Antrag (Antrag bzgl. Einführung eines Dokumenten-Managemant-Systems; hier Einsatz des Programms FAVORIT-Office Flow)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 554/2010 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - 10 Datum: 05.11.2010 Den beigefügten Antrag der CDU-Fraktion leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 01.12.2010 Bemerkungen zur Kenntnis Antrag bzgl. Einführung eines Dokumenten-Managemant-Systems; hier Einsatz des Programms FAVORIT-Office Flow Finanzielle Auswirkungen: Keine finanziellen Auswirkungen Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 26.10.2010 Stellungnahme der Verwaltung: Das Bundesverwaltungsamt hält als Entwickler der Anwendung alle Rechte an „FAVORIT-Office Flow“ und stellt das Produkt allen Behörden kostengünstig zur Verfügung. Lizenzen für die erforderliche Basisplattform Documentum werden zu günstigen Konditionen angeboten. Das System „FAVORIT-Office Flow“wird überwiegend in Bundes- und Landesbehörden eingesetzt und besitzt auf Grund geringer Nachfrage aus dem kommunalen Bereich keine Schnittstellen zu den gängigen Fachanwendungen, die jedoch kostenpflichtig durch das Bundesverwaltungsamt erstellt werden können. Auf telef. Nachfrage ist keine Anwenderwerwaltung bekannt, die Schnittstellen zu kommunalen Verfahren betreibt. Durch die tiefe Integration von „FAVORIT-Office Flow“mit Microsoft Office und Outlook ist die Systemumgebung mit den Programmen Word, Excel und der Kommunikationssoftware Outlook in Verbindung mit einem Exchange-Server zwingend vorgegeben. In der gesamten Verwaltung wird das verbandsweite Kommunikationssystem Groupwise eingesetzt. Der Einsatz von „FAVORITOffice Flow“ ist daher im IT-Umfeld der Verwaltung nicht möglich. In den letzten beiden Jahren wurden im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten das DokumentenManagement-Verfahren LINKBASE im Bereich der Bauordnungsverwaltung und das Passarchiv im Ordnungsamt erfolgreich eingeführt. Der weitere Einsatz von DMS-Verfahren orientiert sich an dem zukünfig verwaltungsweiten Finanzsystem INFOMA, durch das KIRP abgelöst wird. Da das neue Finanzsystem bereits ein integriertes Archiv beinhaltet müssen weitere Anschaffungen im Bereich DMS hierzu kompatibel sein. Daher wird die Anschaffung von DMS-Anwendungen in enger Zusammenarbeit mit der KDVZ abgestimmt um die zukunftsorientieren Investitionen abzusichern. (Dr. Rips)