Beschlussvorlage (Prüfung des Jahresabschlusses 2000)

öffentlich STADT ERFTSTADT Der Bürgermeister Az.: 65 Eigenbetrieb Straßen V 71 Af(}) Amt: - 65An den BeschIAusf.: Rat - 65 - Datum: 29.01.2002 der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung zur Vorberatung • über den Werksausschuss Straßen Betrifft: Prüfung des Jahresabschlusses Bezug: V 7/1630 2000 Beschlussentwurf: 1. Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßen Der Jahresabschluss und der Lagebericht des Eigenbetriebes Straßen, Betriebszweig Straßen, werden für das Geschäftsjahr 2000 gemäß § 26 Eigenbetriebsverordnung Nordrhein-Westfalen (EigVO NW) festgestellt. Der Jahresverlust für das Geschäftsjahr 2000 in Höhe von DM 74.263,91 auf neue Rechnung vorgetragen. • 2. Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßenreinigung Der Jahresabschluss und der Lagebericht des Eigenbetriebes Straßen, Betriebszweig Straßenreinigung, werden für das Geschäftsjahr 2000 gemäß § 26 EigVO NW festgestellt. Der Jahresgewinn für das Rumpfgeschäftsjahr 2000 in Höhe von DM 9.304,30 wird in die Rücklage eingestellt. 3. Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, UA Gartenbau Der Jahresabschluss und der Lagebericht des Eigenbetriebes Straßen, Unterabschnitt Gartenbau, werden für das Geschäftsjahr 2000 gemäß § 26 EigVO NW festgestellt. Der Jahresverlust für das Geschäftsjahr in Höhe von DM 756.057,24 wird aus der allgemeinen Rücklage abgedeckt. P:\SZ\VORLAGEN\V6500012.029 - 2 - 4. Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, UA Friedhöfe Der Jahresabschluss und der Lagebericht des Eigenbetriebes Straßen, Unterabschnitt Friedhöfe, für das Geschäftsjahr 2000 werden gemäß § 26 EigVO NW festgestellt. Der Jahresverlust für das Geschäftsjahr in Höhe von DM 135.790,14 wird auf neue Rechnung vorgetragen. 5. Der beigefügte Bericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt wird zur Kenntnis genommen. .' Begründung: Die Jahresabschlüsse und die Lageberichte sind gemäß § 4 i.V.m. § 26 Abs. 2 EigVO NW nach Vorberatung durch den Werksausschuss vom Rat festzustellen. Die Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) sind beigefügt. Je ein Exemplar des testierten Prüfungsberichtes wird den Fraktionen zur Verfügung gestellt. Die Prüfung der Jahresabschlüsse erfolgte durch das Wirtschaftsprüfungsbüro Bachem, Fervers, Janssen und Mehrhoff, Hohenzollernring 57-63, 50672 Köln. Der saldierte Jahresverlust für die einzelnen Betriebszweige des Eigenbetriebes Straßen in Höhe von DM 956.806,99 soll a) zu DM 64.959,61 auf neue Rechnung vorgetragen b) zu DM 891.847,31 aus der allgemeinen Rücklage abgedeckt werden. • Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt hat entsprechend der Betriebssatzunqdes Eigenbetriebes Straßen, § 8, die formalen Geschäftsabläufe ab einem Auftragsvolumen von mehr als 800,00 DM geprüft. Einen diesbezüglichen Jahresbericht bitte ich zur Kenntnis zu nehmen . .. Anlagen P:\SZ\VORLAGEN\V6500012.029 Anlage 1/1 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßenreinigung, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 AKTIVA • Stand Stand 31.12.2000 31.12.1999 DM A. B. DM ANLAGEVERMÖGEN Sachanlagen Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 13.947,00 18.138,50 7.300,00 7.872,50 0,00 9.751,03 281.454,28 281.454,28 288.75428 132.48096 142.231,99 150.104.49 302.701.28 168.242.99 UMLAUFVERMÖGEN I. II. Vorräte Roh-, Hilts- und Betriebsstoffe Forderungen und sonstige Vennögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen die Gemeinde oder andere Eigenbetriebe • P:ISZISZl \65\BILANZ12.030 Anlage 1/2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßenreinigung, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 PASSIVA Stand 31.12.2000 • DM A. Allgemeine Rücklage Gewinnrucklagen Bilanzgewinn 111.432,00 14.277,66 9.304.30 135.013,96 111.432,00 0,00 14.277.66 125.709,66 11.533,94 15.350,00 37.020,10 433,71 119.133.28 156.153,38 26.749.62 27.183.33 302.701.28 168.242.99 RÜCKSTELLUNGEN Sonstige Rückstellungen C. DM EIGENKAPITAL I. II. III. B. Stand 31.12.1999 VERBINDLICHKEITEN 1. 2. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber der Gemeinde oder anderen Eigenbetrieben • P:\szISZ1 \65IBILANZ12.030 Anlage 2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßenreinigung, Erftstadt Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2000 01.07. - 31.12.1999 2000 DM • 1. 2. 3. 4. • 5. 6. 7. Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Aufwendungen für bezogene Leistungen Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung: DM 1.090,97 (i. Vj.: DM 0,00) Abschreibungen auf Sachanlagen Sonstige betriebliche Aufwendungen Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Jahresüberschuss Bilanzgewinn = P:\SZ\SZ1\65\BILANZ12.030 DM 540.473,89 91.100,00 326.116,22 5.796,12 -515.839,89 -285.193,07 -19.298,69 -6.553,11 -4.646,45 0,00 -23.945,14 -6.553,11 -4.191,50 -78.293.06 -2.052,50 -23.836.00 9.304.30 14.277.66 = Anlage 1/1 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßen, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 AKTIVA Stand 31.12.2000 • DM A. Sachanlagen 1. Grundstücke, grundsUlcksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 3. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 133.556.078,99 138.812.841,06 40.145,00 1.017 .377 ,41 134.613.601,40 35.730,76 83.861.15 138.932.432,97 UMLAUFVERMÖGEN I. • DM ANLAGEVERMÖGEN I. B. Stand 31.12.1999 II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen die Gemeinde oder andere Eigenbetriebe Guthaben bei Kreditinstituten P:ISZISZ1\651BILANZ42.030 1.060.120,42 818.164,76 1.013.208,03 2.073.328,45 71.176.80 889.341,56 72.282.57 4.304.840,85 2.145.611,02 5.194.182,41 136.759.212,42 144.126.615,38 Anlage 1/2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßen, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 PASSIVA • Siand 31.12.1999 21.286.151,18 21.803.574,63 -350.000,00 -74.263,91 20.861.887,27 0,00 -867.423,45 20.936.151,18 82.718.013,08 87.714.488,97 2.863.633,80 4.080.958,03 23.753.097,41 1.111.158,36 1.061.758,80 25.260.596,73 220.000,00 1.025.089,94 4.388.786,72 876,98 30.315.67827 4.801.137,55 88.192,98 31.395.017 .20 DM A. Allgemeine Rücklage Bilanzverlust 1. Verlustvortrag 2. Jahresfehlbetrag B. EMPFANGENEZUWEISUNGEN C. RÜCKSTELLUNGEN D. DM EIGENKAPITAL I. II. Sonstige Rückstellungen • Siand 31.12.2000 VERBINDLICHKEITEN 1. 2. 3. 4. 5. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Verbindlichkeiten gegenüber der Gemeinde oder anderen Eigenbetrieben Sonstige Verbindlichkeiten 136.759.212.42 P:ISZISZl \6S\BILANZ42.030 144.126.615.38 Anlage 2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Straßen, Erftstadt Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2000 01.07. - 31.12.1999 2000 DM DM • 1. 2. 3. 4. 5. 6. • 7. 8. 9. Umsatzerlöse Andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Aufwendungen für bezogene Leistungen Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung davon für Altersversorgung: DM 120.336,76 (i. Vj.: DM 146.000,00) Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an Gemeinden/andere Eigenbetriebe DM 139.687,17 (i. Vj.: DM 59.443,00) 10. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit = Jahresfehlbetrag 11. Verlustvortrag 12. Bilanzverlust P:\SZISZlI65IBILANZ42.030 3.282.241,12 0,00 3.970.918,55 4.739.408,43 276.870,00 9.704.665,48 -2.973.226,84 -4.923.225,83 -764.484,05 -469.014,01 -234.089,78 -146.000,00 -998.573,83 -615.014,01 -7.332.708,74 -277.616,06 152.162,32 -1.415.245,68 -3.631.575,14 -172.162,91 21.685,78 -750.290,00 -74.263,91 -350.000,00 -424.263.91 -867.423,45 0,00 -867.423.45 Anlage 1/1 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Gartenbau, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 AKTIVA • A. B. • ANLAGEVERMÖGEN I. Sachanlagen 1. Grundstücke, grundstocksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. Nebenanlagen, Befestigungen, Geräte 3. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäflsausstattung Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 4. UMLAUFVERMÖGEN Forderungen und sonstige Vennögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen die Gemeinde oder andere Eigenbetriebe __ P:ISZISZl \65IBILANZ32.030 Stand Stand 31.12.2000 DM 31.12.1999 DM 3.823.970,00 9.671.075,00 3.823.970,00 9.977.911,91 6.283,00 230.678,12 13.732.006,12 2.514,54 27.98569 13.832.382,14 4.468,64 0,00 36.637,17 41.105.81 601.285,91 601.285.91 13.773.111.93 14.433.668.05 Anlage 1/2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Gartenbau, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 PASSIVA • Stand 31.12.1999 DM A. EIGENKAPITAL Allgemeine Rücklage I. II. Bilanzverlust B. EMPFANGENE C. RÜCKSTELLUNGEN Sonstige Rückstellungen D. • Stand 31.12.2000 E. ZUWEISUNGEN VERBINDLICHKEITEN 1. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 2. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3. Verbindlichkeiten gegenüber der Gemeinde oder anderen Eigenbetrieben RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN P:\SZ\SZl\65\BILANZ32.030 DM 10.159.802,06 -756.05724 9.403.744,82 10.456.595,61 -296.793,55 10.159.802,06 32.587,00 0,00 86.311,08 136.550,00 1.369.915,03 63.855,58 1.436.866,57 58.592,22 2.814.12613 4.247.896,74 2.641.857,20 4.137.315,99 2.572.29 0,00 13.773.111.93 14.433.668.05 Anlage 2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Gartenbau, Erftstadt Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2000 • DM DM 1. 2. 3. 4. • 01.07. - 31.12.1999 2000 5. 6. 7. 8. Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Aufwendungenfürbezogene Leistungen Personalaufwand a) Löhne und Gehälter -187.519,83 b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung -50.130,66 Abschreibungen auf Sachanlagen Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Zinsen und ähnliche Aufwendungen davon an Gemeinde oder andere Eigenbetriebe DM 91.460,68 (i. Vj.: DM 38.921 ,00) Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 10. Außerordentliche Aufwendungen 11. Jahresfehlbetrag Bilanzverlust 1.799.363,65 197.898,72 1.347.848,45 165.942,72 -1.450.721,22 -1.172.057,28 -123.790,84 0,00 -237.650,49 -123.790,84 -754.236,65 -79.847,52 107,00 -181.775,05 -371.791,16 -52.766,95 0,00 -90.178,49 -706.861,56 -49.195,68 -756.057.24 -296.793,55 0.00 -296.793,55 9. = P:ISZISZlI65\8ILANZ32.030 Anlage 1/2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Friedhöfe, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 PASSIVA • • Stand Stand 31.12.2000 31.12.1999 DM A. EIGENKAPITAL Allgemeine Rücklage I. Bilanzverlust II. B. RÜCKSTELLUNGEN Sonstige Rückstellungen C. VERBINDLICHKEITEN 1. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 2. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3. Verbindlichkeiten gegenüber der Gemeinde oder anderen Eigenbetrieben 4. Sonstige Verbindlichkeiten D. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN P:\SZISZl \S5\BILAN=.030 DM 240.584,34 -188.577,22 52.007,12 240.584,34 -52.787,08 187.797,26 65.950,58 98.694,51 2.836.835,63 158.470,58 3.217.968,83 33.275,83 13.792,80 5.94500 3.015.044,01 66.077,31 0,00 3.317.321,97 9.059.263.09 8.512.677.43 12.192.264.80 12.116.491.17 Anlage 111 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Friedhöfe, Erftstadt Bilanz zum 31. Dezember 2000 AKTIVA • Stand 31.12.1999 DM A. I. B. DM ANLAGEVERMÖGEN II. • Stand 31.12.2000 Sachanlagen 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Finanzanlagen Ausleihungen an andere Eigenbetriebe 4.927.017,40 4.930.021,34 37.933.00 4.964.950,40 38.309,79 4.968.331,13 6.655.990,14 11.620.940,54 6.655.990.14 11.624.321,27 236.796.51 362.051,31 333.956,86 570.89 571.324.26 130.023,87 94.72 492.169.90 12.192.264,80 12.116.491.17 UMLAUFVERMÖGEN Forderungen und sonstige Vennögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen die Gemeinde oder andere Eigenbetriebe 3. Sonstige Vermögensgegenstände P:\SZ\SZl \65\BILAN=.030 Anlage 2 Eigenbetrieb Straßen, Betriebszweig Gartenbau und Friedhöfe, Unterabschnitt Friedhöfe, Erftstadt Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2000 • DM DM 1. 2. 3. 4. • 01.07. - 31.12.1999 2000 5. 6. 7. 8. 9. 1D. 11. 12. 13. Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Aufwendungen für bezogene Leistungen Personalaufwand a) Löhne und Gehälter -203.162,71 b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung -66.511,04 - davon für Altersversorgung: DM 39.596,48 0. Vj.: DM 0,00) Abschreibungen auf Sachanlagen Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge davon von Gemeinde/anderen Eigenbetrieben: DM 231.147,85 0. Vj.: DM 98.364,00) Zinsen und ähnliche Aufwendungen Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Sonstige Steuern Jahresfehlbetrag Verlustvortrag Bilanzverlust P:ISZISZ1\65\BILANZ22.030 1.114.860,32 486.792,31 588.439,81 451.995,40 -1.059.351,00 -537.031 ,36 -138.239,94 0,00 -269.673,75 -138.239,94 -187.290,66 -304.119,58 232.425,86 -97.245,91 -340.199,01 98.572,50 -149.433,64 -78.721,61 -135.790,14 0.00 -135.790,14 -52.787.08 -188.577 .22 -52.430,12 356.96 -52.787,08 0.00 -52.787,08 IRechnu~g!lprÜfungsamtStaClt Erftstadt loAnlageZO V 7/ .1$()5"1 Jahresabschluss 2000 des Eigenbetriebes "Straßen" 1. Gem. § 8 der Betriebssatzung Eigenbetrieb Straßen in der ab 01.07.1999 geltenden Fassung hat der Rat zur Rechnungsprüfung folgende Regelung getroffen: "Unbeschadet der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer unterliegt der Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt." • • Zur Vermeidung von Doppelprüfungen (gesetzliche Prüfpflicht des GPA der Bezirksregierung I Durchführung durch einen Wirtschaftsprüfer) wurden nach Durchsicht der Feststellungen des Wirtschaftsprüfers im Bereich der Jahresabschlussarbeiten keine weiteren eigenen Prüfungen durchgeführt. Insoweit schließt sich das RPA der Stadt Erftstadt diesen Ausführungen an. In diesem Zusammenhang weist das RPA auf Folgendes hin: Nach den Bestimmungen der Betriebssatzungen sind die Jahresabschlüsse bis zum Ablauf von 3 Monaten nach Schluss des Wirtschaftsjahres von der Werkleitung aufzustellen und dem Werksausschuss vorzulegen. Diese Bestimmung ist nach Kenntnis des Rechnungsprüfungsamtes aus praktischen Durchführungsgründen (Terminplanung Wirtschaftsprüfer, Prüfdauer- und Umfang) nicht umsetzbar. Dies wird auch von der Werkleitung bestätigt. Das RPA regt daher an, diese Vorlagefrist entsprechend der in der Eigenbetriebsverordnung eingeräumten Möglichkeit zu verlängern. 2. Seit 01.07.1999 unterliegen Ausschreibungen I Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben über 800,00 DM sowie Schlussrechnungen von Baumaßnahmen der Visakontrolle. Dies entspricht den Regelungen der Rechnungsprüfungsordnung für die allgemeine Verwaltung. Insoweit ist es bei der bislang geübten Verwaltungspraxis geblieben. 3. Feststellungen im Rahmen der Visakontrolle fehlende Abrechnungsnachweise bei lohn- und Reparaturarbeiten; fehlende Begründungen bei Auftragserhöhungen I Massenmehrungen. Im Rahmen der Visakontrolle erfolgte verstärkt Beratung und ggfs. Mithilfe durch das RPA auch im Bereich der Ausschreibungen (VOL I VOB); hier insbesondere bei der textlichen Abfassung der ausgeschriebenen Lieferungen I Arbeiten (leistungsverzeichnisse) sowie der formellen Abwicklung einer Ausschreibung. P:1140IPRUEF65IABSCHLOO.WPD Erstellung eines Grünflächenkatasters durch photogrammetrische des Stadtgebietes ( mittels Überfliegung ) Erfassung Im Rahmen der Prüfung der Jahresrechnung 1998 wurde von Seiten des RPA bereits eine aktuelle Massenermittlung für die Abrechnung von Pflegearbeiten (öffentliche Grünanlagen) angemahnt. Es war zunächst beabsichtigt, diesen Auftrag in 2000 beschränkt auszuschreiben, da für diese leistungen nach VOL nur bestimmte Anbieter in Frage kämen. Das RPA bestand auf einer öffentlichen Ausschreibung, da die geschätzte Auftragssumme DM 230.000,00 ( 700,-- bis 1.300,-- DM / Hektar) betrug. Die öffentliche Ausschreibung bedeutete keinen besonderen Mehraufwand, eine beschränkte Ausschreibung mit Bietern im näheren Umkreis war nicht gerechtfertigt. • Da die Überfliegung im zeitigen Frühjahr durchgeführt werden musste, wurde ein Dringlichkeitsbeschluss herbeigeführt, da der zuständige Ausschuss erst spät im Jahr 2001 tagen sollte . Die leistungen wurden im Dezember 2000 öffentlich ausgeschrieben, 17 Firmen forderten 1 Blankett an. Bei der Submission am 25.01.01 gaben 14 Bieter ein Angebot ab. Alle Angebote waren wertbar, 2 Bieter machten Nebenangebote, die aber auf Grund der Auftragshöhe nicht in Frage kamen. Die Firmen, die bei einer beschränkten Ausschreibung beteiligt worden wären, gaben - bis auf eine - ebenso ein Angebot ab. • Das preisgünstigste Angebot betrug 160.172,80 DM, das höchste 465.157,10 Diese Unterschiede beruhten wohl auch auf den unterschiedlichen Methoden Katastererstellung. Der Auftrag wurde an den preisgünstigsten Bieter, Fa. E., geben. Die Firma hatte Referenzaufträge nachgewiesen, ist in Köln angesiedelt hat weitere Niederlassungen im europäischen Ausland. Die Vergabe wurde am 30.01.2001 im Werksausschuss Straßen beschlossen . DM. der verund Vergabe von Pflegearbeiten für die Pflege der öffentlichen Grünanlagen etc. Das RPA wies bereits im Prüfbericht für das Haushaltsjahr 1998 daraufhin, dass eine Ausschreibung für die Vergabe der Pflegearbeiten nach Ablauf des bestehenden Vertrages im Jahr 2000 durchgeführt werden muss. Ende 2000 erfolgte eine öffentliche Ausschreibung zur Vergabe eines dreijährigen Vertrages zur Durchführung dieser Arbeiten. Insgesamt forderten 11 Firmen die Angebotsunterlagen an; zum Zeitpunkt der Submission lagen 7 wertbare Angebote vor. Die Angebotspreise schwankten zwischen 1.045 Mia. DM und 2.391 Mia. DM; die Vorkalkulation belief sich auf 1.580 Mio. DM. Der Auftrag wurde mit V 7/0993 an den preiswertesten Bieter vergeben. P:\140\PRUEF6SIABSCHLOO.WPD Vergabe von Arbeiten für Baumpflege-, Sicherungs- und Erhaltungsmaßnahmen 1. Gem. Auskunft aus der Haushaltsüberwachungsliste per 20.07.2000 wurden an die Firma .. bis zu diesem Tag für Baumpflegemaßnahmen innerhalb der Stadt Aufträge in einem Gesamtvolumen von ca. 92.300,- DM vergeben. Es war anzunehmen, dass durch Folgeaufträge bis zum Ende des Jahres die 100,000,- DM -Grenze überschritten wurde. Eine derartige Summe im "freihändigen Verfahren" zu vergeben widerspricht den bei der Stadt üblichen Grundsätzen. Vergleichszahlen für das 2. Halbjahr 1999: Eigenbetrieb Straßen -AufträgeBudget Gewässerunterhaltung 1. Hj. 99 -Aufträge- • 90.370,60 DM 12.261,20 DM Das RPA bat um Begründung zu der gewählten Vergabeart und um Stellungnahme zu der Frage, ob derartige Arbeiten weiterhin freihändig vergeben werden sollen. 2. Mit Schreiben vom 02.08.2000 wurde von Seiten des RPA nochmals empfohlen, für das Jahr 2001 ff eine öffentliche Ausschreibung vorzunehmen, da zwischenzeitlich weitere Aufträge an die Firma .. vergeben wurden. Gleichzeitig erfolgte eine Erinnerung an die geforderte Stellungnahme. 3. Laut Stellungnahme vom 11.08.2000 sollte in 2001 eine Ausschreibung für einen mehrjährigen Unterhaltungsvertrag erfolgen. Am 14.11.2000 wurde mitgeteilt, die Leistungen beschränkt ausschreiben zu wollen. • 4. Nach Eingang von Ausschreibungsunterlagen (Entwurf) wies das RPA erneut daraufhin, dass eine öffentliche Ausschreibung unbedingt erforderlich sei, da die Auftragssumme bei einer angenommenen Jahresauftragssumme von 100.000,- DM multipliziert mit der Laufzeit von 3 Jahren einen Gesamtbetrag von 300.000,- DM und bei einer Laufzeit von 5 Jahren eine Gesamtauftrags summe von 500.000,- DM ergeben würde. Ferner wurde angeregt, die Laufzeit des Vertrages auf 3 Jahre mit der Möglichkeit der Vertragsverlängerung zu begrenzen. Um eine entsprechende Qualifizierung der Bieter zu erreichen, sollte bei der Veröffentlichung und den Ausschreibungsunterlagen auf erforderliche Qualifizierungsnachweise, Nachweise von Fachpersonal, Referenzen usw. hingewiesen werden. Außerdem wurde auf die Abgabe von Sicherungskopien gem. "Erlass zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung" hingewiesen. 5. Die überarbeiteten Ausschreibungsunterlagen für eine öffentliche Ausschreibung wurden dem RPA am 13.03.01 vorgelegt und mitweiteren Bearbeitungshinweisen am gleichen Tag zurückgegeben. P,1140IPRUEF65IABSCHLOO.WPD 6. Am 26.04.2001 gingen beim RPA 8 Sicherungskopien ein. Der Submissionstermin die Ausschreibung war am 25.04.2001. für 7. Die geprüften Angebotssummen 1.452.446,00. der Anbieter lagen zwischen 81.300,00 DM und DM Der Auftrag wurde mit V 7/1286 an den preisgünstigsten Bieter vergeben. Erstellung einer Spielwiese in E.-Liblar (BP 112) • Laut Auftrag vom 30.05.2000 sollte die Firma .. auf einer Fläche von 6.300 qm eine Spielwiese anlegen zum Angebotspreis von 9.720,00 DM. Die Schlussrechnung vom 09.08.2000 über 12.688,00 DM lag dem RPA am 16.08.2000 vor. In dieser Rechnung wurde jedoch eine Fläche von 8.224 qm zu Grunde gelegt. Das RPA beanstandete die Flächenberechnung und forderte das Fachamt auf, ein genaueres Aufmaß zu erstellen . Der Vorgang mit neuem Aufmaß und neuer Rechnung lag dem RPA am 24.10.2000 erneut zur Prüfung vor. Nunmehr betrug die abrechenbare Fläche 6.773 qm und der Rechnungsbetrag belief sich auf 10.450,00 DM. Bei den Prüfungen wurden keine schwerwiegenden weise bzw. Beanstandungen sind ausgeräumt. Verstöße festgestellt; alle Hin- 4. Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen des Eigenbetriebes miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte vom 09.05. -18.05.2000, die Kassenbestandsaufnahme wurde in der Zeit vom 20.09.0029.09.00 durchgeführt. • Weiterhin wurden vom 23.11. - 07.12.2000 unvermutet die Buchungen des Monats August nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kfm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Sonderkasse) überprüft . Es ergaben sich keine Beanstandungen. 5. Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt schließt sich den Beschlussempfehlungen zu den Jahresabschlüssen der einzelnen Betriebszweige des Eigenbetriebes Straßen an. Erftstadt, den 28.06.2001 P:1140IPRUEF6S\ABSCHLOO.WPO