Beschlussvorlage (Leistungsvereinbarungen für 2002 Budget W101, W103 und W105)

, STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 7/ Az.: 10 Amt: An den BeschlAusf: Rat Datum: A'f3g -10/-101 - 101- 29.07.2001 der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung; zur vorberatunp HA",tAU"~" .~. über den U Finanz- und Personalausschuss Betrifft: Leistungsvereinbarungen für 2002 Budget W101, W103 und W105 Beschlussentwurf: Die beigefügten Leistungsvereinbarungen werden beschlossen. zum Budget W1 01, W103 und W1 05 Begründung: Entsprechend der Beschlussfassung zu V 7/1340 sollen die Leistungsvereinbarungen für 2002, reduziert um den Teil der Mittelanmeldungen, vom Fachausschuss im 3. Quartal 2001 beschlossen werden. • Im Rahmen der Haushaltsplanberatungen sind die vom Fachausschuss beschlossenen Leistungsvereinbarungen an dem finanziellen Rahmen der Budgets auszurichten und ggfls. anzupassen. Die Leistungsvereinbarungen zu den Budgets W 10 1 und W 103 haben aufgrund ihres input-orientierten Servicecharakters überwiegend statistische Aussagekraft. Anstelle von Kennzahlen werden in den Tertialberichten die Mittelabflüsse der einzelnen Budgets mitgeteilt. Anlagen • r:;i~:~~Zl Bio!! STADT - 11- Budget W101 ERFTSTADT Der Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT Nr. 01.10.01.01 Produkt:Ratsangelegenheiten I Pber,: Pgrp: Ratsangelegenheiten PVerantwortung: 100 • Gremium des Rates: Rat, Hauptausschuss, KURZBESCHREIBUNG Sevicestelle als Schnittstelle Finanz- und Personalausschuss DES PRODUKTES zwischen Politik und Verwaltung ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Verbesserung der Ordnung der zu versendenden Sitzungsunterlagen Gewährleistung des Sitzungsdienstes für Rats- und Ausschusssitzungen ZIELGRUPPE Bürgermeister, Rats-, Ausschuss-,Beiratsmitglieder, Verwaltung, Bürger, Einwohner LEISTUNGSUMFANG Ratsangelegenheiten • : - Vorbereitung und Koordination von Rats- und Ausschusssitzungen incl. Druck und Versand, Terminplanung, - Erwerb und Verlust von Mandaten - Mitglieder- und Besetzungslisten Rat und Ausschüsse - Überprüfung und Auswertung von Niederschriften incl. Beschlusskontrolle für Rat, Hauptausschuss, Beschwerdeausschuss - Festsetzung und Auszahlung von Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgeldern, Fahrtkosten, Zuschüsse Fraktionen, polit. Jugendarbeit, Verdienstausfall - Schriftführertätigkeiten im Rat, Hauptausschuss, Beschwerdeausschuss - Grundsätzliche Angelegenheiten des kommunalen Verfassungsrechtes, Beratung anderer Facheinheiten - Ortsvorsteher (Dienstanweisung, Wahlen etc.) - Mitgliedschaften - öffentliches Post- und Fernmeldewesen - Koordination Stadtpläne und Orientierungsanlagen - Kommunalheraldik - Ordensanregungen - amtl. Bekanntmachungen, Amtsblatt - Pflege und Ergänzung des Stadtrechts - zentraler Zeitschriften- und Gesetzesblattumlauf - Bürgerberatung; Rechte und Pflichten, ehrenamtl, Tätigkeiten QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien,mitdenendie Zielerreichunggemessenwerdensoll: Rats-und Ausschusssitzunf/.en: 75 10 • Beratungsgegenstände: 670 Versandtermine: elus Nachsendetermine Versand außerhalb an: 75 45 44 140 9 37 45 Versand innerhalb an: Druckstücke insgesamt: Schriftführung für Zahlungsverkehr 75 35 90 125 Kontrolle Amtsblatt Versand an: Zeitschriftenumlauf: • 870.000 6 6 2 231 75 960 Stadtrecht 2 400 Ratshandbuch 2 400 Tagesordnungen Rat Nachrufe Kommunaler Sitzungsdienst 10 Sitzungen/Niederschriften Beiratssitzungen / Niederschriften Vorlagen, Anträge, Anfragen, Sonstiges It. Terminelanung Stadtverordnete Sachkundige Bürger Sachkundige Einwohner Sonst. beratende Mitglieder Durchschnitt Hausverteiler (Ämter, Abteilungen) u. Presse Ratssitzungen Hauptausschusssitzungen Ortsvorsteherdienstbeserechungen Stadtverordnete, sachk. Bürger sachk. Einwohner, berat. Mitgl. Sitzungsniederschriften Amtsblattausgaben e.a. mit Bekanntmachungen Personen; (Fraktionen, Abonnen ten, Presse, Hausverteiler, Auslage Bücherei und Verwaltungsgebäude,) abonnierte Zeitschriften und Gesetzesblätter mit tatsächlichen Umläufen p.a.; bei unterschiedlichen Erscheinungseerioden jährliche Ergänzungsauflagen mit Stück Auflage (240 Politik, Hausverteiler, Abonnenten, Pflichtbibliotheken) Ergänzungslieferungen Stück Auflage (240 Politik, Hausverteiler, Abonnenten, Pflichtbibliotheken) Maßnahmen p.a. im ErftstadtAnzeiger Einführung des EDV-gestützten Ratsverwaltungsprogrammes Anlage A [Vf!ArH Bio!! ~)- ZU i Mittel der Qualitätssicherung: - Gewährleistung des ordnungsgemäßen Sitzungsdienstes incl. Vor- und Nachbereitung für Rat und Ausschüsse - Gesetzeskonforme Abwicklung des Zahlungsverkehrs für Mandatsträger und Fraktionen - Zeitnahe und kompetente Beratung der Facheinheiten und Bürger in kommunalrechtiichen Angelegenheiten sowie grundsätzlichen Angelegenheiten des komm. Verfassungsrechts Kennzahl für die Controllingberichte: Kriterien: Qualitätssichernde Für die ServicesteIle "Ratsbüro" sind Kennzahlen zur Steuerung und Qualitätssicherung nicht geeignet und ohne Aussagekraft. Von der Einsetzung einer Kennzahl wird daher abgesehen. Gespräche im Rahmen der interfraktionellen Gespräche ERLÄUTERUNGEN • Die o.g. Zahlen sind z.T. von nicht planbaren politischen Vorgaben abhängig. Die periodisch vorhandenen Schwankungen können nicht dargestellt werden und sind nicht beeinflussbar, so z. B. bei polit. Anträgen, Bürgeranträgen, Anfragen, Vorlagen der Fachbereiche, Dringlichkeitsentscheidungen, Vertagungen der Beratungsgegenstände, Versand an mehrere Ausschüsse. Sie sind daher für eine Steuerung nur bedingt geeignet. Die hohe Anzahl der Nachsendung von Rats- und Ausschussunterlagen resultiert aus der Mißachtung des VK-Beschlusses alle Beratungsgegenstände drei Tage vor dem Versandtermin zur Schlussunterzeichnung dem Bürgermeister vorzulegen. I EM""d!,d2:;,001 • I Anlag3 zu :;. IirÜ ,o/3? Blatt STADT j -I! - Budget W103 ERFTST ADT Der Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT Nr.:01.l0.03.0S 01.10.03.01 Produkt: Organisations- und Büroservice Teilprodukte: Beschaffung, Zentrale Bürotechnik, Allgemeine Organisation, Dienstpostenbewertung, Zentrales Schreibbüro, Vorschlagswesen PGrp: Allgemeine Verwaltungsorganisation, Einkauf und Logistik PVerantwortung: 10 • PBer.: Gremium des Rates: Hauptausschuss, KURZBESCHREIBUNG Finanz- und Personalausschuss DES PRODUKTES ServicesteIle für die gesamte Verwaltung einschließlich der Eigenbetriebe gemeinen Verwaltungsorganisation, Einkauf und Logistik im Bereich der All- ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Gewährleistung eines kundenorientierten waltungsabläufe und preisgünstigen Einkaufs, Sicherstellung allgemeiner Ver- ZIELGRUPPE Bürgermeister, Rat, Ausschüsse, Verwaltung, Bürger, Einwohner • LEISTUNGSUMFANG a Beschaffung und termingerechte Lieferung von allgemeinem Büromaterial mit dem Ziel der Kostensenkung durch Großbestellung und Weitergabe der Ersparnis an die Budgets. Reduzierung der Lagerbestände durch just in time Bestellungen. b. Kostengünstige Bereitstellung und Verwaltung zentraler Bürotechnik mit Anschlussund Benutzungszwang (Telefonanlage, Zeiterfassung, Kopierer, Postalia etc.) Weitergabe der Einsparung im Rahmen des Umlagesystems. c. Aktuelle Information barungen etc. d. Gutachterliehe Stellungnahme zu einzelnen bungen und Bewertungen auf Anforderung. e. Auswertung f. Zentrale innerhalb und Beurteilung Erledigung der Verwaltung Aufgabenbereichen der Umsetzbarkeit von allgemeinen über Dienstanweisungen, Dienstverein- durch Stellenbeschrei- von Verbesserungsvorschlägen Schreibarbeiten QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: Grad der Akzeptanz Mittel der Qualirätssichcrung: Anbietem zur Optimierung Regelmäßiges Kundenfeedback, des Preis- Leistungsverhältnisses Kennzahl für die Controllingberichte: Qualitätssichernde durch die Zielgruppen Verhandlungen mit den keine ERLÄUTERUNGEN • ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN I E"'<",".d~ 09.08.2001 (Uw;t, • I An!agß "- zu }Ill 4y~g STADT - ERFTSTADT Der Bürgermeister PRODUKT PGrp:TUIV PVerantwortung: 10 • - Budget W103 -I HhJ 2002 Produkt: TUIV I PBcr.: Gremium des Rates: Finanz-und KURZBESCHREIBUNG Betrieb - Leistungsvereinbarung T Nr.:01.10.03.02 , Personalausschuss, Hauptausschuss DES PRODUKTES der DV -Einrichtungen ZIELE für den Zeitraum Gewährleistung der Leistungsvereinbarung einer ständigen Verfügbarkeit von DV-Einrichtungen ZIELGRUPPE Bürgermeister, Rat, Ausschüsse, Verwaltung, Bürger, Einwohner LEISTUNGSUMFANG Konzeptioneller Aufbau der DV-Systeme Neuverkabelung Verwaltungsgebäude Umsetzung und Weiterentwicklung Interne Standards festlegen Ständige Verfügbarkelt sicherstellen Verwaltung lind Pflege der Datenbänke Beschaffung von Hard- und Software Koordinierungsstelle zur KDVZ Koordination und Mitwirkung bei der Neuvemetzung der Verwaltungsgebäude DV -tcchnische Betreuung der städtischen Internetseite Einführung eines neuen Datensicherungskonzeptes (TapcLibery) • QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien. mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: Grad der Akzeptanz durch die Zielgruppen Mittel der Qualitätssicherung: Regelmäßiges Kundenfeedback. hausinterne DV -Besprechungen, cinsatz, Qualitätssichernde Verhandlungen mit den Anbietern flexibler Personal- Kennzahl für die Comrollingbcrichte: keine I Erftstadt, den 09.08.200 I L'":L, I Anlege :z ~Vl/ ;1lf 3~ Blatt -]- STADT Budget W103 ERFTSTADT Der Bürgermeister PRODUKT Nr.:O 1.10.03.41 I Leistungsvereinbarung Produkt: Drucken PVerantwortung: 10 PBer.: I Gremium des Rates: Hauptausschuss, KURZBESCHREIBUNG HhJ 2002 und Setzen PGrp: Allgemeine Verwaltungsorganisation, Einkauf und Logistik • I zu Finanz- und Personalausschuss DES PRODUKTES ServicesteIle für die gesamte Verwaltung einschließlich tigungen sowie der Erstellung von Vordrucken der Eigenbetriebe bezüglich Vervielfäl- ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Erledigung der anfallenden Druck- und Setztätigkeiten im vorgegebenen Zeitrahmen. Drucken von termingebundenen Vorlagen für Rat und Ausschüsse ZIELGRUPPE Bürgermeister, Rat, Ausschüsse, Verwaltung, Bürger, Einwohner LEISTUNGSUMFANG • Erstellung von bis zu 2.5000.000 Kopien Einsatz eines Hochleistungskopierers in der Druckerei Bereitstellung von 7 dezentralen Kopierern innerhalb der Verwaltung und der VHS Service für die o.g. Geräte inklusive Materialbeschaffung Termingerechte Erledigung von Druckaufträgen ink!. geforderter Nebenarbeiten Bedarfsorientierte Erstellung, Gestaltung und Veränderung von ca. 500 Vordrucken bzw. Vorlagen QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: Grad der Akzeptanz durch die Zielgruppen, termingerechte Durchführung der Arbeiten, Einhaltung des Finanzrahmens Mittel der Qualitätssicherung. Regelmäßiges Kundenfeedback. flexibler Personaleinsatz, Qualitätssichernde Verhandlungen mit den Anbietern der Gebrauchsgüter Kennzahl für die Controllingberichte: keine • • m ;:. '" ~~ 0- f .s-: r> " 0 '" 0 00 N 0 0 l> m :E m o ::I: m z c - m :II r- l>: c: -I m :II c: z m Cl :E z m -I m :II m < m :II !!! z m l> :II c: Z o m Z m Anlege.2 zu ~V?&H~] IRlnll STADT Budget W103 ERFTSTADT Der Bürgermeister PRODUKT I Nr.:O 1.10.03.06 Pgrp: Statistik PVerantwortung: 10 Leistungsvereinbarung Produkt: Statistische • I PBer.: Finanz- und Personalausschuss DES PRODUKTES Erhebungen I ZIELE für den Zeitraum I HhJ 2002 Erhebungen I Gremium des Rates: Hauptausschuss. KURZBESCHREIBUNG Statistische - IJ- Termingerechte Erhebungen der Leistungsvereinbarung im Auftrag des LDS I ZIELGRUPPE Einwohner LEISTUNGSUMFANG Durchführung von statistischen - Landwirtschaftszählung - Gemüseanbauerhebung - Viehzählung • Erhebungen im Stadtgebiet nach Vorgaben des LDS wie z.B.: QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien mit denen die Zielerreichung haltung der Terminvorgaben gemessen werden soll: zügige Durchführung der Arbeiten, Ein- Kennzahl für die Controllingberichte: Produktkosten ERLÄUTERUNGEN Gesetzlich vorgeschriebene Aufgabenerledigung. Anzahl, Umfang und Zeitpunkt der Erhebungen den durch das LDS vorgegeben und sind von hier nicht steuerbar. ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN Erftstadt, den 09.08.200 Uu,,;t, I wer- An!age 2.. vlIIIV32 STADT Der ERFTSTADT BlaH Bürgermeister zu I -5' - BudgetW103 Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT Nr.: 0 I. 10.03.11 01.10.03.12 POr,,: Zentraler Service l'Vcrnntwcrtung: 10 Produkt: Das Fachgebiet Personal service und Personalentwicklung • I ZIELE Personal- Iplkr.: Gremium des Rates: KURZBESCHREIBUNG ServicesteIle nalwesens gliedert sich in die Teilprodukte Finanz- und Personalausschuss DES PRODUKTES für die gesamte Verwaltung einschließlich der Eigenbetriebe im Bereich des Perso- für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Gewährleistung einer mitarbeitcr- und auflragsoricnticrtcn Pcrsonalsachbcarbcitung, langfristige und bedarfsgerechte Personalplanung LEISTUNGSUMFANG • a. Pcrsonalscrvicc: b. Personalentwicklung. Sicherstellung von rechtlich einwandfreier Gestaltung der Beschäftigungsverhähnissc rechtzeitige und korrekte Zahlbarmaehung der Besoldung und Vergütung kurzfristige Bearbeitung der Bcihilfeanträge Kundenorientierte Rechtsberatung der Mitarbeiter und Verwaltungsstellen im Arbeits- und Dienstrecht kundenorientierte Koordination der Personalauswahl Personalentwicklung mit dem Ziel der Optimierung der Mitarbeiterleistungen bei gleichzeitiger Miwrbeitcrzufriedenhcit langfristige und bedarfsgerechte Personalplanung im Rahmen des Steilenplans und der Nachwuchsplanung QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Zielgruppe: vcrwaltungsintcmc Dienststellen, Eigcnhctricbc als Auftraggeber und Koordinetiouspanucr. tcr/innen, Personalrat. Schwcrbcbindcrtcuvcrtretcr, Glcichstcllungsbcaullrngtc Mitarbci .. Kriterien, mit denendie Zielerreichuuggemessen wcrdensoll: Grad der Akzeptanz durch die Zielgruppen Mittel der Qualitätssicherung. Eine Kennzahl für qualitätssichernde Gespräche, bedarfsgerechter Personaleinsatz dureh Personalcntwicklungsgesprächc, Qualilizierung der Mitarbeiter dureh Fortbildungen die Controllingbcrichtc: keine ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN Erüstadt, den 09.OlUOO I Ltu-~4 An!age 7: zu Vllil~J~ B!o~ ':'1- STADT Der ERFTSTADT Budget W103 Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT Produkt: Versicherungsangelegenheiten Nr.: OI.lO.03.33 - VertragsabschlUsse und -pflege - Schadenbearbeitung • PGrp: Zentraler Service Pverantwortung: 10 I Pßcr.: Gremium des Rates: Hauptausschuß KURZBESCHREIBUNG V ersicherungsangclegenhei DES PRODUKTES ten ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Betreuung und Beratung der verwaltungsinternen Dienststellen Information und Austausch ohne innere Verrechnung und Eigenbetriebe, Beruhigung durch Sachverhalt klären ZIELGRUPPE verwaltungsinterne Versicherungen Dienststellen und Eigenbetriebe als Auftraggeber LEISTUNGSUMFANG • Vertragsabschlüsse und -pflcge - erfassen und einschätzen von Risiken, erforderlichen Versicherungsschutz - Zahlbarmachung von Versicherungsbeiträgen - vorhandene Verträge auf Aktualität bzw. weitere Notwendigkeit prüfen Schadenbearbeitung - Eigenschäden bis zur Regulierungsreife - Fremdschäden auf Anspruchgrundlage bearbeiten prüfen und ggf. der Versicherung erlangen melden, QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen worden soll: Zufriedenheit Mittel der Qualitätssicherung. Zusammenarbeit mit den internen Dienststellen Qualifizierung der MitarbeiterInnen Kennzahl für die Controllingberichte: !ERLÄUTERUNGEN der internen Dienststellen und Eigenbetrieben keine I • • (Tl ~ ~ ., ::> .= c, t1> ~ ~ ~I r- l> [J] :E m o " J: 0 00 N - 0 '0 0 0 m z 0 m :E m m :;0 m < m :;0 m -I z [J] l> :;0 c z G) m z Anlage 2 zu IV t-t f I STADT Der 7 r3 Blan -7- ERFTSTADT Budget W103 Bürgermeister PRODUKT Nr.: 01.10.03.31 I Leistungsvereinbarung Produkt: Rechtsangelegenheiten I PGrp: Hauptamt Pverantwortung: 10 HhJ 2002 PBer.: I Gremium des Rates: Hauptausschuß LEISTUNGSUMFANG Zivilrechtsangelegenheiten. Arbeitsgerichtsverfahren. Verwaltungsrechtsangelegenheiten, Personalvertretungsrecht, Strafrechtsangelegenheiten, allgem. Rechtsberatung der Fachämter/Eigenbetriebc, Gutachten, recht!. Vorprüfung bei anstehenden Gerichtsverfahren, Schriftsätze in gericht!. Verfahren, Teilnahme an den vom Gericht anberaumten Ortsterminen, Terminvertrctung, bei Negativ-Urteilen in der I. Instanz Prüfung in Zusammenarbeit mit Fachamt hinsichtlich ßerufungsaussichten, ßekanntgaben rechtserheblichen Inhalts (Gesetzcsänderungen/Rechtsprechung), Vorbereitung Schiedsamtswahlen/ßetreuung • QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen worden soll: Zufriedenheit Mittel der Qualitätssicherung: Zusammenarbeit mit den internen Dienststellen Qualifizierung der Mitarbeiterinnen Kennzahl fur die Controllingberichte: .. der internen Dienststellen und Eigenbetrieben keine IERLÄUTERUNGEN I ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN I Erftstadt, den 09,08,2001 t.~t, I r~;~Ji:] I!Bf~~ßSTADT ERFTSTADT Der Budget W103 Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT Nr.: 01.10.03.32 I Produkt: Bußgeldangelegenheiten PGrp: Zentraler Service I PVerantwortung: 10 I Gremium des Rates: Hauptausschuß KURZBESCHREIBUNG • PBer.: DES PRODUKTES Bußgeldangelegenheiten ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Bearbeitung von Ordungswidrigkeitenverfahrcn nach Ortsrecht, LimschG, GastG, Feiertagsgesetz etc. ZIELGRUPPE verwaltungsinterne Dienststellen und Eigenbetriebe als Verfahrenseinleiter LEISTUNGSUMFANG Prüfung Talvorwurf und evt. Einlassung, möglichen Einspruch bearbeiten weitergehende Sachverhaltsaufklärung, Entscheidungsfindung, QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG • Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: Mittel der Qualitätssicherung. zierung der Mitarbeiterinnen Kennzahl Zusammenarbeit für die Controllingberichte: mit den internen Dienststellen und Eigenbetrieben Qualifi- keine IERLÄUTERUNGEN I ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN I Erftstadt d'Z.:Z I An!ege Blcrt STADT '3 zu IY1L)?'3 ~ I , ERFTSTADT -"7- Budget W105 Der Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2002 PRODUKT I Produkt: Nr.:O 1.1 O.05.üi Wahlen I Pgrp: Wahlen PVerantwortung: 10 I Gremium des Rates: Wahlausschuss KURZBESCHREIBUNG • PBer.: DES PRODUKTES Wahlen ZIELE tür den Zeitraum der Leistungsvereinbarung I Ordnungsgemäße Durchführung der Bundestagswahl ZIELGRUPPE Wahlberechtigte I LEISTUNGSUMFANG Vorbereitung lind Durchführung der Bundesragswahl im Herbst • QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Mittel der Qualitätssicherung. Analyse der Wahlen Kennzahl für die Controllingberichte: Produktkosten ERLÄUTERUNGEN Gesetzlich vorgeschriebene Aufgabenerledigung ABWEICHENDE I WEITERE VEREINBARUNGEN I Erftstadt, den 09.08.2001 1£"1-":' 'I I