Beschlussvorlage (Nachbesetzung der Stelle des Stadtarchivars - Ausnahme vom Einstellungsstopp)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 342/2011 Az.: -10- Amt: - 10 BeschlAusf.: - -10- Datum: 16.08.2011 gez. Elsen Amtsleiter RPA Beratungsfolge Finanz- und Personalausschuss Betrifft: - 20 - Termin 27.09.2011 gez. Dr. Rips, Bürgermeister BM / Dezernent 25.08.2011 Datum Freigabe -100- Bemerkungen beschließend Nachbesetzung der Stelle des Stadtarchivars - Ausnahme vom Einstellungsstopp Finanzielle Auswirkungen: Die Personalkosten sind im Budget veranschlagt. Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Ab dem 01.01.2012 wird unbefristet die Stelle des städtischen Archivaren nachbesetzt, die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 9 TVöD. Begründung: Der derzeitige Archivar der Stadt Erftstadt wird zum 01.10.2011 eine neue Stelle in einem anderen Archiv antreten. Aus nachfolgenden Gründen sollte die Stelle zum 01.01.2012 wieder besetzt werden: Das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande NordrheinWestfalen (ArchivG NRW) schreibt für die Kommunen die Unterhaltung eigener Archive als Pflichtaufgabe vor. Diese müssen archivfachlichen Anforderungen entsprechen, welche etwa bei der Beschäftigung eines hauptamtlichen und entsprechend ausgebildeten Archivars erfüllt sind (§ 10 ArchivG NRW). Als Aufgaben schreibt das Archivgesetz für die kommunalen Archive vor, die „Unterlagen zu bewerten, zu übernehmen und das übernommene Archivgut sachgemäß zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen sowie zu veröffentlichen“ (§ 2 (7) ArchivG NRW). Seit 2001 ist das Stadtarchiv Erftstadt hauptamtlich mit einem ausgebildeten Archivar besetzt und erfüllt die o.a. Pflichtaufgaben des Archivgesetzes: - Übernahme und Bewertung der bei der Stadtverwaltung anfallenden Unterlagen: eine der wichtigsten Aufgaben des Stadtarchivs Erftstadt ist es, die von den Behörden nicht mehr benötigten Unterlagen zu bewerten, d.h. die archivwürdigen Unterlagen auszuwählen und ins Archiv zu übernehmen. Die Bewertungsentscheidung des Stadtarchivars bestimmt damit die zukünftige Quellenlage zur Erftstädter Geschichte - Erschließung: Inhaltlich benutzbar werden die Akten erst durch die Verzeichnung mit einem speziellen Datenbankprogramm. In den letzten Jahren ist es gelungen, die Verzeichnungsrückstände im Stadtarchiv kontinuierlich abzubauen und damit überhaupt erst die Grundlage für eine systematische Erforschung der Erftstädter Geschichte zu legen - Bestandserhaltung: Neben einer sachgerechten Verpackung und Lagerung der Archivalien gehören insbesondere Restaurierungs- und Konservierungs-Maßnahmen wie Schimmelpilzentfernung und Massenentsäuerung von Akten zu den wesentlichen Aufgaben in diesem Bereich. Die Maßnahmen dienen der gesetzlich vorgeschrieben Verpflichtung zur dauerhaften Erhaltung der historischen Unterlagen. In den letzten Jahren sind insbesondere umfangreiche Maßnahmen zur Massenentsäuerung eingeleitet worden, die eine umfangreiche Vor- und Nachbereitung durch den Stadtarchivar erforderlich machen - Benutzung: Der Stadtarchivar beantwortet schriftliche und mündliche Anfragen aus den verschiedensten Bereichen (Orts- und Familienforschung, Wissenschaft, Fragen der Rechtssicherung etc.), betreut Benutzer vor Ort und begleitet zudem umfangreiche historische Projekte wie die Erstellung von Ortsgeschichten für Kierdorf oder Blessem. Seit der Einrichtung eines hauptamtlichen Archivars ist die Zahl der Benutzer des Archivs kontinuierlich gestiegen - Bildungs-und Öffentlichkeitsarbeit: das Stadtarchiv verfügt über einen umfangreichen Auftritt auf der städtischen Internetseite, der vom Stadtarchivar kontinuierlich (inhaltlich) gepflegt und erweitert wird. Seit Ende letzten Jahres bietet das Stadtarchiv als eines der ersten Stadtarchive des Rhein-Erft-Kreises auch die Möglichkeit, online in den Beständen zu recherchieren. Weitere Schwerpunkte im Bereich der Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit sind das Verfassen wissenschaftlicher Beiträge insbesondere für das Erftstädter Jahrbuch sowie die Erarbeitung von Ausstellungen. Zunehmende Bedeutung erlangt zudem die Zusammenarbeit mit den lokalen Schulen. Der Stadtarchivar betreut Facharbeiten, bietet Führungen an oder erstellt besondere Projekte, etwa zur jüdischen Geschichte. Das Stadtarchiv erfüllt mit seiner Tätigkeit allerdings nicht nur die gesetzlichen Vorgaben. Die Kenntnis der eigenen Geschichte ist eine wichtige Voraussetzung für eine lokale Identitätsbildung, die gerade in der noch jungen Stadt Erftstadt von besonderer Bedeutung ist. Mit der Bereitstellung der historischen Unterlagen und der aktiven Vermittlung der Geschichte leistet der Stadtarchivar hier einen wichtigen Beitrag. Auch die städtische Bildungs- und Kulturlandschaft unterstützt das Stadtarchiv. Wie bereits oben geschildert, arbeitet das Stadtarchiv in verschiedenster Weise mit den hiesigen Schulen zusammen. Als zusätzliche Beispiele für die Tätigkeit des Stadtarchivs in diesem Bereich sind zwei weitere Projekte zu nennen. Zum einen ist der VHS im Rahmen der Integrationskurse umfangreiches Bildmaterial zur Unterrichtsvorbereitung bereitgestellt worden. Zum anderen erarbeitet das Stadtarchiv derzeit für -2- den Rhein-Erft-Kreis und das Umwelt- und Planungsamt der Stadtverwaltung Erftstadt einige Informationstafeln. Mit diesen sollen verschiedene Rundkurse für Fußgänger und Radfahrer, die im Rahmen der Regionale erstellt werden, bestückt werden. Das Stadtarchiv dient zudem für den Bürger genauso wie für die Stadtverwaltung als Einrichtung zur Information und zur Rechtssicherung (u.a. in Erbschaftsangelegenheiten). Durch die im Archiv aufbewahrten Unterlagen kann darüber hinaus das Handeln der Verwaltung sowie das der politischen Entscheidungsträger der Gemeinde langfristig nachvollzogen werden, wodurch staatliches Handeln transparent gemacht wird. Damit leisten Archive auch einen Beitrag zur Demokratie. Vor diesem Hintergrund ist die Neubesetzung der Stelle des Stadtarchivars nach einer dreimonatigen Vakanz als geboten anzusehen. Besonders in Anbetracht dessen, dass die Stelle des Archivars bereits vom 01.10.2006 – 01.10.2007 einer Besetzungssperre unterlag. Gerade für das Sachgebiet Archiv, welches in hohem Maße auf Kontinuität angewiesen ist, empfiehlt sich – auch im Hinblick auf die gemachten Erfahrungen – eine möglichst unverzügliche Stellennachbesetzung. (Erner) -3-