Mitteilungsvorlage (Schaffung eines Bürgerbüros)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 04.11.2008 - Der Bürgermeister Az: 12-10-40 Nr. der Ratsdrucksache: 1453 __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss 18.11.2008 Rat 25.11.2008 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Schaffung eines Bürgerbüros __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Herr Mies __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ja / ( ) nein / ( Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( Anlagen sind beigefügt ( ( ) Die Mittel müssen über/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja ( ) nein _________________ € jährlich __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 32 PR 23.1 Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: Die Gemeindeprüfungsantalt NRW hatte im Rahmen der überörtlichen Prüfung im Jahr 2006 empfohlen, Optimierungspotenziale durch Überprüfung der organisatorischen Abläufe zu nutzen. Dieser Empfehlung wurde mit der im Jahr 2007 durchgeführten Aufgabenkritik Rechnung getragen. Ein Ergebnis dieser Aufgabenkritik war die Empfehlung zur Schaffung eines Bürgerbüros. Ein Bürgerbüro bietet die Chance, als moderner und bürgerorientierter Dienstleister zu agieren und folgende Vorteile zu nutzen: • Bündelung des publikumswirksamen Dienstleistungsangebots • Verkürzung der Lauf- und Wartezeiten für die Kunden und dadurch eine Imageverbesserung der Stadtverwaltung • Entlastung der übrigen Verwaltung von Publikumsverkehr • Schaffung interessanter und abwechslungsreicher Arbeitsplätze im Bürgerbüro • Bessere Erreichbarkeit der Verwaltung durch Ausweitung der Öffnungszeiten Seite 2 von Ratsdrucksache 1453 Die Empfehlung zur Schaffung eines Bürgerbüros und dessen Umsetzung wurde vom Rat in seiner Sitzung am 27.11.2007 zur Kenntnis genommen (vgl. RD 1129). Im ersten Halbjahr 2008 wurden die Planungen für die Schaffung der Zentralen Immobilienverwaltung abgeschlossen. Diese Organisationseinheit wurde zum 01.10.2008 eingerichtet und hat den Betrieb aufgenommen. Im zweiten Halbjahr 2008 erfolgte die Feinplanung für die Schaffung des Bürgerbüros durch den technischen Bereich der Zentralen Immobilienverwaltung. Das Bürgerbüro wird im Bereich des bisherigen Einwohnermeldeamtes erzeugt. Damit hier eine bessere Erreichbarkeit – insbesondere auch für in ihrer Mobilität eingeschränkte Kunden – geschaffen werden kann, wird ein zusätzlicher Eingang geschaffen. Hierdurch besteht dann auch die Möglichkeit, den Bereich des Bürgerbüros unabhängig von den Öffnungszeiten der übrigen Stadtverwaltung zu betreiben. Basierend auf der Feinplanung wurden die räumlichen Veränderungen und die sächliche Ausstattung ausgearbeitet und eine Kostenschätzung vorgenommen. Danach werden für die baulichen Veränderungen 42.000,00 € als Aufwand im Ergebnisplan 2009 veranschlagt, für notwendige Investitionen werden 48.000,00 € im Finanzplan 2009 veranschlagt. Sofern die Beauftragung einzelner Gewerke nicht mehr unter die Geschäfte der laufenden Verwaltung fallen, erfolgt eine Beteiligung der Fachausschüsse. Die im Haushalt 2008 eingestellten Mittel werden nicht in Anspruch genommen. Die baulichen Maßnahmen werden in den ersten Monaten 2009 umgesetzt und es wird von ca. 6-8 Wochen Bauzeit ausgegangen. Während dieser Zeit wird der Bereich des Einwohnermeldeamtes ausgelagert. Hierfür kommt die Lehrküche in der ehemaligen Kurverwaltung oder der Medienraum in der Kurverwaltung in Betracht. Sollte auf die Lehrküche zurückgegriffen werden, kann erst nach Inbetriebnahme des Bürgerbüros die Vermarktung der dann wieder freistehenden Räume erfolgen. 2. Rechtliche Würdigung Die Verwaltung ist gem. § 10 GO NRW zu einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung verpflichtet. Dies schließt auch die Optimierung und Straffung von Arbeitsprozessen mit ein, da hierdurch mittelfristig Personalaufwand reduziert werden kann. Die Schaffung des Bürgerbüros unterstützt diese Zielsetzung. 3. Finanzielle Auswirkungen Im Haushaltsplan 2009 werden für bauliche Maßnahmen 42.000 € und für investive Maßnahmen 48.000 € veranschlagt. 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Die nähere Ausgestaltung und inhaltliche Aufgabenzuweisung des Bürgerbüros obliegt dem Bürgermeister im Rahmen seiner Organisations- und Weisungskompetenz. Das Bürgerbüro wird organisatorisch dem Amt 32 zugeordnet. Die Aufgabe wird mit vorhandenem Personal wahrgenommen. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen Zur Verbesserung der Dienstleistungserbringung für die Einwohner sowie Bürgerinnen und Bürger wird von Seiten der Verwaltung keine Alternative zur Schaffung eines Bürgerbüros gesehen. Das daneben auch die elektronischen Angebote ausgebaut werden, steht der Schaffung des Bürgerbüros nicht entgegen. 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel Im Zuge des demographischen Wandels wird sich auch die personelle Ausstattung der Stadtverwaltung neuen Herausforderungen stellen müssen. Hier gilt es, frühzeitig durch verbesserte Abläufe die Prozesse zu optimieren und damit personellen Engpässen vorzubeugen. Dem trägt die Schaffung des Bürgerbüros Rechnung.