Antrag (Antrag zur Reduzierung der Papier-, Druck,- und Zustellkosten in Rat und Ausschüssen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 289/2011 Az.: Amt: - 100 BeschlAusf.: - 100 Datum: 29.06.2011 gez. Elsen 15.09.2011 Amtsleiter Datum Freigabe -100- BM / Dezernent - 20 - Den beigefügten Antrag der FDP-Fraktion leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Hauptausschuss Termin 28.09.2011 vorberatend Rat 04.10.2011 beschließend Betrifft: Bemerkungen Antrag zur Reduzierung der Papier-, Druck,- und Zustellkosten in Rat und Ausschüssen Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Zu 1) Seit September 2006 stellt die Stadt Erftstadt den Mitgliedern des Rates der Stadt Erftstadt sowie den Fraktionsbüros einen passwortgeschützten Zugang zum Ratsinformationssystem SD.Net zur Verfügung. Mit dem Zugang besteht die Möglichkeit, alle im Ratsinformationssystem hinterlegten öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen (Vorlagen und Anlagen, Einladungen und Niederschriften, die Beschlusskontrolle sowie die monatlichen Abrechnungen) einzusehen. Hierzu haben alle Ratsmitglieder eine entsprechende Benutzerkennung erhalten. Eine Statistik auf Jahre bezogen wurde bisher vom Ratsbüro nicht erstellt, so dass ich nur den anonymisierten Datenbestand der beiden zurückliegenden Jahre zuzüglich dem des aktuellen Jahres darstellen kann. Stand der Erhebung : Ende Juni 2011 Erfolgte Zugriffe aller Ratsmitglieder Bezogen auf einen Monat Anzahl der Ratsmitglieder mit keinem Zugriff auf das System Anzahl der Ratsmitglieder, welche mindestens einen 2009 540 45 2010 1157 96 2011 361 60 (6 Mon.) 24 19 23 20 16 17 Zugriff, aber weniger als 10 Zugriffe hatten Anzahl der Ratsmitglieder, welche mindestens 50 1 4 1 aber weniger als 100 Zugriffe hatten Anzahl der Ratsmitglieder mit mehr als 100 Zugriffen 1 3 0 Insgesamt haben von allen Ratsmitgliedern des dargestellten Zeitraumes 14 Ratsmitglieder noch nie auf das System zugegriffen. Aufstellung der Zugriffszahlen im o.g. Zeitraum 1 – 10 Zugriffe 15 Personen 10 – 50 Zugriffe 14 Personen 50 – 100 Zugriffe 5 Personen 100 – 200 Zugriffe 3 Personen Über 200 Zugriffe 3 Personen Es sind auch 4 ausgeschiedene Ratsmitglieder in die Statistik für das Jahr 2009 eingeflossen. Zu 2) Zunächst einmal stelle ich die entstehenden Kosten, die durch den Druck und Versand der Dokumente verursacht werden, dar.: Versendung der Unterlagen: Die Zustellung der Unterlagen für den Sitzungsdienst erfolgt bei der Stadt Erftstadt durch einen privaten Zustelldienst. Hierzu erhalten alle Ratsmitglieder sowie die ordentlichen und stellvertretenden Mitglieder der Ausschüsse die jeweiligen Unterlagen (Einladungen nebst Vorlagen und Anlagen sowie Niederschriften). Da die Ratsmitglieder in den Ausschüssen entweder ordentliche, ansonsten stellvertretende Mitglieder sind, erhalten diese somit generell jede Vorlage nebst Anlagen, Einladungen und Niederschriften. Eine genaue Übersicht der Zusammensetzung der Ausschüsse ist als Anlage 1 beigefügt. Die Sitzungen eines Kalenderjahres kann man in 4 Perioden (entsprechend den Quartalen) aufteilen, in denen ein Ausschuss generell einmal tagen und beraten soll. In Bedarfsfällen können zusätzliche Termine beschlossen werden (incl. gemeinsamer Sitzungen). Anlage 2stellt die Anzahl der Sitzungen und der damit verbundenen Anzahl von Unterlagen der Jahre 2010 und 2011 dar. Wenn man jeden Ausschusstermin für sich betrachtet, ergeben sich je Quartal zu versendende Unterlagen an ordentliche Mitglieder in einer Gesamtzahl von 271 Stück. Hinzu kommen weitere 660 Sendungen an die stellvertretenden Mitglieder. Somit insgesamt 931 Sendungen. Da aber vielfach Sitzungsunterlagen mehrerer Ausschüsse gemeinsam an einem Tag verschickt werden, reduzieren sich die genannten Zahlen, weil die Unterlagen für diejenigen zusammenfasst werden, die Mitglieder in den jeweiligen Ausschüssen sind (gilt grundsätzlich für alle Ratsmitglieder). Erhöht werden hierdurch jedoch vielfach die Portokosten ( höheres Gewicht = vielfach höhere Portokosten) Bezogen auf das Jahr 2010 ergeben sich folgende Zahlen: Sendungen a`0,43 € 292 St. Kosten 125,56 Sendungen a`0,82 € 221 St. Kosten 181,22 Sendungen a`1,24 € 2321 St. Kosten 2.878,04 Sendungen a`2,06 € 944 St. Kosten 1.944,64 -2- Sendungen a`2,57€ 326 St. Kosten 837,82 Gesamt 4.104 St. Kosten 5.967,28 Hinzugerechnet werden müssen noch die normalen Portokosten bei Übersendung mit der Deutschen Post. In Höhe von 1.452,00 € Erstellung der Unterlagen: In der Kostenberechnung wurden nur die reinen Material- und Wartungskosten einbezogen. Die Druckunterlagen im Sitzungsdienst werden bis auf wenige Ausnahmen zweiseitig auf farbigem Papier DIN A4 in Schwarz-Weiß gedruckt. Die Ausnahme bezieht sich zum einen auf Anfragen, welche auf weißem Papier gedruckt werden (im Jahr 2010 ergaben sich 38 Anfragen) sowie auf wenige Farbausdrucke. Demnach kostet eine Seite farbiges Papier, zweiseitig in schwarz –weiß bedruckt 0,0330 €. Für das Jahr 2011 wurde ein durchschnittlicher monatlicher Ansatz von ca. 665 € zu Grunde gelegt. Auf ein Jahr hochgerechnet ( wobei hier nur 11 Monate berücksichtigt werden) ergibt sich ein Betrag 7.315 €. An weiteren Materialkosten muss hinzugerechnet werden Etiketten Briefhüllen, - Umschläge 40,00 € 320,00 € Somit ergeben sich aus diesen Posten Gesamt-Kosten (ohne Personal) in Höhe von 5.967,00 € Versandkosten Justen 1.452,00 € Versandkosten Deutsche Post 7.315,00 € Druckkosten 360,00 € sonstige Kosten Insgesamt 15.094,00 € Vorschläge zur Reduzierung der Kosten:  Erstellung und Versand der Unterlagen nur noch an ordentliche Mitglieder. Die Fraktionen erhalten 2-3 weitere Exemplare für den Fall der Stellvertretung.  Alle sachkundigen Bürger und Einwohner erhalten die Möglichkeit, sich im passwortgeschützten Bereich des Ratsinformationssystems entsprechend der Gremienzugehörigkeit über die jeweiligen Unterlagen zu informieren. Somit hätten alle stellvertretenden Mitglieder Gelegenheit, sich zu informieren.  Kein Versand der Unterlagen an die Presse und Ortsbürgermeister/innen, diese erhalten per Email eine Benachrichtigung über die Aktualisierung des Ratsinformationssystems und können sich entsprechend online die Unterlagen anschauen (öffentlicher Bereich).  Generelle Reduzierung der Stellvertreter  Verzicht auf bestimmte Vorlagen (Grundstücksverkäufe, Sachstandsanträge die auch durch das Fachamt direkt dem Antragsteller mitgeteilt werden können) Zu 3) -3- Der papierlose Sitzungsdienst wird von immer mehr Kommunalparlamenten nachgefragt. Die technische Entwicklung dieser Systeme bietet ständig veränderbare Möglichkeiten, die individuelle als auch die Fraktionsarbeit zu erleichtern Die Firma Sternberg bietet seit geraumer Zeit ein solches Modul (RICH-Client (Rats Info Compact Home)) für das Ratsinformationstdienstprogrmm „SD.Net“ an, welches einen papierlosen Sitzungsdienst unterstützt. Mit dem so genannten RICH-Client steht ein komfortables System für die digitale Übermittlung der Sitzungsunterlagen zur Verfügung. SD.NET RICH kann sowohl Online als auch Offline genutzt werden. Im Online-Modus erfolgt ein stetiger Abgleich mit den veröffentlichten Daten und Dokumenten. Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt abgelegt. Zentrale Funktion ist die Sitzungsvorbereitung. Es wird die Tagesordnung zur jeweiligen Sitzung mit allen verfügbaren Dokumenten angeboten. Innerhalb oder außerhalb der PDF-Dateien können beliebige Notizen angelegt werden sowie ganze Textpassagen farbig markiert werden. Dies stellt gerade im Hinblick auf die Fraktionsarbeit eine enorme Erleichterung dar, so dass eine optimale Vorbereitung auf die Sitzung erfolgen kann. Ein weiterer Vorteil der digitalen Nutzung betrifft den Wegfall des erheblichen Archivierungs- und Rechercheaufwandes für die einzelnen Ratsmitglieder. Mittels verschiedener Recherchemethoden können ohne großen Zeitaufwand Dokumente schnell gefunden werden. Dieses Modul wird bereits von der Gemeinde Vettweiß auf freiwilliger Basis eingesetzt. Eine Abfrage bei den dortigen Ratsmitgliedern und Sachkundigen Bürgern ergab , dass mehr als 50 % aller Befragten den papierlosen Sitzungsdienst befürworten. Die Nutzung der Software erfolgt dort entweder mittels eigener oder auf von der Verwaltung bereitgestellten Notebooks (diese dürfen nur für den Betrieb des Rich-Clients genutzt werden, weitere private Nutzung ist nicht erlaubt). Weitere Kommunen (die Stadt Hürth, der Kreis Düren, die Gemeinde Kreuzau) sind in der Erprobungsphase. Auch die Stadt Düren hat den papierlosen Sitzungsdienst auf freiwilliger Basis eingeführt (mit einem anderen Sitzungsdienstprogramm). 41 von 50 Ratsmitgliedern nutzen seit dem 01.09.2011 diesen Service mit seitens der Stadt Düren bereitgestellten IPhones. Die Struktur der Ausschussbesetzung bei der Stadt Erftstadt ist jedoch im Vergleich zu Vettweiß grundsätzlich anders. Dort sind in den Ausschüssen nur wenige Sachkundige Bürger (SB) und – Einwohner (SE) vertreten, wohingegen bei der Stadt Erftstadt bis zu 17 (Jugendhilfeausschuss) je Ausschuss vertreten sind. Insgesamt sind 90 sachkundige Bürger und -Einwohner in den Ausschussgremien vertreten (ohne Beiräte) Die Verwaltung begrüßt die Einrichtung einer Arbeitsgruppe zur Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes. Seitens der Herstellerfirma wird den Kommunen in Zusammenarbeit mit der KDVZ-Frechen eine mehrmonatige Testphase der Software angeboten, wo interessierte Ratsmitglieder Erfahrungen im Umgang mit dem System sammeln können. Die Einrichtung einer Arbeitsgruppe bedarf der Beschlussfassung der zuständigen Gremien. (Dr. Rips) -4-