen Datentransparenz empfehlen wir der Gemeindeverwaltung, eine Langzeitbetrachtung der Investitionsquote vorzunehmen und die Ergebnisse in einem jährlichen Sachstandsbericht zum Bauhof (Berichtswesen) darzulegen. Handlungsempfehlungen lling, Sachstandsbericht „Bauhof“) zur Verbesserung der Aufgabentransparenz und Aufgabensteuerung. Unter Controlling verstehen wir, dass beispielsweise Auswertun- Stellungnahme Siehe aktuelle Diskussion. Stellungnahme Eine Änderung ist nicht vorgesehen. Stellungnahme Wird ständig kommuniziert. Stellungnahme Wird ständig kommuniziert. Stellungnahme Siehe oben. Stellungnahme Bedarf der näheren Erläuterung durch GPA. Stellungnahmen Controlling und Sachstandsberichte erfolgen ständig und werden jährlich in die Haushaltsplanungen einbezogen. Bautagebücher für größere Projekte sind bereits Standard. 5 gen zum Zeit-/Personalaufwand und Sachmitteleinsatz bei umfangreicher Tätigkeit für ein Bauprojekt zu führen sind. lten alle positiven Effekte durch Leistungen des Bauhofs für den Gemeindehaushalt für sachkundige Dritte verständlich und rechnerisch festgehalten werden. Bürokratieaufbau. Beispiel: Maßnahmen die gemeinsam mit Bürgern und Vereinen durchgeführt werden. rstärkt werden. Hierzu sollten die geleisteten Stunden der Mitarbeiter den Teilleistungen in einem Betriebsabrechnungsbogen zugeordnet und monatlich ausgewertet werden. Arbeitszettel der Gemeindearbeiter werden aktualisiert. Monatliche Auswertung ist vorgesehen. Leistungspreise sollten eingeführt werden. Bedarf der näheren Erläuterung durch das GPA. tlich fixiert, gemeinsam mit den Auftraggebern überprüft und ggf. reduziert werden. Einzelaufträge sollten zeitnah (möglichst monatlich) mit den Auftraggebern abgerechnet werden. Bürokratieaufbau. Arbeitsaufträge werden direkt durch die Bauhofleitung kommuniziert und festgelegt, die über das notwendige Fachwissen sowie Fachpersonal verfügt. ntingente für eventuelle Einzelaufträge vereinbart werden, sodass der Arbeitsaufwand für den Bauhof planbar wird. Bürokratieaufbau. Arbeitsaufträge werden direkt durch die Bauhofleitung kommuniziert und festgelegt, die über das notwendige Fachwissen sowie Fachpersonal verfügt. Wird ständig kommuniziert. werden, indem die Bauhofleistungen (auf Basis der Dauer- und der voraussichtlich anfallenden Einzelaufträge) den vorhandenen Ressourcen gegenübergestellt und eine langfristige Ausrichtung des Bauhofs geplant wird. für ihre Aufgaben bekommen, um die Effizienz des Bauhofes zu stärken und ihn wettbewerbsfähig zu machen. sanweisung sollte eine flexible Arbeitszeitregelung für die Bauhof-Mitarbeiter festgelegt werden. Bürokratieaufbau. Aufgrund der notwendigen hohen Flexibilität nicht zielführend. Controlling erfolgt durch tägliche Einsatzgespräche. Bürokratieaufbau. Arbeitseinsatz wird täglich abgestimmt. Der Arbeitseinsatz ist bereits sehr flexibel. Beispiele Winterdienst, Einsatz der Müllwerker, Einsatz an Wochenenden, früherer Einsatz der Grünkolonne in den Sommermonaten etc. 6 Siehe oben. Zusammenarbeit mit anderen Bauhöfen im Kreisgebiet sollten – ggf. mit externer Moderation – gefördert werden. Hierbei könnten verschiedene Punkte analysiert werden, die bei allen kommunalen Bauhöfen eine Rolle spielen (einheitliche Bauhofsoftware, Standardisierungsmöglichkeiten beim Aufbau und Einsatz betriebswirtschaftlicher Arbeitsinstrumente, gemeinsame Nutzung bei Maschinen und Geräten, gemeinsame Personaleinsatzplanung vor dem Hintergrund allgemein hoher Altersstrukturen). gez. Pracht ____________________ Bürgermeister