Beschlussvorlage (Anlage 1 Pflichtenheft)

l;n h:~rnt.'h Jl\eU", f 11'n) t UJJ g fiahkntddslr 4Y 5in J3 l-Icrckck(; Nur per E-Mail Stadt Erftstadt Eigenbetrieb Straßen Herrn Keil Holzdamm 10 50374 Erftstadt Tc!': OL:nu oUol-U Fax: 02.i.10 11007-67 22.12.2009 LB/kli - 8111980 EU-weite Ausschreibung von Betrieb, Wartung und Instandhaltung, Neubau der Straßenbeleuchtung der Stadt Erftstadt - Entwurf Ptlichtcnheft Erneuerung und - Sehr geehrter Herr Keil, wie vereinbart erhalten Sie den auf Basis der Gesprächsergebnisse vom 14.12.2009 überarbeiteten Entwurf des Pflichtenhefts zur oben genannten Ausschreibung. Zur weiteren Abstimmung werden wir uns in der 3. Kalenderwoche 2010 bei Ihnen melden. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung. Mit freundlichen GrÜßen ~/ (lJ.L Ludwig Buchbinder vC Anlage (jc:-)chÜftstUhl\:r: [ilil'll'iI Sc'hmidt M..:'\. HlW .533 t Amhgcrichr Ibgcn WW\,v. scl1midrbt'<.: berckc htle.oe kc fa sc hilI i d tbecht Ie .de Volkshank Kta.-NI'. Bcckum 102167 lOO.BLZ411hO()Oh EU-weite Ausschreibung von Betrieb, Wartung und Instandhaltung, Erneuerung und Neubau der Straßenbeleuchtung in der Stadt Erftstadt Pflichtenheft Entwurfvom 22.12.2009 Ausschreibung Stadt Erftstadt Straßen beleuchtung Pflichtenheft Inhalt 1 Einl eitung ... 3 2 Organisation und Ablauf des Verfahrens 5 2.1 Schätzung des Auftragswertes 5 2.2 Art des Vergabe verfahrens.. '" .,. ... 5 2.3 Dokumentation des Vergabe verfahrens (Vergabe akte) 6 2.4 Vertraulichkeit 7 ... 2.5 Zeitplan .. 8 3 Beteiligte am Vergabeverfahren 10 3.1 Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen 10 3.2 Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt 11 4 Leis tungsbeschrei bung ...... 13 4.1 Art und Umfang der zu erbringenden Leistung 13 4.2 Aufteilung der Leistung in Lose 13 4.3 Laufzeit 15 4.4 Abrechnung der Leistungen... .15 4.5 Anpassung der Entgelte 15 4.6 Allgemeine Vertrags bedingungen .15 5 Wesen tliche Angebots bedingungen 17 5.1 Inhalt der Angebote 17 5.2 Nebenangebote .17 6 Wertun gsverfahren ... ... ... 18 6.1 Formale und inhaltliche Prüfung 18 6.2 Eignungsprüfung 18 6.3 Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise 20 6.4 Wirtschaftlichkei tsprüfung 20 6.5 Bietergespräche 20 6.6 Ablauf der Zuschlagserteilung Entwurf vom 22.12.2009 .. 21 - 2- Ausschreibung Stadt Erftstadt 1 Straßen beleuchtung Ptlichtenheft Einleitung Zum 30.06.2009 ist der mit der RWE Rhein-Ruhr AG geschlossene Straßenbeleuchtungsvertrag für die Unterhaltung und den Betrieb der Straßenbeleuchtungsanlage laufen. Als öffentlicher Auftraggeber Rahmen eines Vergabeverfahrens der Stadt Erftstadt ausge- ist die Stadt Erftstadt verpflichtet, diese Leistungen im neu zu beauftragen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende zu erbringende Leistungen: Betrieb der öffentlichen Straßenbeleuchtungsanlage (inkl. Datenpflege und Dokumentation) Bauliche und technische Wartung und Instandhaltung Bauliche und technische Modernisierung der Beleuchtungsanlagen und Erneuerung der Beleuchtungsanlagen nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt Rück-, Um- und Neubau der Beleuchtungsanlagen Wartung, Instandhaltung Die im Zusammenhang und Erneuerung der technischen Netzinfrastrukur mit dem Betrieb, der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtungsanlage und der Erneuerung zu erbringenden Leistungen werden in einem Dienstleistungsver- trag geregelt und auf dieser Grundlage erbracht. Entwurf vom 22.12.2009 nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt -3- Ausschreibung Stadt Erftstadt Folgende Zielsetzungen und Rahmenbedingungen dieses Vergabeverfahrens besonders zu beachten: Durchführung sind bei der Vorbereitung Straßen beleuchtung Pflichtenheft und Durchführung eines rechtlich belastbaren Vergabeverfahrens Abschluss von Dienstleistungsverträgen Erbringung der Dienstleistungen zu wirtschaftlichen Konditionen unter Einhaltung der bau-, umwelt- und energierechtlichen Gesetze und Verordnungen Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs Das hier vorliegende Pflichtenheft berücksichtigt diese Vorgaben und dient als Grundlage für die Gestaltung des Vergabe verfahrens und als Vorgabe für den Inhalt aller noch zu erstellenden Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsverzeichnis und Vertragsentwurf). Hinweis: Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen werden die gesetzlichen Regelungen und die einschlägige Rechtsprechung berücksichtigt. Da nicht abzusehen ist, ob und gegebenenfalls wie sich insbesondere die zukünftige Rechtsprechung auf dieses Verfahren auswirkt, ist es möglich, dass im laufenden Verfahren in Einzelfällen von den Vorgaben dieses Pflichtenheftes abgewichen werden muss. Sollten im laufenden Vergabe verfahren aufgrund von Rügen oder der Entscheidung von Nachprüfinstanzen Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig werden, wird die Verwaltung im Rahmen eines Dringlichkeitsverfahrens die notwendigen Maßnahmen vorschlagen. Es ist zudem darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Vergaberechts gegebenenfalls im Widerspruch zu anderen Rechtsvorschriften stehen können. Auch die aktuelle Rechtsprechung ist leider nicht widerspruchsfrei. Hieraus resultieren Risiken für die Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens. Entwurf vom 22.12.2009 - 4- Ausschreibung Stadt Erftstadt 2 Organisation und Ablauf des Verfahrens 2.1 Schätzung des Auftragswertes Straßen beleuchtung Pflichtenheft Der derzeitige Auftragswert für die Unterhaltung und den Betrieb der Straßenbeleuchtung beträgt ca. 330.000 EUR/a (brutto). Für Investitionsmaßnahmen stehen derzeit ca. 200.000 EUR/a (brutto) zur Verfügung. 2.2 Art des Vergabeverfahrens Der Schwellenwert (VgV) gemäß § 2 Nr. 3 der Verordnung in Verbindung mit der Änderungsverordnung 193.000 EUR (Gesamtauftragswert) bung durchzuführen. wird überschritten. über die Vergabe öffentlicher (EG) NI. 1177/2009 Aufträge in Höhe von Es ist daher eine EU-weite Ausschrei- Bei diesem Vergabe verfahren sind insbesondere das Gesetz gegen Wettbe- werbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung und die Verdingungsordnung über die Vergabe öffentlicher für Leistungen - ausgenommen das Gesetz über die Modernisierung des Vergaberechts Aufträge (VgV) Bauleistungen -, Teil A (VOLlA), sowie die Vergabekoordinierungsrichtli- nie 2004/18/EG (VKR), soweit anwendbar, zu berücksichtigen. Vergabeverfahren sind vorzugsweIse m Form emes Offenen Vergabeverfahrens gemäß § 3 NI. 2 bzw. § 3a NI. 1 Abs. 1 VOL/A durchzuführen. Die Nichtanwendung ist zu begründen. Die Wahl z. B. eines Nichtoffenen Vergabeverfahrens setzt unter anderem voraus, dass die zu erbringende Leistung nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann. Da die Voraussetzungen für die Nichtanwendung eines Offenen Verfahrens nicht vorliegen, wird dieses Vergabeverfahren als Offenes Verfahren durchgeführt. Entwurf vom 22.12.2009 -5- Ausschreibung Stadt Erftstadt 2.3 Dokumentation des Vergabeverfahrens Straßen beleuchtung Pflichtenheft (Vergabeakte) Zur Absicherung des Vergabeverfahrens im Fall möglicher (Rechts- )Streitigkeiten mit Bietern muss auf Seiten des Auftraggebers eine vollständige Vergabeakte geführt werden, welche den Ablauf des gesamten Vergabeverfahrens dokumentiert. Diese Vergabeakte ist bei Nachprüfverfahren der zuständigen Vergabekammer in der Regel innerhalb von drei Tagen vollständig vorzulegen. Der Antrag stellende Bieter erhält häufig ein umfassendes Einsichtsrecht in die dann vorliegende Vergabeakte. Zu den Vergabe akten gehören insbesondere folgende Unterlagen: das Pflichtenheft die Sitzungsvorlagen und Protokolle bzw. Beschlussfassung, zum Gegenstand haben der Briefwechsel mit den Veröffentlichungsorganen die Bekanntmachungstexte die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen der Briefwechsel mit den Bietern und Bewerbern das Protokoll der Angebotsöffnung die eingegangenen Angebote die Dokumentation der Bietergespräche der Vergabevorschlag die Gremienbeschlüsse Entwurf vom 22.12.2009 - 6- die dieses Vergabeverfahren Ausschreibung Stadt Erftstadt 2.4 Straßen beleuchtung Pflichtenheft Vertraulichkeit Die Inhalte der Angebote sind vertraulich zu behandeln (§ 22 Nr.6 VOL/A). Es handelt sich hierbei um eine bieterschützende ersatzansprüche Vorschrift, daher drohen der Bieter gegen die ausschreibende bei einer Verletzung Schaden- Stelle. Vertrauliche Unterlagen der Vergabe sind daher nur den in Punkt 3.2 genannten BeteiUgten zugänglich zu machen und von diesen auch über dieses Vergabeverfahren hinaus vertraulich zu behandeln. Die Beratungen der politischen Gremien der Stadt Erftstadt zu diesem Vergabe verfahren erfolgen in nicht öffentlicher Sitzung. Entwurf vom 22.12.2009 -7- Stadt Erftstadt 2.5 Ausschreibung Straßen beleuchtung Pflichtenheft Zeitplan Für die Durchführung des Vergabeverfahrens ist der folgende Zeitplan vorgesehen: Januar 2010 Fertigstellung des Pflichtenheftes xX.02.20 10 Beschluss des Pflichtenheftes durch das zuständige Beschlussgremium des Eigenbetriebs Straßen Erftstadt Mitte März 2010 Fertigstellung der Vergabeunterlagen anschließend Veräffentlichung der Bekanntmachung (Beginn des formalen Vergabeverfahrens) Mitte April 2010 Ablauf der Angebotsfrist Ende April 2010 Auswertung der Angebote/ggf. Bietergespräche Ende Mai 2010 Vorlage des Vergabevorschlages anschließend Vergabeentscheidung durch das zuständige Beschlussgremium des Eigenbetriebs Straßen Erftstadt anschließend Information der nicht berücksichtigten + min. 10, max. 15 Tage Zuschlagserteilung (Ende des formalen Vergabeverfahrens) frühestens 1. August 2010 Leistungsaufnahme durch den Auftragnehmer Entwurf vom 22.12.2009 -8- Bieter Ausschreibung Stadt Erftstadt Straßen beleuchtung Pflichtenheft Der vorstehende Zeitplan geht unter anderem von folgenden Annahmen aus: . Innerhalb der Angebotsfrist und der Phase der Auswertung der Angebote gehen keine Rügen oder Nachprüfanträge von Bietern oder Bewerbern ein, die zu einer Verzögerung des Vergabeverfahrens führen. . Im laufenden Vergabeverfahren werden keine Gesetze oder Verordnungen erlassen oder Beschlüsse, z. B. von Vergabekammern oder Oberlandesgerichten, veröffentlicht, die sich auf dieses Vergabeverfahren auswirken können. . An der Eignung der zu Bietergesprächen eingeladenen Bieter und an der Verbindlichkeit der Angebote dieser Bieter bestehen keine Zweifel. Die Durchführung einer zweiten Runde von Bietergesprächen ist nicht notwendig. Sollte nach der Information der nicht berücksichtigten verlängert sich das Vergabeverfahren innerhalb der vorgesehenen Bieter ein Nachprüfantrag gestellt werden, um bis zu sieben Wochen. Sollte die Zuschlagserteilung Bindefrist nicht möglich sein, wären die für die Vergabe in Frage kommenden Bieter aufzufordern, die Bindefristen für ihre Angebote entsprechend zu verlängern. Hinweis: Der vorstehende Zeitplan berücksichtigt Entwurf vom 22.12.2009 die vergaberechtlich -9- notwendigen Mindestfristen. Ausschreibung Stadt Erftstadt Straßen beleuchtung Pflichtenheft 3 Beteiligte am Vergabeverfahren 3.1 Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen Der das gesamte Vergaberecht erfordert es, sicherzustellen, bestimmende (§ 97 Abs.2 GWB) dass nur Personen tätig werden, die in ihren Interessen weder mit einem Bieter noch mit einem Beauftragten Gleichbehandlungsgebots Gleichbehandlungsgrundsatz eines Bieters verknüpft sind. Die Verletzung kann an öffentlichen Aufträgen interessierte Zum Schutz der Bieter vor einer Parteilichkeit des Auftraggebers nung (VgV) ein entsprechender des Bieter diskriminieren. wurde in der Vergabeverord- Ausschluss solcher voreingenommenen Personen geregelt. Der Gesetzestext lautet wie folgt: § 16 Ausgeschlossene Personen (1) Als Organmitglied oder Mitarbeiter eines Auftraggebers oder als Beauftragter oder als Mitarbeiter eines Beauftragten eines Auftraggebers dürfen bei Entscheidungen in einem Vergabeverfahren für einen Auftraggeber als voreingenommen geltende natürliche Personen nicht mitwirken, soweit sie in diesem Verfahren: 1. Bieter oder Bewerber sind, 2. einen Bieter oder Bewerber beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzlicher Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten, 3. a) bei einem Bieter oder Bewerber gegen Entgelt beschäftigt oder bei ihm als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs tätig sind, oder b) für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen tätig sind, wenn dieses Unternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Bieter oder Bewerber hat, es sei denn, dass dadurch für die Person kein Interessenkonflikt besteht oder dass sich die Tätigkeiten nicht auf die Entscheidungen in dem Vergabeverfahren auswirken. (2) Als voreingenommen gelten auch die Personen, deren Angehörige die Voraussetzungen nach Absatz 1 Nr. 1 bis 3 erfüllen. Angehörige sind der Verlobte, der Ehegatte, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern sowie Pflegeeltern und Pflegekinder. Um den Anforderungen bezüglich des Ausschlusses voreingenommener nen im anstehenden Vergabeverfahren oder befangener Perso- gerecht zu werden, sind von Seiten der Vergabestelle ent- sprechende Maßnahmen einzuleiten. Die Mitglieder der in der Stadt Erftstadt beteiligten Gremien werden über die gesetzlichen Regelungen informiert und aufgefordert, jeweils persönlich zu überprüfen, ob sie als voreingenom- mene Personen gelten oder ob darüber hinaus andere Gründe für eine Befangenheit Die mit der Beratung im Vergabeverfahren beauftragte SchrnidtlBechtle sche Maßnahmen ergriffen, um auch hier Befangenheitsvorwürfen Entwurf vom 22.12.2009 - 10- vorliegen. GmbH hat organisatori- entgegenzutreten. Ausschreibung Stadt Erftstadt 3.2 Straßen beleuchtung Pflichtenheft Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt Vor dem Hintergrund der geschilderten Ausgangslage ist es notwendig, den Kreis der beteiligten Personen festzulegen und deren Aufgaben zu definieren. Stadt Erftstadt als ausschreibende Stelle: Eigenbetrieb Straßen Stadt Erftstadt (Herr Keil): - Führen der Vergabeakte - Abnahme des Pflichtenheftes und der Vergabeunterlagen - Vervielfältigung und Versand der Vergabeunterlagen - Beantwortung von Bietemachfragen - Teilnahme an der Angebotsäffnung - Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen - Abnahme des Vergabevorschlages Eigenbetrieb Straßen Stadt Erftstadt, (Herr Schumacher): - Sammlung der Angebote - Durchführung der Angebotsäffnung Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt - Prüfung der Angebote - Prüfung des Vergabevorschlags Betriebsausschuss Eigenbetrieb Straßen Stadt Erftstadt: - Beschluss des Pflichtenheftes - Beschluss der Vergabe Entwurf vom 22.12.2009 - 11 - Ausschreibung Stadt Erftstadt SchmidtlBechtle Straßen beleuchtung Pflichtenheft GmbH als beratendes Büro: - StrukturierungiOrganisation des Vergabeverfahrens - Erstellen der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle - Veranlassung der Veräffentlichungen - Unterstützung bei der Beantwortung von Bietemachfragen - Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen - Erstellen des Vergabe vorschlages in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle Soweit sich im Vergabe verfahren herausstellt, dass eine umfassende juristische Beratung notwendig ist (z. B. bei der Einleitung eines Nachprüfverfahrens), erfolgt durch die Stadt Erftstadt die gesonderte Beauftragung einer im Bereich des Vergaberechts erfahrenen Kanzlei. Hinweis: Gemäß § 2 Nr. 3 VOLlA sind Leistungen "unter ausschließlicher Verantwortung der Vergabestellen" zu vergeben. Demnach ist die Verantwortung der Vergabestelle unteilbar, sie kann die Verantwortung nicht mit anderen Stellen, wie z. B. Sachverständigen, teilen oder auf diese übertragen. Entwurf vom 22.12.2009 - 12- Ausschreibung Stadt Erftstadt 4 Leistungsbeschreibung 4.1 Art und Umfang der zu erbringenden Leistung Das gegenwärtige System der öffentlichen Straßenbeleuchtung sätzlich beibehalten werden. Der Leistungsumfang Leistungsumfang und Leistungsstandard. Straßen beleuchtung Pflichtenheft in der Stadt Erftstadt soll grund- basiert im Wesentlichen auf dem bisherigen Die zu vergebende Gesamtleistung umfasst folgende Einzelleistungen: Betrieb der öffentlichen Straßenbeleuchtungsanlage (inkl. Datenpflege und Dokumentation) Bauliche und technische Wartung und Instandhaltung Bauliche und technische Modernisierung der Beleuchtungsanlagen und Erneuerung der Beleuchtungsanlagen nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt Rück-, Um- und Neubau der Beleuchtungsanlagen Wartung, Instandhaltung 4.2 nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt und Erneuerung der technischen Netzinfrastrukur Auf teilung der Leistung in Lose Eine Aufteilung der Leistungen in Lose ist nicht vorgesehen. Eine Aufteilung der Leistung ist aus technischen Gründen nicht zweckmäßig schaftlich. Die Beteiligung und für die Stadt Erftstadt voraussichtlich von mittelständischen unwirt- Unternehmen ist bei der zu vergebenden Auf- tragssumme auch ohne Aufteilung in Lose in ausreichendem Umfang möglich. Nachfolgend sind die wesentlichen wichtigsten Rahmenbedingungen Der Auftragnehmer übernimmt und Betriebsleistungen 6.351 Leuchtstellen vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen und die dargestellt: vom 01.08.2010 bis zum 31.07.2020 die Unterhaltungs-, der Straßenbeleuchtungsanlage und ca. 230 Übergabepunkten Bau- der Stadt Erftstadt mit derzeit insgesamt (Schaltschränke und Rundsteuerempfänger) im Stadtgebiet. Der Auftragnehmer betreibt die öffentliche Straßenbeleuchtungsanlage stadt im vorgesehenen Durchführungszeitraum. Entwurf vom 22.12.2009 im Gebiet der Stadt Erft- Hierzu gehören insbesondere folgende Punkte: - 13- Ausschreibung Stadt Erftstadt 4 Leistungsbeschreibung 4.1 Art und Umfang der zu erbringenden Leistung Straßen beleuchtung Pflichtenheft Das gegenwärtige System der öffentlichen Straßenbeleuchtung in der Stadt Erftstadt soll grundsätzlich beibehalten werden. Der Leistungsumfang basiert im Wesentlichen auf dem bisherigen Leistungsumfang und Leistungsstandard. Die zu vergebende Gesamtleistung umfasst folgende Einzelleistungen: Betrieb der öffentlichen Straßenbeleuchtungsanlage (inkl. Datenpflege und Dokumentation) Bauliche und technische Wartung und Instandhaltung Bauliche und technische Modernisierung der Beleuchtungsanlagen und Erneuerung der Beleuchtungsanlagen nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt Rück-, Um- und Neubau der Beleuchtungsanlagen Wartung, Instandhaltung 4.2 nach den Vorgaben der Stadt Erftstadt und Erneuerung der technischen Netzinfrastrukur Aufteilung der Leistung in Lose Eine Aufteilung der Leistungen in Lose ist nicht vorgesehen. Eine Auf teilung der Leistung ist aus technischen Gründen nicht zweckmäßig schaftlich. Die Beteiligung und für die Stadt Erftstadt voraussichtlich von mittelständischen unwirt- Unternehmen ist bei der zu vergebenden Auf- tragssumme auch ohne Aufteilung in Lose in ausreichendem Umfang möglich. Nachfolgend sind die wesentlichen wichtigsten Rahmenbedingungen Der Auftragnehmer übernimmt und Betriebsleistungen 6.351 Leuchtstellen vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen und die dargestellt: vom 01.08.2010 bis zum 31.07.2020 der Straßenbeleuchtungsanlage und ca. 230 Übergabepunkten die Unterhaltungs-, Bau- der Stadt Erftstadt mit derzeit insgesamt (Schaltschränke und Rundsteuerempfänger) im Stadtgebiet. Der Auftragnehmer betreibt die öffentliche Straßenbeleuchtungsanlage stadt im vorgesehenen Durchführungszeitraum. Entwurf vom 22.12.2009 im Gebiet der Stadt Erft- Hierzu gehören insbesondere folgende Punkte: - 13- Ausschreibung Stadt Erftstadt Gewährleistung eines guten, unter Sicherheits-, hier insbesondere ten hinreichenden ganzjährigen Beleuchtungsniveaus Störungsmanagement abschnittsweisem Dokumentation, Verkehrssicherheitsaspek- der öffentlichen und Plätze innerhalb und teilweise außerhalb der im Zusammenhang Straßen beleuchtung pfIichtenheft Stadtstraßen, Wege bebauten Ortslagen und unverzügliche Beseitigung von Betriebsstörungen im Netz und bei Ausfall der Straßenbeleuchtung Datenpflege tung und Betriebsführung und Fortschreibung der für die ordnungsgemäße der Straßenbeleuchtungsanlage Bewirtschaf- notwendigen Sachverhalte und Un- terlagen Der Auftragnehmer übernimmt Beleuchtungsanlagen. die bauliche und technische Wartung und Instandhaltung der Hierzu gehören insbesondere folgende Punkte: periodische Sichtkontrolle und Wartung der Lichtpunkte (ohne Reinigung von Glaselemen- ten) periodische Standsicherheitsüberprüfungen Iicht-, elektrotechnische der Beleuchtungs- und Freileitungsträger und bautechnische Funktionskontrollen sofortige Behebung kleinerer Mängel- und Schäden Der Auftragnehmer leuchtungsanlagen übernimmt die baulich-technische nach Einzelabsprache Modernisierung mit den zuständigen und Erneuerung Dienststellen der Be- der Stadt Erftstadt. Hierzu gehören insbesondere folgende Punkte: Meldung von Mängeln- und Schäden an Lichtpunkten und Beleuchtungsträgern altersbedingter Austausch von Leuchtmitteln, elektrischen Steuerungskomponenten und Be- leuchtungsträgern Modernisierung der Beleuchtungsanlagen energieeffiziente Leuchtmittel und Spartransformatoren Erneuerung von Lichtpunkten und Beleuchtungsträgern ger) auf der Grundlage lichttechnischer Der Auftragnehmer mit dem Ziel der Energieeinsparung, zur Spannungsabsenkung (ohne Anstrich der Beleuchtungsträ- Optimierungsanalysen und Projektplanungen übernimmt den Rück-, Um- und Neubau der Beleuchtungsanlagen forderung und in Absprache mit den zuständigen Dienststellen der Stadt Erftstadt. Entwurf vom 22.12.2009 z. B. durch - 14- auf An- Ausschreibung Stadt Erftstadt Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur ordnungsgemäßen wendigen, technischen und organisatorischen Alle für die Leistungserbringung benötigten Genehmigungen Auftragnehmer in eigener Verantwortung Dem Vertrag liegt eine Kalkulation über die jährliche Preisanpassung Voraussetzungen Leistungserbringung not- zu schaffen. und Nachweise sind durch den zu beschaffen. bei, welche im Fall von Preisanpassungen, die hinausgehen, als Grundlage dient. Die Kündigung des Vertrages durch den Auftragnehmer Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen Der Auftraggeber Straßen beleuchtung Pflichtenheft ist lediglich dann möglich, wenn der nicht nachkommt. ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, unter anderem wenn der Auftrag- nehmer Verpflichtungen aus dem Vertrag trotz Mahnung nicht erfüllt oder bei Wegfall der Vertragsgrundlage. Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die im Zusammenhang gung stehen. Er hat eine Betriebshaftpflichtversicherung Der Auftragnehmer mit der Leistungserbrin- nachzuweisen. muss innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung in Höhe von 5 % des Brutto-Gesamtauftragswertes nach dem 01.01.2012 bei ordnungsgemäßer eine Bürgschaft vorlegen. Die Bürgschaftssumme Leistungserbringung kann auf 5 % des jährlichen Auf- tragswertes reduziert werden. Die Vertragsstrafen dienen der Sicherstellung der Leistung. Die Voraussetzungen und die Höhe der Strafen sind im Vertrag geregelt. Der Auftraggeber ist berechtigt, die dem Auftragnehmer chen oder überwachen zu lassen. Entwurf vom 22.12.2009 - 16 - übertragenen Aufgaben zu überwa- Ausschreibung Stadt Erftstadt 5 Wesentliche Angebotsbedingungen 5.1 Inhalt der Angebote Das Angebot besteht aus der Bietererklärung, Angebotsvordruck dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen sowie unter anderem den folgenden Angebotsteilen: Inhaltliche Beschreibung der angebotenen Leistung Nachweise zur Fachkunde Nachweise zur Leistungsfähigkeit Nachweise zur Zuverlässigkeit Grobkalkulation Gegebenenfalls 5.2 gesonderte Erklärungen des Bieters Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. Entwurf vom 22.12.2009 Straßenbeleuchtung Pflichtenheft - 17- Ausschreibung Stadt Erftstadt 6 Straßen beleuchtung PfIichtenheft Wertungsverfahren Die Bewertung der Angebote erfolgt fonnal getrennt in vier aufeinander aufbauenden Phasen: Phase I: Fonnale und inhaltliche Prüfung Phase U: Eignungsprüfung Phase IU: Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise Phase IV: Wirtschaftlichkei tsprüfung 6.1 Formale und inhaltliche Prüfung In dieser Wertungs stufe werden die wegen fonnaler oder inhaltlicher Mängel auszuschließenden oder ausschließbaren Angebote ennittelt. Beispielhaft sind hier zu nennen: Verspätet eingegangene Angebote Angebote, die nicht verbindlich sind Angebote mit fehlenden Erklärungen und Nachweisen Angebote, die sich nicht auf die ausgeschriebene Leistung beziehen Ob ein Angebot aufgrund von fonnalen oder inhaltlichen Mängeln ausgeschlossen werden kann oder muss, ist für den jeweiligen Einzelfall gesondert zu entscheiden. 6.2 Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend dem § 25 Nr. 2 VOL/A nur die Bieter berücksichtigt, Verpflichtungen die erforderliche keit und Zuverlässigkeit sind gegebenenfalls Fachkunde, (technische und wirtschaftliche) besitzen. Bei der Beurteilung auch Unterauftragnehmer der Fachkunde Leistungsfähig- und Leistungsfähigkeit und konzern verbundene Unternehmen sichtigen. Entwurf vom 22.12.2009 die für die Erfüllung der vertraglichen - 18- zu berück- Ausschreibung Stadt Erftstadt Straßen beleuchtung Pflichtenheft Fachkunde Der Bieter ist als fachkundig anzusehen, wenn er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten verfügt. Der Bieter hat unter anderem folgende Nachweise zu erbringen: Referenz/-en (als Eigenerklärung) über die Ausübung der Leistung "Unterhaltung, trieb der öffentlichen Straßenbeleuchtungsanlagen" Bau und Be- in einem Stadtgebiet mit insgesamt mindes- tens 30.000 Einwohnern. Der Nachweis ist aus dem Zeitraum der Jahre 2006 bis 2009 durch eine Auflistung der Auftraggeber, der betriebenen Lichtpunkte, der Beauftragungszeiträume und der konkret erbrachten Leistung vorzulegen. Leistungsfähigkeit Der Bieter ist als leistungsfähig kaufmännischen, anzusehen, wenn er als Unternehmen über die personeUen, technischen und finanzieUen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwand- frei und fristgerecht ausführen zu können. Zuverlässigkeit Zuverlässig nungsgemäße ist, wer die Gewähr für eine ordnungsgemäße Betriebsführung VertragserfüUung bietet und auf wen die Ausschlussgründe und für eine ord- nach § 7 Nr. 5 VOLl A nicht zutreffen (z. B. Einleitung eines Insolvenzverfahrens). Zum Nachweis der Eignung sind dem Angebot von den Bietern Erklärungen (z. B. Angaben über den Gesamtumsatz, Referenzen, Erklärung zur Unternehmensstruktur) zufügen. Entwurf vom 22.12.2009 und Nachweise - 19 - bei- Ausschreibung Stadt Erftstadt 6.3 Prüfung der Angemessenheit Straßen beleuchtung Pflichtenheft der Angebotspreise In dieser Wertungsphase werden die verbleibenden Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotsentgelte überprüft. Ausgeschlossen werden Angebote mit einem unangemessen hohen oder niedrigen Preis. Angebote, die nicht kostendeckend kalkuliert sind, können nicht zwangsläufig von der Wertung ausgeschlossen werden. Bevor ein Angebot wegen eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder eines nicht kostendeckenden Preises möglicherweise ausgeschlossen werden kann, muss mit dem betreffenden Bieter in jedem Fall ein Aufklärungsgespräch geführt werden, in dem der Bieter seine Kalkulation erläutern kann. So genannte Dumpingangebote sind nicht zwingend von der Wertung auszuschließen. Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, muss für jeden Einzelfall gesondert getroffen werden. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotsentgelten der Ausschreibung auch der Marktpreis. 6.4 Wirtschaftlichkeitsprüfung Die Wirtschaftlichkeitsprüfung erfolgt unter den Angeboten, die in den vorangegangenen Wertungsstufen nicht ausgeschlossen wurden. Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt in Form des Vergleiches der Angebotssumme bezogen auf die Vertragslaufzeit. Die preisliche Auswertung erfolgt zunächst durch den Vergleich der angebotenen te (brutto) für die gesamte Vertragslaufzeit. mit 19 % angesetzt. Das Gesamtentgelt wiederum unter Anwendung Gesamtentgel- Im Rahmen der Auswertung wird die Umsatzsteuer errechnet sich aus der Summe der Jahresentgelte, der in den Preisblättern angegebenen Auswertungsgrößen die ermittelt werden, multipliziert mit der Vertragslaufzeit. 6.5 Bietergespräche Im Rahmen der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung Bietergespräche zu führen, um eventuelle Zweifel über die Eignung der Bieter oder der Angebotsinhalte im Interesse der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes zu beseitigen. Nachverhandlungen finden hierbei nicht statt. Entwurf vom 22.12.2009 - 20- Ausschreibung Stadt Erftstadt 6.6 StraBenbeleuchtung: Ablauf der Zuschlagserteilung Die Entscheidung über den Zuschlag wird vom zuständigen Beschlussgremium des Eigenbetrie- bes getroffen. Vor der Zuschlagserteilung sind die nicht berücksichtigten dessen Angebot angenommen Bieter über den Namen des Bieters, werden soll, zu informieren. Der Zuschlag kann frühestens zehn Tage nach dieser Information erteilt werden. Innerhalb von 48 Tagen nach der Zuschlagserteilung nen Auftrag im EU-Amtsblatt. Entwurf vom 22.12.2009 - 21 - erfolgt die Bekanntgabe über den vergebe-