Daten
Kommune
Erftstadt
Größe
81 kB
Datum
19.07.2011
Erstellt
22.06.11, 06:19
Aktualisiert
20.07.11, 06:30
Stichworte
Inhalt der Datei
Rechnungsprüfungsamt
Stadt Erftstadt
Prüfbericht zu den Geschäftsvorfällen des Jahres 2010 des Eigenbetriebes
“Stadtwerke”
- öffentlicher Teil 1.
Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere
nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet :
Prüfungen gem. § 11 der Betriebssatzung sowie § 103 der Gemeindeordnung
Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft; hierbei
insbesondere
die
Prüfung
der
Schlussrechnungen
nach
Beendigung
von
Baumaßnahmen und Dienstleistungen vor Auszahlung
Prüfung der VOL / VOF – und VOB Vergaben im Tagesgeschäft ; hierzu gehören
auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis
Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen
einschl. Jahresabschluss der Einheitskasse (ab 03/2009 führen die Stadtwerke die
Sonderkasse in eigener Verantwortung, Prüfungen haben gem. GO durch das RPA
zu erfolgen; der Prüfbericht ist im nichtöffentlichen Teil abgebildet)
Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit den korrespondierenden
Tagesabschlüssen / Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses
Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder
besonderen prüfungsrelevanten Sachverhalten
2.
Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung
In 2010 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab €
2.000,00 sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen
einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse der Visakontrolle / Prüfung des
Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen
der Rechnungsprüfung auch für die allgemeine Verwaltung.
Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und
ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier
insbesondere
bei
der
formellen
Abwicklung
beschränkter
sowie
öffentlicher
Ausschreibungen :
Vorkalkulation erstellen;
genaue Definition der erforderlichen Leistungen;
Definition der Leistungseinheiten;
P:\14\Jahresabschluss -81- 2010ö.
Seite 1
Rechnungsprüfungsamt
Stadt Erftstadt
Aufbau einer Ausschreibung;
Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung;
Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen;
Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung.
In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment wurden i.d.R. der Stadt
oder
den
Eigenbetrieben
bekannte
Firmen
beauftragt.
Dabei
wurden
entweder
Preisanfragen durchgeführt oder es wurde auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen
zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen
war und
ist bei
plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder
Kindergärten kein zeitaufwändiger Wettbewerb möglich, um den Betriebsablauf nicht zu
unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich
bewährt,
dass
auf
ortsansässige
bzw.
in
der
näheren
Umgebung
vorhandene
Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen
auch entsprechende Wartungsverträge.
Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen ab dem
30.06.2009 festgeschrieben, bis € 20.000,00 Preisanfragen bei mindestens drei
Anbietern
dokumentiert,
darüber
hinaus
waren
beschränkte
Ausschreibungen
durchzuführen. Ab € 75.000,00 / 150.000,00 / 200.000,00 (je nach Gewerk)
wurden grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt.
Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen oder
Dienstleistungen sich in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit wiederholen, wurde und
wird mit den Eigenbetrieben eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart,
um dauerhaft wirtschaftliche Vorgehensweise zu sichern, z.B. im Wege optionaler
Vertragsverlängerungen.
Anmerkung RPA :
Etwaige
Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( wie oben aufgeführt sowie auch z.B.
fehlende Aufmaße,
Prüfvermerke auf Angeboten)
wurden unmittelbar mit den
Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehörten auch Korrekturen bei den
täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL- /VOF- /VOB- Vergaben wie auch
für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso wurden durch
die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen
vorgenommen.
P:\14\Jahresabschluss -81- 2010ö.
Seite 2
Rechnungsprüfungsamt
Stadt Erftstadt
Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall
vermieden.
Als Anlage beigefügt ist eine Auflistung der Prüfungen aus dem laufenden
Tagesgeschäft. Prüffeststellungen wurden jeweils vor Auftragserteilung /
Zahlung ausgeräumt.
3. Prüffeststellungen
Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind
gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse wegen evtl.
personenbezogener Daten nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im
nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen.
4. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Stadtwerke“
Schwerwiegende Verstöße, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen
würden,
wurden
bei
den
Prüfungen
nicht
festgestellt.
Hinweise
und
/
oder
Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet.
Erftstadt, den 08.06.2011
(Walter)
Leiter Rechnungsprüfungsamt
P:\14\Jahresabschluss -81- 2010ö.
Seite 3