Beschlussvorlage (It-Dienstleistungen im Rhein-Erft-Kreis)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 63/2011 Az.: -10- Amt: - 10 BeschlAusf.: - -10- Datum: 18.02.2011 Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 24.03.2011 Bemerkungen zur Kenntnis It-Dienstleistungen im Rhein-Erft-Kreis Finanzielle Auswirkungen: Kurzfristig keine, Synergien aus der Mitgliedschaft in der KDN und der Zusammenarbeit mit anderen Rechenzentren werden sich ergeben. Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 18.02.2011 Beschlussentwurf: Der Sachstandsbericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Ausgangssituation Die KDVZ Rhein-Erft-Rur wurde 1966 als BGB-Gesellschaft gegründet und existiert in ihrer heutigen Form als Zweckverband seit 1978. Zurzeit hat die KDVZ 37 Mitglieder aus den Kreisen Düren, Euskirchen und dem Rhein-Erft-Kreis. Als Full-Service-Anbieter stellt die KDVZ Netz- und Rechnerkapazitäten zur Verfügung, betreut zahlreiche Fachanwendungen, erstellt ITKonzeptionen, beschafft und installiert IT-Komponenten, realisiert Internetauftritte etc. Die Zusammenarbeit der Mitglieder im Zweckverband Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur sowie die Arbeit des Rechenzentrums KDVZ gaben jahrelang Anlass zur kritischen Auseinandersetzung mit den Zielen des IT-Einsatzes sowie im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit und Qualität. Verbunden mit den Entwicklungen in der IT-Landschaft in der Region und in NRW wurden von einzelnen KDVZ-Mitgliedskommunen in den Kreisen Düren und Euskirchen Überlegungen bekannt, die die Zukunftsfähigkeit des Zweckverbandes, aber auch die Position der Mitglieder aus dem Rhein-Erft-Kreis gefährden könnten. Im Jahr 2008 wurden Meldungen über bevorstehende einzelne Austritte bis hin zu einer Auflösung des gesamten Zweckverbandes kolportiert. Zu Beginn des Jahres 2009 galt es für den Rhein-Erft-Kreis und die Kommunen im Kreis eine gemeinsame Haltung zu finden, die es ermöglichte, einen gesicherten und wirtschaftlichen IT-Betrieb in den Verwaltungen zu gewährleisten und sich innerhalb des Verbandes so zu positionieren, dass Nachteile für die Rechts- und Verhandlungsposition gegenüber den anderen Verbandskommunen bis zum 31.12.2012 (frühester Zeitpunkt zum Austritt aus dem Verband) aber auch darüber hinaus ausgeschlossen werden. Entwicklungen seit Frühjahr 2009 Die Konferenz der Hauptverwaltungsbeamten im Rhein-Erft-Kreis hat im Mai 2009 eine Arbeitsgruppe bestehend aus den Hauptamtsleitern (oder vergleichbaren Funktionen) beauftragt, die Grundlagen einer gemeinsamen Haltung und zukünftigen Aufgabenerledigung bis Ende des Jahres 2009 zu entwickeln. Die Arbeitsgruppe ist diesem Auftrag zeitgerecht nachgekommen und hat ein entsprechendes Positionspapier entwickelt. Kernpunkt dieses Papieres ist die Feststellung, dass die Standpunkte der Kommunen im RheinErft-Kreis genügend Gemeinsamkeiten aufweisen, um im Rahmen einer Kooperation weiterhin gemeinsam einen IT-Dienstleister wirtschaftlich sinnvoll und erfolgreich beauftragen zu können. Die wesentlichen Aussagen aller Verwaltungen im Rhein-Erft-Kreis lauten: 1. Ausgangs- und Kernpunkte der Zusammenarbeit sind der gemeinsame Einsatz von standardisierten Verfahren bei denen eine umfassende Kooperation im Sinne von Kaufgemeinschaft, Verfahrensbereitstellung, Datenhaltung und Anwenderbetreuung stattfinden soll. Einstimmig zählen zu diesen Verfahren EWO/Wahlen, Standesamt, Gewerberegister, Bußgeld, Ausländerwesen, Personalwesen und zukünftig auch das Sozialwesen sowie mehrheitlich das Finanzwesen. Eine Erweiterung des Verfahrenskatalogs ist bei Nachweis der Wirtschaftlichkeit erwünscht. 2. Weitere Kooperationsfelder für die Kommunen des REK und den gemeinsamen ITDienstleister sind das Verbandsnetz, die Datensicherung, Datenschutz und Datenhaltung, der Internetzugang, eGovernment, die EU-DLR, das Dokumentenmanagement und Archivierungssysteme sowie Geoinformationen. 3. Die Anforderungen und Erwartungen an den gemeinsamen IT-Dienstleister wurden klar formuliert: Verlässlichkeit, auch im Sinne der Servicequalität, Wirtschaftlichkeit und Kostentransparenz Keine Verpflichtung zur Abnahme von (Kern-) Produkten. Der komplette Wortlaut der gemeinsamen Erklärung ist der Anlage 1 zu entnehmen. Darüber hinaus ist man sich einig, dass die KDVZ eine bedarfsorientierte Zusammenarbeit mit anderen Rechenzentren anstreben muss, um ihre Dienstleistungen wirtschaftlicher gestalten zu können. Die Zusammenarbeit im Verband soll über 2012 hinaus reformiert werden. Diese Bestrebungen beziehen sich auf die Neugewichtung der Stimmrechte, die Straffung der Gremienarbeit und eine aufwandsgerechte Produktkostenkalkulation durch Wiedereinführung eines Sockelbeitrages in der Verbandsumlage. Die Arbeitsgruppe hat auf Wunsch der Hauptverwaltungsbeamten ihre Arbeit auch im Jahr 2010 fortgesetzt. Es wurden die aus Sicht der Arbeitsgruppe in Betracht kommenden öffentlichrechtlichen IT-Dienstleister aus NRW mit einem einheitlichen Anforderungskatalog zur Vorstellung in den Rhein-Erft-Kreis eingeladen (Anlage 2). Es stellten sich folgende Datenverbandszentralen vor: KDVZ Citkomm, Iserlohn (Westfalen) KRZ Lemgo (Westfalen) KRZN, Kamp-Lintfort (Niederrhein) ITK Rheinland, Neuss (Rhein-Kreis Neuss, Stadt Düsseldorf) Civitec (ehemals GKD Rhein-Sieg-Oberberg), Siegburg KDN (Dachverband von Rechenzentren u.a. mit der Stadt Köln, der Stadt Bonn, der Stadt Solingen), Siegburg -2- Diese erste Vorstellungsrunde diente nicht dazu, konkrete Wirtschaftlichkeitsvergleiche in der Bereitstellung einzelner Verfahren und Anwendungen anzustellen. Vielmehr sollte zunächst eine Vorstellung der Grunddaten und ein Überblick über das Angebotsportfolio erfolgen. Dazu sollte ein Einblick in die Arbeitsweise, in die Art des Umgangs mit Kundeninteressen, in die Geschäfts- und Entwicklungsstrategien des Unternehmens gewonnen werden. Auch die Herangehensweise an neue Kunden, an Kooperations- und Fusionsangebote wurde eingehend nachgefragt. In der Vorstellungsrunde wurde die Erkenntnis gewonnen, dass alle Datenverbandszentralen ein hohes Interesse an einer Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur bzw. den Kommunen im Rhein-Erft-Kreis haben. Dieses Interesse liegt einerseits in der vergleichsweise großen Homogenität der Aufgabenerledigung in den Kommunen ähnlicher Größenordnung im Rhein-ErftKreis, andererseits im geschlossenen, gemeinsamen Auftreten begründet. Darüber hinaus versuchen viele Rechenzentren sich einen größeren Kundenstamm zu erschließen, um dadurch ein höheres Maß an Wirtschaftlichkeit auch in der eigenen Arbeit zu erreichen. Eine Zusammenarbeit auf vertraglicher Basis konnten sich alle Rechenzentren gut vorstellen. Es wurde jedoch deutlich, dass eine enge Kooperation (ggf. mit dem Ziel einer Fusion) von allen Beteiligten als ein langwieriger und sorgsam vorzubereitender Prozess angesehen wird. Die Mitglieds- und Beteiligungsstrukturen sowie Satzungen in den unterschiedlichen Verbänden stellen dabei mehr oder weniger hohe Hemmnisse dar. Die Arbeitsgruppe konnte im Rahmen der Vorstellungen erkennen, dass die Civitec und die ITK Rheinland entsprechend des Anforderungskatalogs die meisten Übereinstimmungen mit der KDVZ zeigen. Beide Rechenzentren verfolgen ähnliche Strategien und haben ein mit der KDVZ vergleichbares Produktportfolio. Darüber hinaus bieten sie sich auch aufgrund der vergleichbaren Mitgliederstruktur und der räumlichen Nähe an. Eine Sonderstellung unter den Zweckverbänden nimmt die KDN ein. Die KDN bietet keine eigenen IT-Dienstleistungen an, sondern stellt als Kommunaler Zweckverband für andere öffentlichrechtlichen Zweckverbände nur das kommunalverfassungs- und vergaberechtliche Dach für eine Zusammenarbeit der Mitglieder untereinander dar. In Fragen der Beschaffung von Hard- und Software, der Lizenzierung, der Bereitstellung von Verfahren und der Entwicklung gemeinsamer neuer Projekte stellt die KDN eine sichere Plattform, um steuer- und vergaberechtlich unbedenklich miteinander zu kooperieren und um wirtschaftliche Vorteile für alle Beteiligten zu erschließen. Eine detailliertere Übersicht über die Mitglieder der KDN und das Leistungsspektrum vermittelt die als Anlage 3 beigefügte Information. In den Gesprächen wurde deutlich, dass die KDN selbst ein hohes Interesse daran hat, die KDVZ Rhein-Erft-Rur als neues Mitglied im Zweckverband aufzunehmen. Die KDVZ Rhein-Erft-Rur passt aufgrund ihrer Mitgliederstruktur und ihrer Aufgabenstellung gut zu den übrigen Zweckverbandsmitgliedern der KDN. Darüber hinaus wird das Verbandsgebiet der KDN in westlicher Richtung sinnvoll räumlich abgerundet. Die Civitec ist bereits Mitglied in der KDN. Die ITK Rheinland steht ebenfalls kurzfristig zur Aufnahme in die KDN an. Daraus ergäbe sich die große Chance, u.a. mit diesen Rechenzentren unter dem Mantel der KDN weitere Kooperationsüberlegungen anzustellen und ggf. dann auch umsetzen zu können. Beitritt zur KDN Aus diesem Grund hat die Arbeitsgruppe das Positionspapier fortgeschrieben (siehe Anlage 4) und der Konferenz der Hauptverwaltungsbeamten im Rhein-Erft-Kreis empfohlen, sich in den Gremien der KDVZ dafür einzusetzen, kurzfristig der KDN beizutreten. Diese Initiative entwickelte in kurzer Zeit sehr viel Eigendynamik. Deshalb wurde das Thema bereits in der letzten Verwaltungsratssitzung der KDVZ am 19.11.2010 zur Tagesordnung gestellt. Der Verwaltungsrat sprach sich einstimmig dafür aus, der Verbandsversammlung den Beitritt zur KDN zu empfehlen. -3- Schon in der Verbandsversammlung am 17.12.2010 wurde der Beitritt dann mit großer Mehrheit (bei einer Neinstimme und einer Enthaltung) beschlossen. Eine förmliche Zusammenarbeit und Kooperation mit der regio IT Aachen scheidet zum jetzigen Zeitpunkt für die Verwaltungen im Rhein-Erft-Kreis aus. Die regio IT kann als privatrechtlich organisiertes Rechenzentrum in Form einer GmbH nicht Mitglied der KDN werden. Zudem sind die vergaberechtlichen Bedenken, an denen seinerzeit ein Zusammengehen der KDVZ mit der regio IT scheiterte, unverändert bestandskräftig. Dies schließt eine inhaltliche Zusammenarbeit in einzelnen Themenfeldern und bezogen auf einzelne Kundenwünsche nicht grundsätzlich aus. Einzelne Austritte – große Mehrheit bleibt bei der KDVZ In den letzten Wochen haben sich dann auch die Absichten vieler Mitgliedskommunen der KDVZ Rhein-Erft-Rur über ihren Verbleib im Zweckverband weitgehend geklärt. Nach den in der Verbandsversammlung am 17.12.2010 bekannt gemachten Absichtsbekundungen werden aus dem Kreis Euskirchen die Städte Euskirchen und Bad Münstereifel sowie die Gemeinden Blankenheim und Nettersheim den Verband verlassen. Im Kreis Düren haben sich alle Kommunen mit Ausnahme des Kreises und der Stadt Düren für einen Verbleib im Zweckverband ausgesprochen. Die Stadt Düren wird ihre Entscheidung erst im Frühjahr 2011 treffen. Der Kreistag in Düren hat die Verwaltung beauftragt, ein wirtschaftlich vertretbares Austrittsszenario mit der KDVZ auszuhandeln. Eine endgültige Entscheidung wird dort aber auch erst in den nächsten Monaten fallen. Damit ist der weitere Fortbestand der KDVZ auch über den 31.12.2012 hinaus gesichert. Der Umsatz wird auf jeden Fall immer noch mehr als 10 Mio. € pro Jahr betragen und damit eine wirtschaftlich vertretbare Größenordnung behalten. Die austretenden Mitglieder haben satzungsgemäß Personal bzw. Personal- und Pensionslasten sowie Verbindlichkeiten anteilig zu übernehmen. Ausblick Interkommunale Kooperationen sind derzeit ein vielfältig diskutiertes Thema. Mit großer Intensität werden Themenfelder gesucht, bei denen sich interkommunale Zusammenarbeit lohnt und die gemeinsame Aufgabenerledigung für alle Beteiligten durch ein zentralisiertes und standardisiertes Vorgehen wirtschaftlicher ist. Die kommunale IT ist hierfür seit Jahrzehnten ein Paradebeispiel. Diese Lösung hat im Laufe der Jahrzehnte nichts an ihrer Aktualität verloren. Verloren gegangen ist nur häufig der starke Fokus auf die Zentralisierung und die Standardisierung. Der Städte- und Gemeindebund vertritt die Meinung, dass die Konzentration der Leistungserbringung in der IT in NRW noch deutlich fortschreiten muss. Dort, wo eine vollständige Konzentration stattgefunden hat, konnten auch deutliche Kosteneinsparungen realisiert werden (Quelle: Vorlage an den Rechts-, Verfassungs-, Personal- und Organisationsausschusses StGB NRW 19.03.2009, TOP 7). „Dennoch macht es ökonomisch Sinn, IT-Kompetenzen zu bündeln. Die natürliche Form der Bündelung im kommunalen Bereich ist der Zweckverband. Wenn es diese Organisationsform nicht schon gäbe, müsste man sie jetzt erfinden.“ (Frank Wondrak, Vorsitzender der Geschäftsführung der KDV Stuttgart sowie des Rechenzentrums Region Stuttgart GmbH in der Fachzeitschrift Kommune 21, Ausgabe 2/2010, S. 26) Die Arbeit des Rechenzentrums KDVZ als IT-Dienstleister und die Zusammenarbeit mit den Anwendern hat nach Ansicht aller Verwaltungen im Rhein-Erft-Kreis unter dem neuen Geschäftsführer in den letzten 1 ½ bis 2 Jahren deutlich an Qualität gewonnen. Man kann sich bei der KDVZ derzeit gut aufgehoben fühlen. Insbesondere erhält man den Eindruck, dass man als Kunde ernst genommen wird und die Serviceanforderungen im Rahmen des Möglichen erfüllt werden. Das Bild der neu aufgestellten KDVZ hat auch im Kreise der anderen Rechenzentren in NRW sehr an Profil gewonnen. Die KDVZ kann nun auf Augenhöhe mit anderen IT-Dienstleistern -4- in der Region zusammenarbeiten. Die Mitgliedschaft in der KDN bietet die große Chance, die Leistungserbringung für die Mitgliedskommunen noch wirtschaftlicher zu gestalten. Durch das geschlossene Auftreten und das klare, transparente Vorgehen ist auch die Position des Rhein-Erft-Kreises innerhalb des Zweckverbandes gestärkt worden. Es wird wahrgenommen, dass die Gemeinschaft im Rhein-Erft-Kreis ihre Interessen mit Nachdruck vertritt. Durch den Austritt einzelner Mitglieder aus den anderen Kreisen werden sich die Stimmrechte zugunsten des RheinErft-Kreises verschieben. Deshalb stellt sich für die Verwaltungen im Rhein-Erft-Kreis die Frage des Austritts aus der KDVZ derzeit nicht. Der Verband ist auf einem guten Weg, den es weiter kritisch zu begleiten gilt. Die Kommunen im Rhein-Erft-Kreis sind nach wie vor an einem konstruktiven Dialog mit allen Mitgliedern im Verband interessiert, um die KDVZ auch über den 31.12.2012 hinaus nachhaltig fortzuentwickeln. Dabei werden die Themen Stimmrechtsgewichtung und Verschlankung der Verbandsgremien und ihrer Aufgaben notwendigerweise auf der Agenda bleiben. Die KDVZ und die Mitgliedskommunen sind nun gefordert, konkrete Synergien aus der Mitgliedschaft in der KDN und der Zusammenarbeit mit anderen Rechenzentren zu erarbeiten. Unter den Schlagworten Zentralisierung und Standardisierung sind noch viele positive Entwicklungen denkbar, die eine dauerhaft zukunftsfähige und wirtschaftliche IT-Unterstützung der Verwaltungen im Rhein-Erft-Kreis durch die KDVZ ermöglichen. In Vertretung (Erner) -5-