Anfrage (Anfrage bzgl. Versand von Sitzungsunterlagen an Ratsmitglieder)

. Stadtverwaltung  Postfach 2565  50359 Erftstadt Stadtverwaltung  Holzdamm 10  50374 Erftstadt Herrn StV Uwe Wegner Karolingerstr. 147 50374 Erftstadt . nachrichtlich allen Stadtverordneten Dienststelle Telefax 02235/409-505 Ansprechpartner/-in Telefon-Durchwahl Ratsbüro Holzdamm 10 Herr Thanner 0 22 35 / 409-202 Mein Zeichen Ihr Zeichen gez. Elsen 30.11.2011 Amtsleiter Datum Freigabe -100- Ihre Anfrage vom 18.11.2011 Rat Betrifft: Datum 25.11.2011 BM / Dezernent F 514/2011 13.12.2011 Anfrage bzgl. Versand von Sitzungsunterlagen an Ratsmitglieder Sehr geehrter Herr Wegner, ihre Anfrage beantworte ich wie folgt: zu Frage 1) Grundsätzlich steht allen Ratsmitglieder offen, sich alle Sitzungsunterlagen online im Bereich des Sitzungsdienstprogrammes SD.Net anzuschauen und auf einem Computer zu speichern. Es stehen neben der Einladung zur jeweiligen Sitzung alle dazugehörenden Dokumente (Vorlagen, Anlagen und auch Niederschriften) zur Verfügung. Der Download der jeweiligen Dokumente erfolgt im passwortgeschützten Bereich des Sitzungsdienstprogrammes (zur Zeit nur für Ratsmitglieder freigegeben). Hier könnten die sachkundigen Bürger/innen und sachkundigen Einwohner/innen entsprechend ihrer Ausschusszugehörigkeit eingebunden werden. In der Ratssitzung am 04.Oktober 2011 wurde beschlossen, eine Arbeitsgruppe bzgl. des papierlosen Sitzungsdienst einzurichten. Von Seiten des Ratsbüros werden dort u.a. die entsprechenden Möglichkeiten dargestellt und näher erläutert werden. Ein freiwilliger Verzicht auf die Zusendung der jeweiligen Unterlagen steht jedem Mandatsträger zu. Generell müsste hierzu aber die Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse angepasst werden, die dann die Zusendung der Unterlagen auch auf elektronische Weise zulässt. Beispielhaft sei hier die Gemeinde Vettweiss genannt: (http://www.vettweiss.de/buergerservice/downloads/Geschaeftsordnung.pdf; § 1 Abs.2 der Geschäftsordnung) zu Frage 2) Bisher hat noch kein Ratsmitglied von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, offiziell auf die Zusendung der Unterlagen zu verzichten. Dem Ratsbüro sind aber in der Vergangenheit Anfragen sowohl von Seiten der Ratsmitglieder als auch von sachkundigen Bürgern und -Einwohnern herangetragen worden, doch auf die Zusendung von Papier freiwillig verzichten zu wollen. Mit freundlichen Grüßen (Dr. Rips) -2-