Antrag (Antrag bzgl. Überprüfung und Zusammenlegung der einzelnen Buchhaltungsbereiche der Stadt Erftstadt)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 170/2012 Az.: Amt: - 20 BeschlAusf.: - 20 Datum: 23.04.2012 gez. Heil 05.06.2012 Amtsleiter Datum Freigabe -100- BM / Dezernent - 20 - Den beigefügten Antrag der CDU-Fraktion leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Finanz- und Personalausschuss Termin 29.05.2012 vorberatend Rat 26.06.2012 beschließend Finanz- und Personalausschuss 25.09.2012 vorberatend Rat 02.10.2012 beschließend Betrifft: Bemerkungen Antrag bzgl. Überprüfung und Zusammenlegung der einzelnen Buchhaltungsbereiche der Stadt Erftstadt Finanzielle Auswirkungen: Keine Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Der Kernhaushalt und die beiden eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen „Immobilienwirtschaft“ sowie „Straßen“ nutzen die Finanzsoftware „Infoma“. Der Eigenbetrieb Stadtwerke arbeitet hingegen mit einem anderen Programm, nämlich dem Programm „RS Wegan“ von der Firma Rehling. Das hängt insbesondere damit zusammen, dass das Verfahren „Infoma“ nicht in der Lage ist, den Anforderungen eines modernen Abrechnungssystems der Ver- und Entsorgung gerecht zu werden. Dies behindert naturgemäß eine Zusammenfassung der Buchhaltungen, da zum einen Vertretungsregelungen zwischen Mitarbeiter/-innen aus dem Bereich der Stadtwerke und der übrigen Buchhaltungen erschwert wären. Zum anderen spricht die räumlich Trennung von Stadtwerken und der übrigen Verwaltung gegen eine Zentralisierung der Buchhaltung mit den Stadtwerken. Es verbleibt demnach die Frage, ob eine Zusammenführung der Buchhaltungen der beiden eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und der Kernverwaltung sinnvoll ist. Unstrittig ist, dass eine Konzentration der Buchhaltungen Synergien erzeugen kann. Es muss aber bedacht werden, dass für die beiden Eigenbetriebe eine handelsrechtliche Buchführung und ein jeweils daraus abgeleiteter separater HGB-Abschluss aufzustellen ist. Es existieren unterschiedliche Kontenpläne, unterschiedliche Bilanzierungsmethoden und verschiedene Ansatzund Bewertungsvorschriften, so dass sich die Frage stellt, ob wirklich eine langfristige gegenseitige Vertretungsregelung sichergestellt werden kann. Es erscheint eher so, dass das Personal aufgrund des unterschiedlichen Buchungsstoffes grundsätzlich nicht ohne Weiteres gegenseitig vertretbar und auch nicht teilweise abbaubar ist. Bei einer Zusammenführung würden die Buchhaltungen zwar räumlich zusammen gefasst; sie wären jedoch weiterhin parallel zueinander angesiedelt. Es entstünde eine räumliche Trennung zwischen der Buchhaltung und den einzelnen Sachbearbeiter/-innen in den Eigenbetrieben bzw. im Kernhaushalt. Bei zahlreichen Buchungen ist aber ein enger Informationsfluss zwischen Sachbearbeitung und Buchhaltung sowie kurze Entscheidungswege bedeutend. Viele Buchungen stellen Sonderfälle dar. Zu bedenken ist außerdem, dass sich nahezu sämtliche investive Buchungen (und somit fast die komplette Anlagenbuchhaltung) in den Eigenbetrieben vollziehen. Hier muss eine enge Abstimmung z. B. insbesondere bei der Frage einer etwaigen Aktivierbarkeit von Maßnahmen erfolgen. Es müsste auch entschieden werden, wie zukünftig die Abteilung „Stadtkasse“ einbezogen würde. Bisher organisieren die Eigenbetriebe ihre Aus- und Einzahlungen gemäß der Regelungen der EigVO (HGB) selbst. Die Abteilung „Stadtkasse“ wickelt aber die Ein- und Auszahlungen des Kernhaushaltes gemäß den Regelungen des NKF ab. Ein großer Unterschied zwischen NKF und HGB besteht darin, dass im NKF eine separate Finanzrechung aufzustellen ist, bei der die Einund Auszahlungen auf dafür vorgesehenen separaten Konten zu buchen sind (NKF-Kasse). Dies ist nach der EigVO nicht der Fall. Eine mögliche Zusammenfassung der Buchhaltungen hätte demnach aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen im Bereich der Stadtkasse zur Folge. Zwischenfazit: Der unterschiedliche Buchungsstoff (NKF  HGB) erschwert eine Zusammenfassung der Buchhaltungen, da eine 1:1-Vertretung nicht gewährleistet werden kann. Somit sind mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit kurz- und mittelfristig keine Einsparungen aufgrund einer Reduzierung der Personalkosten erzielbar. Außerdem stünden den Vorteilen aus anderen möglichen Synergieeffekten Nachteile durch einen verschlechterten Informationsfluss und zusätzliche Schnittstellen gegenüber. -2- Im Antrag der CDU-Fraktion wurde auch eine mögliche Einsparung im Bereich der KDVZ-Umlage thematisiert. Eine Rücksprache bei der KDVZ hat jedoch ergeben, dass alle Erftstädter Daten (also sowohl die Daten der Eigenbetriebe als auch die des Kernhaushaltes) in einer Datenbank bei der KDVZ geführt werden, so dass es durch eine Zusammenfassung der Buchhaltungen an dieser Stelle keine Einsparungen gäbe. Einsparungen wären nur dann möglich, wenn sich die Anzahl der Datenbanken reduzieren würde. Auch die Datenmenge bliebe unverändert. Es könnten allenfalls geringe Lizenzkosten eingespart werden, sofern die Anzahl der User (Nutzer) reduziert werden könnte. Dies wird aber derzeit – wie oben beschrieben – angezweifelt. Die im Antrag der CDU-Fraktion erwähnten Unzulänglichkeiten bzw. organisatorischen Abstimmungsprobleme bei der Vollstreckung sind buchhaltungsunabhängig und wurden in der Zwischenzeit durch eine personelle Veränderung im Bereich der Vollstreckung behoben und abgestellt. Dies wird auch vom Rechnungsprüfungsamt bestätigt. (Dr. Rips) -3-