Beschlussvorlage (Änderung der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 336/2011 Az.: 14 10 - 01 Wal Amt: - 14 BeschlAusf.: - - 14 - Datum: 10.11.2011 gez. Walter Amtsleiter RPA - 20 - BM / Dezernent Beratungsfolge Hauptausschuss Termin 07.12.2011 vorberatend Rechnungsprüfungsausschuss 08.12.2011 vorberatend Rat 13.12.2011 beschließend Betrifft: 25.10.2011 Datum Freigabe -100- Bemerkungen Änderung der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Die Änderung der Rechnungsprüfungsordnung in § 3 Abs.2 Ziffer 4 wird gemäß Anlage 1 beschlossen. Begründung: Das Prüfverfahren im Rahmen der täglichen sogenannten VISA-Kontrollen (Auszahlung vor Zahlbarmachung) soll vereinheitlicht werden: Bislang werden Auszahlungen regelmäßig durch das RPA ab 2.000 € geprüft, allerdings beschränkt auf den investiven Bereich. Dies hat den Nachteil, dass mögliche Differenzen zwischen Auftragserteilung und tatsächlicher Abrechnung zumindest im konsumtiven Bereich dem RPA nicht zur Kenntnis gebracht werden, soweit die Unterlagen nicht explizit angefordert werden. Andererseits können (und müssen) nicht sämtliche Zahlungen ab 2.000 € flächendeckend geprüft werden; dies würde den Verwaltungsaufwand - auf beiden Seiten - zu sehr erhöhen. Das RPA schlägt daher vor, die Wertgrenze bei VISA-Kontrollen, ab der zu prüfen ist  auf 10.000 € heraufzusetzen  gültig allerdings sowohl für investive als auch konsumtive Auszahlungen. Auf diese Weise wird die Prüfsystematik vereinheitlicht und auch sinnvoll ergänzt. Gleichzeitig wird Prüf- und Verwaltungsaufwand bei kleineren Auszahlungen reduziert. Die Prüfung von Auftragserteilungen bleibt hiervon unberührt. Die als Anlage 2 beigefügte vorläufige Dienstanweisung Nr. 42/1 wurde seit dem 05.04.2011 probeweise eingesetzt. Sie hat sich bewährt, so dass nunmehr die Rechnungsprüfungsordnung förmlich angepasst werden sollte. Ergänzend wird gemäß Anlage 1 vorgeschlagen, das RPA zu ermächtigen, zur Vermeidung von unnötigem Verwaltungsaufwand (z.B. Vorlage jeder Zahlungsanweisung bei regelmäßigen Zahlungen im Rahmen von langfristigen Verträgen oder Daueraufträgen) Prüfungsvereinfachungen nach pflichtgemäßem Ermessen zuzulassen. Eine solche Vereinfachung wäre z.B. die Bündelung solcher Daueraufträge zur Prüfung ein mal im Jahr (nachträglich). Nachrichtlich: Zwischenzeitlich wurde intern verfügt, dass bei Vergaben oberhalb von 2.000 € immer auch Werkstätten für behinderte Menschen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden – soweit dies möglich ist. Das Ergebnis ist auf jedem Auftrag (intern) zu dokumentieren und wird seitens des RPA mit überwacht. (Dr. Rips) -2-