Beschlussvorlage (Vergabe "freiberuflicher" leistungen an Architekten und Fachingenieure durch die Stadt Erftstadt)

STADT ERFTSTADT Der Bürgermeister Az.: 82 öffentlich V 7/ Amt: An den Ausschuss für Wirtschaftsförderung Werksausschuss Immobilienwirtschaft und //t{g - 82- BeschIAusf.: - 82 - Datum: 12.11.2001 der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung; • Betrifft: Vergabe "freiberuflicher" leistungen durch die Stadt Erftstadt Finanzielle Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 12. November • 2001 an Architekten und Fachingenieure Auswirkungen: « Keine $% Beschlussentwurf: Die Vergabe freiberuflicher leistungen auf der Grundlage der HOAI an Architekten und Fachingenieure erfolgt vorrangig an eine beschränkte Anzahl von Büros, die ihre leistungsfähigkeit bei der Abwicklung von Aufträgen für die Stadt Erftstadt unter Beweis gestellt haben. In Abständen von drei Jahren erstellt die Verwaltung einen Bericht über die durchgeführten Maßnahmen. Begründung: Anläßlich der Vergabe von Planungsaufträgen an Architekten und Fachingenieure ist in den vergangenen Jahren in den städtischen Gremien wiederholt über das Verfahren diskutiert worden, nach dem die Auftragnehmer von der Stadt ausgewählt werden. Bei der Vergabe von Bauleistungen ist das Verfahren zur Auswahl der Auftragnehmer in der vas umfassend und abschließend geregelt. Für lieferungen und leistungen enthält die Val entsprechende Bestimmungen. Auf der Grundlage einer möglichst eindeutigen Leistungsbeschreibung haben die Bieter ihre Angebote abzugeben. Der Auftrag ist an den günstigsten Bieter zu vergeben. Für die städtischen Gremien besteht keinerlei Entscheidungsspielraum. Bei der Vergabe von Aufträgen an Angehörige freier Berufe wird das Honorar für die zu erbringende leistung durch Kosten- oder Gebührenordnungen vorgegeben. Der Preis für die Leistung kann daher nicht Kriterium für die Vergabentscheidung sein. Vielmehr ist die Auswahl der Büros anhand der Qualität der erbrachten leistungen vorzunehmen. Für Architekten und Fachingenieure sind dabei u.a. folgende Kriterien von Bedeutung: P:\821\8215\82\FREIBERF.VOR - 2 eine der AufgabensteIlung angemessene Architektur, Erarbeitung einer wirtschaftlichen Lösung für die gestellte Aufgabe, Minimierung der Folgekosten für den Betrieb der Anlage (Betriebskosten, Kosten für die Bauunterhaltung, Anfälligkeit für Vandalismus ...) Zusammenarbeit mit den ausführenden Firmen während der Durchführung der Baumaßnahme, Loyalität gegenüber dem Auftraggeber, Kosten- und Terminkontrolle während der Baudurchführung. • Anhand beigebrachter Referenzen kann bei der Vergabe von Aufträgen eine Vorauswahl unter den bewerbenden Büros getroffen werden. Die tatsächliche Qualität der erbrachten Leistung zeigt sich jedoch frühestens bei der Durchführung der Baumaßnahme, ggf. auch erst dann, wenn das Gebäude bereits einige Jahre genutzt worden ist. An Büros, die bisher noch nicht mit der Stadt zusammengearbeitet haben, sollten daher zunächst kleinere Aufträge vergeben werden. Bei Bewährung kann die Zusammenarbeit dann ausgeweitet werden. Dieses Verfahren bedingt jedoch die Beschränkung auf eine Zusammenarbeit mit einer überschaubaren Anzahl von Architekten und Fachingenieuren. Im Interesse der Bürgerinnen und Bürger muss die Erstellung qualitativ hochwertiger Gebäude Vorrang vor einer möglichst breiten Streuung der Aufträge an zahlreiche Architekten und Fachingenieure haben. Im Rahmen der Auswahl der Auftragnehmer sind dann ggf. noch weitere Kriterien zu berücksichtigen. So sind für einige Aufgabe spezielle Fachkenntnisse erforderlich. Insbesondere im Bereich der Fachingenieure ist es von Vorteil, wenn diese - bei Sanierungen und Anbauten - bereits Kenntnisse über die vorhandenen Anlagen haben. Eine räumliche Nähe des Büros zum Ort der Leistung ist ebenfalls von Vorteil. • Die Vergabe von Aufträgen erfolgt in Erftstadt in öffentlicher Sitzung. Auch bei einer Beratung im nichtöffentlichen Teil einer Sitzung muss davon ausgegangen werden, dass Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Daher können in Vorlagen nur die positiven Kriterien für die Auswahl der Auftragnehmer dargelegt werden. Gründe für den Ausschluss einzelner Büros sollten nicht angegeben werden . Aufgrund der o.a. Kriterien schlage ich daher vor, das bisher bei der Stadt praktizierte Verfahren zur Auswahl von Architekten und Fachingenieuren beizubehalten. Zur Transparenz des Verfahrens sollte im Abstand von drei Jahren ein Bericht über die vergebenen Aufträge erstellt .w~'!len. Im Rahmen dieses Berichtes ist über die Erfahrungen bei der Durchführung de~ewlckelten Aufträge zu diskutieren. Daraus können sich dann Kriterien für die Vergabe künftiger Aufträge ergeben. e (Bösche) P:\821\8215\82\FREIBERF.VOR Ar.lago zu [9/)6'0 Anlage zur Vorlage V7/1668 Vergabe "freiberuflicher" Stadt Erftstadt /1 Blatt - '" - I Leistungen an Architekten und Fachingenieure durch die In der Sitzung des Werksausschusses vom 29.11.2001 bin ich gebeten worden, eine Auflistung zu erstellen, welche Aufträge in den vergangenen 3 Jahren an Architekten und Fachingenieure vergeben wurden. Architekten- und Ingenieuraufträge 1999 - 2001 AReI:lIWEi<:TI ;'.~I}:jGENIEllIii";'.; ,,'_ • ,~,', M,,,,,M,,J ",' "i Bley Prof.Dr.lng., Erftstadt 2001 Erweiterung Ville-Gymnasium, Energie + Haustechnik beratende Tätigkeit 1.789,52 Planung EDV-Netz Rathaus Liblar + Haus Ganser 31.197,34 Comconsult, Ing., Aachen 2000 Esser, Dipl.-lng., Nettersheim 1999 2000 • 2001 Erweiterung Erweiterung Erweiterung Erweiterung Ville-Gymnasium, Statik Grundschule Bliesheim, Statik Ville-Gymnasium, Statik Ville-Gymnasium, Statik 1.138,75 8.528,07 1.118,58 74.137,32 84.922,72 Esser, Dr.h.c., Köln 2001 Rathaus Liblar, Fassadensanierung 21.848,97 Hein, Ing., Kerpen 1999 2000 Erweiterung Kindergarten Gymnich, Statik Erweiterung Kindergarten Gymnich, Statik, Rest 2.764,45 1.459,32 4.223,77 ARCHI'[EKT{., L .INGENIEIJR,· . ./ .. d,,_, . ' .StlMME .' ,. !.,,"!-~./ '~', o·.'€·;.; .•. Holzapfel, Ing., Bonn 1999 2001 Erweiterung Ville-Gymnasium, brandschutztechnische Beratung Gymnasium Lechenich, Beratung Brandschutz Erweiterung Ville-Gymnasium, brandschutztechnische Beratung 889,65 3.202,73 2.787,56 6.879,94 Jeromin + Vester, Köln • 2001 Erweiterung Grundschule Erp, Prüfstatik 1.698,34 Jung Consult, Euskirchen 2000 Erweiterung Grundschule Bliesheim, Prüfstatik FGH Lechenich, Prüfstatik 1.559,50 3.010,04 4.569,54 K&L Ingenieurgesellschaft, 1999 Heidelberg Energiegutachten Kindergärten Grundschule Bliesheim, Erneuerung Heizung 5.036,23 4.680,32 9.716,54 Kolter, Euskirchen • 1999 2000 2001 Erweiterung Erweiterung Erweiterung Erweiterung Erweiterung Erweiterung Kindergarten Gymnich Ville-Gymnasium, 1.Teilauftrag Ville-Gymnasium, 2.Teilauftrag Kindergarten Gymnich, Restauftrag Ville-Gymnasium, 3.Teilauftrag Ville-Gymnasium, Überprüfung Bestand 10.826,26 53.490,62 36.039,78 4.723,36 295.744,76 4.708,38 405.533,16 Kommer Ing. GmbH, Erftstadt 2000 2001 Erweiterung Grundschule Bliesheim, Ingenieurleistungen Gymnasium Lechenich, Planung Sprechanlage 10.214,74 3.497,38 13.712,12 A:.!c:go.,A zu [~-;k6Cfl ;~OBJEKT' .. ARCHITEKTI INGE'~jEl)R Krahforst, B!dt -.2- :1." . Ingenieur, 1999 2001 SUMME' "'€i Erftstadt Ingenieurleistung Sanierung Gymnasium Lech., B-Trakt Kindergarten Bliesheim, Restauftrag Erw. Kindergarten Gymnich, HSE Jugendzentrum Köttingen Ausbau DG, HSL Erw. Grundschule Gymnich, HSE Erw. Kindergarten Gymnich, HSE, Restauftrag FGH Köttingen, Heizung Kindergärten Blessem, Herrig, Köttingen, Erneuerung der Heizkessel 2000 • . . -' 4.279,80 4.794,91 4.708,90 2.433,91 3.579,04 2.021,41 3.893,70 6.524,08 32.235,75 Kreutz, Dipl.-Ing., 2000 Euskirchen Erweiterung Grundschule Gymnich, Statik FGH Lechenich, Statik 2.075,85 8.125,45 10.201,30 Schaefer, Ing., Erftstadt 1999 2000 2001 Jugendzentrum Köttingen Ausbau DG, Statik Hauptschule Lechenich, Anbau Stuhllager, Statik Realschule Liblar, Parkplatz Erweiterung Grundschule Erp, Statik Erweiterung Grundschule Erp, Ing.-Leist, Bauleitung 2.299,74 1.431,62 6.482,57 11.476,46 9.812,06 31.502,45 • Stein, Erftstadt 1999 2000 2001 Kindergarten Erp, baufachliche Prüfung Kindergarten Bliesheim, Restauftrag Erweiterung Kindergarten Lech.Süd, Restaufrag FGH Lechenich FGH Lechenich, Sicherheitskoordinator 1.474,37 6.752,08 1.533,88 47.586,41 2.152,95 59.499,69 Zeiler + Partner, Ing., Frechen 1999 2000 2001 Erweiterung Ville-Gymnasium, Grundlagenermittlung Erweiterung Ville-Gymnasium, Grundlagenenmittlung FGH Lechenich, HSLE Grundschule Erp, Lüftung LSB Erweiterung Grundschule Erp, Ing.-Leistung HSL Erweiterung Ville-Gymnasium, Haustechnik LPH 1-9 877,79 548,62 25.010,02 10.527,50 8.042,42 89.210,66 134.217,01 , ","",r ,',~,,:, ;f~~g~~~~~~~I, ,'_c ,'I~"SUMME\'" ::"':0BJEKT' "~",,?, '.'_" " '._" i ~_': , "€" Zepp, Erftstadt 1999 2000 2001 Fassadensanierung Hauptschule Lechenich Erweiterung Grundschule Bliesheim, Planung Erweiterung Grundschule Bliesheim, Aufmaß Erweiterung Grundschule Bliesheim, LPH 4 - 9 Architektenleistung LPH 1-3, Kindergarten Herrig 6.944,34 6.557,59 1.319,13 24.669,05 2.779,70 42.269,81 • • ( , Zur Sitzung {lA\1.; 21003. o:s Anlage 2 zur Vorlage V 7/1668 Vergabe "freiberuflicher" durch die Stadt Erftstadt Leistungen an Architekten und Fachingenieure Der Ausschuss für Wirtschaftsförderung und Werksausschuss Immobilienwirtschaft hat in seiner Sitzung am 28.5.2002 über die Vorlage beraten und die Verwaltung gebeten, einen neuen Beschlussvorschlag vorzulegen. Damit soll das Ziel verfolgt werden, bei kleineren Maßnahmen die Zusammenarbeit mit Architekturbüros zu erproben, die bisher bei Vergaben der Stadt nicht berücksichtigt wurden, sowie Kriterien zu entwickeln, bei welchen Vorhaben ein Wettbewerb durchgeführt wird. Unter Berücksichtigung dieser Vorgaben empfehle ich folgende Beschlussfassung: • 1. Bei der Vergabe von Aufträgen durch die Stadt an Architekturbüros werden, Büros berücksichtigt, die bisher mit der Stadt nicht zusammengearbeitet haben . Der Schwierigkeitsgrad und die Komplexität der Aufgabe soll bei diesen Aufträgen beschränkt sein. Bewähren sich dieses Büros bei der Bewältigung der ihnen gestellten Aufgabe, so sollen sie auch bei weiteren Vergaben berücksichtigt werden. 2. Aufträge über freiberufliche Leistungen werden im Wege des Wettbewerbs vergeben, wenn die Wertgrenzen gem. § 2 VOF überschritten werden oder wenn es sich um städtebaulich bedeutsame Einzelvorhaben handelt, deren Gestaltung das Umfeld in erheblichem Maße prägt Als Kriterien für die Vergabe von Aufträgen durch die Stadt Erftstadt sollten grundsätzlich der Wettbewerb und die Qualität der erbrachten Leistung im Vordergrund stehen. Die bisherige Vergabepraxis bei freiberuflichen Leistungen genügt diesen Kriterien. • Entsprechend der Beschlussfassung durch den Ausschuss habe ich einen Vorschlag erarbeitet, wie künftig weitere Büros bei der Auftragsvergabe berücksichtigt werden können. Zur Prüfung der Leistungsfähig sollte das Auftragsvolumen hinsichtlich der Schwierigkeit und der Komplexität der Aufgabe beschränkt sein. Dafür ist nicht zwangsläufig die Höhe des Auftragsvolumens maßgebend. Das Verfahren bedingt, dass nach Durchführung des Auftrages die Qualität der erbrachten Leistung beurteilt und dokumentiert wird und ggf. bei weiteren Vergaben diese Beurteilung den städtischen Gremien zur Verfügung gestellt wird. Die nunmehr vorgeschlagene Praxis kann - trotz einer sorgfältigen Auswahl der Büros und einer Überwachung der Arbeiten durch die Verwaltung - zu einer Vergabe an Büros führen, die ihrer Aufgabe nicht gewachsen sind. Die dadurch entstehenden Schäden und finanziellen Nachteile werden sich ggf. erst nach einigen Jahren zeigen. C:IWPDOKIV7 -1668.ANL .../2 - 2 - Wettbewerbsverfahren sollen zu einer möglichst hohen Qualität des zu errichtenden Gebäudes führen. Damit dieses liel erreicht wird, muss ein Wettbewerbsverfahren sehr gut vorbereitet und mit hohem Aufwand durchgeführt werden. Das Verfahren führt zu nicht unerheblichen Mehrkosten. Die Aufgabe muss in angemessenem Umfang zu den Aufwendungen stehen. Die VOF schreibt ein Verhandlungsverfahren bzw. einen Wettbewerb ab einem Auftragsvolumen von 200.000,- € netto vor. Dies entspricht in etwa einem Bauvolumen von 3.000.000,- € brutto. Der Wettbewerb ist einem Verhandlungsverfahren vorzuziehen. Einzelvorhaben, bei denen das o.a. Auftragsvolumen nicht erreicht wird, die jedoch wegen ihrer Lage erhebliche Auswirkungen auf das Stadtbild haben, sollten ebenfalls im Wettbewerb vergeben werden. • • "'-