Beschlussvorlage (Entwicklung und Einführung eines kommunalen Bürgerhaushalts)

Vorlage Nr.: 221/2017 Erstellt am: 08.09.2017 Aktenzeichen: III/20/200 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP Haupt- und Finanzausschuss 23 ö. Sitzung Rat nö. Sitzung Termin X 26.09.2017 X 10.10.2017 Betreff Entwicklung und Einführung eines kommunalen Bürgerhaushalts Veranlasser/in / Antragsteller/in SPD-Fraktion - Fraktionen CDU und Bündnis 90/Die Grünen - Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja x nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen x ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja x nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) 20.000 € — im Haushalt des laufenden Jahres 2017 — in den Haushalten der folgenden Jahre 20.000 € € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja x nein Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): siehe Beschlussvorschlag Vorlage Nr.: 221/2017 . Seite 2 / 6 Beschlussvorschlag 1. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt, die Verwaltung zunächst mit der Vorbereitung und Umsetzung eines Bürgerhaushalts 2019 zu beauftragen. Hierzu sollen die in den Erläuterungen dargestellten Maßnahmen und Projektschritte durchgeführt werden. 2. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt, die Verwaltung mit der Evaluation des Bürgerhaushalts 2019 zu beauftragen und darüber nach Abschluss des Projekts zu berichten. 3. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt, der außerplanmäßigen Ausgabe (Aufwand und Auszahlung) in Höhe von 20.000 € auf dem Sachkonto 01/10/01.5437020/7437020 „Bürgerhaushalt 2019“ zuzustimmen. Die Deckung erfolgt durch Minderausgaben (Aufwand und Auszahlung) bei dem Konto 16/01/01.5371000/7371000 „Kreisumlage“. Erläuterungen Mit beigefügtem Antrag vom 11.07.2017 (Anlage1) beantragt die SPD-Fraktion, die Verwaltung in dieser Sitzung zu beauftragen, ein Konzept für einen Kommunalen Bürgerhaushalt nebst einem Bürgerbudget für die Haushaltsperiode ab 2019 zu erarbeiten und spätestens bis zum Ende des ersten Quartals in 2018 dem Stadtrat zur weiteren Diskussion vorzulegen. Mit ebenfalls beigefügtem Antrag vom 14.09.2017 beantragen die Fraktionen CDU und Bündnis 90/Die Grünen die Verwaltung zu beauftragen, zusammen mit der Haushaltsaufstellung 2019 einen Bürgerhaushalt einzuführen. Unabhängig von diesen Anträgen befindet sich das Thema „Einführung eines Bürgerhaushalts“ bereits seit mehreren Monaten verwaltungsseitig in der Vorbereitung, sodass bereits zur heutigen Sitzung ein konkreter Vorschlag zur Einführung und Umsetzung eines Bürgerhaushalts im Rahmen der Haushaltsplanung 2019 nachstehend vorgelegt werden kann. Eine abschließende Beschlussfassung ist bereits in der Ratssitzung Oktober 2017 notwendig, damit alle nachstehend aufgeführten Projektphasen rechtzeitig vorbereitet werden können. Definition Bürgerhaushalt Nachstehende Erläuterung wurde der Seite www.buergerhaushalt.org entnommen: „Ein Bürgerhaushalt ist ein Instrument der Bürgerbeteiligung bei Fragen rund um die Verwendung von öffentlichen Geldern. Die Bevölkerung wird dabei aktiv in die Planung von öffentlichen Ausgaben und Einnahmen einbezogen. Dieser beteiligungsorientierte Ansatz unterscheidet sich grundlegend vom traditionellen Modell "Verwaltung plant, Politik entscheidet". Immer mehr Städte und Gemeinden führen Beteiligungsverfahren zum kommunalen Haushalt ein. Sie geben damit den Einwohnerinnen und Einwohnern die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen und zu diskutieren, wofür die Stadt ihre Gelder ausgeben soll. Auf Landes- oder Bundesebene gibt es in Deutschland bisher keinen Bürgerhaushalt. Die Kernphasen jedes Bürgerhaushaltes sind: Vorlage Nr.: 221/2017 . Seite 3 / 6 1. Information | Die Einwohner werden durch Öffentlichkeitsarbeit über den Haushalt informiert und für den Bürgerhaushalt mobilisiert. 2. Beteiligung | Bürgerinnen und Bürger können ihre eigenen Ideen und Prioritäten einbringen, ob nun als „Berater“, indem sie ihre Vorschläge an Politik und Verwaltung adressieren, oder als „Entscheider“ über ein konkretes Budget. Zentrales Element neben der Einbringung von eigenen Ideen ist der öffentliche Diskurs, zum Beispiel bei Versammlungen oder übers Internet. 3. Rechenschaft | Die Verfahrensorganisatoren geben Auskunft über die Ergebnisse der Beteiligungsphase. Es wird kommuniziert und begründet, welche Ideen der Bürger umgesetzt oder nicht umgesetzt wurden. Der typische Bürgerhaushalt in Deutschland ist konsultativ: Bürger machen Vorschläge und geben Hinweise. Mit ihrer lokalen Expertise und ihren Priorisierungen bereichern sie die fachliche Diskussion um die Haushaltsplanung. Die Verwaltung berücksichtigt die Vorschläge und Hinweise bei der Aufstellung des Haushalts. Der Gemeinderat entscheidet über die Vorschläge und begründet, welche Vorschläge umgesetzt werden können und welche nicht. Der Bürgerhaushalt in Deutschland ist ein indirekt-demokratisches Instrument; die Bürger entscheiden nicht, sondern beraten.“ Beteiligte eines Bürgerhaushalts Der Bürgerhaushalt richtet sich an alle Einwohnerinnen und Einwohner sowie alle Abgabepflichtigen im Stadtgebiet. Weitere Beteiligte im Verfahren sind die Stadtverwaltung, die politischen Gremien und damit die Fraktionen. Erfahrungen aus anderen Kommunen und daraus abgeleitetes Verfahren für die Stadt Pulheim Zur Vorbereitung einer evtl. Einführung wurden u.a. Kommunen zu ihren Erfahrungswerten befragt, die bereits einen Bürgerhaushalt durchgeführt haben. Hierzu wurden die Rhein-Erft-Kreis-Kommunen sowie die Städte Wuppertal, Ahlen, Monheim am Rhein und Bonn kontaktiert und hinsichtlich positiver als auch negativer Aspekte zur Umsetzung eines Bürgerhaushalts um Auskunft gebeten. Bei einer evtl. Umsetzung für die Stadt Pulheim gilt es, die negativen Eindrücke der abgefragten Kommunen im Rahmen der Umsetzung des Projekts „Bürgerhaushalt“ zu beachten bzw. zu vermeiden. Grundsätzlich wurde die Einführung und Umsetzung eines Bürgerhaushalts wie folgt bewertet:  Die Beteiligungsquote ist im Vergleich zur Einwohnerzahl sehr gering, sodass aus rein betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten die Kosten zur Einführung und Umsetzung eines Bürgerhaushalts nicht im Verhältnis zum Nutzen stehen. Aufgrund dessen sollten die Projektphasen effektiv gestaltet werden. Gleichwohl ist der Bürgerhaushalt ein Instrument der Bürgerbeteiligung, das helfen kann, die Akzeptanz und Transparenz zu erhöhen und somit die Außenwirkung der Stadt positiv beeinflusst.  Impulse aus der Bürgerschaft können eine bedarfsgerechte Veranschlagung von Haushaltsmitteln positiv beeinflussen. Der Bürgerhaushalt soll die Möglichkeit zur Einreichung von neutralen, parteiunabhängigen Vorschlägen einräumen; Partikularinteressen sollen nicht gefördert werden. Vorlage Nr.: 221/2017 . Seite 4 / 6  Es ist zu erwarten, dass viele Vorschläge aus verschiedenen Gründen (rechtlich, personell, finanziell) nicht umsetzbar sind. Eine niedrige Umsetzungsquote kann daher zu Frustration bei den Beteiligten führen und den Nutzen des Projekts gefährden.  Beschlossene Vorschläge binden Ressourcen zulasten anderer Leistungen der Verwaltung.  Durch die Begleitung des Verfahrens werden innerhalb der Verwaltung Personalkapazitäten gebunden, die somit nicht mehr zur Umsetzung anderer Projekte zur Verfügung stehen.  Die Vorschläge sollten online, persönlich und schriftlich eingereicht werden können. Neben einer einzurichtenden Online-Plattform sollten Informationsveranstaltungen durchgeführt und eine Koordinierungsstelle eingerichtet werden.  Der Bürgerhaushalt sollte bestehende Partizipationsprojekte sinnvoll ergänzen und muss mit diesen korrespondieren. Weitere Partizipationsprojekte in Pulheim sind bspw. „Klimaschutzkonzept“, „Mobilitätskonzept“, „Jugendpartizipationsprojekt“ etc. Die Umsetzung eines Bürgerhaushalts sollte folgende Projektphasen beinhalten: 1. Informationsveranstaltungen 2. Frist zur Einreichung von Vorschlägen durch die Bürger 3. Frist zur Bewertung der Bürgervorschläge durch andere Bürger 4. Ableitung einer Bestenliste aus den bestbewerteten Vorschlägen 5. Bewertung der Bestenliste durch die Stadtverwaltung 6. Beratung und Beschluss über die von der Verwaltung bewertete Bestenliste Bei der Umsetzung eines Bürgerhaushalts 2019 für die Stadt Pulheim sollten darüber hinaus folgende Empfehlungen beachtet werden: 1. Verwaltungsinterne Zuständigkeit zur Einführung eines Bürgerhaushalts Die befragten Kommunen haben empfohlen, die Einführung des Bürgerhaushaltes nicht allein durch die Kämmereiabteilung durchzuführen. Eine Zusammenarbeit zwischen Kämmereiabteilung und der Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit erscheint sinnvoll. 2. Flächendeckender Bürgerhaushalt Der Bürgerhaushalt sollte nicht nur in einem Teilbereich (z. B. Produktbereich Schulträgeraufgaben), sondern flächendeckend eingeführt werden. 3. Bürgerbudget (1€/Bürger) Für die Vorschläge der Bürger sollte zunächst ein Budget von 1 €/ Bürger (ca. 55.000 €) zur Verfügung stehen. Nach Vorliegen der Bestenliste und Bewertung durch die Verwaltung sollte dieses Budget zunächst als Grundlage zur Beurteilung der Finanzierbarkeit der Maßnahmen dienen. Gleichwohl werden Maßnahmen, die zwar hohe einmalige Kosten verursachen, aber gleichzeitig zu jährlichen Einsparungen führen, gesondert bewertet. Insofern ist das Bürgerbudget Vorlage Nr.: 221/2017 . Seite 5 / 6 abhängig von der Finanzkraft der Stadt im Haushaltsjahr und den gemeldeten Maßnahmen und deren Umsetzbarkeit dynamisch zu betrachten. 4. Informationsveranstaltungen für die Bürger zum Thema „Bürgerhaushalt“ Für die Bürgerinnen und Bürger sollten Informationsveranstaltungen durchgeführt werden. Erfahrungsgemäß sind diese zu diesem Thema nicht gut besucht. Man sollte jedoch den Bürgern trotzdem die Möglichkeit geben, sich im direkten Kontakt mit den Vertretern der Verwaltung über das Thema zu informieren. Laut der befragten Kommunen sollten die Bürger im Vorfeld ausreichend über das Haushaltsrecht informiert werden. Aufgrund dessen ist im Vorfeld ein Flyer zum Thema Haushalt zu erstellen, der die wichtigsten Informationen zum Haushaltsrecht beinhaltet. Beispielsweise sollte erläutert werden, welche Auswirkung die Veranschlagung einer Investition auf den Haushalt hat. Der Flyer ist neben den Informationsveranstaltungen und der Online-Plattform über Pressemitteilungen und Auslage im Rathaus zu veröffentlichen. 5. Unterstützung durch eine Online-Plattform Zur Darstellung und Bewertung der Vorschläge durch die Bürgerinnen und Bürger ist eine Online-Plattform notwendig. Alle befragten Kommunen haben mit einer externen Firma zusammengearbeitet, da das Knowhow zur Erstellung einer Plattform in den Kommunen nicht gegeben ist. Die Firmen arbeiten meist mit einem Standard-Aufbau einer Online-Plattform. Individuelle Anpassungen und Wünsche sind jedoch möglich. Laut den befragten Kommunen belaufen sich die Kosten hierfür auf rd. 15.000 € - 20.000 €. 6. Einrichtung einer Koordinierungsstelle zum Thema „Bürgerhaushalt“ In der Projektphase „Einreichung von Vorschlägen durch die Bürger“ sollte eine Koordinierungsstelle zum Thema Bürgerhaushalt eingerichtet werden. Hier sollte einige Stunden in der Woche während der regulären Öffnungszeiten eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter aus der Kämmereiabteilung den Bürgerinnen und Bürgern für Rückfragen zur Verfügung stehen. Die Sprechzeiten sind entsprechend auszuhängen/zu veröffentlichen. Die Bürgerinnen und Bürger haben so die Möglichkeit, Fragen zum Bürgerhaushalt zu stellen, unter Anleitung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters die Vorschläge auf der Online-Plattform einzureichen oder diese persönlich abzugeben. So haben auch Bürgerinnen und Bürger ohne Internetzugang die Möglichkeit, Vorschläge einzureichen. 7. Personalbedarf Für die Einführung eines Bürgerhaushaltes werden zusätzlich rd. 0,5 VZÄ kalkuliert. Die befragten Kommunen haben hierzu keine zusätzliche Stelle bereitgestellt, sondern von dem vorhandenen Personal einen Mitarbeiter der Kämmereiabteilung hierfür freigestellt. Erfahrungsgemäß beträgt der Zeitaufwand rd. 20 Std. / Woche. Dieser Personalbedarf hat evtl. Auswirkungen auf andere Aufgabenerledigungen, bspw. Aufstellung des Jahresabschlussentwurfs. 8. Kostenschätzung Die Kosten belaufen sich auf rd. 15.000 € - 20.000 € (ohne Berücksichtigung des zusätzlichen Personalaufwands zur Vorbereitung und Umsetzung der einzelnen Projektphasen) und werden zur Einrichtung der Online-Plattform, zur Durchführung der Informationsveranstaltungen und zum Druck des Flyers benötigt. Vorlage Nr.: 221/2017 . Seite 6 / 6 Hierbei handelt es sich um konsumtive Kosten, die bereits zur Vorbereitung des Bürgerhaushalts im Jahr 2017 außerplanmäßig bereitgestellt werden müssen. Zur Vorbereitung und Umsetzung eines Bürgerhaushalts 2019 wurde – auch auf Grundlage der Erfahrungen aus den befragten Kommunen (s.o.) – folgender möglicher Ablauf für die Stadt Pulheim erarbeitet: Schritt Beschreibung Dauer Zeitraum 1. Vorbereitung des Projekts Bürgerhaushalt in der Verwaltung o Beauftragung einer externen Firma zur Einrichtung der OnlinePlattform und Umsetzung o Erstellung Flyer „Informationen zum Haushalt und rechtliche Grundlagen“ o Vorbereitung Koordinierungsstelle „Bürgerhaushalt“ o Vorbereitung Informationsveranstaltungen 4 Monate Nov 2017 – Feb 2018 2. Durchführung von Informationsveranstaltungen o 5 Veranstaltungen (Pulheim / Orr, Brauweiler / Dansweiler / Freimersdorf, Sinthern / Geyen / Manstedten, Stommeln / Stommelerbusch / Ingendorf, Sinnersdorf) 1 Monat Mrz – Apr 2018 (zwischen Karneval und Ostern) 3. Einreichung der Vorschläge durch die Bürger o Koordinierungsstelle „Bürgerhaushalt“ steht für Rückfragen und Hilfestellungen zu festen Sprechzeiten zur Verfügung o Telefonisch und schriftlich eingereichte Vorschläge werden durch die Koordinierungsstelle auf der Online-Plattform veröffentlicht o Bürger können selbständig Vorschläge über die Online-Plattform einreichen Bewertung der Vorschläge durch die Bürgerinnen und Bürger o Die online gestellten Vorschläge werden bewertet (gefällt mir, gefällt mir nicht). Daraus leitet sich eine Bestenliste (Top 20) ab. 1 Monat Mai 2018 1 Monat Jun 2018 5. Bewertung der Bestenliste durch die Verwaltung o Bewertung hinsichtlich Umsetzbarkeit (rechtlich, personell) o Ermittlung eines Finanzierungsbedarfes 2 Monate Jul – Aug 2018 6. Bekanntgabe der durch die Verwaltung bewerteten Bestenliste, Einbringung des Haushaltsentwurfs und anschließende politische Beratung o Die bestbewerteten Vorschläge werden zur weiteren Beratung vorgelegt o Die Vorschläge werden bei der Haushaltsberatung durch die politischen Gremien berücksichtigt / behandelt 3 Monate Okt - Dez 2018 7. Beschlussfassung über die vorgelegten Vorschläge und Veröffentlichung o Nach Beschlussfassung erfolgt eine Veröffentlichung auf der OnlinePlattform. 1 Monat Dez 2018 – Jan 2019 4.