Beschlussvorlage (Dienstanweisung § 31 GemHVO NRW)

i I Stad~Erftstadt Der ürgermeister 200 -04/1 t Dienstanweisung Nr. 43 Geschäftsanweisung ~emäß § 31 Gemeindehaushaltsverordnung NRW . zur Regelung der Finanzbuchhaltung für die Stadt Erftstadt (Stand: 01.01.2011) I Inhaltkerzeichnis I i 1. Vorbemerkunq 2. O~ganisation der Finanzbuchhaltung 2. . Personelle Verantwortlichkeiten 2... Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung I 2.2.1. Geschäftsbuchführung . 2.2.2. Zahlungsabwicklung i 3. R,gelungen für 3.h. Regelungen 3.~. Regelungen Regelungen 3.~. Regelungen 3. . Regelungen 3. . Regelungen 3.~. Regelungen 3.18. Abschlüsse 3.E. die Geschäftsbuchführung für die Hauptbuchhaltung für die Debitorenbuchhaltung für die Kreditorenbuchhaltung für das Anordnungswesen für die Anlagenbuchhaltung für das Inventar und die Inventur für die Bilanzierung von Forderungen 4. R~'gelungen für die Zahlungsabwicklung 4 1. Aufgaben der Zahlungsabwicklung 4 2. Personal 4j3. Liquiditätsplanung 44. Geschäftsgang der .Zahlunqsabwtcklunq" 4 5. Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel 4 6. Abschlüsse 4j7. Mahnung und Vollstreckung 4f8. Eidesstattliche Versicherung 1 5. AlIg~meine Regelungen 5.1·IKleinbeträge 5.2.IStundung, Niederschlagung, 5.3~Verwahrgelass 5.4 Aufbewahrungsfristen 5.5 Vorkasse 5.6 Datenschutz Erlass 6. Re elungen zur Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung 6.1 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung 6.2 Freigabe von Verfahren 6.3 Berechtigungen im Verfahren 6.4 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen 6. . Identifikation innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung 6. . Sicherung und Kontrolle der Verfahren 6. r Abgrenzungsnotwendigkeiten i 7. Schlussbestimmungen 7.11.Regelungen zur Aufsicht und Kontrolle über "Geschäftsbuchführung" I "Zahlungsabwicklung" 7 .~. Regelungen zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung 7 .~. Regelungslücken 7 Allgemeine Ermächtigung 7. . Geltungsbereich 7 .. Inkrafttreten .i. 2 und 1. Vprbemerkung Im Zug~ der Umstellung des kommunalen Rechnungswesens von der Kameralistik zur Doppik (Kaufmännisches Rechnungswesen) sind gemäß § 31 Gemeindehaushaltsverordnunq NRW (GemHVO NRW) Regelungen, die bisher in Form von Gesetzen bZ-+v.Rechtsverordnungen (z.B. GemKVO NRW) getroffen worden sind, durch örtlichel Vorschriften zu ersetzen. Die Regelungen sind vom Bürgermeister oder von der Bürhermeisterin zu erlassen und dem Rat zur Kenntnis zu geben. i i Da die IUmstellung des Rechnungswesens ein fortdauernder Prozess ist, der spätestens im Jahr 2011 mit einem Gesamtabschluss gemäß § 116 Gemeindeordnung NRW (ßO NRW) zu dem Stichtag 31.12.2010 abgeschlossen sein soll (§ 2 NKFEinführunqsqesetz NRW), sind die Regelungen dem jeweiligen Umstellungsfortschritt anzupassen. I Diese ~ienstanweisung enthält die für die Stadt Erftstadt notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledig~ng der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Urpgangs mit Zahlungsmitteln, sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegen*änden gemäß § 31 GemHVO NRW. ' Die Di nstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Finanzbuchhaltung (Gesc äftsbuchführung und Zahlungsabwicklung), soweit in der GemHVO NRW oder in and ren Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. l Für di~ Regelungsbereiche können auch jeweils eigene Dienstanweisungen den BQrgermeister oder die Bürgermeisterin erlassen werden. durch 2. cbrganisation der Finanzbuchhaltung 12.1Personelle Verantwortlichkeiten Nach § 93 Abs. 2 GO NRW hat die Gemeinde einen Verantwortlichen oder eine Verantwojtliche für die Finanzbuchhaltung und einen Stellvertreter oder eine Stellvertreterin z~ bestellen. Die b~iiden Bereiche der Finanzbuchhaltung "Geschäftsbuchführung" und "Zahlungsabwic lung" (s. Ziffer 2.2.) werden bei der Stadt Erftstadt organisatorisch eigenständig ge ührt. Der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die "Geschäftsbuchführung" und für die .Zahlunqsabwicklunq" und je ein Stellvertreter oder eine Stellvertreterin Vl(erden vom Bürgermeister oder von der Bürgermeisterin bestellt. I Der V,rantwortliche oder die Verantwortliche für die Geschäftsbuchführung sowie der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung sind fachlich direkt dem Kämmerer oder der Kämmerin unterstellt. 3 Die Lei~ung der .Zahlunqsabwlcklunq" und die Leitung der "Geschäftsbuchführung" unterrichten über die Kenntnis oder den Verdacht von Unregelmäßigkeiten (Dienstwidrigktiten) unverzüglich die "Aufsicht über die Finanzbuchhaltung", die hierüber den Bü germeister oder die Bürgermeisterin in Kenntnis setzt. Die Lei ung der "Zahlungsabwicklung" oder die Leitung der "Geschäftsbuchführung" und die "Aufsicht über die Finanzbuchhaltung" treffen sofort die nach der Sachlage erfordehichen Maßnahmen. Das Rechnungsprüfungsamt ist nach § 10 der Rechnunqsprüfunqsordnunq zu beteiligen. Dies gilt auch bei Einbruch, Diebstahl usw. ?2 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung I Die Finanzbuchhaltunq nimmt entsprechend den Vorschriften des Abschnitts 4 der GemHYO ihre gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden AUfgabjen wahr. Der Fi~anzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch den Bürgermeister oder die Bürqertneisterln übertragen werden, soweit Vorschriften der GO NRW bzw. der GemHYO NRW und finanzrechtliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Die Fi anzbuchhaltung gliedert sich in die "Geschäftsbuchführung" und die "Zahlun sa wicklun ". Die Aufgaben von "Geschäftsbuchführung" und .Zahlunqsabwlcklung" ürfen nicht von denselben Dienstkräften wahrgenommen werden (§ 30 Abs. 3 GemH 0). 2.2;1 Geschäftsbuchführung Die ,,~eschäftsbuchführung" wird zentral durchgeführt. Sämtliche Bestandteile der Geschäftsbuchführunq (Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung sowie die Debitoren- u~d Kreditorenbuchhaltung) werden vom Amt -20-, Abteilung -200- (Haushalt, Jahresabschluss. Controlling), wahrgenommen. I i Hinsichttich der Vorverfahren wird die Debitorenbuchhaltung jedoch insoweit teilweise de~entral geführt, als die Fachämter über Vorverfahren die Geschäftsvorfälle direkt b ehen können. Die Regelungen zur Buchungssystematik und Steuerung erfolgen z ntral durch -200-. 2.2l2 Zahlungsabwicklung Die Zahlunqsabwicklunq wird zentral von der Abteilung -210- (Zahlungsabwicklung und Vollstreckunq) wahrgenommen und verantwortet. ! Veran GemH abwie Die "Z gese Stelle ortlieh für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1.3 0 NRW) ist der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die "Zahlungslung". hlungsabwicklung" wird gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 VerwaltungsvollstreckungsNRW (VwVG NRW) in Verbindung mit § 30 GemHVO NRW zur zentralen ür das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt. 4 3. R~gelungenfür die Geschäftsbuchführung Alle Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schulden lage sind nach dem System de~ doppelten Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführunq (GoB) in den Büchern klar ersichtlich und nachprüfbar aufzuzeichnen (§ 27 G~mHVO NRW). 3.1 Regelungen für die Hauptbuchhaltung Die Hauptbuchhaltunq ~ ~ umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben: ~rstellung des Jahres- und Gesamtabschlusses einschI. der Eröffnungsbilanz !Erstellung und Anpassung eines Kontierungshandbuchs Jahres- und Gesamtabschlüsse I Eröffnungsbilanz Die lauifende Buchhaltung ist durch einen Jahresabschluss zu beenden (vgl. § 37 GemHVO NRW). Dieser hat die in § 37 GemHVO NRW benannten Mindesterfordernisse z~ enthalten (Ergebnis-, Finanz-, Teilrechnungen, Bilanz, Anhang sowie Lagebericht). Dabei sind Kontenabstimmungen sowie die Buchung antizipativer und transistorlscher Positionen, z.B. Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Verblndllctikeiten, Forderungen, etc. vorzunehmen. Darüber hinaus ist ein Gesamtabschluss zu erstellen (vgl. § 50 GemHVO NRW), sobald hi~rfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Stichtag ist der 31.12.2010 gemäß § t2 NKF-Einführungsgesetz NRW). Mit Urristellunq der Buchführung auf die Doppik wurde zum 01.01.2008 nunqsbilanz erstellt. eine Eröff- Kontierungshandbuch Zur ErfÜllung der Gesamtaufgaben sind einheitliche Richtlinien zu erstellen, die es ermöqächen, die Geschäftsvorfälle nach immer gleichen Kriterien und unter Beachtung der GoB (vgl. § 32 Abs. 1 Satz 1 GemHVO NRW) zu bearbeiten. Ziel ist die Erstellun~ eines Kontierungshandbuchs für die Kernverwaltung. Für di, Kernverwaltung ist ein einheitlicher Kontenplan zu erstellen. Entsprechend den V~rgaben des § 27 Abs. 7 GemHVO NRW ist der Buchführung der vom Innenmlnisterium bekannt gegebene Kontenrahmen zu Grunde zu legen. Dieser kann bei Bedarf ergänzt werden; die ergänzten Konten sind in einem Kontenplan zusammenzuführen, Entsprechendes gilt für den Produktplan. 5 ~.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung Buchungen für die Konten der Ergebnisrechnung (Kontenklasse 4 für die Erträge) sind entsprechend den Vorgaben des Kontierungshandbuchs durchzuführen. Die St mmdaten im Bereich der Debitoren werden zentral im Amt -20- gepflegt (Neuanagen, Änderungen, etc.). Die Erf oder ü Gelten che un ssun von Ans rüchen der Gemeinde erfolgt über geeignete Vorverfahren er die jeweils zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware. Zur rechtzeitigen machung und Einziehung durch die .Zahlunqsabwicklunq" sind alle Ansprüittelbar dezentral in den Fachämtern zu erfassen. Der mit der passiven Rechnungsabgrenzung verbundene Bearbeitungsaufwand muss i~ einem angemessenen Verhältnis zur Zielsetzung stehen. Zur W~rtgrenze wird auf das Kontierungshandbuch verwiesen. Die ggf. erforderlichen AbgrenjZungsbuchungen übernimmt die "Geschäftsbuchführung", die hierzu von den Fachämtern die notwendigen Unterlagen enthält. ~.3 Regelungen für die Kreditorenbuchhaltung Buchungen für die Konten der Ergebnisrechnung (Kontenklasse 5 für die Aufwendunge~) sind entsprechend den Vorgaben des Kontierungshandbuches durchzuführen. Die ~mmda~~n im Bereich der Kreditoren werden zentral im Amt -20- gepflegt (Neuanlaqen, Anderungen, etc.). Der mi~ der aktiven Rechnungsabgrenzung verbundene Bearbeitungsaufwand muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zielsetzung stehen. Zur W~rtgrenze wird auf das Kontierungshandbuch verwiesen. Die ggf. erforderlichen Abqrenzunqsbuchunqen übernimmt die "Geschäftsbuchführung", die hierzu von den Fachämtern die notwendigen Unterlagen enthält. Geschäftsablauf: Die ei~gegangenen Rechnungen sind vom Fachamt mit den notwendigen Informationen für die "Geschäftsbuchführung" zu versehen. Hierzu sind die von -200- erstellten Vordrucke zu verwenden. Diese sind zusammen mit einer Kopie der Rechnung in 3-fach~r Ausfertigung an die "Geschäftsbuchführung" zu senden. Die Rechnungen werden durch die "Geschäftsbuchführung" nach Überprüfung der von den Fachämtern dezentral vorgenommenen Vorkontierungen im DV-System gebucht. Ergeben sich bei der Überprüfung Fragen, sind diese unverzüglich zwischen "Gesc~äftsbuchführung" und anordnender Dienststelle zu klären. Die Zahlung wird nach Buchunq durch die .Zahlunqsabwlcklunq" angewiesen. Die "Qeschäftsbuchführung" ist berechtigt, Kontierungen zu berichtigen bzw. zu ergänzen. Eine Änderung der Angaben bedarf der Information der anordnenden 6 Dienststelle. Änderungen der Anordnung sind so vorzunehmen, dass die ursprüngliche Eintragunq lesbar bleibt. Sie sind mit Handzeichen zu versehen. Grundlaqe jeder Buchung sind begründende Unterlagen (Rechnung, Hilfsbeleg, etc.). Diese sind der Anordnung beizufügen. Sind die begründenden Unterlagen nicht beigefügt,! müssen sie so aufbewahrt werden, dass sie aufgrund der Anordnung vollständiq und zeitnah zur Einsicht und zur Prüfung bereitgestellt werden können. In Ausnahmefällen kann in Abstimmung mit der .Geschättsbuchführunq" auf eine begründ~nde Unterlage verzichtet werden. In Abstimmunq mit den Fachämtern können Deckungskreise eine flexible Mittelbewirtschaftung zu ermöglichen gebildet worden, um Bestellwesen Die B~stellbefugnis wird in Ziffer 4.318 der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt ~rftstadt (AGA) geregelt. Die Prüfunqsverpftichtunqen des Rechnungsprüfungsamtes sind zu beachten. Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln kann bereits bei Bestellungen, bei der Erteiluflg von Aufträgen oder sonstigen Rechtsgeschäften, die eine Zahlungsverpflichtunq der Stadt Erftstadt auslösen, in das DV-System eingegeben werden. Nicht gebun~ene Mittel stellen bei dv-gestützten Auswertungen grundsätzlich noch verfügbare Mittel dar. Es ist ~en Fachämtern freigestellt, ob und ggf. ab welcher Höhe Mittelreservierungen vorqeriornmen werden. ,3.4 Anordnungswesen Die Ariordnungsbefugnis wird in Ziffer 4.31 der Allgemeinen Geschäftsanweisung Stadt $rftstadt (AGA) geregelt. Die Prüfunqsverpflichtunqen des Rechnungsprüfungsamtes sind zu beachten. Jede ~reditorische Buchung bedarf eines zahlungsbegründenden Belegs. In Ausnahmefällen kann in Abstimmung mit der "Geschäftsbuchführung" begründende Unterlage verzichtet werden. der auf eine Rechrämqen und sonstige Zahlungsverpflichtungen, die die Grundlage für die Anordnunq von Auszahlungen sind, sind unverzüglich von den Fachämtern auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit hin zu prüfen und zur Zahlung durch die entsprechenden Angaben im Buchungsbeleg vorzubereiten und der .Geschäftebuchführung" zur Buchung zuzuleiten. Anordnungen Die R~gelungen der Dienstanweisung Erftstsdt sind zu beachten. Nr. 44 für das Anordnungswesen 7 der Stadt Ablagesystem Die Belegablage erfolgt zentral bei "Geschäftsbuchführung" grundsätzlich in Papierform. Für die Vorverfahren gilt, dass die Belege dezentral in der jeweiligen Dienststelle ~bgelegt werden. Die Belege sind nach Produkten und innerhalb der Produkte aufsteigend nach den Belegnummern abzuheften und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen des § 58 Abs. 2 GemHVO NRW aufzubewahren. Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht der zahlungsbegründenden Unterlagen in der Ablage der .Geschäftsbuchführunq" sind in Abstimmung mit der "Geschäftsbuchführung" im Einzelfall möglich. 3.5' Regelungen für die Anlagenbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung wird aufgrund der Vielzahl an Vermögerisgegenständen des Anlagevermögens eingesetzt. Mit ihr wird die Vermögenslage vollständiq, richtig und zeitgerecht geordnet, erfasst und dokumentiert. Hierzu! wird auf die einheitlichen Richtlinien verwiesen, die für den Kernhaushalt Gültigkeit haben. Einzelheiten sind in den jeweiligen nien/N:>schreibungstabellen geregelt. Richtlinien, insbesondere den Inventurrichtli- 3.6 Regelungen für das Inventar und die Inventur Die Inventurrichtlinien sind zu beachten. 3.7 Regelungen für die Bilanzierung von Forderungen Hinsichtlich der Bilanzierung der Forderungen in der jährlichen Schlussbilanz wird auf die RE;lgelung im Kontierungshandbuch verwiesen. 3.8 Abschlüsse Es istjjährlich ein Abschluss (Jahresabschluss) 37 ff. der GemHVO NRW zu erstellen. entsprechend den Vorgaben der §§ Das Zeit- und Sachbuch ist zum Ende des Haushaltsjahres abzuschließen. Die Debitoren- und die Kreditorenkonten sind abzuschließen. 8 4. Regelungen für die Zahlungsabwicklung 4.1 ,Aufgaben der .Zahlunqsabwlcklunq" Die Aufgaben der "Zahlungsabwicklung" umfassen im Wesentlichen: ~ die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen, ~ die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere o die "Offene-Posten-Verbuchung" im Rahmen der Kreditoren- und Debitoren buchhaltung , o die durchlaufende und fremde Zahlungsabwicklung, o die Bankbuchhaltung, o den buchmäßigen Abschluss der Finanzrechnung, ~ die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit Ermittlung der Liquidität, ~ die Abstimmung der Personenkonten für den Jahresabschluss, ~ die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen, ~ !die Mitwirkung bei Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen des Kernhaushalts, ~ das öffentlich-rechtliche und das zivilrechtliche Mahnverfahren, ~ dte Zwangsvollstreckung wegen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderu ngen. 4.2 Personal Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die .Zahlunqsabwicklunq" die zur ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der .Zahlunqsabwicklunq" erforderlichen Anordnungen. Sie hat dabei auf eine höchstmögliche innere und ä4ßere Kassensicherheit zu achten. Kasse' dienstkräfte sind alle Bediensteten, die mit der Aufgabenerfüllung der "Zahlungs bwicklung betraut sind. Sie haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Arbeitsgebiet auf die Kassensicherheit zu achten, Eine beantragte Akteneinsicht nach § 55 GO NRW (Kontrolle der Verwaltung) ist von "dem yerantwortlichen oder der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung" mit der .Aufsieht über die Finanzbuchhaltung" abzustimmen. Den Oienstkräften in der .Zahlunqsabwicklunq" darf grundsätzlich nicht die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übertragen werden. Reqelunqen zur Sicherung der Diensträume, zur zugriffssicheren Aufbewahrung der Kasseinunterlagen und zur Benutzung des Sicherheitsschrankes und dessen Schlüsselverwaltunq trifft "der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die Zahlungsabwlcklunq". 9 Die "Zahlungsabwicklung" ist so einzurichten, dass für die Sicherheit der Dienstkräfte gegen Oberfälle angemessen gesorgt ist. Dies erfolgt in Abstimmung mit dem Leiter oder der Leiterin des Eigenbetriebes Immobilien. 4.3 Liquiditätsplanung Die "Z~hlungsabwicklung" ist zur Liquiditätsplanung verpflichtet. Die Liquidität ist täglich sicherzustellen. Die Planung umfasst mindestens den Zeitraum von 3 Monaten und ist iregeimäßig, mindestens monatlich fortzuschreiben. Verantwortlich für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1.3 GemHVO NRW) ist "der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung" . 4.4 Geschäftsgang der .Zahlunqsabwicklunq" Hierzuwird auf die Regelungen in der Allgemeinen Geschäftsanweisung Dienstanweisung Nr. 6 für die .Zahlunqsabwicklunq" verwiesen. 4.5 Zahlungsverkehr und in der und Verwaltung der Kassenmittel Hierzu. wird auf die Regelungen in der Allgemeinen Geschäftsanweisung Dienstanweisunq Nr. 6 für die .Zahlunqsabwicklunq" verwiesen. und in der Zur Erledigung von einzelnen Aufgaben des Zahlungsverkehrs können Handkassen (Handvorschüsse) und Einnahmekassen (Gebührenkassen) eingerichtet werden. Die Fachätnter können dies beim Kämmerer oder der Kämmerin beantragen. Weitere Einzelheiten sind in Dienstanweisung Nr. 11/1 geregelt. Kredite zur Liquiditätssicherung Zur qquiditätssicherung sind zunächst die Mittel der Rücklagen zur Kassenbestandsverstärkunq in Anspruch zu nehmen, soweit es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit geboten und rechtlich zulässig ist. Über die Inanspruchnahme entscheidet der Kämmerer oder die Kämmerin auf Vorschlag von "dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung" Stehen Rücklagen nicht zur Verfügung bzw. ist ihre Inanspruchnahme unwirtschaftlich, ist die rechtzeitige Leistung der Ausgaben der Stadt (auch der Sondervermögen) durch die Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung sicherzustellen. Zur Liquiditäts$icherung können ggf. auch die Zahlungsmittel der Sondervermögen vorübergehenkJ in Anspruch genommen werden. Die Liquiditätsplanung ist wirtschaftlich zu orqaneieren und durchzuführen. Dabei I trifft der Kämmerer oder die Kämmerin die Entscheidung zu deren Aufnahme. 10 Der in der Haushaltssatzung festgesetzte jahresbezogene zur Liquiditätssicherung darf nicht überschritten werden. Die Aufnahme eines Kredites zur Liquiditätssicherung zulässig. Höchstbetrag der Kredite in einer Fremdwährung Die Überwachunq und die Rückzahlung der Kredite zur Liquiditätssicherung cherzustellen. ist un- sind si- Durchlaufende und fremde Finanzmittel Die "Z$hlungsabwicklung" darf die Zahlungsabwicklung für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin angeordnet ist. Ausgaben für Rechmjmgen einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen. Für durchlaufende Finanzmittel sowie andere haushaltsfremde Vorgänge sind gesonderte Nachweise zu führen (§ 27 Abs. 6 GemHVO NRW). Dabei sind die §§ 30 und 31 der GemHVO NRW zu beachten. Durchlaufende Finanzmittel (§ 16 Abs. 1 Ziffer 1 GemHVO NRW) sind als Verwahrgelder zu buchen. Geldanlagen Über die Anlage vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel als ~ Festgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen) sowie ~ Tagesgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum bis zu 30 Tagen) entscheidet grundsätzlich "der Verantwortliche oder die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung" im Benehmen mit dem Kämmerer oder der Kämmerin. Diese ßestimmungen gelten auch bei der Ausführung von Kassengeschäften für Dritte, mitderen Wahrnehmung die .Zahlunqsabwicklunq" beauftragt worden ist. 4.6 Abschlüsse Tagesabschluss Für jeden Buchungstag ist eine Tagesabstimmung vorzunehmen, und von den beteiligten iKassenmitarbeitern und -mitarbeiterinnen sowie von "dem Verantwortlichen oder ~er Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung" zu unterschreiben. Weitere Einzelheiten sind in Dienstanweisung Nr. 6 geregelt. 11 Jahresabschluss Zum Abschluss-Stichtag sind durch die .Zahiunqsabwicklunq" die Bestände sämtlicher ~assenkonten (Finanzrechnungskonten, Bankkonten, Bilanzkonten der Kontengrupp~ "Liquide Mittel") formell festzustellen. Sofern noch nicht erfolgt, sind die Bestände zu aktivieren. Zum Abschluss-Stichtag ist die Finanzrechnung zu erstellen. Korrekturen von Konten (Löschungen, Nicht-Übernahme, Bezeichnungen) erfolgen spätestens zum Abschluss-Stichtag. 4.7 Mahnung und Vollstreckung Zu den Aufgaben des Mahn- und Vollstreckungswesens gehören insbesondere Mahnunq. Beitreibung, Einleitung und Durchführung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säurnniszuschläqe), soweit in Vorschriften nichts anderes bestimmt ist oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist. 4.8 Eidesstattliche Versicherung Die ,,~ahlungsabwicklung" ist gemäß § 5a Abs. 2 VwVG NRW ermächtigt, die Eidesstattliche Versicherung abzunehmen. 5. Allgemeine Regelungen 5.1 Kleinbeträge Es kann davon abgesehen werden, Ansprüche von weniger als 10 EUR geltend zu machen, es sei denn, dass die Einziehung aus grundsätzlichen Erwägungen geboten ist. Mk juristischen Personen des öffentlichen Rechts kann im Falle der Gegenseitigkeit etwas anderes vereinbart werden. Von der Festsetzung von Abgaben und abgabenrechtlichen Nebenleistungen sowie sonstlqen Forderungen ist abzusehen, wenn der Betrag niedriger als 10 EUR ist und feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehunq einschließlich der Festsetzung außer Verhältnis zu dem Betrag stehen (§ 156 Abs. 2 AO). Dies silt nicht für: Gewerbesteuern und Zinsen nach § 233a AO, Grundbesitzabgaben, es sei denn, der Gesamtbetrag der Forderungen übersteigt diese Betragsgrenze nicht, ~ abgabenrechtliche Nebenleistungen, wenn sie zusammen mit der Hauptforderung geltend werden sowie ~ Entgelte und Verwaltungsgebühren, die Zug um Zug zu leisten sind. ~ ~ 12 Im Laufe des Haushaltsjahres sind Forderungen unter einem Debitorenkonto von der "Zahlungsabwicklung" weder anzumahnen noch ist wegen dieser Forderung die Vollstreckung zu betreiben, wenn der Gesamtbetrag niedriger als 10 EUR ist. Kleinbetragsbereinigung Die .Zahlunqsabwickiunq" wird ermächtigt, am Schluss eines Haushaltsjahres Kleinbetragsbereinigung aller Konten vorzunehmen. eine Ausgenommen sind die Bereiche, in denen eine Ist-Abrechung (zurzeit Grundbesitzabgaben und Hundesteuer). wird Weitere Einzelheiten regelt Dienstanweisung vorgenommen Nr. 6 Säumniszuschläge Die .Zahlunqsabwickiunq" wird ermächtigt, beim Vorliegen der Voraussetzungen des § 156 lAbs. 2 AO, Säumniszuschläge, sofern sie nicht zusammen mit Hauptforderungen g.ltend gemacht werden, bis zu 10 EUR auch ohne Antrag des Zahlungspflichtigen zu erlassen. 5.2 Stundung, Niederschlagung und Erlass Verfahren und Zuständigkeiten über Stundung, Niederschlagung und Erlass Forderungen gemäß § 26 GemHVO NRW sowie die Abänderung von Verträgen, fern die Änderung wirtschaftlich der Stundung oder dem Erlass einer Forderung spricht, regelt der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin unter Einbeziehung Zuständigkeit des Rates in einer gesonderten Dienstanweisung. von soentder 5.3 Verwahrgelass Einzelheiten zum Verwahrgelass werden in Dienstanweisung Nr. 6 geregelt. 5.4 Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrung der Unterlagen (Bilanzen, Abschlüsse, folgt gemäß § 58 GemHVO NRW. Buchungsbelege, etc.) er- 5.5 Vorkasse Amtshandlungen oder sonstige Tätigkeiten der Verwaltung der Stadt Erftstadt, für die Entqelte und Verwaltungsgebühren nach den einschlägigen Bestimmungen erhoben werden, sollen, wenn der Betrag niedriger als 25 EUR ist, in der Regel gegen Vorkasse bzw. Vorlage einer Einzugsermächtigung erbracht werden. Hierzu zählt auch der Einsatz von elektronischen Bezahlsystemen. 13 5.6 Datenschutz Auf die Vorschriften des Informationsfreiheitsgesetzes 27.11.2001 wird hingewiesen. NRW - IFG NRW - vom Auskünfte über gespeicherte Daten durch Fernruf, Einsichtnahme, Ausdrucke u. ä. sind Zahlunqspflichtiqen bzw. ihren Bevollmächtigten nur nach entsprechender Legitirnation (z.B. auch Rückruf), den anfordernden Stellen nur für deren Zuständigkeitsbereich beim Nachweis eines dienstlichen Interesses und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu erteilen. 6. Regelungen zur Datenverarbeitung 6.1 Einsatz von automatisierter in der Finanzbuchhaltung Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung sind die Vorschriften der GemHVO anzuwenden. Daneben sind die GoB und die GoBS sowie die Ordnungsvorschritten der §§ 238, 239, 257 und 261 HGB und die §§ 145 bis 147 AO zu beachten. lnsbesondere gilt: ~ ~ ~ ~ ~ Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion). Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage geWährleisten (Kontenfunktion ). Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können. Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Kommune verschaffen können. Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. 6.2 Freigabe von Verfahren In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den QoBS entsprechen. Die Arogramme müssen dokumentiert und von den anwendenden Stellen geprüft und f~eigegeben sein. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d.h. nicht 14 ohne Z\iJgriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen standes verändert werden können. Zu- Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen ued örtlichen Regelungen eingehalten werden. Die Testberichte, in denen Art, Umfang und Ergebnisse festgehalten werden, sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für die jeweils eingesetzte Programmversion ist ein Testat vorzuhalten. Sofern .es sich um Programme handelt, die unmittelbare Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung gemäß § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW haben, ist die örtliche Rechnungsprüfung zu beteiligen. Sie kann die Freigabe anhand eigener Testfälle prüfen, bei denen die Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit der Verfahren nachgewiesen wird. Die Prüfung kann auch durch beauftragte Dritte durchgeführt werden. 6.3 Berechtigungen Berechtigungen im Verfahren im Verfahren werden durch die .Geschäftsbucüführunq" vergeben. '6.4 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch- I dialogorientierte Verfahren) gelten als ordnunqsqernäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal riOhtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Es ist zu gewährleisten, dass alle für die - unmittelbar oder zeitlich versetzt - nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. DieseDaten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfaHrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt. Um d~ zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalles stellen, muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation sein. sicherzudefiniert Werd~n erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar sein. Werdßn Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, $0 muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z.B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren. Die Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich auf den einzelnen Benutzer oder die einzelne Benutzerin zurückführen lassen. Das Zugangspasswort eines jeden Be- 15 nutzers oder einer jeder Benutzerin ist geheim zu halten und darf nur dem Benutzer oder der Benutzerin persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer fremden Benutzerkennung sind nicht zulässig. $.5 Identifikation innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung Die DV•.Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss. e.e Sicherung und Kontrolle der Verfahren Die Datensicherheit für das eingesetzte Verfahren ist zu gewährleisten tigen. und zu bestä- Die Richtiqkelt und Vollständigkeit der Dateneingabe, ihrer Erfassung, der Datenverarbeitunq und der Datenausgabe ist durch technische und organisatorische Kontrollen sicherzustellen. Über den Umfang und Anzahl bedarf es einer Festlegung im örtlichen Hegelungswerk. Ob und wann maschinelle oder personelle Kontrollen durchgeführt werden, ist örtlich unter Beachtung des Datenschutzes festzulegen. 16.7 Abgrenzungsnotwendigkeiten Die Anwendunq und die Entwicklung von Programmen sind voneinander zu trennen. Wer Oaten in der Finanzbuchhaltung erfasst, darf keine System- oder Anwendungsprogrammierung vornehmen können und umgekehrt. 7. Schlussbestimmungen 7.1 Regelungen zur Aufsicht und Kontrolle über .Geschäftsbuchführunq" .Zahlunqsabwlcklunq" und Die AUfsicht und Kontrolle über die "Geschäftsbuchführung" und .Zahlunqsabwicklung" erfolgen durch den Kämmerer oder die Kämmerin. Dieser oder diese hat durch regelmäßige Kontrollen sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur "Geschäftsbuchführunq" und .Zahlunqsabwicklunq" beachtet werden. Der Kämmerer oder die Kämmerin muss mindestens einmal jährlich unvermutet die "Zahllllngsabwicklung" prüfen. Überwacht die örtliche Rechnungsprüfung dauernd die "Zahh~mgsabwicklung", kann von der unvermuteten Prüfung abgesehen werden. Hat im la~fenden Jahr eine überörtliche Prüfung stattgefunden, kann auf eine Bestandsaumahme verzichtet werden. Beim Ausscheiden des oder der für die .Zahlungsßbwicklung" Verantwortlichen, hat eine zusätzliche Prüfung stattzufinden. Die ,,(3eschäftsbuchführung" ist dauerhaft unterjährig zu überwachen. 16 Die mit der Rechnungsprüfung beauftragten Bediensteten dürfen nicht die Befugnis zur Anordnung oder zur Zahlungsabwicklung haben. 7.2 Regelungen zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung Bei Änderungen I Ergänzungen fungsarht zu beteiligen. dieser Geschäftsanweisung ist das Rechnungsprü- Der örtlichen Rechnungsprüfung sind darüber hinaus alle wesentlichen schättsbuchführunq" betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. die "Ge- 7.3 Regelungslücken Soweit iRegelungslücken bestehen, sind diese zu schließen >>- durch Auslegung der gesetzlichen Vorschriften und der GoB sowie durch Entscheidung des Kämmerers oder der Kämmerin. 7.4 Allgemeine Ermächtigung Der Kämmerer oder die Kämmerin kann nach Anhörung der örtlichen Rechnungsprüfung in begründeten Einzelfällen von den Vorschriften dieser Dienstanweisung abweicheinde Regelungen treffen. 7.5 Geltungsbereich Diese Dienstanweisung >- enthält die notwendigen näheren und ergänzenden Regelungen zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung der Stadt Erftstadt, mit Ausnahme der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. Sie berücksichtigt besonders den Umgang mit Zahlungsmitteln, die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen, das Anordnungswesen und das Prüfungswesen gemäß § 31 GemHVO/' >- gilt für den gesamten Bereich der Finanzbuchhaltung, mit Ausnahme der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, soweit in der GemHVO oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. Sie ist die örtliche Vorschrift im Sinne von § 31 GemHVO und als solche verbindlich für alle Beschäftigten der Kernverwaltung der Stadt Erftstadt. Für die Eigenbetriebe RegelUngen zu treffen. und eigenbetriebsähnlichen 17 Einrichtungen sind gesonderte 7.6 Inkrafttreten Alle dieser Dienstanweisung entgegenstehenden Regelungen werden aufgehoben. Diese Geschäftsanweisung tritt zum 01.01.2011 in Kraft. Sie ist dem Rat gemäß § 31 Abs.1 Satz 3 GemHVO NRW zur Kenntnis zu geben. Erftstadt, 23.11.2010 18