Beschlussvorlage (Entlastung der Kita-Leitungen von Verwaltungsaufgaben)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 398/2010 Az.: -51-Bt. Amt: - 51 BeschlAusf.: - 51- Datum: 17.08.2010 Beratungsfolge Jugendhilfeausschuss Betrifft: Termin 17.11.2010 Bemerkungen beschließend Entlastung der Kita-Leitungen von Verwaltungsaufgaben Finanzielle Auswirkungen: keine Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 17.08.2010 Beschlussentwurf: Die Stellungnahme der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Hinsichtlich der Freistellung der städtischen Kita-Leitungen hat der JHA am 23.06.2010 folgende Beschlüsse gefasst: Die Freistellung der Leitungskraft in den städtischen Kitas von der Leitung einer eigenen Gruppe wird in mindestens dreigruppigen Einrichtungen in dem bisherigen Maße aufrechterhalten. Die Erforderlichkeit eines über die Freistellung hinausgehenden Anteils an pädagogischer Arbeit in der Kita wird im jeweiligen Kindergartenrat entschieden. Bei Gruppenreduzierungen in einzelnen Kitas wird für die jeweilige Einrichtung neu entschieden. 11 Ja-Stimme(n), 3 Gegenstimme(n), 0 Stimmenthaltung(en) Die Verwaltung wird beauftragt zu prüfen, wie sich eine andere Verteilung der Verwaltungsaufgaben einer Kita-Leitung (zum Beispiel auf eine Sekretärin wie in den Schulen) organisatorisch und kostenmäßig auswirken würde. 13 Ja-Stimme(n), 0 Gegenstimme(n), 1 Stimmenthaltung(en) Die Verwaltung des Jugendamtes hat in mehreren Gesprächen mit allen, einem Teil und mit einzelnen Leitungen die Entlastung von Verwaltungsaufgaben diskutiert. Als Ergebnis ist festzuhalten, dass alle Leitungen sich Entlastung wünschen. Es scheint aber keine kostenmäßig vertretbare Lösung zu geben, die die Leitung in ihrer ganzheitlichen Wahrnehmung der Managementaufgaben einer Kindertageseinrichtung entlasten könnte. Denn jede verwaltungsmäßige Entlastung setzt Eigenständigkeit und Initiative voraus. Eigenständigkeit und Initiative fußen auf Identifikation mit der Aufgabe und diese wiederum setzt ein Minimum an Anwesenheit und Eingebundenheit in den Organismus „Kindertageseinrichtung“ voraus. In den Grundschulen wird nach einem Berechnungsmodus der Stadtschulleiterkonferenz von einer Mindestarbeitszeit von 12 Wochenstunden ausgegangen. Bei mehr als 250 Schülern wird für jeweils volle 30 darüber hinaus gehende Schüler eine zusätzliche Stunde festgesetzt. So hätte die GGS-Erp mit 275 Schülern einen Bedarf von 12 Wochenstunden. Diese Stundenzahl errechnet sich auch für die Erich-Kästner-Schule mit 192 Schülern. An mindestens 3 Tagen sind die Schulsekretärinnen in der Schule zugegen. Die Kindertageseinrichtungen verfügen aber nur über 20 bis höchstens 95 Kinder. Rechnerisch wären, wenn die Arbeiten vollständig miteinander zu vergleichen wären, was aber nicht zutrifft, den Kitas ca. 1 Std. bis 5 Std. wöchentlich zuzuordnen. Bei einem derartigen Zeitaufwand kann man aber von Eingebundenheit in den Organismus und von selbstständigem Arbeiten nicht ausgehen. Der Koordinationsaufwand zwischen Leitung und Sekretärin verschafft keine Entlastung. Eine Mindestarbeitszeit von 9 Stunden verteilt auf 3 Tage scheint im Vergleich mit den Grundschulen, in denen man tatsächlich die Mindestarbeitszeit sogar auf 14 Stunden, also zwei Stunden über der eigentlichen Berechnungsgrundlage und auf Grund besonderer Problematik für die Donatus-Schule auf 22 Wochenstunden sowie für die GGS-Süd auf 15 Wochenstunden festgelegt hat, richtig zu sein. Neben der Tatsache, dass dies Ungerechtigkeiten hinsichtlich der Gleichschaltung der Arbeitszeit bei unterschiedlicher Arbeitsvielfalt in den Kitas erzeugt, stellt sich aber die Frage, wofür denn tatsächlich eine Entlastung der Kindertageseinrichtung sinnvoll und wünschenswert ist. Aus Sicht der Verwaltung des Jugendamtes ist die Leitung einer Kindertageseinrichtung zentrale Schaltstelle im Organismus Kindergarten. Sie leitet ihr Team über Zielvereinbarungen, ist verantwortlich für die Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, sorgt für die Qualitätssicherung und die Eingebundenheit im Gemeinwesen. Gleichzeitig ist sie für Unfallverhütung sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz verantwortlich. Im Spannungsfeld Eltern, Kinder, Personal und Träger hat sie für den Ausgleich Sorge zu tragen, Unzulänglichkeiten zu erkennen, angemessen zu reagieren, Lösungen vorzubereiten und diese zu kommunizieren. Bei dem sehr hohen Interesse, das Eltern an der Entwicklung ihrer Kinder in der Altersphase der jungen Kindheit in der Regel noch haben, setzt dies permanente Ansprechbarkeit und Handlungsbereitschaft für Eltern, Personal und Träger voraus. Diese Ansprechbarkeit, persönlich wie telefonisch für Eltern und natürlich persönlich für das Personal, kann nicht delegiert werden. Leitung muss jederzeit über alles, was in der Kita geschieht, im Bilde sein. Leitung kennt nicht nur die Stärken und Schwächen des Personals, sondern auch jede Entwicklung eines einzelnen Kindes. Leitung arbeitet je nach Größe einer Kita primär mittelbar am Kind, unmittelbar mit dem Personal und den Eltern. Darüber hinaus ist Leitung der Mittelpunkt der vernetzten Arbeit der Kita mit dem sozialen Umfeld wie Schule, Ärzte, Gesundheitsamt, Beratungsstellen und natürlich anderen Kitas. Da Kita-Arbeit im menschlichen, kommunikativen Kontext stattfindet, ist sie an Planung ausgerichtet sehr störanfällig. Nahezu täglich wird Kita-Arbeitsplanung an vielen Stellen „über den Haufen geworfen“. Krankmeldungen von Erzieherinnen, Kindern, Eltern, Kochfrauen, fehlende zugesagte Gerätschaften, plötzlich auftretenden Schäden, festgestellte Einbrüche, nicht termingerechte Lieferungen und vieles mehr machen schnelle zielgerichtete Entscheidungen der Leitung erforderlich, damit die Gruppen mit ihrer eigentlichen Arbeit am Kind möglichst störungsfrei agieren können. -2- Die effektive Wahrnehmung dieser Aufgaben setzt heute die Anwendung des PCs voraus. Der PC erleichtert die Schreibarbeiten, Listenführung und Informationsbeschaffung. Der PC dient der Öffentlichkeitsarbeit und trägt zu einer schnellen Kommunikation über e-mail bei. Leitungen bestätigen: „Bevor ich einen Brief diktiere, habe ich ihn selber schneller geschrieben.“ „Beim Schreiben verdeutliche ich mir den eigentlichen Inhalt.“ „Schriftliche Ausarbeitungen wie Infos an Eltern, Einladungen, thematische Vorbereitungen, Protokolle, etc. kann doch nur jede Leitung selber machen.“ „Natürlich muss ich die Handgeldkasse führen, ich trag doch dafür die Verantwortung.“ „Meldebögen und Statistiken will ich selber ausfüllen. Zum einen kenne ich alle Kinder und deren familiären Hintergrund, zum anderen sind Erkenntnisse daraus auch Steuerungsinstrumente für mich.“ „Mit einer gewissen Routine sind Arbeiten wie Handgeldkasse, Meldebögen und Statistiken in kurzer Zeit zu erledigen.“ „Aufnahmegespräche und deren Verschriftlichung sind die Startvoraussetzungen für die Kita, natürlich muss ich das machen.“ „Bei der Verwaltung des Budgets will ich schon selbst entscheiden, was wir wo für welchen Preis einkaufen. Im Grunde kenne ich die verlässlichen Anbieter ja.“ Die Leitungen haben natürlich auch Aufgaben genannt, die sie gerne delegieren würden. Dies sind: • Kopien anfertigen • Statistiken erstellen • Dienstplan schreiben bzw. umstellen • Zeugnisse schreiben • Konzeption aktualisieren • Flyer entwickeln • Angebote einholen • Essen bestellen/abrechnen • Post bearbeiten • Lesen/Unterschreiben von Belehrungen • Lesen/Unterschreiben von Dienstanweisungen • Telefondienst • Türöffner • Inventarisierung • Veranlassen von Reparaturarbeiten und Begleitung dieser • Schreiben von Bestellscheinen • Kontrolle der Lieferungen • Führen der Stundenzettel • Kontrolle der Fahrtenbücher • Führen der Urlaubs- und Leistungskarten • Layouten des Programms des Familienzentrums incl. Druck • Pflege der Internetseite • Durchführung von Kleinreparaturen • Reinigung des Büros Die Leitungen bringen in dieser Auflistung ihren Unmut über die „Verwaltungstätigkeiten“ zum Ausdruck. Sie wissen aber gleichwohl, dass sie gemacht werden müssen und dass, falls nicht eine andere Kollegin in der Einrichtung sich dafür anbietet, es zu ihren Aufgaben gehört. Dies soll die Schilderung einer Kollegin verdeutlichen: „Man könnte gut und gerne einige anfallende Aufgaben abgeben, um Zeit einzusparen. Für mich ist dann nur ein großes Problem da. Ich, als Leitung, verliere in vielen wichtigen Bereichen den Überblick und kann im schlimmsten Fall keine spontane Auskunft geben. Allein der Zeitaufwand, den man verwendet, um sich dann wieder in die Dinge reinzuarbeiten, ist enorm. Nehmen wir einfach mal die Essensabrechnung. Ich setze mich jede Woche mit unserer Küchenfee zusammen -3- und wir rechnen die Woche ab. So habe ich immer einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und kann spontan (je nach vorhandenem Geld) Änderungen vornehmen. Es ist auch immer ein Mitarbeitergespräch damit verbunden, um einfach die Woche zu reflektieren. Jeden Tag kommen viele wichtige und unwichtige Briefe in die Kita. Eine einrichtungsfremde Sekretärin kann aber schlecht entscheiden, ob es wichtig oder unwichtig ist. Oft erhält man „Reklame“ von verschiedenen Ausstattern und bekommt dadurch viele verschiedene Anregungen, die man an die Kolleginnen weiter gibt. Im Grunde kann man nicht viele seiner Büroaufgaben abgeben, da der zusätzliche (Mehr-)Aufwand viel zu hoch ist. Man hat eine weitere Mitarbeiterin, mit der man regelmäßig Gespräche führen und Informationsaustausch betreiben muss.“ In der Diskussion mit den Leitungen stellen sich aber zwei Maßnahmen als sehr wünschenswert und für die Kitas als entlastend heraus: 1. In allen Kitas sollten die Eingangstüren mit Öffnungsgriffen versehen werden, die von Erwachsenen, aber nicht von den Kindern geöffnet werden können. Dann entfällt bei Bedarf die lästige Türöffnerfunktion. 2. Hausmeister sollten in jeder Kita festgelegte verlässliche Präsenzzeiten haben, um angelaufene Kleinreparaturen durchzuführen oder zu veranlassen. Orientierend könnte sein: Pro Gruppe 1 Std./Woche. Hinsichtlich der Kosten, die für Sekretärinnen entstehen, sind pro Wochenstunde 15,59 € anzusetzen. Werden in einer Kita 9 Wochenstunden angesetzt, entstehen folglich 7.858,04 € Kosten pro Jahr. Die Gehaltskosten für eine Sekretärin werden zusätzlich zum Personalschlüssel für Fachkraft- und Ergänzungskraftstunden nicht mit Landesmitteln gefördert. Zusammenfassend sieht die Verwaltung des Jugendamtes in der geringen Beschäftigung von Sekretärinnen in den Kitas keine Entlastung. Darüber hinaus verbietet die Haushaltslage eine derartige Ausweitung der Personalkosten. I.V. (Erner) -4-