Beschlussvorlage (Anlage III - Empfehlungen der GPA)

Anlage III Konsolidierungsliste Stadt Pulheim Stichtag: 30.09.2017 Im Bericht der GPA NRW benannte Empfehlungen, Vorlage 283/2016, Rat 08.11.2017: lfd. Amt Empfehlung Nr. 1 2 66 / Seite 16: Reduzierung der 003 / Kleinstgrünflächen 70 20 Konsolidierungsbetrag in Euro pro Jahr Stand der Umsetzung zum Stichtag in %, ggf. ergänzende Erläuterung erreichter Konsolidierungsbetrag zum Stichtag nicht bezifferbar In neuen Baugebieten werden nur noch größere Beete angelegt. Inwiefern eine Reduzierung der Zahl der Beete in bestehenden Straßen realisiert k.A. werden kann, soll in einem Pilotprojekt geprüft werden. (vgl. lfd. Nr. 46 - vom Rat beschlossene Maßnahmen) 0,00 nicht bezifferbar Die strategische Zielplanung wurde lediglich im Verwaltungsvorstand thematisiert; eine Beratung und/ oder Beschlussfassung im Ältestenrat und HFA/ Rat ist hierzu nicht erfolgt. Ein unterjähriges Berichtswesen liegt zur Zeit nur in Form von zwei Budgetberichten (Stichtage Mai / September) vor. Ab dem Jahr 2018 soll das unterjährige k.A. Berichtswesen in überarbeiteter Form erfolgen; es wird zusätzlich ein Investitionscontrolling installiert. Ab 2019 wird darüber hinaus eine Ergänzung um Kennzahlen angestrebt. Die Kosten- und Leistungsrechnung wird in Teilen bereits angewendet. Eine flächendeckende Einführung ist zur Zeit nicht angedacht. 0,00 Ein modernes Straßenunterhaltungsmanagementsystem bedarf der Kenntnis des Straßenzu-standes und dessen Entwicklung. Darüber hinaus erfordert die nach dem NKF vorgesehene regelmäßige körperliche Inventur die Aufnahme des Straßenzustandes. Die Stadt Pulheim sollte ein Straßenunterhaltungsmanagementsystem einführen. Die Straßen sollten in Zustandsklassen eingeteilt und die Unterhaltungsmaßnahmen nach dem Zustand priorisiert werden. nicht bezifferbar Der Zustand der Straßen muss in Kürze wieder erfasst werden. Die Ergebnisse fließen in die Erstellung der Straßensanierungsprogramme ein. Die Anschaffung eines k.A. Straßenunterhaltungsmanagementsystems ist aus Sicht der Verwaltung jedoch nicht sinnvoll, da der Aufwand für dessen Erstellung und Pflege unverhältnismäßig hoch wäre und die Mittel besser in den Erhalt der Straßen investiert werden sollten. 0,00 Zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Verringerung von Schnittstellen, schlagen wir vor, das Bildungsbüro der Stadt Pulheim an das Schul- bzw. Jugendamt anzubinden. nicht bezifferbar k.A. Beschreibung der Maßnahme Die derzeitige Anzahl der (Kleinst-) Grünflächen (Pflanzbeete etc.) ist zu reduzieren. Die strategische Zielplanung stellt die einheitliche Richtschnur für das Verwaltungshandeln dar. Im Zusammenhang mit der Aufstellung des Haushalts sowie bei Überlegungen zur Haushaltskonsolidierung bildet sie einen einheitlichen Maßstab. Die definierten strategischen Ziele bilden die Grundlage für die abgeleiteten operativen Fachziele auf Seite 7: Weiterentwicklung von Ebene der bestehenden Schlüsselprodukte (Was wollen wir erreichen?). Berichtswesen, Controlling, Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Politik die strategischen Ziele, das Gesamtbudget, dezentraler die Handlungsschwerpunkte festlegt und Vorgaben zur zielgerichteten Leistungserstellung Ressourcenverantwortung und macht. Die Zielerreichungskontrolle sollte über ein unterjähriges Berichtswesen erfolgen Kosten- und Leistungsrechnung und durch ein effektives Kennzahlensystem gemessen werden. Die Kennzahlen zur Maßnahmenrealisierung und die globalen Indikatoren auf strategischer Ebene sollten laufend und zeitnah kontrolliert werden, um bei Abweichungen ggf. auch unterjährig nachsteuern zu können. Seite 16: Einführung eines Straßenunterhaltungsmanagementsystems 3 66 4 10 / Seite 8: Anbindung des 005 / Bildungsbüros an das Schul40 / bzw. Jugendamt 51 Empfehlungen der GPA umsetzbar ab Jahr Die Maßnahme befindet sich aktuell in der verwaltungsinternen Abstimmung. 0,00 1 von 4 Anlage III lfd. Amt Empfehlung Nr. Seite 9: Einrichtung eines zentralen Fördermittelmanagements Konsolidierungsbetrag in Euro pro Jahr Beschreibung der Maßnahme Durch die Einrichtung einer zentralen Stelle für die Bearbeitung von Fördermitteln kann eine professionelle Bearbeitung der Anträge und Verwendungsnachweise sichergestellt werden. Wir schlagen vor, bei dieser zentralen Stelle darüber hinaus die Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen anzusiedeln, damit bereits bei der Prüfung der Förderfähigkeit von Projekten die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen berücksichtigt wird. Die Aufgabe kann der Kämmerei zugeordnet und mit vorhandenen Personalkapazitäten wahrgenommen werden. nicht bezifferbar nicht bezifferbar k.A. 20 6 10 / Seite 9: Zentralisierung der 40 / Elternbeitragserhebung 51 Gemeinsame Erhebung von Elternbeiträgen für Kindertagesstätten und OGS in einer Organisationseinheit Seite 10: Verstärkung der alle Interkommunalen Zusammenarbeit Die Interkommunale Zusammenarbeit sollte weiterverfolgt und verstärkt werden. Wichtiger Erfolgsfaktor bei der Zusammenarbeit ist unserer Erfahrung nach ein Handeln auf Augenhöhe. Eine Prozessbeschreibung bringt die Diskussion auf die wesentlichen Punkte. Für die Akteure ist klar, welche Schritte beim Prozess ablaufen (müssen). Unterschiedliche Prozessabläufe müssen gemeinsam harmonisiert werden. Der neue Prozess wird auf diese Weise direkt optimiert. 8 9 Stand der Umsetzung zum Stichtag in %, ggf. ergänzende Erläuterung Aufgrund der bestehenden Personalvakanzen konnte bislang mit der Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahme nicht begonnen werden. In einem ersten Schritt wurde bei den anderen Rhein-Erft-Kreis-Kommunen abgefragt, ob dort ein (zentrales) Fördermittelmanagement k.A. vorhanden und wie dieses ggf. aufgebaut ist. Die Ergebnisse der Rückmeldungen wurden „ausgewertet“. Nach Abbau der Peronalvakanz wird auf Grundlage dieser Auswertung ein für die Stadt Pulheim zugeschnittenes bzw. sinnvolles Konzept für ein Fördermittelmanagement erarbeitet. 5 7 umsetzbar ab Jahr Für Arbeitsprozesse bzw. Teilprozesse, die von einer relativ großen Mitarbeiteranzahl ausgeführt werden, sollte das Verbesserungspotenzial durch verstärkten IT-Einsatz geprüft werden. Teilweise können Prozessabläufe beispielsweise durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools verbessert werden. alle Seite 12: Verstärkung des ITEinsatzes 26 Durch einheitliche Baubeschreibungen können für die verschiedenen Gebäudetypen Nutzer-standards, Flächen und Ausstattungsstandards festgelegt werden. Hierdurch wird Seite 12: Erstellung einheitlicher die Pla-nung der Gebäude wesentlich erleichtert. Die Planungsgrundlagen werden Baubeschreibungen transparenter und nachvollziehbarer. Darüber hinaus kann eine Kostengleichheit erzielt werden. Empfehlungen der GPA Die Maßnahme befindet sich aktuell in der verwaltungsinternen Abstimmung. erreichter Konsolidierungsbetrag zum Stichtag 0,00 0,00 Für die Umsetzung von Projekten wie bspw. "Einführung eines kreditorischen Rechnungsworkflows" und "Bürgerhaushalt 2019" wird im Amt 20 zur Steuerungsunterstützung eine Projektmanagementsoftware eingesetzt (Freeware). Diese Software kann die Organisation von Arbeitsschritten optimieren. Die Schulbaurichtlinie für die Primarstufe hat der Rat in seiner Sitzung am 10.10.17 beschlossen. Sie wird künftig bei Neubauten bzw. An-und Umbauten im Grundschulbereich zu Grunde gelegt. Weitere Rahmenbedingungen sind noch intern abzustimmen und werdn ggfs. ergänzend zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt. 0,00 2 von 4 Anlage III lfd. Amt Empfehlung Nr. 10 26 / Seite 12: Zentralisierung von 40 Vereinsräumen 40 / Seite 13: Aktualisierung der 11 50 / Kindergartenbedarfs- sowie 51 Schulentwicklungsplanung Konsolidierungsbetrag in Euro pro Jahr Beschreibung der Maßnahme Durch eine stärkere Zentralisierung der Vereinsräume an nur einem oder zumindest wenigen Standorten kann eine bessere Auslastung der Räume erzielt werden. Die Anzahl der vorzuhaltenden Gemeinschaftsräume kann reduziert werden. Zudem musste sich die Stadt Pulheim darauf einstellen, dass im Wege der Zuweisung von Flüchtlingen durch das Land NRW auch Familien mit Kindern kommen, die einer Betreuung in Kindeseinrichtungen bedürfen. Die Bedarfe müssen durch eine regelmäßige und zeitnahe Aktualisierung der Kindergartenbedarfsplanung sowie Schulentwicklungsplanung dargestellt werden. Der Personaleinsatz ist entsprechend anzupassen, um Kostensteigerungen aufgrund von 10 / Seite 13: Optimierung des Verfristungen (z.B. Heranziehung) und von in Höhe und Anspruch zu Unrecht geleisteter 12 50 Personaleinsatzes im Sozialamt Hilfen zu vermeiden (Verzicht auf eine intensive Überprüfung der Anträge) sowie Rückstände in der Bearbeitung zu begrenzen. 13 40 14 Seite 15: Trägerschaft des offenen Ganztags 66 / Seite 16: Mindeststandards für 70 Straßenbegleitgrün 15 10 umsetzbar ab Jahr Stand der Umsetzung zum Stichtag in %, ggf. ergänzende Erläuterung Die Rahmenbedingungen sind noch verwaltungsintern abzustimmen. nicht bezifferbar 2017 nicht bezifferbar Die Fortschreibung der Kindertagesstättenbedarfsplanung wurde im JHA am 01.12.16 präsentiert. Im Jugendamt erfolgt eine Aktualisierung der Bedarfe bei der Tagesbetreuung in einem 2 - 3 monatigen Rhythmus (Information erfolgt an den VV). Darüber hinaus wurde eine Prognose zur Bedarfssituation in Zusammenarbeit 2017 der Stelle für Demografie und der Jugendhilfeplanung erstellt (Fertigstellung Ende Augusti 2017) und im VV am 12.09.2017 vorgestellt. Der Schulentwicklungsplan befindet sich derzeit in der finalen Abstimmung. Die erforderlichen Daten im Rahmen der Flüchtlingsbetreuung werden von dem Sozialamt den beteiligten Ämtern zur Verfügung gestellt. nicht bezifferbar 2017 In 2018 wird eine Organisationsuntersuchung in der Sozialverwaltung erfolgen. Die Stadt Pulheim sollte die personellen Verflechtungen zwischen Schulleitungs- bzw. Ganztagskoordinatorenfunktion und Trägerverein durch organisatorische bzw. personalwirtschaftliche Maßnahmen vermeiden bzw. reduzieren. nicht bezifferbar Entscheidung des Bürgermeisters / Rates k.A. Aufgrund der Personalsituation im Fachamt wurde die Prüfung der Neuausschreibung zurückgestellt. Die Stadt Pulheim unterhält insgesamt rund 543.000 m² Straßenbegleitgrün. Ähnlich wie bei den anderen Grünflächenarten entscheidet die Pflegeintensität der Bepflanzung über den zu tragenden Pflegeaufwand. Dabei ist es wichtig zu wissen, wie sich die Gesamtfläche auf die verschiedenen Vegetationsarten verteilt. Wir schlagen vor, Mindeststandards hinsichtlich Anzahl, Größe, Standort, Bepflanzung und Pflege im Straßenbegleitgrün festzulegen und umzusetzen. nicht bezifferbar k.A. Seite 10: Interkommunale Zusammenarbeit - Bereich Gehaltsabrechnung keine Angabe Empfehlungen der GPA Die Thematik konnte bisher noch nicht zwischen den Beteiligten erörtert werden. Aktuell befindet sich die Verwaltung hierzu in k. A Gesprächen mit den Rhein -Erft - Kreis Kommunen und der KDVZ. erreichter Konsolidierungsbetrag zum Stichtag 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 von 4 Anlage III lfd. Amt Empfehlung Nr. 16 10 Seite 10: Interkommunale Zusammenarbeit - Bereich Kindergeldsachbearbeitung 17 70 Seite 10: Interkommunale Zusammenarbeit - Bereich Bauhof 18 32 Konsolidierungsbetrag in Euro pro Jahr Beschreibung der Maßnahme Seite 11: Interkommunale Zusammenarbeit - Bereich Beschaffungen Rettungsdienst Empfehlungen der GPA umsetzbar ab Jahr Stand der Umsetzung zum Stichtag in %, ggf. ergänzende Erläuterung erreichter Konsolidierungsbetrag zum Stichtag keine Angabe Aktuell befindet sich die Verwaltung hierzu in Gesprächen; beabsichtigt ist eine Übertragung an k. A die Bundesagentur für Arbeit, Familienkasse Köln, ab 2019. 0,00 nicht bezifferbar Kontakt besteht zu allen Bauhöfen aus dem RheinErft-Kreis und weiteren Bauhöfen aus NRW. Des sofort Weiteren gibt es ein Netzwerk und Arbeitskreis über den Städte-und Gemeindebund und der KGST. 0,00 nicht bezifferbar Interkommunale Zusammenarbeit wird gerade für die Beschaffung neuer Nomexkleidung bei der Feuerwehr geprüft. Wie im GPA-Bericht sofort beschrieben, wird es hier jedoch einige Jahre in Anspruch nehmen bis eine einheitliche Zeitschiene für Beschaffungen erreicht werden kann. 0,00 4 von 4