Beschlussvorlage (Prüfung der Jahresrechnung 2003 und Empfehlung der Erteilung der Entlastung des Bürgermeisters gen. § 94 GO NW)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister AZ: 1410-21 V 8/ oe?S- Amt: -14- An den Rat der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung Beschl./Ausf.: Datum: -14- 04.11.2004 zur Vorberatung über den Rechnungsprüfungsausschuss Betrifft: Prüfung der Jahresrechnung 2003 und Empfehlung der Erteilung der Entlastuna des Büraermeisters cern. § 94 GO NW Finanzielle Auswirkungen: Keine Beschlussentwurf: 1. • Der Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Haushaltsrechnung 2003 "Allgemeiner Berichtsband" und "Gesonderter Berichtsband" sowie die Stellungnahmen der Verwaltung zu den Beanstandungen werden zustimmend zur Kenntnis genommen. Insoweit wird dieser Bericht als Ergebnis der Prüfung des Rechnungsprüfungsausschusses gem. § 101 Abs. 1 GO NW festgestellt. 2. Dem Rat der Stadt Erftstadt wird für die vorbehaltlose Entlastung des Bürgermeisters gem. § 94 GO NW empfohlen, folgenden Beschluss zu fassen: "Der Rat der Stadt Erftstadt beschließt gem. § 94 GO NW, die vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüfte Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 anzuerkennen. Gleichzeitig wird dem Bürgermeister die vorbehaltlose Entlastung erteilt." Begründung: Der Rat hat am 31.03.2004 das Ergebnis der Haushaltsrechnung 2003 zur Kenntnis genommen und das Rechnungsprüfungsamt mit der Prüfung beauftragt. Gleichzeitig wurde die Haushaltsrechnung 2003 an den Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung verwiesen. Der Ausschuss bedient sich zur Durchführung der Prüfarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes. Die Stellungnahmen der Verwaltung zu den nummerierten Beanstandungen sowie die Schlussbemerkung des Rechnungsprüfungsamtes sind in den Bericht eingearbeitet. • • Hinweis: Außer den vorgeschriebenen Prüfungen gemäß den §§ 101 I 103 u.a. der Gemeindeordnung NRW sowie den Prüfungen im Tagesgeschäft wurden in diesem Jahr erstmalig sogenannte Themenprüfungen in verschiedenen Sachgebieten zusätzlich durchgeführt . (s. unter Pkt. 21.3 des Schlussberichtes). Diese Praxis soll künftig beibehalten werden. Der Bericht ist entsprechend den Bestimmungen der GO NW in einen "Allgemeinen Berichtsband" und in einen "Gesonderten Berichtsband" gegliedert. Die Einwohner oder Abgabepflichtigen sind zur Einsichtnahme in den "Allgemeinen Berichtsband" berechtigt. Die Gliederung des Berichtes des Rechnungsprüfungsamtes berücksichtigt neben der Beachtung personenbezogener Daten auch die Bestimmungen der Geschäftsordnung des Rates über die in nichtöffentlicher Sitzung zu beratenden Themen. Welche Berichtsteile vertraulich zu behandeln sind, entscheidet der Ausschuss. Der Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung ist dem Rat in der vom Rechnungsprüfungsausschuss beschlossenen Form zur Entscheidung und zur Erteilung der Entlastung vorzulegen . Anlage: Schlussbericht Rechnungsprüfungsamt • ..~ .~': . • Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 • • 0_- _ 0: Bericht über die Prüfung der Haushaltsrechnung INHAL TSVERZEICHNIS Pkt. " BERICHTSBAND '........ Seite 1. Allgemeines 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3. 3.1 3.2 3.3 Aufstellung des Haushaltsplanes Haushaltssatzung Vorbericht, Erläuterungen Gliederung, Gruppierung Abgrenzung Verwaltungs- I Vermögenshaushalt Anlaqen zum Haushaltsplan Ausführung des Haushaltsplanes Allgemeines Abschlussveränderungen (insgesamt) Vergleich HHAnsatz I Rechnungsergebnis Verwaltunqshaushalt I Vermöqenshaushalt 4. Verwahr- und Vorschussbuch 4.1 5. Abschlüsse I Ubernahme Ergebnisse Kassenprüfunq Vortragung der Ist-Ergebnisse Abschlussunwirksame Buchungen Abstimmung FKZ-Übernahme Vortragung Kassenreste/Restebelege Prüfung älterer Kassenreste Belegführung 5.1 5.16 5.17 5.19 5.19 5.23 5.24 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 • Kapitel ALLGEMEINER Seite: 0.1 2003 6. 1.1 2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 3.1 3.2 3.3 Zusätzliche Mittelbereitstellungen § 82GO Über- und außerplanmäßige aus zweckgebundenen Einnahmen § 17 GemHVO bei Deckunqsfähiqkeit § 18 GemHVO Sonstige Haushaltsvermerke (Zweckbindunq/Soerrvermerkel 6.1 6.1 6.2 7.1 8. Verpflichtungsermächtigungen 8.1 9. Zeitliche 9.1 10. 10.1 11. 11.1 11.2 Innere Verrechnungen Verwaltuncskostenbeitrao Ubertragung von Haushaltsmittel Haushaltseinnahmereste Haushaltsausgabereste 12. Kassenreste 13. Vermögensnachweise 6.1 6.2 ~ 6.3 7. Abgrenzungen I Restebereinigung I Vorräte H H/B H H H/B 10.1 11.1 12.1 H 13.1 H 0: Bericht über die Prüfung der Haushaltsrechnung 2003 Seite: 0.2 INHAL - ... TSVERZEICHNIS.,ALLGEMEINERBERICHTSBAND: '. - ... - ", ;.":"'i;i", ,-- .. "' ',,"';""' . ",;" -i"~, ".' ""'-~T-l-,;:"~" • Pkl. Kapitel 14. 14.1 14.2 14.3 14.4 Gebührenhaushalte Rettungsdienst Straßenreinigung Abfallbeseitigung Bestattungswesen 15. Kreditaufnahmen 15.1 16. 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 Rücklagen, Zuführungen Entnahmen Zuführung an Verwaltungshaushalt Rücklagenzuführung Zuführung an Vermögenshaushalt I Pflichtbestand Verzinsung der Sonderrücklagen 16.1 16.1 16.2 16.2 16.3 17. Sondervermögen 17.1 18. Anlagen 18.1 19. 19.1 19.2 19.3 20. Soziales Leistungen nach dem BSHG Leistungen nach dem KJHG Vorprüfungen (Lardeshaushaltsordnung) Bautechnischer Bereich Alleerneines zur technischen Prüfuna Prüfungen in Einzelbereichen Allgemeines I Visakontrolle I Antikorruption Sonstige Personalausgaben 21.11 Feststellungen aus der Visakontrolle Prüfung Personalakten Themenprüfungen I Verw. und Betriebsausgaben 21.31 Städt. Beteiligungen 21.32 Versicherungen 21.33 Sonderrücklagen 21.34 Steuerveranlagungsverfahren (Grundsteuer) 21.35 Vorgangsprüfung nach Gruppierungsziffern 21. 21.0 21.1 • 21.2 21.3 (Kalk. Kosten) 14.1 14.2 14.2 14.2 zur Haushaltsrechnung 21.36 Subventionen .ökoloq. Regenwassernutzung" Sonstiges 23. Prüfungen 24. Schlussbemerkung des RPA (Zusammenstellung) (') Text Einzelfaliprüfungen 20.1 21.1 21.2 21.2 *) 21.9 21.12 21.15 21.16 21.19 21.29 23.1 24.1 siehe "Gesonderter -r Berichtsband" H 19.1 19.4 19.9 22.1 22. H H/B H H H/B1 H/B B2- B10 0: Bericht über die Prüfung der Haushaltsrechnung INHALTSVERZEICHNIS Pkl. Kapitel 21.2 Personalakten 21.21 Seamte 21.22 Angestellte 21.23 Arbeiter 2003 Seite: 0.3 GES0NDERTERBERICHTSBAND ..... ,.$eile 1 2 2 H H HIS HIS tnl. • Prüfbericht delegierte Sozialhilfe AnI. S1-S 33 • • Stadt Erftstadt Rechnungsprüfungsamt • Allgemeiner Berichtsband • Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 • • 1. Allgemeines Seite: 1.1 1. Allgemeines Nach § 101 Absatz 1 der Gemeindeordnung NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss die Jahresrechnung mit allen Unterlagen. Besteht ein eigenes Rechnungsprüfungsamt, bedient sich der Rechnungsprüfungsausschuss gern. § 101 Absatz 6 zur Durchführung dieser Arbeiten des Rechnungsprüfungsamtes. Die Prüfung erfolgt daraufhin, ob: - der Haushaltsplan eingehalten wurde, die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch vorschriftsmäßig begründet und belegt worden sind, bei den Einnahmen und Ausgaben nach den geltenden Vorschriften verfahren wurde, die Vorschriften über Verwaltung und Nachweis des Vermögens und der Schulden eingehalten worden sind. • Die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aufgaben sind mit einzubeziehen. aus den delegierten Sozialhilfe- Der Prüfungsumfang wird um die Aufgaben erweitert, die dem Rechnungsprüfungsamt gem. § 103 Abs. 2 GO zusätzlich übertragen sind. Hierbei handelt es sich gem. § 4 Abs.1 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt um die Prüfung der - Vorräte und Vermögensbestände, Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, Handvorschüsse. Bei Unstimmigkeiten hat der Bürgermeister die erforderliche Aufklärung zu veranlassen. Das Ergebnis der Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes ist in einem Schlussbericht zusammenzufassen und in einen allgemeinen und einen gesonderten Berichtsband zu gliedern. Die Einwohner oder Abgabepflichtigen sind zur Einsichtnahme in den allgemeinen Berichtsband berechtigt. Angaben, die der vertraulichen Behandl~mg bedürfen, sind in dem gesonderten Berichtsband darzustellen. Welche Bestandteile vertraulich zu behandeln sind, entscheidet der Rechnungsprüfungsausschuss. Personenbezogene Daten und Indentifizierungsmerkmale, die Rückschlüsse auf Personen zulassen, sind in dem zur Einsichtnahme bereitgehaltenen Bericht unkenntlich zu machen. Das Ergebnis der Prüfung der Sozialhilfe ist für den örtlichen Träger der Sozialhilfe gesondert darzustellen. Der Rechnungsprüfungsausschuss erklärt den Schlussbericht zu seinem Bericht und legt diesen dann, ggfls. verändert oder ergänzt, dem Rat zur Beschlussfassung über die Jahresrechnung und Entlastung des Bürgermeisters vor. Es wird somit nicht der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, sondern der des Rechnungsprüfungsausschusses dem Rat vorgelegt. Der Auftrag zur Prüfung wurde mit Ratsbeschluss vom 31.03.2004 erteilt. 1. Allgemeines Seite: 1.2 Zum Umfang der Prüfung Aufgrund der Vorschriften der Gemeindeordnung. NRW sowie der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt In Verbindung mit den entsprechenden Ratsbeschlüssen und Dienstanweisungen wurden im Rahmen des Tagesgeschäftes zusätzlich zu den sonstigen Prüfungen 2003 geprüft : Auftrags- und Vergabeprüfung als Pflichtaufgabe Alle Aufträge und Anordnungen im Rahmen der Visakontrolle als zusätzliche Aufgabe gern. V 4/857. • ab 409 € netto im Verwaltungshaushalt nur UA 00 (Gemeindeorgane) im Vermögenshaushalt alle - jedochohne Abschläge In Bereichen, die der Visakontrolle unterliegen, werden zur Vermeidung von Doppelprüfungen im Rahmen der Haushaltsrechnung zunächst keine besonderen Prüfungen vorgenommen. Sich ergebende Beanstandungen bei der Visakontrolle werden im Vorfeld ausgeräumt. Prüfung der Eigenbetriebe Gemäß den Betriebssatzungen der Eigenbetriebe Immobilien, Straßen und der Stadtwerke hat der Rat zur Rechnungsprüfung folgende Regelung getroffen: "Unbeschadet der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer unterliegen die Eigenbetriebe der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt". • Seit 01.07.1999 unterliegen Ausschreibungen 1 Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben über 409,sowie Schlussrechnungen der Visakontrolle. Dies entspricht den Regelungen der Rechnungsprüfungsordnung für die allgemeine Verwaltung. Insoweit ist es 2003 bei der bislang geübten Verwaltungspraxis geblieben. Das Ergebnis der jeweiligen Prüfung wird dem Rat über den zuständigen Werksausschuss in Form eines Prüfungsvermerkes mitgeteilt und ist daher nicht Bestandteil dieses Schlussberichtes über die Prüfung der Jahresrechnung. Prüfungszeitraum: Januar - September 2004 Die einzelnen Kapitel des Prüfberichtes sind dem Bürgermeister sofort nach ihrer Fertigstellung zur Stellungnahme vorgelegt worden. Dadurch konnten die Fachämter umgehend die Beanstandungen bearbeiten. Beteiligte Prüfer: Herr Walter allgem. Verwaltung, Kasse Frau Seidel Personalwesen/allgem. Frau Funke-Scham technischer Bereich Herr Linden Soziales/Zuschüsse/allgem. Verwaltung Verwaltung 1. Allgemeines Seite: 1.3 Durchführung der Prüfungen: Die Inkenntnissetzung des jeweiligen Amtsleiters, des Dezernenten und / oder des Bürgermeisters hinsichtlich Beginn und Ergebnis der Einzelprüfungen sowie die Durchführung erfolgten gemäß § 6 ff. der Rechnungsprüfungsordnung. Alle Schlussbesprechungen wurden - bei Bedarf sehr detailliert und unter Hinzuziehung des jeweiligen Amtsleiters - durchgeführt. Überörtliche Prüfungen gemäß § 105 GO Die letzte überörtliche Prüfung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Stadt Erftstadt durch die Gemeindeprüfanstalt erfolgte vom 10.03.2004 bis 05.04.2004. Der Prüfungsbericht mit den Stellungnahmen der Verwaltung wird gem. § 105 (5) GO NRW dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat vorgelegt. • Haushaltsrechnung des Vorjahres (2002) Die Verweisung zur Prüfung an das Rechnungsprüfungsamt Ratsbeschluss zu V 7 /2616 am 06.05.2003. Der Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes schlossen / unterzeichnet. erfolgte durch wurde am 18.09.2003 abge- Der Beschluss des Rates über die Haushaltsrechnung 2002 und zur vorbehaltlosen Entlastung des Bürgermeisters erfolgte am 09.12.2003 (V 7 / 3073). Die Veröffentlichung der Jahresrechnung gemäß § 94 Abs. 2 GO NW wurde durch Bekanntmachung vom 23.12.2003 (Amtsblatt) mit Offenlage vom 05.01.04 bis 09.01.04 sowie am 12.01.04 und 13.01.04 durchgeführt. • Gleichzeitig wurde in dieser Bekanntmachung auf die Einsichtsmöglichkeit in den "Allgemeinen Berichtsband" des Prüfberichtes des Rechnungsprüfungsausschusses für das Haushaltsjahr 2002 hingewiesen . Die Mitteilung an die Aufsichtsbehörde Prüfungsbemerkungen erfolgte am 19.01.04. (§ 7 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung) B + Ziffer Beanstandung, die einer Stellungnahme bedarf B Beanstandung, zu der keine Stellungnahme notwendig ist, wenn sie anerkannt und künftia beachtet wird H Hinweise, Anregungen RB Rechenschaftsbericht 2003 1. Allgemeines Seite: I Begriffserläuterungen <> Ausgaben Einnahmen Kassenanordnung Die Stadtkasse angewiesen, • € 1. Rate Rest I Auswirkungen und Abhängigkeiten Haushaltssoll Haushaltsplan 5.000,-- wird an Fa. X zu zahlen; €, am .... 1.000,-am ... Kontoauszug Besteht in erster Linie aus den Ansätzen des Haushaltsplanes. Durch den Vergleich mit dem AnordnungssolI wird nachgewiesen. wie der Haushaltsplan ausgeführt wurde ( Haushaltsverqleich). Anordnungssoll Anordnungen an die Stadtkasse. Zahlungen zu leisten oder Beträge anzunehmen. Die Addition aller angewiesenen Einnahmen bzw. Ausgaben bildet die Basis des Sollabschlusses im kommunalen Haushaltsrecht. "Reserviert" Auftrag) Bank werden Sollbeträge durch ..Vormerkungen", (früher: IST Tatsächllche Einnahmen und Ausgaben der Stadtkasse über Bar- oder Bankverkehr. Der Vergleich mit dem Anordnungssoll dient der Ermittlung der Kassenreste. Hat keine Auswirkung auf den Sollabschluss. X Erscheint in der Kassenbestandsfortschreibung und ist maßgebend für die Ermittlung der tllglichen Schwebeposten Differenz zwischen Kassen- und Bankbuchung, z.B. bei oebuchtem, aber noch nicht eingelösten Scheck) . Stadtkasse Kassenkonto • HHST ... Anordnungs-Soll 500 gezahlt 400 (IST) verbleiben (Rest) 100 Übertragungsanordnung 1.000 HH-Ansatz angeordnet 500 noch übrig offener Auftrag 500 100,- werden Folgejahr 1.4 100 in das übertragen (= Kassenreste Diese entstehen, wenn das IST hinter dem Anordnungssoll zurückbleibt. Sie werden in die Bücher des nächsten Jahres vorgetragen. Abgänge auf Kassenreste sind Berichtigungen (Sollkorrekturen, Erlass", Niederschlagungen) der übertragenen Kassenreste. Wirken sich auf den Sollabschluss aus. da sie vom Anordnungssoll abgezogen werden. Haushaltsreste Am Jahresende noch vorhandene Haushaltsmittel können in bestimmten Fällen in das nächste Jahr übertragen werden. Wirken sich auf den Sollabschluss aus. da sie zum AnordnungssolI addiert werden Anordnungssoll auf Haushaltsreste Verfügung über übertragene Mittel. Siehe oben unter Anordnungssoll. Ohne Auswirkung auf den Sollabschluss. Abgänge auf Haushaltsreste Werden übertragene Haushaltsmittel im Folgejahr nicht benötigt. erfolgt Absetzung. Da diese Beträge vom Anordnungssoll abgezogen werden. haben sie Auswirkung auf den Sollabschluss. 1. Allgemeines Seite: 1.5 Ablauf der Erstellung der Jahresrechnung erstellt kassenmäßiqen Kasse Abschluss als Basis der Haushaltsrechnunq . ,:. ", ~ . stelltd~~ÜIß~~~~~~~~~ fest Rat erhält die Jahresrechnung bis spätestens 31.03. des Folgejahres; Verweisung der Jahresrechnunq zur Prüfung an das Rechnunasprüfunasamt Rechnungsprüfungsamt prüft Jahresrechnuna .. und fertiat seinen Schlussbericht R~~h_nUl)g~prijf!Jl1g~<Wssc~uss. pruft. Jahresrectir.li:Jng:und erstellteigenen Schlussbericht bzw. überr;limrrlt·::/·ähaem dem des Rechnunasbrüfunosarntes Ra t beschließt bis zum 31.12. des Folqejahrer über die Jahresrechnung und die Erteilun der Entlastun des Bür ermeisters Verwaltung veranlasst: unverzügliche Mitteilung über den Beschluss zur Jahresrechnung und der Entlastung des Bürgermeisters an die Aufsichtsbehörde; öffentliche Bekanntmachung dieses Beschlusses und Auslage der Jafiresrechnunq: Hinweis auf Einsichtsmöglichkeit in den "AlTgemeinen Berichtsband" des Schlussberichtes des RechnunasorLifunasausschusses • • 2. Aufstellung Seite: 2.1 des Haushaltsplanes 2.1 Haushaltssatzung Die Daten zur Haushaltssatzung 2003 sind im Rechenschaftsbericht des für das Finanzwesen zuständigen Bediensteten zusammengestellt. Eine Wiederholung an dieser Stelle erübrigt sich daher. Der Entwurf der Haushaltssatzunq 2003 wurde im Rat am 18.02.2003 eingebracht. Der Beschluss des Rates erfolgte am 06.05.2003. Die vom Rat beschlossene Haushaltssatzung wurde gern. § 79 GO NW der Aufsichtsbehörde am 06.06.2003 vorgelegt. Eine Genehmigung des Haushaltsplanes inklusive des Haushaltssicherungskonzeptes durch die Aussichtsbehörde erfolgte am 07.10.2003 mit Auflagen. Die vorgeschriebenen Oftenlegungen nach vorheriger öffentlicher Bekanntmachung beim Erlass der Haushaltssatzung sind ordnungsgemäß erfolgt. w.2 Vorbericht, Erläuterungen Beginnend mit dem Haushaltsplan 1994 sind die finanziellen Auswirkungen auf die folgenden Jahre (Folgekosten) aus den im Ifd. Jahr geplanten Investitionsmaßnahmen . nunmehr als Anlage zum Haushaltsplan dargestellt (§ 3 Zift. 3 GemHVO). Siehe hierzu auch die Ausführungen im HPJ. 2003 S.35 sowie die Folgekostenberechnungen der Seiten 576 ft. Im übrigen sind gern. § 15 GemHVO zu erläutern: >Erhebliche Abweichungen bei größeren Haushaltsansätzen. >Neue Maßnahmen im Vermögenshaushalt. >Verpflichtungsermächtigungen (Notwendigkeit u. Höhe). >Ausgaben aus Verträgen, die in den Folgejahren zu erheblichen Zahlungen verpflichten . • >Von Bediensteten aus Nebentätigkeiten >Besondere Bestimmungen abzuführende zum HPL. (Sperrvermerke, Beträge. Zweckbindungen usw.). 2. Aufstellung des Haushaltsplanes 2.3 Gliederung Seite: 2.2 und Gruppierung Der Haushaltsplan muss in seiner Gliederung nach Aufgabenbereichen (Gliederungsziffer) und - Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben nach deren ökonomischen (Gruppierungsziffer) den vom Innenminister I ~ • NW erlassenen Verwaltungsvorschriften Hau 1_. Zuordnung 1 - Verw/ 2 = VermHH 2 - Verwahrbuch Sachbuch' B 8 - Vorschussbuch Sachbuch B s h a Its 2_1_5 __. s tell entsprechen. e (Nummer) 4_1_5_0_. ~ Gliederungsziffer z.B . Gruppierungsziffer 2 5 - 53 = Mieten I Pachten 5301 = Mieten Carl- 21 215 - Einzelplan Schulen =Abschnitt Grundl Hotschuten = Unterabschnitt Hotschuten Gehalt I z.B. Betriebsaufwand Schurz - HS Evtl. Unstimmigkeiten im Rahmen der Erstellung der Jahresrechnungsstatistik werden in Abstimmung mit dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik ausgeräumt. Größere Unregelmäßigkeiten sind nicht aufgetreten. 2.4 Abgrenzung • Verwaltungs-Nermögenshaushalt Die richtige Zuordnung gem. den Verwaltungsvorschriften über die Gliederung und Gruppierung der Haushaltspläne der Gemeinden und Gemeindeverbände - zuletzt geändert durch RdErl. des Innenministers vom 12.08.2002 wird grundsätzlich beachtet. 2.5 Bestandteile und Anlagen zum Haushaltsplan Die Anlagen entsprechen Gemeindeordnung. Keine Beanstandung. den für verbindlich erklärten Mustern gem. § 130 der 3. Ausführung des Haushaltsplanes Seite: 3.1 3.1 Allgemeines Haushaltsüberwachung Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln einseh!. der über- und außerplanmäßigen Ausgaben ist zu überwachen (§ 26 Abs.2 GemHVO). Dies erfolgt mittels ADV über die KDVZ Rhein-Erft-Rur unter Einbeziehung der Auftragskontrolle. In 2003 wurde in den Bereichen Haushaltsplanung / Haushaltsüberwachung / Sachkonten Kasse das im Verbandsgebiet der KDVZ einzuführende Softwareverfahren K-IRP eingesetzt. Das Verfahren wurde geprüft durch das Rechnungsprüfungsamt der Landeshauptstadt Düsseldorf und für die kamerale Anwendung zertifiziert am 27.10.2000 / 31.10.2000 ; die Freigabe / Unbedenklichkeitsbescheinigungen der K-IRP-Module wurden durch die KDVZ am 04.12.2002/10.06.2003 erteilt. Die Übereinstimmung der Haushaltsüberwachung mit den Kassenbüchern erfolgt zwischen Allgemeinem Finanzdienst und Kasse (Ziffer 2 der W zu § 26 GemHVO). eKeine Beanstandungen, allerdings folgender Hinweis: H Die Datenerfassung auf den Haushaltsstellen erfolgt immer noch dezentral in den Fachabteilungen. Diese Vorgehensweise verursacht wegen der Vielzahl der Buchungskräfte erheblichen Schulungsaufwand (auch bei Verfahrenserweiterungen) und Fehlerquellen. Aufgrund der immer komplexer werdenden Buchungsvorgänge / Software empfiehlt das RPA eine zentrale Erfassungsstelle - bei Verbleib der Budgetverantwortung in den Fachämtern. Bei Einsatz des NKF (neues kommunales Finanzmanagement) ist dies ohnehin unabdingbar. Rechenschaftsbericht Im Rechenschaftsbericht sind insbesondere >die wichtigsten Ergebnisse der Jahresrechnung und >erhebliche Abweichungen der Jahresergebnisse von den Haushaltsansätzen ezu erläutern.' Im übrigen soll er einen Überblick über die Haushaltswirtschaft im abgelaufenen Jahr geben. Der Rechenschaftsbericht 2003 erfüllt diese Anforderungen. Auf die Einzelerläuterungen unter Pt. 4 des Rechenschaftsberichts wird verwiesen. Stichproben sind erfolgt. Keine Beanstandungen. Obdie >Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sowie >sonstige gesetz!. bzw. vertragliche Vorgaben bei der Bewirtschaftung der Haushaltsansätze beachtet wurden, unterliegt bereits unterjährig bei der Auftrags- bzw. Vj.sakontrolle durch das RPA, also im Vorfeld der Jahresrechnung, regelmäßiger Uberwachung. Ergebnisse s. Kapitel 21. Desweiteren wurden siehe Kapitel 21. in 2003 erstmals sog. / Themenprüfungen durchgeführt, 3. Ausführung des Haushaltsplanes 3.2 Abschlussverbesserungen Seite: 3.2 I Verschlechterungen Die Haushalte weisen folgende Gesamt-Ergebnisse Verbesserungen (insgesamt) aus: VerwaltungsHH Mehr-Soll-Einnahmen € VermögensHH € 1.413.736,78 Weniger-Soll-Ausgaben 0 276.563,50 Abgang -Kassenausgabereste -Haushaltsausgabereste 1.069.223,85 0,00 0,00 19.465,73 1.605,47 Neue Haushaltseinnahmereste 0 Verschlechterungen • Mehr-Soll-Ausgaben 0 Weniger-Soll-Einnahmen 0 0 808.742,86 Abgang Kasseneinnahmereste 77.653,29 0,00 Neue Haushaltsausgabereste 46.363,27 262.086,46 375.000,00 0,00 Reste-Bereinigung Abgang Haushaltseinnahmereste 0,00 + 1.210.749,45 Verbesserung I Verschlechterung (gegenüber Fehlbetrag HSK) Umschuldung 2003 0,00 0,00 0 0,00 Die Darstellung des Ergebnisses im Rechenschaftsbericht ist demnach richtig. Größere Abweichungen vom Haushaltsansatz sind im Rechenschaftsbericht jeweils erläutert. • I Begriffserläuterungen: Soll-Einnahmen Ausgaben Kassen-Reste Haushalts-Reste Reste-Bereinigung (oder: "Globalbereinigung") I Summe der nach Fälligkeit bzw. Forderungen erteilten Kassenanordnungen (Anordnungen an die Stadtkasse EUR ..... zu zahlen oder anzunehmen). Differenz zwischen den erteilten Kassenanordnungen und den tatsächlichen Einnahmen oder Ausgaben (KassenSolI abzüal. lst), Haushaltsansätze, die nicht durch Kassenanordnungen voll in Anspruch genommen wurden (Ansatz abzügl. T atsächl.Anord nungssoll). Hier besteht bei bestimmten Haushaltsstellen die Möglichkeit, diese Reste in das nächste Jahr zu übernehmen. Bei Einnahmen nur für Kredite zulässia. Reduzierung der Soll-Einnahmen i.H. der voraussichtlich uneinbringlichen Forderungen. Werden im folgenden Jahr wieder als Einnahme vorgetragen. Sinn: Haushalt soll nicht durch unrealistische Einnahmeerwartungen (wenn z.B. im Ifd. Jahr nicht vollstreckbar) aeschönt werden! 3. Ausführung des Haushaltsplanes 3.3 Vergleich Haushaltsansatz Seite: 3.3 I Rechnungsergebnis Geordnet nach Einnahme- bzw. Ausgabe-Gruppen ergibt der Vergleich der Haushaltsansätze mit den Rechnungsergebnissen und dem Ergebnis des Vorjahres (also einschI. Haushalts- u. Kassenreste) folgendes: , . . I~EI~~· nnanman EUR Steuern, Steueranteile, Alia. Zuwelsunoen 42.737.010 43.174.18? + 437.172 + 1,02 44.281.403 Einnahmen aus Verw. u. Betrieb (Gebühren, Miete, Zuweisunaen)' 13.146.326 13.345.924 + 199.598 + 1 52 13.256.488 7.407.387 7.731.730 + 324.343 + - 348.339 - 2,07 16.197.50E Sonstige FinEinn11hmen einschI. ZufOhrung vom VermHH davon SH: MA 106.971 16.798.814 ersonalausoaben EUR 16.450.47E % EUR 4,38 EUR 4.055.259 Sächl. Verw.-u.Betriebs- 20,216.061 *) ausgaben Zuweisungen/Zuschüsse davon SH: 0 Sonstlee FinAusQaben . "<""; ,.",-~ .. ,....... -,,,,,,,..: ... -;.•,c~_·,,,: Nachrichtl~davon;:;$.;;[' .. ... . .. .,. [zufOhrunq zum VermHH , 20.172.25f - 43.803 - 0,22 10.878.713 13.412.930 13.625.38' + 212.452 + 1,58 19.645.732 25.967.957 25.898.011 . 0,27 21.613.299 + 254,40 400.129 ... , 81.085 'e 287.36f 69.946 . + 206.283 - 0,33 68.735.379 P:\Excel\ExceMusf03.xls 3. Ausführung Zum Abschluss • des Haushaltsplanes Seite: 3.4 Verwaltungshaushalt: • Die Haushaltsausführung Haushaltsführung • Die erheblichen Abweichungen im Verwaltungs- und Betriebsaufwand beruhen auf der Umsetzung des Vermieter- /Mieter-Modells, wonach die Sachkostenbudgets entsprechend belastet sind, etwa um 10.000.000 € insgesamt, s. Tabelle Vorseite. Verrechnung u.a. durch WA bei Unterabschnitt 817. • Erhebliche ME konnte der Rettungsdienst (Gebührenhaushalt) durch höhere Einsatzzahlen verbuchen ; mittelfristig muss diese Tendenz eine neue Gebührenkalkulation bewirken • Im Personalkostenbereich wurde die vorgegebene pauschale Vorabkürzung i.H.v. 528.000 € um weitere 318.000 € übertroffen. Insgesamt liegt die Steigerungsrate damit bei + 1,70 % gegenüber dem Vorjahr ; gern. Genehmigungsverfügung HSK vom 07.10.2003 Auflage Nr.7 waren bis zu + 2% zulässig. • Wichtigste ME war der Gemeindeanteil an der Einkommensteuer i.H.v. + 821.000 € (durch Wegfall ..Flutopferfonds") • Die weiteren Abweichungen waren relativ geringfügig und nicht steuerbar • Das HSK wurde eir.gehalten, das Rechnungsergebnis führte darüber hinaus zu einer Verbesserung i.H.v. 1.210.749,45 €. Zum Kassenabschluss 2003 unterlag bis 10/2003 der vorläufigen : Die Kasseneinnahmereste belaufen sich auf insgesamt 10.523.053,92 €. In dieser Summe sind die KER / Fehlbeträge aus Vorjahren enthalten. • Die Hauptposten sind: Kassenreste Gewerbesteuer Kassenreste Steuerverzinsunq Kassenreste Obdachlosenmiete Die Beitreibung der Reste durch Vollstreckungsmaßnahmen das RPA stichprobenweise überwacht. Siehe Prüfberichte "Kasse" .- 2.025.151 € 274.773 € 235.700 € werden durch unter Pkt. 5 dieses Berichtes. Die Restebereinigung (Globalbereinigung, damit nicht durch unrealistische Einnahmeerwartungen der Haushalt ..geschönt" wird!) betrug für 2003 375.000 EUR, davon 285.000 EUR im Bereich Gewerbesteuer, 90.000 € im Bereich Obdachlosenmiete. Sie dürfen nur durchgeführt werden, wenn VOllstreckungsmaßnahmen momentan keinen Erfolg versprechen. Die Bereinigungen waren berechtigt, Volisteckungsmaßnahmen derzeit ausgeschöpft. Die Fehlbeträge werden ausseht. übet Kassenkredite finanziert. Die in der Haushaltssatzung 2003 festgesetzte bzw. im Vorfeld durch den Landrat am 07.05.03 genehmigte Kreditlinie i.H.v. 30.000.000 EUR wurde nicht überschritten. Die Rücklagen waren im Kassenbestand entha,lten. 3. Ausführung des Haushaltsplanes Einnahmen Seite: 3.5 I Ausgaben VerwHaushait 2003 - ohne kalk. Kosten, Innere Verrech. u. BSHG (in Mio €) 146 Einn. aus Verw. U. Betrieb • .345 Sonst. Einn. U. Zul. VermHH Ausgaben Personal 20,216 Sächl. Verw.·u. Betriebsausg . • o 5 10 15 20 o Haushaltsrechnung 25 30 • Haushaltsansatz 35 40 45 50 3. Ausführung des Haushaltsplanes Seite: 3.6 3.32 Vermögenshaushalt Einzelpläne 0-8 (= Investitionsberelch\ Einnahmen Ausgaben € € vH*) vH*) Haushaltsansätze 952.076,00 Rechnungsergebnis 398.308,45 41,8 2.291.230,52 68,3 Anordnungssoll 398.308,45 41,8 2.030.749,53 60,5 *) v.H-Satz Ausführungsquote im Verhältnis 3.357.273,00 zum Haushaltsansatz. Ausgaben des Vermögenshaushaltes und deren Finanzierung (einseh!. der ins Rechnungsergebnis eingeflossenen Haushaltsreste) • Gruppierungsbezeichnung Rechnungsergebnis(RE) € € Neue HHReste 2003 € Ausgaben (ohne Umschuldung,Zuführung an allgem.Rücklage) Zuführungzum Verwaltungshaushalt 0 0 59.580 49.736 0 0 0 0 1.284.832 1.163.170 Baumaßnahmen 27.800 22.428 Tilgungvon Krediten -ohne Umschuldung- 21.500 11.802 ZuweisungenI Zuschüsse für Investitionen 2.044.641 1.105.633 0 0 3.438.353 2.352.769 Zuführungvom Verwaltungshaushalt 81.085 287.368 Entnahmeaus Rücklagen 46.100 27.710 Rückflüssevon Darlehen 20.830 20.820 5.005 17.562 0 0 2.381.921 1.833.253 903.417 442.903 3.438.358 2.629.616 Zuführungan Rücklagen -ohne Allgem. Rücklaae- (nur Sonderrücklaaen\ Gewährunq von Darlehen Grundstücke Erwerbvon beweglichen Sachen • Haushaltsplan Sonstiges Summe 262.086 262.086 Einnahmen (Finanzierung) Verkaufvon beweglichen Sachen Beiträge ZuweisungenI Zuschüsse für Investitionen Kredite-ohne Umschuldung- ohne HER Summe Zuführung Allgemeine Rücklage =Überschuss 58.000 (Bestand 31.12.03: 2.101.000) 3. Ausführung des Haushaltsplanes Seite: 3.7 Begriff Rechnungsergebnis + + Summe der erteilten Anordnungen (Anordnungssoll) neue Haushaltsreste Abgänge auf Haushaltsreste aus Vorjahren Abaänae auf Kassenreste aus Voriahren - - = Rechnungsergebnis Zum Ergebnis Vermögenshaushalt: Die Aufsichtsbehörde hat der Stadt eine Kreditaufnahme i.H.v. 903.417 EUR bewilligt. Sie wurde zu 500.000 EUR in Anspruch genommen (davon 57.097 als Haushaltseinnahmerest. Die mögliche Restaufnahme i.H.v. 460.514 € wurde nicht in Anspruch genommen, ein entsprechender Haushaltseinnahmerest wurde nicht gebildet. Die Bewirtschaftung ermöglicht eine künftige Entlastung des Schuldendienstes (im Verwaltungshaushalt) um etwa 30.000 € p.a. • Große Differenzen zwischen Ansatz und Soll haben sich sowohl auf der Einnahme-als auch Ausgabeseite im Bereich Fördermaßnahmen Kindertagesstätten ergeben. Wenigereinnahmen aus Zuweisungen i.H.v. 547.850 € stehen Wenigerausgaben i.H.v. 882.425 €gegenüber, so dass sich im UA 464 Vermögenshaushalt durch die Verschiebung der Maßnahmen derzeit eine Saldoverbesserung i.H.v. 334.575 € darstellt. Des weiteren blieb das Ergebnis "Erwerb beweg!. Vermögen" i.H.v. 121.662 EUR unter Plan. Grund : im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung konnten ausseht, die notwendigsten Ersatzbeschaffungen getätigt werden. Zu den gebildeten Haushaltsresten • • • • Einnahmeseite : dürfen gem. § 41 Abs.2 GemHVO nur f. verbleibende Krediteinnahmen gebildet werden. Vorgetragen: 0 €. Ausgabeseite : Im Bereich "Erwerb beweg!. Vermögen" wurden in 26 Einzelfällen Haushaltsausgabereste gebildet. Es wurde geprüft, ob die Reste aufgrund eingegangener Verpflichtungen I Aufträge sowie für die Beschaffung von Vermögen gebildet wurden. Dies war jeweils der Fall. In der Gesamtsumme handelt es sich um 262.086,46 €. Die Abwicklung soll in 2004 erfolgen. Der Genehmigungsverfügung zum HSK 2003 wurde damit entsprochen. Zu den Kassenresten • : : Aufgrund der Ausgliederung von Liegenschaften I Hoch-Tiefbau in Eigenbetriebe weist der Vermögenshaushalt keine größeren Einzelreste aus (6.792,50 €). Der ganzjährige Rücklagenbestand i.H.v. 2.043.000 EUR war im Kassenbestand integriert und wurde nach Ablauf des Haushaltsjahres um 58.000 € aufgestockt. Die Aufstockung I der Gesamtbetrag i.H.v. 2.101.000 € entspricht • • dem Überschuss und der geforderten Zuführung Im Summenergebnis dem gesetzlichen Mindestbestand nach § 20 Abs. 2 GemHVO (für die Stadt Erftstadt beträgt der qesetzl, Mindestbestand der Rücklage: 1.287.722 €). Die Vorgaben der Genehmigungsverfügung zum HSK vom 07.10.2003 wurden eingehalten. 3. Ausführung des Haushaltsplanes Seite: 3.8 Einnahrmn VerrrHaushalt 2003 - ohne kalk. Kosten, Innere Verrech. u. BSHG (in Mio €) Kredite 6=== 2,381 • 0,005 0,017 0,020 FU:kf1. OlrIehen 0,020 • Zuf.v.Verw.H-i 6== o 2 o Haushalts- • ~nung Haushaltsansag 3 3. Ausführung des Haushaltsplanes Seite: 3.9 Ausgaben VennHaushait 2003 • ohne kalk. Kosten, Innere Verrech. u. BSHG (in Mio €) 2.044 Zuv.eisungenlZuschilsse • Invst. b===== 0.021 Tilgung Kredite (o.Umschuldung) 0,011 0,027 Baumaßnahmen 0,022 • Zuf. AA Rücklagen o 2 • o Haushaltsrechnung • Haushaltsansatz 3 • • 4. Verwahr- und Vorschussbuch Seite: 4.1 Die Zusammenstellung der Abschlüsse der Verwahr- u. Vorschussbuchkonten ist ini Rechenschaftsbericht 2003 ausführlich dargestellt. Es handelt sich um die IstErgebnisse. Die Kassenanordnungen in diesem Bereich unterliegen nicht der Visakontrolle; die ordnungsgemäße Abwicklung wird daher im Rahmen der separaten KassenprOfungen bzw. EinzelprOfungen überwacht. Auf die Ausführungen zu Kap. 5.4 dieses Berichtes wird verwiesen. Die Begründetheit und zeitnahe Erledigung der nach 2004 vorgetragenen Bestände und Vorschüsse erfolgt im Rahmen der Kassenprüfung bzw. der laufenden Kassenüberwachung • Erläuterungen zum Begriff Verwahr- und Vorschussbuch: Buchung von Zahlungsvorgängen • • bei denen die endgültige Zuordnung im Haushalt beim Eingang der Zahlung nicht möglich ist (vorläufige Buchungen), • die im Auftrage für dritte durchgeführt werden, • die lediglich zur Weiterleitung an Dritte über die Stadtkasse abgewickelt werden . • Einnahmen >werden qebucht im Verwahrbuch Auszahlungen >werden gebucht im Vorschussbuch Buchungsstelle Buchungsstelle 2....... 8...... • • 5. Abschlüsse I Übernahme Seite: 5.1 Ergebnisse Im Rahmen der Kassenprüfung erfolgt zusätzlich zur Kassenbestandsaufnahme und den Prüfungen im Rahmen des § 40 Gemeindekassenverordnung (GemKVO) Die Prüfung Jahresabschluss I Bestandteil Jahresrechnung. Hierzu gehört der kassenseitige Jahresabschluss ebenso wie z.B. die Vortragung der Kassenreste, der FKZ-Auflösungen, der Bestandsermittlungen etc. sowohl in den Haushalten wie auch bei den Verwahr- und Vorschusskonten der Stadt sowie der Eigenbetriebe. Da die Gemeindeprüfanstalt Kassenprüfungen nicht vornimmt, weil diese vollständig durch die örtliche Rechnungsprüfung durchgeführt werden, ist in diesem Schlussbericht die komplette Prüfung aus 05/2004 einschI. Bestandteil Jahresabschluss 2003 dargestellt. Die Beanstandungen I Hinweise teilweise noch in Bearbeitung . • teilweise ausgeräumt 1 PRÜFUNGSBERICHT Art: Stelle: • sind zwischenzeitlich Kassenprüfung gem. § 39 Abs.1 GemKVO per Taoesabschluss: 14./16.04.2004 Stadtkasse Erftsladl einschI. der übertragenen Aufgaben der Sonderkassen Stadtkasse Mandant 1 GKZ 490 1491 Haushalt 100 1101 Sonderkasse Stadtwerke GKZ 498 Sonderkasse Eigenbetriebe Immobilienwirtschaft IStraßen GKZ 493 1 GKZ 494 Prüfungsdauer: 19.04.2004 ab ca. 09.00 Uhr bis 03.05.2004 Letzte Prüfungen: I IDatum Bericht) Prüfer: Schlussbesprechung: Kassenprüfung: Kassenbestandsaufnahme: 17.12.2003 07.08.2003 Hr. Waller 1 Hr. Linden 1 Fr. Seidel am 03.05.2004 11. Allgemeines 1.1 Der Kassenaufsichtsbeamte, Herr Bauer, sowie der Bürgermeister unmittelbar vor der Prüfung über deren Beginn unterrichtet. 1.2 Die Erklärung nach 1b der Kassenbücher wurde erteilt. VV zu § 40 GemKVO wurden zur Vollständigkeit der 1.3 Die Prüfbemerkungen im Bericht beruhen zu einem großen Teil auf Systemproblemen mit dem neuen K-IRP-Verfahren. Dies ist dem RPA bekannt. Daher wurde bei dieser Prüfung schwerpunktmäßig mit der Bemerkung "Hinweis" gearbeitet. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.2 Dennoch sind die angesprochenen Differenzen I Rückstände zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Kassenbetriebes kurzfristig aufzuarbeiten. Mit dem Kassenleiter wurde bei der Schlussbesprechung vereinbart, die Hinweise I bis zum 14.06.2004 I zu bearbeiten und die Ergebnisse -14· bis zu diesem Termin vorzulegen. Dies gilt insbesondere f.ür die Restebelege bei den Sachkonten sowie die Einbuchung der Reste I Uberzahlungen bei den (auch für den Bürgerbereich relevanten) FKZ I Einnahmearten. • Dargestellte Differenzen im Kassenbestand unter Pkt. 2 sind jedoch umgehend aufzuklären, ebenso wie die nicht belegten Buchungsposten im Kassenistbestand. 1.4 Zur Buchführung generell : Seit Beginn des Haushaltsjahres 2003 ist das K-IRP-Kassenverfahren für den Teilbereich Sachkonten Haushalt - Sachbuch A - , seit Beginn des Haushaltsjahres 2004 auch für die Personenkonten - im Einsatz. Dies gilt für den Kernhaushalt (100) als auch für die Sachkonten der Sozialhilfe (Haushalt 101), jeweils Mandant 490. Die Freigabe der K-IRP-Module wurde durch die KDVZ am 04.12.2002 erteilt. Die Verwahr- und Vorschusskonten werden derzeit weiterhin über die AKDAltkasse abgewickelt. Dies gilt für Mandant 490 ebenso wie für die Eigenbetriebe unter GKZ 493 (Immobilien), 494 (Straßen) sowie 498 (Stadtwerke). • Aufgrund dessen werden derzeit zwei Kassenabschlüsse (Altkasse/K-IRP-Kasse) gefahren, was im Prüfablauf des RPA sowie in der Darstellung des Berichtes insbesondere durch Separierung im Bereich der Kassenbestandsermittlung berücksichtigt wurde. 5. Abschlüsse / Übernahme 2. Inhalt der Prüfun Er ebnisse Seite: 2.1 Kassenbestandsaufnahme als Pflichtbestandteil gem. § 40 Abs. 1 GemKVO 2.11 GKZ 490 /491 - Altkasse der Prüfung Abschluss: Stadt 16.04.2004 / SozHilfe EUR Vorjahr HHJ 2004 - Kassensollbestand 5.3 Personenkonten 0 0 Verwaltungshaushalt Vermögenshaushalt Verwahrbuch *) Vorschussbuch 0 23.562.220,45 5.617,02 Gebührenkonten Bestand GKZ 490 (Stadt) 6.434,26 23.574.271,73 Verwaltungshaushalt Vermögenshaushalt VeNo-Konto Besland GKZ 491 (SozHilfel Verwaltungshaushalt VeNo-Konlo Bestand aus 2003 Bestand aus 2003 Besland aus 2003 0 0 (16.729.675,72) siehe H 0 0 0 Besland aus 2003 Bestand aus 2003 23.574.271,73 Kassensollbestand insgesamt Kassenistbestand (einsehl. Schwebej.osten) ohne Zahlweg Klo.0191000100 KSK Köln Postbank Köln VR-Bank Rhein-Erft e.G. Deposilen Kassenistbestand insgesamt Differenzen *) nachrichtl.: 11.507.502,56 - 35.831,63 Klo.38461-504 Klo. 1000001011 - 4.801.593,24 - 0 6.670.077,69 16.904.194,04 - 2.043.258,54 Bei Inanspruchnahme der alle, ROcklaQevon H Kassen-Soll und Kassen-1st-Bestand stimmen nicht Summe i.H.v. 17.074.858,44 mit der Ausbuchung Vorjahren erklärbar. Aufzuklären bleibt der Verrechnungszahlwegbestand überein. Dies ist bezüglich von Bestandvortragungen i.H.v. minus einer aus 180.119,71 €, 5, Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse ein Fehlbetrag i.H.v. 9.455,31 €, der vermutlich Seite: 5.4 mit dem Vorschusskontenergebnis 2003 zusammenhängt. Mit den Arbeiten wurde während um Nachreichung der Belege. der Prüfung begonnen. Das RPA bittet hier kurzfristig Integriert in die Schwebepostenaufstellung sind die Bestände der K-IRP-Kasse als separate Posten, damit eine Abstimmung mit den Bankkonten möglich ist. Die K-IRPKasse weist - übereinstimmend in Schwebepostendarstellung und eigener Zahlwegund Zeitbuchfortschreibung - folgende Bestände auf: 2.11.1 Mandant 100 1101 - K-IRP-Kasse- • Stadt 1 SozHilfe Abschluss: Kassensollbestand Personenkonten Vorjahr HHJ 2004 Mandant 100 Altkasse Personenkonten Mandant 101 Verwaltunashaushalt 100 101 Verwaltu~shaushalt Verrnöoenshaushalt 100 dito - 21.988.201,44 385,25 257.203,67 In der K-IRP-Kasse bei Verwaltungs-I Verrnöcenshaushalt Verwahr·1Vorschusskonten ·58.483,58 Kassensollbestand - 21.789.096,10 Kassensollbestand insgesamt • 16.04.2004 EUR (einseh!. ohneZahlw~ KSK Köln Dito Postbank Köln VR-Bank Rhein-Erft eGo Übernahme KER + Überzahlung von Alt- in K-IRPKasse xl\ verrechnu~ Altkasse x2\ Denosilen Kassenistbestand insaesamt Differenzen H dito . 7.843.648,90 ·243.655,15 388.214,89 794.919,52 ·6.904.169,64 . 28.693.265,74 Kassenistbestand :5<1) mteqrlert Schwebeposten) Kto.0191000100 Unterkonto Bußaelder Kto.38461-504 Kto.l00000l011 - ·16.718.035,08 57.694,20 83.771,89 4.808.844,26 148.546,93 . 17.074.087,94 0 - 28.693.265,74 0 Der Posten "Übernahme KER ... "i.H.v. 148.546,93 € konnte während der Prüfung nicht vollständig belegt werden. Es handelt sich um eine Online - Einbuchung durch die KDVZ. . Das RPA bittet um Nachreichung der Belege. 5. Abschlüsse I Übernahme Seite: 5.5 Ergebnisse H ~) Der Posten "Verrechnung Altkasse" differiert um minus 770,50 € zu den diesbezüglichen Summenfortschreibungen / Ausbuchungen der Altkasse. Die Differenz ist aufzuklären 2.12 GKZ 498 Sonderkasse Stadtwerke Vorjahr Kassensollbestand Personenkonlen Verwahrbuch Vorschussbuch Abschluss: 14.04.2004 EUR HHJ 2004 2.165.227.57 - 3.022.748,00 *ebOhrenkonlen eslandGKZ 498 (Werke) Noch nichl übertragen - 390,00 32,50 Bestand 2003 x} - 857.877,93 . 510.436,38 Kassensollbestand insgesamt (einseh/. Sehwebeposten) Kassenistbestand - 1.368.314,31 KSKKöln VR-BankRhein-ErfteGo PostbankKöln VR-Bank(Bäder/Heizung) VR·Bank(slädt.Diensle) VR-Bank(Rohrnetz) 86.853,75 • 1.425.033,37 Depositen .assenlstbestand ifferenzen Klo. 191000016 Klo. 1001011045 Klo. 141219-501 KID. 1001011029 Klo. 1001011037 Klo. 1001011053 46.225,38 - 550.459,33 219.592,41 254.506,85 - insgesamt 0 - ·1.368.314,31 0 x] Der Bestand 2003 i.H.v. minus 510.436,38 wurde während der Prüfung nach 2004 vorgetragen. Darüber hinaus ergibt sich keine Differenz. 2.13 GKZ 493 Sonderkasse Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft Kassensollbestand Verwahrklo.Einnahme Verwahrklo.Ausgabe HHJ 2004 56.507.692,14 54.582.017,58 Kassensollbestand insgesamt Kassenistbestand Abschluss:16.04.2004 EUR 1.925.674,56 (einseh/. Sehwebeposten) 5 Ab sc hlüusse U erna hme Erae b'msse KSK Köln ZWEG 30 (inkl.KontoI outhabenVR-BankRhein·Erft\ Depositen Kassenistbestand Insgesamt Differenzen 2.14 GKZ 494 • Seite: Kto.0191002056 1.925.674,56 Kassenkredit an Stadt davon (1.900.000) - 1.925.674,56 0 Sonderkasse Eigenbetrieb Abschluss: Straßen 16.04.2004 EUR Kassensollbestand HHJ 2004 Verwahrkto. Einnahme 33.031.474,60 30.136.420,58 Verwahrkto. Ausgabe Kassensollbestand insgesamt 2.895.054,02 Kassenistbestand (einschI. Schwebeposten) KSK Köln ZWEG 33 (inkl. KontoKto.0191002810 guthabenVR-BankRhein-Erftl Kassenkredit an Stadt Depositen Kassenistbestand insgesamt Differenzen • 5.6 2.895.054,02 davon (2.850.000) 2.895.054,02 0 Die Kassen-Soll-Bestände und Kassen-1st-Bestände bei den Eigenbetriebe und Immobilien (GKZ 493 und 494) stimmen überein. Straßen 12.15 Schwebeposten Die einzelnen Schwebeposten sind nach den Belegen und Ihrer Art nach gerechtfertigt. Ältere Posten: GKZ Datum Auszug bzw. Zeitbuch 08.01.04 28.01.04 13.02.04 Betrag EUR Die Ausräumung wird 490 498 498 * Die Erfassung - Erläuterungen 55,92 Spende f. Tschernobvl, Sammelüberweisuna 1 x iährl. o.k - 252,00 Buchunasbeleq -81- fehlt, durch -21- am 24.03. erinnert d i I 0 .. 1.331,23 durch aller relevanten -14- überwacht, Datensätze im Einnahme- und Ausgabebereich einschi. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.7 des automatischen Ausdrucks der einzelnen Schwebeposten (Differenz zwischen Kassensollbestand gem. Zeitbuch bzw. Kassenistbestand gem. Geschäftskontenauszüge) erfolgt über das EDV-Programm TSKA. Das Programm ist gem. DA Nr. 35 freigegeben. Integriert in die Schwebepostenaufstellung sind die K-IRP- Bestände, damit die Abstimmung mit den städt. Bankkonten möglich ist. 12.2 Abrechnung der Volliiehun'gsbeamten:(Handvorschuss) Beginn der Prüfung: Vollziehungsbeamte: Ermächtigung gem. 4,13 GemKVO vom ss öhe Wechselgeld Solllt.Quittungsblock Ist Bar Wechselgeld l. Istbestand -Gesamt- Uhr Herr Kreutner Herr Röttgen 27.01.1998 07.05.1997 60,00 € 60,00 € 1.220,96 € 753,45 € 813,45€ 842,96 € Schecks 438,00 € -€ 60,00 € 60,00 € 1.220,96 € 753,45 € Einzahlung Bank am: 13.04.2004 Abrechnungszeitraum: 05.-07.04.2004 Gebucht im TgAbschl.: 1020/9.25 19./21.042004 13. u.19.04.2004 08.04.2004 05.-08.04 2004 14.u.19.04.2004 Soll und Ist stimmen überein . • Nach den Ermächtigungen an die VolIziehungsbediensteten der Stadtkasse ist die Abrechnung der eingezogenen Beträge montags und donnerstags durchzuführen; die Einzahlungen haben im Laufe des Abrechnungstages zu erfolgen. H Til einem Fall wurde der Abrechnungsmodus wird gebeten. nicht eingehalten; um künftige Beachtung 12.3 Gebührenkasse (Zahlstelle) I Handvorschüsse Die eingerichteten Gebührenkassen / Handvorschüsse werden einmal jährlich in unregelmäßigen Abständen unvermutet geprüft. Mit den Prüfungen für 2004 wurde im April 2004 begonnen und sie dauern noch an. Ansonsten obliegen weitere Prüfungen den zuständigen Amtsleitern gem. Dienstanweisung. Seite: 5.8 •• ~ I Als Stichprobe wurde, den gesamten Prüfungsstoff umfassend, der 16.04.2004 (GKZ 490, 493 1494) sowie für GKZ 498 der 14.04.2004 geprüft. Es lagen - jeweils für Altkasse und K-IRP - vor: -Protokolle der Eingabedaten (Zeitbuch/Stapelbildung) -Buchungsprotokolle und Plausibilitäten -Kassenbestandsfortschreibung -Bankauszüge -Kassenanordnungen • Keine Prüfung erfolgte bei den Kartenarten (Altkasse) - 933 Kopffeldversorgung - 943 Angaben zur Abbuchung - 945 Anschriftenveränderungen Personenkonten Beanstandungen oder ein Verdacht Tagesabschlüsse mit den dazu gebuchten Bankauszügen 493 TA KSK 0030 VRBank 0043 Post 0031 KSK 0030 VRBank 0044 VRBank Bäder 0047 VRBank StDste 0048 16.04. 14.04. 14.04. 13.04. - - - - 14.Q4. - ergaben sich nicht. 498 GKZ: 490 1491 • auf Unregelmäßigkeiten - - 2./5.2./5.04. 6.04. 2./5.04 VRBank Rohrn. 0049 8.04. KSK 0030 Post 0045 VR-Bank 0033 - - - 30./31 .03/1. 04 494 KSK 0033 VR-Bank 0033 - 14.04 . 14.04. Die Eingaben im On-Line-Verfahren, soweit im Prüfzeitraum gebucht, z.B. Verwarngelder StrVerkehr (FKZ2619) und Grundbesitzabgaben (FKZ 0001), wurden an Hand der Belege bzw. der Soll-Listenstichprobenartig überprüft. EinEinnahme-Sollabgang für den.Bereich .Abtollqeböhren" gem. Soll-Listevom 15.04.2004war zum Zeitpunkt der Prüfung (26.-29.04.2004)noch nicht gefertigt. 4. Ordnungsgemäße Abwicklung Zahlungsverkehr Kassenbücher I Kassenbelege I Verwahrungen Kassengeschäfte - !:Iem. ~@ GemKVO als Pflichtbestandteil 14.1 Einnahmen I Führung der I Vorschüsse I übrige der KassenDrüfuna - I Ausgaben Ist die rechtzeitige und vollständige Abwicklung der Einnahmen und Ausgaben gem. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse den Kassenanordnungen erfolgt? • Sind die Abbuchungsläufe Seite: 5.9 fristgerecht erfolgt? Im Rahmen des neuen K-IRP-Verfahrens und der dadurch bedingten SystemProbleme in der Anfangsfase wurden die Abbuchungsläufe zunächst unregelmäßig bzw. mit Verzögerung gestartet. Der Bürgermeister war hierüber informiert. Nach Zusage des Kassenleiters werden sich die Abbuchungsläufe künftig an den Fälligkeiten orientieren, insbesondere im Bereich der gesetzl. festgelegten Termine bei den Grundbesitzabgaben. • • Wurden Mahnungen I Vollstreckungsmaßnahmen Automatisierter Bereich Personenkonten H zeitnah initiiert ? (K-IRP-Mahnungen): . !Jer letzte Mahnlauf bezieht sich auf den 15.11.2003. Für die Fälligkeiten danach wurde noch kein Mahnlauf durchgeführt. Folglich sind auch für den gesamten Zeitraum noch keine Vollstreckungsaufträge erteilt worden. Das RPA weist daraufhin, dass zeitnahe Mahnungen I Vollstreckungen unabdingbar sind im Rahmen der Kassengeschäfte nach den Vorschriften der GemKVO, aber auch im Hinblick auf eine sachgerechte Vorgehensweise gegenüber der zahlungspflichtigen Bürgerschaft. • Das Problem beruht allerdings nicht Kassenmitarbeiterlinnen, sondern Systemübergangsschwierigkeiten. Auch Vielzahl von Bürgern möglicherweise zu dargestellten Forderungen / Nebenkosten auf mangelnder Bereitschaft der liegt hauptsächlich an ist nachvollziehbar. dass nicht eine Unrecht gemahnt oder mit unrichtig belästigt wird . Das RPA ist dennoch der Auffassung, dass hier gehandelt werden muss, möglicherweise durch besondere Auswertungen mit Kontrollen vor Abgang. Zur Not sollte selektiert werden, z.B. in der Form, dass zunächst die hohen Rückstände angemahnt werden. Zu bedenken ist auch, dass z.B. bei kurz vor der Insolvenz stehenden Firmen zügig alle Möglichkeiten auszuschöpfen sind, da ab 4 Wochen vor Insolvenzbeschluss Vollstreckungsmaßnahmen nicht mehr zulässig sind. Mit den Arbeiten wurde während der Prüfung begonnen. Manueller Bereich Sachkonten B (diverse manuelle Mahnungen) : Auch hier wurden seit Beginn des Jahres keine Mahnungen I Vollstreckungsaufträge erteilt (Mahnungen I Aufträge nicht aus K-IRP, sondern manuell). Ebenso wurden in dem Sachgebiet manuelle Mahn- und VOllstreckungsaufträge für die Eigenbetriebe 493/494 seit Beginn des Jahres bei vielen Debitoren nicht mehr durchgeführt . 5. Abschlüsse / Übernahme Verschiedene Ergebnisse Einzelfälle: HHST. 1.020.1570 1.130.15.00 Betraa € 261,06 894,75/211,75 FälliCi am 09.01.04 1811.03 nicht qernahnt Dito 303,18 436,39 1.298,45 1.528,48 920,00 506,10 30.11.03 15.11.03 21.01.04 12.02.04 07.01.04 13.01.04 Dito Dito Dito Dito Dito Dito 1.464.1570 1.561.1500 1.410.2451 Dito 1.300.1300 1.200.1500 Debitoren-Nr. 10000829 663 Dito 881 • Möglicherweise gebucht. Die durchzuführen, Seite: 5.10 Lt. Elg.betr.Saldo am Dito Dito Dito Dito 31.12.03 31.12.03 08.01.04 31.12.03 1.236,76 3.545,61 580,00 230,07 sind Einzelbeträge auf Verwahrkonto (als sog. "UZE"-Fälle) Verrechnungen wären in solchen Fällen kurzfristig damit offene Posten ausgeglichen werden. Die Arbeiten sind nicht abschließend. nunmehr kurzfristig nachzuholen. Die Aufstellung ist H '!rei HHst. 1.407.2601 wurden Zwangsgelder angeordnet (fällig 29.02.04). die weder angemahnt noch vollstreckt wurden. Nach dem Verwaltungsvollstreckungsgesetz werden Zwangsgelder aus nachvollziehbaren Gründen sogar ohne Mahnung gleich vollstreckt. • Dies sollte unmittelbar Fachamt festgesetzten erfolgen, damit letztlich Sinn und Zweck der durch das Maßnahme erreicht werden . H Unter Kassenzeichen 097004668 / 0097 wurden für 2003 2.160 € zum Soll gestellt, zahlungspflichtig ein Herr E. Die Vollstreckung wurde offensichtlich nicht eingeleitet. Für 2004 war für den gleichen Betrag die OFD zahlungspflichtig. Der Fall ist zu klären. Die Überprüfung der Vollstreckungstätigkeiten unter PKT. 5.5 dieses Bereichtes. • der älteren Kassenreste erfolgt separat Verwahrbuch und Vorschussbuch / ungeklärte Zahlungsfälle - Stichproben zur unverzüglichen bzw. zeitnahen Abwicklung - Seite: 5.11 . 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Altkasse I K·IRP : Hierzu erfolgten folgende Stichproben per 19.04.2004 Kassenzeichen 2.010.0002.5 2.020.0006.1 2.020.0010.0 2.020.0014.2 2.020.0019.3 2.032.0000.5 2.040.0003.4 2.050.0008.9 8.010.0087.8 8.010.0120.3 8.010.0307.9 t;010.0308.7 .010.0309.5 VEVO K·IRP Altkasse Jubiläumszuwendunaen Bund I Land Guthabenübertraaunaen Verwahrqelder ~ 30 GemHVO Anleauna Kassenbestand Sonstiae Verwahraelder - s. unten Gebühreneinnahmen Zahlstelle -32Spenden für Vereine Rückerstattuna Wohnaeld Gehaltsvorschüsse Abwicklung Beamte Abwicklunq Anqestellte Abwickluna Arbeiter 1001 Ehe/Altersiubiläen 2101 Sonderkto. Guthabenübertraauna 2102 Verwahraelder 2002 Inanspruchnahme Alia. Rücklaae * 2003 Inanspruchnahme SR UA 720 * 3001 Reaistrierkasse EMA 4002 Spenden 5002 Erstattune Wohnaeld 8001 Gehaltsvorschüsse 8002 Abwicklung Beamte * 8003 Abwickluna Anaestellte • 8004 Abwickluna Arbeiter * Bei der VerwahrkontensteIle 2.020.0019.3 sind Ist-Einnahmen i.H.v. • 153.000,00 € HÜL-Nr. 2001 sowie • 166.113,62 € HÜL-Nr. 4000 seit Vorjahr noch nicht abgewickelt. Es handelt sich um die Sonderrücklage UA 720. Soweit weitere Konten nicht ausgeglichen waren, handelte es sich auch dort um laufende Fälle, die sich in Bearbeitung befanden. Die Auswertung der "ungeklärten Zahlungen" 8.900 am 20.04.2004 ergab folgendes: unter dem Kassenzeichenkreis Ungeklärte Zahlungsfälle zum 20.01.2003 insgesamt ca. 1.100 [hierbei sind die Wiederholunasfölle nicht berücksichtiqt} davon Dezember 185 Januar 155 Februar 240 Der Betragswert der ungeklärten Zohlfälle insgesamt ist ausgewiesen mit 995.879 ..Lwobei diese Summe auch angelistete Wiederholungsfälle beinhaltet. H iSle ungeklärten Einzahlungen zumindest der vergangenen Monate Dezember bis Februar müssen zur ordnungsgemäßen Kontenbearbeitung und Vermeidung von Falschmahnungen im Bereich derzahlungspflichtigen Bürgerschaft kurzfristig der richtigen KontensteIle zugeordnet werden. Außer den VeNo-Konten der Altkasse sind in 2004 auch verschiedene VeNo-Konten 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.12 der K-IRP-Kasse bebucht (siehe *). Diese Vorgehensweise der Buchführung einer Kontengruppe in zwei verschiedenen Buchungssystemen wurde begründet mit Verzögerungen durch ein Fachamt einerseits sowie Programmfehlern andererseits. Zur Wiederherstellung der Transparenz soll nach Angaben des Kassenleiters dieser Zustand im Laufe des Jahres beseitigt sein und nur noch K-IRP-Konten bebucht werden. 14.2 Beachtung der Visakontrolle Bei festgestellten Verstößen gegen die Vorschriften der Visakontrolle wurden die Vorgänge durch das RPA stichprobenartig geprüft. Sechs Vorgänge wurden dem RPA nicht zur Prüfung vorgelegt. Die Unterlagen wurden von den Fachämtern angefordert. • 15. Ordnungsgemäße Führung der Bücher § 40 (2) GemKVO Es werden gleiche Datenträger für Zeitund Sachbuch verwendet (Großrechnerverfahren KDVZ sowohl für Altkasse als auch K-IRP). Die Ubereinstimmung wird unterstellt. Stichproben hinsichtlich der Stapelbildung im scqenannten Zeitbuch bzw. der SolIsteIlungen ergaben keine Beanstandungen. Buchungen von Überweisungen (Sammler): In der Regel werden die Sammler nach Auslösung der Anordnungen aus dem K-IRP-Verfahren per ONGUM-Datentransfer über die KDVZ und das Sparkassenrechenzentrum beleglos zur Auszahlung gebracht. Das bedeutet, dass die Beträge normalerweise einen Tag nach der Buchung im Bankauszug "Last" geschrieben werden. Manuelle Buchungen (über Altkasse I Stadtwerke) wurden fürden 14.04.04 hinsichtlich Zahlungsbeleg - Anordnung - Buchung geprüft. Keine Beanstandungen. 16. Belege, Form und Inhalt § 40 Abs. 2 Nr. 3 GemKVO • Hierzu wurde geprüft - stichprobenartig -: -Feststellvermerke " sachlich u. rechnerisch richtig" -Anordnungsbefugnis -Ein- und Auszahlungsquittungen -entfällt, da kein Bargeldverkehr-Scheckliste -Erstattungsbelege Stichprobenartig wurden gleichzeitig die Übereinstimmung der Zahlungsempfänger gem. Anordnung mit dem vorgegebenen Zahlweg überprüft. Keine Beanstandungen. 17. Bargeldbestand/Bestand Geschäftskonten § 40 (2}GemKVO Der Zahlungsverkehr erfolgt grundsätzlich bargeldlos. Der tägliche Bestand auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten übersteigt nicht den 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.13 notwendigen Umfang. Die Mitteilungen der Fachämter über .größere Einnahmen und Ausgaben gem. DA Nr. 6 sind in der Regel erfolgt. Uber die Anlegung von vorübergehend nicht benötigten Kassenbeständen - soweit relevant - entscheidet der für das F'inanzwesen zuständige Bedienstete gem. DA Nr. 6. Die aufgenommenen Kassenkredite wurden nach der Kontenauskunft zu 2.020.0013.4 vom 19.04.2004 sowie der Buchungsliste Tagesgeld einschi Eigenbetriebe überprüft. Zu diesem Zeitpunkt wurden - einschI. der Inanspruchnahme der Eigenbetriebe Kassenkredite durch Geldinstitute in Höhe von 20.800.000 EUR in Anspruch genommen. Die Summe gliedert sich in 14.000.000,00 € Kredite mit fester Laufzeit (davon 6 MID VR·Bank zu 2,64 %. B MID KSK zu 2.57%) 6.800.000,00 € Tageskredite 411r-------------------------------------------------------------------------------------------------- = + Liquiditätsverstärkung durch Eigenbetriebe • • 20.800.000,00 € 1.900.000,00 € GKZ 493 Immobilien 2.850.000,00 € GKZ 494 Straßen Der Kontokorrentbestand belief sich auf den üblichen Geschäftsbedarf. Die Stadtwerke - GKZ 498- konnte eine Liquiditätsverstärkung zumindest im Prüfzeitraum nicht anbieten, Bestand per Tagesabschluss 14.04.04 etwa minus 1.370.000 €. Lt. den in Frage kommenden Zahlwegfortschreibungen / Tagesabschlüssen waren die jeweiligen Kredite erforderlich. Die Kreditlinie gem. Haushaltssatzung 2003 (letzte genehmigte Satzung) i.H.v. 30.000.000 EUR wurde (geprüft ab letzter Kassenprüfung) nicht überschritten. Der Bestand der allgem. Rücklage warfortlaufend in den Kassenbestand übernommen. ~.020.0014.2 - Stand 19.04.2004 = € 2.043.258,54 Keine Beanstandungen 18. Verwahrungen 1Geprüft am § 40 (2) Satz 5 GemKVO 121.04.2004 I Letzte Prüfung am ------------------- 110.12.2003 Das Verwahrgelass (Tresor) befindet sich weiterhin außerhalb der Stadtkasse im Rathaus Lechenich. Die Buchführung erfolgt nicht über ADV, sondern nach Vorlage von Ein- bzw, Auslieferungsanordnungen durch Fortschreibung auf Kontenkarten. Der Bestand aller Kontenkarten der Kasse wurde mit dem Inhalt des Verwahrgelasses verglichen. msse / Uberne hme En e bnl 5. Abschlüsse • (VR-Bank) * Kto 101 1 Stück Beteiligungen Kto 300 1 Stück Allgemeine Rücklage Kto 302 1 Stück Rücklage Ahremer Heide Kto 320 1 Stück Sonderrücklage Pensionsrückstellunq Kto 403/403A 4812 Stück Kfz-Briefe (EB Immobilien) Kto 406 8 Stück sonst. eig. Wertgegenstände Kto 407 Wert 578,78 € Gebührenmarken Kto 460 s. unten Sparbücher 1 Bürgschaften 1 KfzBriefe Kto 470 3 Stück Mündelgelder Kt081.11 11 Stück Kfz-Briefe (Wasser) Kto 81.12 1 Stück Wasserleitungsern. Kto 81.21 5 Stück Kfz-Briefe (Abwasser) 1 Kalkulationsunterlaqen ZKA Kto 81.51 7 Stück Kfz-Briefe (städt. Dienste) * Rücklage Seite: 5.14 Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq Keine Beanstandunq * Unterlagen befinden sich bel -20-1-21- • 460 K 460 B 460 G 3 Sparbücher 1 Sparbuch 1 Sicherheitsleistung 460 C 460 H 1 Sparbuch 1 Sparbuch Soll und Ist stimmen überein. ebenso die entsprec..ende Wertesachkartei.· Tresorinhalt außerhalb der Wertekontrolle: 5 Block Pfandsiegelmarken 1 DstAusweis für Vollzbeamte (blanko) Die Kassengeschäfte werden durch gegenstände nicht beeinträchtigt. Aufbewahrung 19. Ubrige Kassengeschäfte die dieser sonstigen Wert- § 40 (2) Satz 6 GemKVO Die Kassengeschäfte sind ordnungsgemäß und wirtschaftlich zu führen. Die Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln ist nicht zu prüfen, da der Zahlungsverkehr i.d.R. bargeldlos erfolgt. Stundungen werden zentral bei -21- bearbeitet (Steuerbereich), Niederschlagung und Erlass (Hauptforderung) fallen in die Zuständigkeit -20-1-70-. Die Einzelvorgänge zu Niederschlagungen und Erlass werden dem RPA laufend vorgelegt. Fremde Kassengeschäfte (außer Sonderkassen Stadtwerke 1 Eigenbetriebe "Immobilienwirtschaft" und "Straßen") werden nicht durchgeführt, allerdings auch im Rahmen der Einheitskasse. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.15 Amtshilfeersuchen: Die Ersuchen fremder Behörden werden über das Großrechnerverfahren "HKB" und den Verwahrkonten der Altkasse abgewickelt. Hier erfolgten im Rahmen dieser Kassenprüfung keine Kontrollen. Es sind keine Kassengeschäfte 110. Fremde Kassengeschäfte an Dritte übertragen. §,-=4~O~(~3'.L) ~G:.:::eC!.!m.!!K-'.:V,-,O~ ~ Die Kassengeschäfte der Sonderkassen Stadtwerke 1 Eigenbetriebe "Immobilienwirtschaft" und "Straßen" werden, nach Aussonderung der Buchführung, von der Stadtkasse wahrgenommen. Die Stadtwerke J Eigenbetriebe bedienen sich ihrerseits zur Durchführung der kaufm. Buchführung der Einrichtung eines Dritten. Die kassenmäßige Abwicklung erfolgt über das Verwahrbuch (Kto.2.081 .../ 2.082 .../ 2.065 ...) bzw. Einnahme- und Ausgabebuchungsstellen unter eigenen Gemeindeal:ennziffern (498/493 J 494) und der Führung von Personenkonten - Stadtwerke - im ~ahmen der ADV. Diese Bereiche waren im geprüften Zeitraum mit einbezogen. Die kaufm. Buchführung win:!. vom RPA an dieser Stelle nicht geprüft. Es erfolgt eine gesonderte Prüfung der Ubereinstimmung der Istbuchungen der Stadtkasse mit der kaufm. Buchführung in einem ausgewählten Monat. In 2003 wurde der Monat Mai (GKZ 493/494, S. Niederschrift v. 09.07.03)) geprüft. Beim Eigenbetrieb Stadtwerke (GKZ 498) erfolgte keine Prüfung, da der Jahresabschluss 2002 noch nicht erstellt und eine vollständige Buchführung seit Beginn des Jahres 2003 nicht möglich war. Die Prüfungen der Sonderkassen erfolgen ab 01.07.1999 jeweils rnit der Kassenbestandsaufnahme bzw. der Kassenprüfung der Stadtkasse. Siehe hierzu die jeweiligen Niederschriften. Die Prüfungen in 2004 stehen noch aus. 111. Offene Beanstandungen Keine eErftstadt, den 04.05.2004 aus vorherigen Prüfungen 5. Abschlüsse 5.1 Vortragung • / Übernahme Ergebnisse der Ist - Ergebnisse Differenz *) Vortragung in 2004 am bei Kassenzeichen -21.988.201,44 *) *) 257.203,67 *) *) VermögHH VE-Konten K-IRP Altkasse VO-Konten K-IRP Altkasse - 28.516,85 16.739.131,03 0 - 9.455,31 Ja : Vorschussbuch, s. H *) la, kein BuPro >div. Konten nein - 9.455,31 EUR H A1reT<-IRP - Kassenbestände werden. • -GKZ 490 Stadt- Ergebnis It. Haushaltsrechnung I klassenmäßiger Abschluss 03 Verw.HH Seite: 5.16 aus 2003 müssen noch nach 2004 vorgetragen Im Verwahr- und Vorschussbuch der Altkasse werden nach einer besonderen Abschluss-systematik (Buchungsschlüssel 90, Kartenart 900) die Bestände oder Vorschüsse je Einzelfall programmgesteuert in das Folgejahr vorgetragen. Dies muss auch hier der Fall sein, da die VeNo-Konten zumindest zum Jahresbeginn 2004 noch über die Altkasse abgewickelt werden. H !Jas entsprechende Buchungsprotokoll war während der Prüfung nicht greifbar. Falls nicht auffindbar oder seitens der KDVZ nicht erstellt, ist es noch nachzufordern, da die Übertragung der Bestände Bestandteil des Jahresabschlusses ist. H mtensichtlich sind die Bestände der Verwahrgelder aus 2003 vorgetragen worden, nichtjedoch die der Vorschussgelder. Während der Prüfung wurde die KDVZdurch die Kasse aufgefordert, die Vortragung nachzuholen. Siehe auch Differenz im Tagesabschluss. 5. Abschlüsse 5.2 Erfolgten / Übernahme (unzulässige) Ergebnisse Buchungen Seite: 5.17 im abzuschließenden Haushaltsjahr? Hier können falsche Buchungen zu einem unrichtigen Rechnungsergebnis Unter abschlussunwirksame Buchungen sind lediglich nachgewiesen: - vorgetragene Ist-Abschlüsse - Kassen-Reste a.V. - Anordnungen auf Haushaltsreste führen. im Ifd. Jahr Änderungen sind im Regelfall unzulässig. Abschlussunwirksame Buchungen TA: 16.05.2004 2003 Gegenprobe KASSE Haushaltsrechnung Personenkonten Vorzutragender KER aus 2002 gem. Summenfortschreibung 0905.03 : ; 2.534.275.61' € . 2.103.87 € (Korrekturbuchung am 02.05.03, s. Prüfbericht HHJ.02) = € 2.532.171,74 Vortrag KER 2003 -!> Ist-Bestand • Verwaltungshaushalt Einnahme TA:16.04.2004 Verwaltungshaushalt 2002 2.532.171,74 € 0,00 - Alte und neue Kassenreste Kassenabschluss 2002 K-IRP Kasse Gesamt KER a.V., Ausdruck 19.04.04, HHj 03 Vortrag sowie kassenmäßiger Abschluss Verbleibender KER It. HR 2002 -Fehlbeträoe- 7.142.227,31 € Sonstige KER Verwaltungshaushalt 2002 gern. Jahresrechnung 10.845.031,56 € .=-:;- v.23.04.03 € 17.987.258,87 Verwaltungshaushalt Ausaabe <-----Abstimmung-------> 17 .987 .258,87 € Ist-Vorschuss Verwaltungshaushalt 17.569.003,59 € 2002 Alle und neue Kassenreste Kassenabschluss 2002 K-IRP Kasse Hj.03 Vortrag 17.569.003,59 € zuzügt. Haushaltsausaabereste+ Verbleibender Vorzutragende KAR It. HR 2002 HAR aus 2002 nach 2003 davon Anordnungssoll Abgang HAR 398.867,29 € 19.465,73 € ·77,71 € 418.333,02 € 5.A bsc hlü usse Ubernahme (Eingabe auf HHST. slichprobenweise geprOft) sowie KAR Erae b'russe +-+ Gern. K-IRP Kasse identisch Seit el e: 5 18 HHRD3 418.333.02 € -77,71 € 17.987.258,90 € 17.987.258,90 € <------Abstimmung------> GKZ 491 -Sozialhilfe - : K-IRP Kasse Hj.03 Vortrag 373.860,34 € • VermögenshaushaltEinnahme K-IRP Kasse 2.920.3901 Hj.03 Vortrag 494.530,40 € 8.064,35 € 57.097,07 € 559.691,82 € • Vermögenshaushalt Ausgabe 297.512,51 € <-------Abslimmung----------> *) Ist - Bestand Vermögenshaushalt 2002 494.530,40 € Verbleibender KER +-+ It. HR 2002 K-IRP Kasse Vorzutragende HER aus 2002 nach 2003 davon Anordnungssoll 57.097,07 gem. KIRP-Kasse +-+ It. HR 03 Identisch <-------Abstimmung------> 8.064,35 E 57.097,07 E 559.691,82 € - K-IRP Kasse Hj. 03 Ist-Vorschuss Vermögenshaushalt 2001 O,OOE Verbleibender KAR It. HR 2001 D,OO€ Vortran 559.691,84 € Vorzutragende HAR aus 2002 nach 2003 Davon Anordnungssoll 556.176,64 € Abgang HAR 1.605,47 E +-+ Gern. K-IRP Kasse identisch 559.691.84 € • 559.691,84 E HR02 <-----Abstimmung----> 559.691,84 E ) Die Differenz bei dem Unter-GKZ 491 (Sozialwesen) beruht auf einer versehentlich nicht gebuchten Annahmeanordnung. Die Istbuchung erfolgte daher ohne gleichlautende SolIsteIlung. Die Anordnung liegt jedoch vor und ist ordnungsgemäß. Der Restevortrag nach 2003 ist korrekt. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnis Gegenprobe Bereinigte Soli·Elnnahmen bereinigte Soli·Ausgaben .11.894.289,55 Ergebnisse Seite: 5.19 Haushaltsrechnung minus 2003 Gegenprobe € - 11.894.289,55 € Differenz o € Begründung: 5.3 Abstimmung FKZ-Übernahmen .- in die Haushalte Die SolIsteIlungen im FKZ-Bereich Altkasse wurden nicht automatisch in die Haushalte übernommen. Hier sind besondere Prüfungen erforderlich. In 2003 wurden die Personenkonten in der Altkasse, die Sachkonten in der K-IRP-Kasse bebucht. • Für einen stimmigen Jahresabschluss ist daher die korrekte Übertragung der SOllund IST-Werte der einzelnen FKZ-Summen von Alt- zu Neukasse wichtig. Fehler würden u.a. zu Differenzen bei der Restedarstellung in der Jahresrechnung führen. Das RPA hat hierzu bereits im Vorfeld dieser Prüfung eine Bestandaufnahme gemacht und diese dem Kassenleiter am 31.03.04 Veranlassung übergeben. umfängliche zur weiteren Prüfung: Sind die SolIsteIlungen im FKZ-Bereich im Haushalt erfolgt (Abstimmung Unterkonten Summenfortschreibung FKZ I Solllisten mit Hauptkonto K-IRP) ? :::l Erfolgten die Ist-Ubertragungen ordnungsgemäß und sind folglich die KER richtig? :::l H Tn vielen Fällen haben sich Differenzen I Rückfragen ergeben, die schlussendlich erst nach Erstellung der Restebelege (s. auch nach Pkt. 5.4.3) ausgeräumt oder als gerechtfertigt bestätigt werden können. • Die Liste wird daher diesem Bericht Mit der Bearbeitung wurde begonnen. gem. Pkt. 1.3 dieses Berichtes. 5.4 Vortragung Kassenreste als Anlage nochmals beigefügt. Es gilt auch hier die vereinbarte Wiedervorlage I Restebelege I Überzahlungen 5.4.1 Fachkennziffern Die bei den FKZ der Allkasse am Jahresende 2003 dargestellten Reste wurden nur teilweise automatisiert in die K-I RP-Kasse vorgetragen. Ein Teil musste I muss manuell eingebuchl werden. Ebenso sind die Überzahlungen bei den Personenkonten vorzutragen. Fehlende oder falsche Vortragungen haben u.a. unrichtige Abbuchungen, Mahnungen I Vollstreckungen zur Folge. Für die noch zu erledigenden Arbeiten gilt der W.V.l-Termin unter Pkt. 1.3 diess Berichtes. 5. Abschlüsse I Übernahme Ergebnisse Seite: 5.20 H Bei den folgenden vollständigen: FKZI EA 0001 0002 • • 0016 1800 0030 0036 0040 0041 0043 0063 0065 0066 0067 0504 2619 0096 0097 FKZ fehlen noch Resteeinbuchungen bzw. sind noch zu ver- Bezeichnuna Grundbesitzabaaben Gewerbesteuer sowie Verzinsunqen Miete Ü-Heime Elternbeiträqe Gebühren EMA Auskünfte -32Feuerschutzqebühren Brandschauqeb. VHS-Gebühren Bußqelder Bauordnunq Krankentransnortoeb. Gebühr Bodenverkehr Bauaebühren Fehlbetenuno Verwarn - und Bußaelder -32Erstattunqen SH-Träaer Wohnaelder Grundsicherunq Grundlage für diese Daten waren Auswertungen der Einnahrnearten aus der Alt- und der K-IRP-Kasse, aber auch eine diesbezügliche aktuelle Zusammenstellung der Stadtkasse. Die Restevortragung war zum Zeitpunkt der Prüfung in Bearbeitung. H Die Einbuchung der Kassenreste wird im K-IRP-Programm als "Abgang Kassenrest", der Abgang eines Kassenrestes als "Abgang Haushaltsrest" dargestellt. Es ist zu klären, ob es sich um Eingabefehler oder "nur" Darstellungfehler im Programm handelt. Eine fehlerhafte Fortschreibung müsste verhindert werden. H Oie Überzahlungen bei den einzelnen Einnahmearten aus 2003 waren zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht nach 2004 vorgetragen. Dies ist zur Gewährleistung einer ordnungsgem. Personenkontoführung (richtige Erstattung IEinziehung I Mahnung etc.) erforderlich. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Abstimmung FKZ mit Aufteilung Seite: 5.21 KER It. HR nach HHSt € FKZ 1 Personenkonten Grundbesitzabgaben einschi. Hundesteuer.Straßenreiniqunq, Müllabfuhr, Grundsteuer Gegenprobe 302.434,92 € I nach %-Ist-Verteilung Haushalt 7.062,01 € 1.900.0000.1 Grundsteuer A 1.900.0010.9 Grundsteuer 163.313,05€ B 6.580,81 € 1.900.0220.9 Hundesteuer 1.720.1100.4 Abfallbeseitigung *) 2.065.0675.0 Straßenreinigung **) 116.894,11 € 118.544,67 € 8.584,94 € 302.434,92 € Summe *) = Haushalt: + 1.650,56,- € KER Sondermüll, läuft nicht über FKZ H) = aus dem städt. Haushalt ausgegliedert, läuft aber dennoch über FKZ 0001 als Unterkonto. KER aus Vorjahren fiktiv nach Ausgliederung. 5.4.2 Verwaltungshaushalt KassenLt. K-IRP It. HR 2003 Einnahmereste Kasse 2003 2003 Haushalt 100 10.516.261,42 € 10.516.261,42 € Haushalt 101 511.296,86 € 511.296,86 € (Sozialhilfe) Vorgetragen nach 2004 Kasse 3.419.103,15 € 483.092,27 € Differenz Differenz ! ! 5.4.3 Vermögenshaushalt KassenEinnahmereste 2003 Haushalt H 100 It. HR 2003 6.792,50 € Lt. K-IRP Kasse 2003 6.792,50 € Vorgetragen nach 2004 Kasse 6.792,50 € o.k. me Differenzen bei den Restevortragungen im Verwaltungshaushalt bei Haushalt 100 und 101 sind durch vollständige Restevortragungen noch auszuräumen. 5. Abschlüsse / Übernahme H It"estebelege zu Vermögenshaushalt Ergebnisse Seite: 5.22 den eingebuchten Resten Verwaltungshaushalt / lagen nicht vor. Die vorgetragenen Reste können insofern nicht abschließend nachvollzogen werden. Die Resteermittlungen sind als begründende Kassenbelege hinsichtlich der eingebuchten Kassenreste unverzichtbar. Zum Wiedervorlagetermin s. Pkt. 1.3 dieses Berichtes. Die Richtigkeit • der eingebuchten Kassenreste 5.4.4 Verwahr- und Vorschussbuch ist erst danach prüfbar. GKZ 490 Stadt Infolge der besonderen Abschlusstechnik entstehen hier keine Kassenreste. Zur Kontrolle und Abstimmung fertigt die Kasse für alle Bestände bzw. Vorschüsse, ausgenommen bei Einziehungsersuchen Belege. Diese wurden erstellt. Zur Bestandsübernahme 2003 nach 2004 siehe Pkt. 5.1. 5.4.5 Verwahr-I Vorschussbuch GKZ 498 Sonderkasse Ist - Einnahme - \ierwahrbuch - Ist - Einnahme - Vorschussbuch - Stadtwerke (einschI. Personenkonten) 14.062,39 € 32.021.530,21 € Ergibt Bestand E. • 32.007.467,82 € 32.517.699,68 € Ist - Ausgabe - Verwahrbuch - Ist - Ausgabe - Vorschussbuch - 14.266,91 € 32.531.966,59 € Ergibt Bestand A. Bestand (14.04. /29.04.04, - 510.436,3!1 € HJ 2003) Die im Vergleich zum Vorjahr erhöhten Bestände beruhen hauptsächlich auf doppelten Bestandsvortragungen in 2003 auf den einzelnen Sachkonten durch die KDVZ in 05/ 03, die jedoch manuell auf dem Abschlusskonto in 08/03 korrigiert wurden. Vorträge nach 2004 durch die Stadtkasse 29,04.2004 : 2.081.0000.9 Festgeldanlagen 0890 2.081.0002.5 Guthabenübertrag per 0090 O,OO€ 0,00 € 2.081.0040.8 Abschluss Verwahrkonto 0890 510.231,86 € 8.081.0001.0 Vorschusskonto 0890 204,52 € Die Vorträge stimmen mit den Beständen aus dem Vorjahr überein. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse 5.4.6 Verwahr-I Vorschussbuch Ist - Einnahme GKZ 493 Sonderkasse - Verwahrbuch - Bestand (16.04.03 , HJ 2003) 5.4.7 Verwahr-! Vorschussbuch Ist - Einnahme • Ist - Ausgabe Immobilien 50.650.751,73 € - 729.422,73€ GKZ 494 Sonderkasse - Verwahrbuch - Verwahrbuch Bestand (16.04.03 , HJ 2003) Eigenbetrieb 49.921.329,00 € - Verwahrbuch - Ist - Ausgabe Seite: 5.23 - Eigenbetrieb Straßen 30.584.428,11 € 27.942.791,00 € 2.641.637,11 € 5.4.8 Vortragung der Ist-Ergebnisse GKZ 493 1494 Sonderkasse betrieb Immobilien" I "Eigenbetrieb Straßen" nach 2004 "Eigen- Die Bestände 2003 wurden gemäß Buchungsprotokoll v. 12.03.2004 per Programm KDVZ ermittelt und mit den richtigen Ergebnissen vorgetragen. Empfehlung: Das RPA empfiehlt zur Vermeidung der Fortschreibung der Einnahmen und Ausgaben über die Jahre hinaus eine ähnliche Absohtusscysternatik wie bei GKZ 498 auch bei den GKZ 493 und 494 durchzuführen. 5.5 Prüfung älterer Kassenreste • Aus dem Sachgebiet Ergebnis: "Vollstreckung" wurden stichprobenartig 20 Fälle geprüft. Vollstreckungsvorgang C. Lt. Mitteilung der Stadt Bad Münstereifel vom 7.5.03 wurde gegen den Schuldner am 2.5.03 ein Insolvenzverfahren eröffnet. Name und Anschrift des Insolvenzverwalters wurden mitgeteilt. B Bis zum Tag der Prüfung ( 28.4.04) wurde die Forderung nicht angemeldet. Schriftliche Anmeldung der Forderung erfolgte auf Nachfrage des RPA am 28.4.2004. Vollstreckungsvorgang Firma I. Der vorgelegte Vorgang war nicht prüffähig. Es erfolgte Rückgabe des Vorganges mit der Bitte um Bearbeitung. Lt. Sachbearbeiter beträgt die Forderung nunmehr 4.473,42 €. Das Unternehmen existiert schon seit Jahren nicht mehr; die Vollstreckung hat geruht, weil sie aufgrund der wirtschaftl. Situation der damaligen Geschäftsführer erfolglos gewesen wäre. Zeitweise saßen Schuldner in JVA ein. Die Ermittlungen wurden während der Prüfung wieder aufgenommen. 5. Abschlüsse / Übernahme Ergebnisse Seite: 5.24 H Der Vorgang sollte nunmehr zum Abschluss gebracht werden. Vollstreckungsvorgang N. B Schuldnerin ist bereits am 20.09.03 verstorben. Das Nachlassgericht wurde auf Nachfrage des RPA mit Datum vom 29.04.04 wegen evtl. Erben angeschrieben. • Vollstreckungsvorgang Firma T . Vorgang muss aufbereitet werden - wird nachgereicht. Empfehlung: Das RPA empfiehlt dringend, alle im Innendienst befindlichen Vollstreckungsfälle im Rahmen der regelmäßigen Überwachung durchzuarbeiten und zu aktualisieren! Auf die Schlussbesprechung wird Bezug genommen. 5.6 Belegführung bei der Kasse Die Belege werden ordnungsgemäß • geführt und sind greifbar . 6. Zusätzliche Mittelbereitstellungen Seite: 6.1 6. Allgemeines Nach § 6 GemHVO sind die im Haushaltsplan bereitgestellten Mittel so zu verwalten, dass diese zur Deckung aller Ausgaben im Haushaltsjahr ausreichen. In der Praxis können jedoch zwangsläufig im Rahmen der Aufgabenerfüllung höhere Ausgaben entstehen. Die Einzelfälle der zusätzlichen Mittelbereitstellungen sind in den Erläuterungen unter Pt. 4 des Rechenschaftsberichtes enthalten, so weit diese nach § 82 GO bzw. § 17 GemHVO erfolgten. Alle Genehmigungen wurden der Kasse und dem Rechnungsprüfungsamt zeitnah zur Kenntnis gegeben. 6.1 Über- und außerplanmäßige der Haushaltssatzung 2003 Bewilligungen gem. § 82 GO LV. m. § 7 Ziffer Die in der Haushaltsrechnung unter Pt. 4 ausgewiesenen Genehmigungen des Bürgermeisters bzw. Rates belegt. Mehrausgaben 6 sind durch .Bei der Allgemeinen ..Deckungsreserve sowie der Deckungsreserve Personalausgaben sind keine Uberschreitungen ausgewiesen (siehe Pt. 7 des RB). Unerhebliche Mehrausgaben, über die der Bürgermeister entscheidet, sind dem Rat gem. § 82 Abs. 1 GO zur Kenntnis gegeben worden. Zeitraum Vorlage 01.01. - 31.03.2003 V 7/2603 06.05.2003 01.04. - 30.06.2003 V 7/2825 09.12.2003 01.07. - 30.09.2003 V 7 13044 09.12.2003 01.10. - 31.12.2003 V7/3189 31.03.2004 Voraussetzungen für zusätzliche Mittelbereitstellungen .- Ratsbeschluss gem. § 82 GO sind: Unabweisbarkeit der Ausgabe - Gewährleistung der Deckung. 6.2 Verwendung § 17 GemHVO von Mehreinnahmen für entsprechende Mehrausgaben gemäß Siehe HPI. 2003 Seite 53 Ziffer 4.11. Reichen die bereitgestellten Haushaltsmittel nicht aus, kann der Bürgermeister MehrAusgaben zulassen, sofern für den Verwendungszweck Mehr-Einnahmen nachgewiesen werden. Typisches Beispiel hierfür sind die Haushaltspositonen "Ersatz Schadensfälle". Die Zweckbindung von Einnahmen bedarf eines ausdrücklichen Vermerks im Haushaltsplan. Die Genehmigungen zu den Mehrausgaben Keine Beanstandungen. lagen vor. 6. Zusätzliche Mittelbereitstellungen 6.3 Deckungsfähigkeit Seite: 6.2 gem. § 18 GemHVO Siehe HPI. 2003 Seite 54, Ziffer 4.13. Auch hier legt der Rat, so weit nicht bereits gesetzlich vorgeschrieben, durch Vermerke im Haushaltsplan fest, welche Haushaltsansätze einseitig oder gegenseitig deckungsfähig sind. Uber die Inanspruchnahme entscheidet der Bürgermeister in unbeschränkter Höhe. Die Mittelverschiebung erfolgt Erhöhung des Haushaltsansatzes. dem RPA vorgelegt. Beanstandungen • • durch Sollübertragung, d.h. Reduzierung bzw. Die Genehmigungen des Bürgermeisters wurden ergaben sich nicht. Seite: 7.1 7, Sonstige Haushaltsvermerke 7.1 Beschränkung bei Mindereinnahmen (Haushaltssatzung Die Ausgabeermächtigungen bei zweckgebundenen Mindereinnahmen entsprechend. 7.2 Sperrvermerke (Haushaltssatzung 2003 Pkt. 4.12) Einnahmen vermindern sich bei 2003 Pkt. 4.2) Soweit eine Auftragsprüfung oder Visakontrolle angeordnet ist, wird ein Nachweis der Freigabe verlangt. Weitere Prüfungen sind nicht erforderlich . • • • • 8. Verpflichtungsermächtigungen Seite: 8.1 Der Haushalt 2003 sah Ermächtigungen zum Eingehen von Verpflichtungen, die zur Leistung von Investitionsausgaben und Ausgaben für Investitionsförderungsmaßnahmen in künftigen Jahren führen, in Höhe von 108.686 € vor (siehe § 3 der Haushaltssatzung) . • +*********************************************************************************************** Begriffserläuterung: Verpflichtungsermächtigungen Verpflichtungen mit finanziellen Auswirkungen können nur übernommen werden, wenn der Haushaltsplan hierfür Mittel vorsieht. Der Bedarf des laufenden Jahres wird somit grundsätzlich durch den Haushaltsansatz abgedeckt. .Verpflichtungen, die erst in Folgejahren besonderen Ermächtigung. Zahlungen nach sich ziehen, bedürfen einer Die Verpflichtungsermächtigung schafft die Möglichkeit, eine Verpflichtung zu Lasten künftiger Jahre einzugehen. Sie ist nur im Vermögenshaushalt vorgesehen und beeinflusst ggfs. die Kreditaufnahme der kommenden Jahre. • • 9. Zeitliche Abgrenzungen (§ 42 GemHVO) Seite: 9.1 Nach dem Kassenwirksamkeitsprinzip sind in der jeweiligen Haushaltsrechnung grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, die im betreffenden Kalenderjahr fällig werden. Der für die Finanzen zuständige Bedienstete legt den Termin für den Buchungsabschluss für das alte Jahr vor den 31.12 .. Die Rechnungsabgrenzung per 31.12.2003 I 2004 wird folglich nicht genau eingehalten. Um den reibungslosen Ablauf der Jahresabschlussarbeiten sicherzustellen, ist diese Vorgehensweise allerdings erforderlich. Hinsichtlich der Einhaltung der Termine durch die mittelbewirtschaftenden erfolgten seitens des RPA keine Prüfungen. Ämter Falls gelegentlich Rechnungen wegen fehlender Haushaltsmittel bis zur Öffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr liegen bleiben, wird das RPA dieses Verhalten bemängeln, denn Ausnahmen, auch nach dem gesetzten Abschlusstermin noch .Buchungen zu Lasten des ablaufenden Jahres zu tätigen, sind durchaus möglich. Ungeachtet. dessen prüft das RPA zur Vermeidung des sogenannten "Dezemberfiebers" verstärkt die Aufträge der Fachämter, um auch zum Ende des Jahres 'bei noch zur Verfügung stehenden Mitteln unwirtschaftliche Vorgehensweisen zu vermeiden . • • • • 10. Innere Verrechnungen Seite: 10.1 10. Allgemeines Nehmen kostenrechnende Einrichtungen (Gebührenhaushalte) für die Erfüllung ihrer Aufgaben die Dienste und Leistungen anderer Verwaltungszweige in Anspruch, so sollen die Kosten hierfür (nur Verwaltungs- u. sonstige Gemeinkosten) erstattet werden (§ 14 Abs. 3 GemHVO). Hier handelt es sich um eine Art Kostenverschiebung zu Lasten der kostenrechnenden Einrichtungen, die sich in Einnahme und Ausgabe ausgleicht. 10.1 Verwaltungskostenbeitrag Der Verwaltungskostenbeitrag wird - außer von den Eigenbetrieben - von den Unterabschnitten 160 (Rettungsdienst) und 720 (Abfallbeseitigung) an die Querschnittsämter gezahlt.. Ab 01.07.1999 werden die UA 675 und 750 dem Eigenbetrieb "Straßen" zugeordnet. Die Berechnung erfolgt nach zwei Umlagegrundlagen: e'mlagegrundlage "Ausgaben" Vor-Vorjahresausgaben des Verwaltungshaushaltes abzüglich der Kosten der Querschnittsämter, des Kalkulatorischen Kosten Iinneren Verrechnungen. Umlagegrundlage I Vermögenshaushaltes Einzelplanes 9 und der "Personal" Sollstellen It. Stellenplan Stadt betroffenen Querschnitlsämter. einschließlich Eigenbetriebe ohne Stellen der Zur Berechnung des Verwaltungskostenbeitrages wurden die Kosten abzüglich Innerer Verrechnungen bzw. Erstattungen folgender Querschnittsämter bzw. Querschnittsstellen angesetzt: UA 000 001 010 Gemeindeorgane - Rat Gemeindeorqane - Dezernenten Rechnungsprüfung UA 020 022 023 024 Hauptamt Personalwesen Rechtsamt Öffentlichkeitsarbeit UA 025 Gleichstellungsstelle UA 030 Finanzverwaltung UA 031 Stadtkasse UA 034 Steuerverwaltung UA 060 Zentrale Datenverarbeitung UA 061 Druckerei> UA 080 Einrichtungen f. VerwAngeh. UA UA -modifizierter Umlageschlüssel(Personalrat I Veranstaltungen) Seite: 10.2 10. Innere Verrechnungen • • Die Summe aller inneren Verrechnungen seitens UA 160 an o.g. Querschnittsämter betrug: 90.939 € + Miete an UA 130 (Feuerschutz) i.H.v. 67.663 €. • Die Summe aller inneren Verrechnungen Querschnittsämter betrug: 117.926 €. • Die Summe aller inneren Verrechnungen seitens des Eigenbetriebes Immobilien an o.g. Querschnittsämter (nicht UA 061) betrug: 286.615 €. • Die Summe aller inneren Verrechnungen seitens des Straßen an o.g. Querschnittsämter (nicht UA 061) betrug: • Die Summe aller inneren Verrechnungen seitens des Eigenbetriebes Stadtwerke an o.g. Querschnittsämter (nicht UA 061) betrug: 188.049 € . UA 720 an o.g. Eigenbetriebes 126.996 €. Die Berechnungen wurden dem RPA vorgelegt. Ansätze und Verteilungsschlüssel wurden stichprobenweise überprüft und nachvollzogen. Die berücksichtigten Personalkostenanteile (%-Sätze je Person) der kostenrechnenden Einrichtungen sind nach Kenntnis des RPA akzeptabel. Keine Beanstandungen. Zu den "Kalkulatorischen • seitens Kosten" siehe Kapitel 14. Seite: 11.1 11. Übertragung von Haushaltsmittel (Haushaltseinnahmereste I -ausgabereste) 11.1 Haushaltseinnahmereste (HER} Haushaltseinnahmereste (HER) sind gem. § 41 Abs. 2 GemHVO im Vermögenshaushalt für Kreditaufnahmen zulässig. Für die mögliche Restaufnahme i.H.v. 460.514,07 € war die Bildung eines HER jedoch nicht erforderlich. Sonstige HER wären nicht zulässig gewesen. Siehe auch Bewertung Ergebnis Vermögenshaushalt. Keine Beanstandungen. 11.2 Haushaltsausgabereste (HAR) 11.21 Verwaltungshaushalt Seit der Änderung der GemHVO zum 01.01.1996 ist die Übertragbarkeit von Mitteln *s Verwaltungshaushaltes erleichtert worden. Voraussetzung ist nicht mehr eine 'llll!'parsame Bewirtschaftung der Mittel, sondern die wirtschaftliche Aufgabenerledigung. Des weiteren sind über- bzw. außerplanmäßig bereitgestellte Mittel, die zwar bewilligt, aber noch nicht geleistet wurden, übertragbar. Unter Beachtung dieser Vorschriften wurde ein neuer HAR in Höhe von • 46.363,27 € nach 2004 übertragen (Ratsbeschluss V 7/3259). Von den aus den Vorjahren übernommenen HAR i.H.v. 418.333,02 € wurden 398.867,29 € tatsächlich benötigt (hierüber wurden Zahlungsanordnungen erteilt), der Rest wurde abgesetzt. Ausführungsquote beanstanden. und Absetzungsverfahren Zur Begründung der einzelnen Übertragungen Erläuterungen folgende Kennziffern angegeben: 1 der alten HAR sind der neuen HAR wurden nicht zu in den = Restauftrag ~'DeckUng innerhalb Budget. Zusammenfassung: Das RPA weist darauf hin, dass die Budgetverantwortlichen die am Ende des Haushaltsjahres als unerledigt aufgeführten Aufträge sorgfältig zu überprüfen haben. Alle Aufträge, die die Voraussetzungen des § 19 (2) GemHVo nicht erfüllen, sind auszutragen. Zu Unrecht gebildete HAR erhöhen das Budgetvolumen, ohne dass dafür eine Leistungszusage in der Leistungsvereinbarung erfolgt ist. Bei der Bewirtschaftung der aus dem Vorjahr übernommenen alten HAR wurde die begrenzte Verfügbarkeit im Verwaltungshaushalt (bis Ende des folgenden Haushaltsjahres) beachtet. Es handelt sich um 37 einzeln gebild~.te und nach 2004 übertragene HAR im Verwaltungshaushalt. Stichprobenweise Uberprüfungen hinsichtlich der unerledigten Aufträge haben keine Beanstandungen ergeben. Seite: 11.2 11. Übertragung von Haushaltsmittel (Haushaltseinnahmereste I -ausgabereste) 11.22 Budgetvorträge Die Höhe der Budgetvorträge aufgrund Management bedingter Verbesserungen wird in Abstimmung mit den Budgetverantwortlichen festgelegt und vom Rat der Stadt Erftstadt beschlossen. In 2003 wurden Anträge auf Budgetvorträge nicht gestellt. 11.23 Vermögenshaushalt Im Vermögenshaushalt hat sich bei der Stadt Erftstadt unter Beachtung der gesetzl. Vorschriften folgende Praxis bewährt: Bei Einzeimaßnahmen bilden die Gesamtkosten unter Berücksichtigung Neuveranschlagungen im Folgejahr die Grundlage für die Ubertragung. • evtl. Bei den übrigen Ansätzen werden Mittelübertragungen grundsätzlich nur i.H. der noch offenen Aufträge, d.h. zur Finanzierung der eingegangenen Verpflichtungen vorgenommen. Insgesamt wurden neue Haushaltsausgabereste • i.H. v. 262.086,46 € gebildet. Es handelt sich um 26 einzeln gebild~te und nach 2004 übertragene HAR im Vermögenshaushalt. Stichprobenweise Uberprüfungen hinsichtlich der unerledigten Aufträge haben keine Beanstandungen ergeben. • • Auffallend ist jedoch die Konzentration der Restebildung im Bereich der Schulausstattungen. Ursächlich hierfür ist in den meisten Fällen die späte Rechtskraft des Hpl. 2003, so dass die Ausschreibungen I Maßnahmen erst spät submittiert I vergeben werden durften. Die Finanzierung der Haushaltsausgabereste 2004 zu rechnen . ist gesichert. Mit der Abwicklung ist in 11.24 Abgänge a.V. auf Haushaltsausgabereste Von den aus den Vorjahren übernommenen HAR i.H.v. 558.691,84 € wurden 556.176,64 € tatsächlich benötigt (hierüber wurden Zahlungsanordnungen erteilt), der Rest wurde - bis auf einen weiterhin übertragenen HAR i.H.v. 1.909,73 € abgesetzt. Bei dem verbleibenden HAR handelt es sich um einen Teilbetrag bezügl. Ersteinrichtung Kindergarten Liblar IV. Ausführungsquote beanstanden. und Absetzungsverfahren der alten HAR sind nicht zu 12. Kassenreste I Restebereinigung 12.11 Kasseneinnahmereste Seite: 12.1 -KER- Wie in den vergangenen Jahren sind die älteren Kasseneinnahmereste geprüft worden. Zur ordnungsgemäßen Restebearbeitung sind fristgerechte und effektive Beitreibungsversuche der Vollstreckungsstelle Voraussetzung. Hierzu siehe auch Seite 5.23 Pkt. 5.5 dieses Berichtes. ,ÄOS+;verbleiberi'ile~j,-:-~i ,NeUe~Kasseneiri~',": ., , l'" ",-' /',"~'.'"'."':: ,., ,::.~,,:. :-~'!:.:" ~t'~7":":' KERa,V'. . .....~ .';. ,. nahmereste:_·· ..... 10.516.261,42 € 82.614.095,26 € Verwaltungshaushalt Restebereinigung: 355.000 € Vermögenshaushalt Restebereiniounq: 3.189.306,96 € ~····V:H. 12,73 6.792,50 € 0,21 0 Achtung: Die ausgewiesenen Kasseneinnahmereste beinhalten den eingebuchten Fehlbetragsbestand i.H.v.7.142.227,31€. 12.12 Abgänge auf Kassen-Einnahme-Reste I Restebereinigung Bekanntlich sieht das gemeindl. Haushaltsrecht einen Sollabschluss vor. Bei der Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben werden u.a. die Kassenanordnungen (SOll), nicht die tatsächlichen Geldbewegungen (IST) berücksichtigt. Stellt man später fest, dass Einnahmen nicht fließen werden, so kann dann zwangsläufig nur eine Berichtigung zu lasten des dann laufenden Jahres vorgenommen werden. a) Restebereinigung • Der Bereich Sozialhilfe (Abschnitt 41) ist seit 1998 ausgegliedert. Eine Bereinigung der KER entfällt daher. · '" "It'"un.....'h'" "' ...,....... ,...'ili::.~~·!h_;";I "-",,'j" ..7."""""","l<"'. <"Ir" "••''::i""•.. ' .. t:' V,er,wa saus,"h'''''lt'fr'G'1 a _t~~: 0".b···.·IIk~' a_uJ3:r.eJr;l1 un~- ..-:-;tJ,,;"n:~-m.1'L:";j....£.t..W;,,/o·:J'~:~t HHSteile 1.435.1100 1.900.0030 Bezeichnung Entgelte Obdachlosenunterbr. Gewerbesteuer ~"f ::: ." .';- ... Pauschalbereiniounq 90.000 € 285.000 € Die Einzelfälle wurden vom RPA geprüft. Sie sind begründet, da aufgrund der wirtschaftlichen Situation der jeweiligen Schuldner mit einer kurzfristigen Zahlungsfähigkeit nicht zu rechnen ist. Die Restebereinigungen sind als Absetzung im abzuschließenden Haushaltsjahr und als Vortragung ins nächste Haushaltsjahr zu buchen, damit die zunächst nicht realisierbaren Kasseneinnahmereste den Haushalt nicht verschönen, jedoch im kommenden Jahr wieder aufleben. 12. Kassenreste I Restebereinigung Seite: 12.2 H Rotabsetzung Hj. 2003 : vollständig durchgeführt Vortragung Hj. 2004: erfolgt nach Absprache mit der KDVZ im neuen K-IRPVerfahren nach neuer Systematik, die jedoch den Rest nicht in bisheriger Form .wiederauüeben' lässt. Eine Nachbearbeitung ist daher erforderlich. Sie wird vom RPA überwacht. Im Vermögenshaushalt b) Stundung, • wurden keine Globalbereinigungen Niederschlagung, vorgenommen. Erlass Im Gegensatz zu der vorgenannten Globalbereinigung prüft hier die Kasse bzw. der Allgemeine Finanzdienst die Einzelfälle auf Reatisierbarkeit. Danach erfolgt ggfls . Stundung = Veränderung Niederschlagung - "E:rlass = der Zahlungstermine ohne Auswirkung auf den Sollabschluss. Die Verfolgung wird - intern - befristet oder unbefristet zurückgestellt, jedoch ohne Verzicht auf die Forderung. Wirkt neaativ auf den Sollabschluss. Wie vor, jedoch mit endgültigem Verzicht. Die Niederschlagungsfälle (befristete und unbefristete) werden bei den Haupt-GKZ (490 I 491 bzw. Mandant 100 I 101) abgesetzt und - soweit befristet niedergeschlagen - gleichzeitig zur Wiedervorlage und als Dokumentation bei einem Sonder-GKZ (497) eingebucht. Die zeitnahe Überprüfung ist gewährleistet. Die Entscheidungen werden dem RPA zur Prüfung vorgelegt. • Teilweise wurden die beantragten Niederschlagungen mit erheblicher Verzögerung bearbeitet. Nach Hinweis durch das RPA wurden die Rückstände aufgearbeitet. Keine weiteren Beanstandungen. 12.2 Kassenausgabereste 12.21 Verwaltungshaushalt 12.22 Vermögenshaushalt -KAR= = - 986,29 € (Systematik Personenkonten 0,00 € Gewerbe) KAR sind ungewöhnlich, da eine erteilte Auszahlungsanordnung an die Stadtkasse im Regelfall umgehend ausgeführt wird, und daher KAR nicht entstehen. FOr den vorliegenden KAR sind rein buchungstechn. Abläufe (unterschiedl, Jahresabgrenzung Personenkonten I Haushalt) für die Entstehung der KAR, die sich nach Jahresabschluss erledigen, verantwortlich. 13. Vermögensnachweise, Vorräte Seite: 13.1 13. Allgemeines Nach § 101 Abs. 1 Ziffer 4 GO ist mit der Jahresrechnung Vorschriften über Verwaltung und Nachweis des Vermögens eingehalten sind. zu prüfen, ob die und der Schulden Zusätzlich hat der Rat gem. § 103 Abs. 2 Ziffer 1 GO dem RPA die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände übertragen (§ 4 Abs. 1a der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt). Rechtsg rundlagen: Gem. § 37 GemHVO sind Bestandsverzeichnisse zu führen für -Grundstücke -grundstücksgleiche Rechte -bewegliche Sachen . • ach Änderung der GemHVO zum 01.01.1996 besteht die Erfassungspflicht nur noch für Werte ab 200,-- €, die nicht bereits in Anlagenachweisen (bei kostenrechnenden Einrichtungen) erfasst sind und es sich nicht um Vorräte zum alsbaldigen Verbrauch handelt. Allgemein: Die Bestimmungen der AGA zur Inventarisierung sind den jetzt bestehenden Möglichkeiten des Neuen Steuerungsmodelles angepasst worden. Nach Ziffer 3.56 '!Yird das Verzeichnis über das angeschaffte Inventar dezentral in den einzelnen Amtern geführt. Zur Haushaltsrechnung 2003 wurden folgende Prüfungen durchgeführt: Bereich Verwaltung Am 16.09.2004 erfolgte die Prüfung der Inventarisierung • in der Volkshochschule . rüfergebnis: In der Volkshochschule werden zwei Inventarverzeichnisse geführt: • das EDV-erstellte Vermögensverzeichnis, dass sämtliche Gegenstände enthält, die im Rahmen der Kursveranstaltungen in den betreffenden Schulungsräumen vorgehalten werden (z.B. Fernseher, Videorecorder, Overheadprojektoren) • das in Karteikartenform geführte Verzeichnis, dass die Gegenstände die sich in den Räumen der Volkshochschule befinden. Das EDV-erstellte aktualisiert. Verzeichnis ist auf dem neuesten Stand enthält, und wird ständig Auch wenn das in Karteikartenform geführte fnventarverzeichnis den Anforderungen des § 37 GemHVO genügt, regt das RPA an, ein EDV-gestütztes Verzeichnis zu erstellen und damit die Vorgehensweisen zu vereinheitlichen. Wegen der ständigen Fluktuation der Vermögensgegenstände könnte auf diese Weise auch die Aktualität besser hergestellt werden. 13. Vermögensnachweise, Vorräte Seite: 13.2 H Bei der Prüfung wurde festgestellt, angeschafft wurden, erfasst sind. dass nicht alle Gegenstände, die vor 1999 Bereich Schulen Geprüft wurde in diesem Jahr stichprobenartig die Inventarisierung Erftstadt-Liblar. in der Realschule Die Prüfung ergab folgendes: H Lt. Inventarverzeichnis • ist im Raum K 13 eine Bohrmaschine "Minikraft Technik" aufgeführt. Vorhanden ist eine Bohrmaschine der Marke "Flott M 1". Das laut Inventarliste im Sekretariat stehende Kopiergerät der Marke "TA" ist laut Auskunft des Hausmeisters entsorgt. Der neue Kopierer ist von der Marke .rnita DC 1560" Die im Raum K 15 aufgeführten zwei Videorecorder der Firmen "Telefunken" .Nordmende" sind durch zwei DVD-Geräte der Firma Grundig ersetzt worden. Das Inventarverzeichnis und ist zu ergänzen bzw. zu überarbeiten. Bereich Kindergärten Als Stichprobe wurde die Inventarisierung im städt. Kindergarten Erftstadt-Herrig geprüft. Das vom Fachamt vorgelegte Inventarverzeichnis entspricht den Anforderungen des § 37 GemHVa. Die vor art nach dem Zufallsprinzip überprüften Gegenstände waren vorhanden und stimmten mit den Eintragungen im Inventarverzeichnis überein. • Seite: 14.1 14. Gebührenbedarfsberechnungen 14. Allgemeines Wie in den Vorjahren hat das RPA die Berechnung der kalkulatorischen Kosten (Abschreibungen, Zinsen) bzw. die Fortschreibungen des Anlagevermögens geprüft. Hinsichtlich der INNEREN VERRECHNUNGEN wird auf Kapitel 10 dieses Berichtes verwiesen. KALKULATORISCHE KOSTEN sind anzusetzen für Einrichtungen, die in der Regel überwiegend aus Entgelten finanziert werden (kostenrechnende Einrichtungen § 12 GemHVO). In der Praxis dient die Trennung zwischen Verwaltungshaushalt (Aufwand)' und Vermögenshaushalt (Investitionen) als Grundlage für die Betriebsabrechnungen. Die Ausgaben im Vermögenshaushalt finden über die Abschreibung Eingang in die Gebührenbedarfsberechnung. Die Stadt Erftstadt wählte 2003 für die kalkulatorische von 6,25 v.H. vom RESTBUCHWERT (Vorjahr 6,50%). t der Zinssatz Verzinsung einen Zinssatz ? ist anaemessen Die kalkulatorischen Zinsen werden auf der Basis der Rendite der inländischen Wertpapiere berechnet. Als angemessen wird ein Zinssatz angesehen, der einerseits den durchschnitt!. Zinssatz für langfristige Geldanlagen nicht unterschreitet, andererseits den für langfristige Kredite nicht überschreitet. Eine Uberprüfung sollte für jedes Haushaltsjahr neu erfolgen. Erftstadt orientiert sich hierbei Deutschen Bundesbank. Jährlich vergangenen 5 Jahre ermittelt entsprechend anaepasst. an diesbezüglichen Veröffentlichungen der wird der jeweils relevante Mittelwert der und dann der kalkulatorische Zinssatz Der kalkulatorische Zinssatz 2003 ist angemessen. • Die ABSCHREIBUNG beginnt mit dem Jahr nach der Anschaffung ertigstellung auf der Basis der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. • bzw . Geprüft (Stichproben) wurden die Zuund Abgänge in der Vermögensübersicht (RB Sonstige Anlagen - Vermögensübersicht-). Seit 2001 sind auch für Musikschule, Artothek, Volkshochschule sowie Kindergärten kalkulatorische Kosten angesetzt. Bei den Zugängen handelt es sich die Beschaffung von beweg!. Sachen I Ausstattungsgegenständen. Bei den Abgängen des Vermögens nach § 38 Abs. 2 GemHVO waren nur die Abschreibungen des Ifd. Jahres nachzuweisen. Die Erfassung I Abschreibung und 720. 14.1 Unterabschnitt der Vermögensgegenstände erfolgt für die UA 160 160 - Rettungsdienst Zum 01.01.2002 ist die 10. Änderung der Benutzungs- und Gebührenordnung für den Rettungsdienst in Kraft getreten. Die Einnahmen betrugen in 2003 EUR 1.889.672, die Ausgaben EUR 1.717.549, so dass eine Rücklagenzuführung i.H.v. 100.000 EUR erfolgen konnte. Gleichzeitig wurden zur Finanzierung und Beschaffung v. Rettungsfahrzeugen der Sonderrücklage 27.710 EUR entnommen. Der Bestand der Sonderrücklage am Ende des Hj. betrug rd. 465.000 EUR. 14. Gebührenbedarfsberechnungen Seite: 14.2 !::!Js. auch Kapitel 21 Pkt 21.33) : Die Rücklagenentnahme bei Investitionsmaßnahmen bei der liches Vermögen". UA 160 diente zur Finanzierung von Haushaltsstelle 2.160.9350 "Erwerb beweg- Obgleich hierdurch höhere Kosten für die Benutzer des Rettungsdienstes vermieden werden (kalkulatorische Abschreibung und Verzinsung werden bei der Gebührenkalkulation nicht berücksichtigt), entspricht diese Handhabung nicht den Vorschriften des § 20 GemHVO. Der UA 160 erstattete weiterhin eine kalkulatorische Raummiete für die Nutzung an den UA 130 (Feuerwehr) i.H.v. 67.663 € in 2003. Die Berechnungsgrundlagen wurden dem RPA vorgelegt. o • Über- / Unterdeckung Jahresende: 0,02 % = 373 € Keine sonstigen Beanstandungen. 14.2 Unterabschnitt 675 - Straßenreinigung Zum 01.07.1999 wurde der UA 675 in den Eigenbetrieb "Straßen" ausgegliedert. Prüfungen der Gebührenkalkulation sowie der kalkulatorischen Kosten erfolgen durch das Rechnungsprüfungsamt stichprobenweise (Prüfbericht Eigenbetrieb). 14.3 Unterabschnitt 720 - Abfallbeseitigung Nach der zum 01.01.2003 erfolgten Neufestsetzung der Gebühren belaufen sich die Ausgaben auf 3.664.822 EUR, die durch die Einnahme des UA 720 von 3.784.096 EUR gedeckt werden, so dass eine Zuführung i.H.v. 119.000 EUR zur Sonderrücklage erfolgen konnte. Der Bestand der Sonderrücklage UA 720 beläuft sich zum 31.12.2003 auf 438.000 EUR. o • Über- / Unterdeckung Jahresende: 0,01 % = 274,64 € Keine Beanstandungen . 14.4 Unterabschnitt 750 - Bestattungswesen Zum 01.07.1999 wurde der UA 675 in den Eigenbetrieb "Straßen" ausgegliedert. Prüfungen der Gebührenkalkulation sowie der kalkulatorischen Kosten erfolgen durch das Rechnungsprüfungsamt stichprobenweise (Prüfbericht Eigenbetrieb). 15. Kreditaufnahmen I Tilgungen Seite: 15.1 Zu den einzelnen Kreditaufnahmen und den hierzu gefassten Ratsbeschlüssen siehe auch Rechenschaftsbericht 2003. 15.1 Kreditermächtigung des laufenden Jahres Nachtrag HHPlan Kreditaufnahme -ohne Urnschuldunq- 903.417 € 0 bei • .. 21.500 € 0 18.632 € Entn. Allg. Rücklage 0 0 0,00 € Zuführung Allg. Rückl. 0 0 57.847 € Zuführung vom VerwHH s. hierzu auch Erläuterungen Kapitel 3 dieses Berichtes. Die Bewegungen sind ordnungsgemäß 15.2 Kreditermächtigung aus Vorjahr Es wurde ein Haushaltseinnahmerest 2003 in Anspruch genommen. Nachrichtlich Vermögenshaushalt • Rechnungseruebnis 442,903 € + 57.097 aus HER nachgewiesen. - HER a. V. i.H.v. 57.097,07 € gebildet. Dieser wurde in insgesamt: Abgänge KER a.V. Verm.H. 0,00 Abgänge HAR a.V. Verm.H. 1.605,47 € 15.3 Tilgungen Die Tilgungen unterliegen besondere Berichterstattung der laufenden Visakontrolle im Tagesgeschäft. Eine im Rahmen der Haushaltsrechnung erübrigt sich somit. • • 16. Rücklagen, Zuführungen Seite: 16.1 16.1 Rücklagenentnahme HHAnsatz 2.910.3100 Entn. aus allg. Rücklage 0,00 € Rechnung O,OO€ ME/WE 0,00 € Entnahme war nicht veranschlagt. HHAnsatz • 2.910.3102 Entn. SoRücklage UA 720 O,OO€ Rechnung 0,00 € WE 0,00 € Entnahme zum Ausgleich war nicht erforderlich . HHAnsatz 2.160.3100 Entn.SoRücklage UA 160 46.100,00 € Rechnung. 27.709,55 € ME/WE 18.390,45 € Entnahme zur Finanzierung von beweglichem Vermögen. H (s. auch Kapitel 21 Pkt.21.33 ) : • Die Rücklagenentnahme bei UA 160 diente zur Finanzierung von Investitionsmaßnahmen bei der Haushaltsstelle 2.160.9350 "Erwerb bewegliches Vermögen". Obgleich hierdurch höhere Kosten für die Benutzer des Rettungsdienstes vermieden werden (kalkulatorische Abschreibung und Verzinsung werden bei der Gebührenkalkulation nicht berücksichtigt), entspricht diese Handhabung nicht den Vorschriften des § 20 GemHVO. 16.2 Zuführung HHAnsatz Vermögenshaushalt 2.910.9000 an Verwaltungshaushalt Zuf. z. VerwHH 0,00 € Rechnung 0,00 € MA/WA 0,00 € HHAnsatz 2.910.9002 Zuführung an UA 720 0,00 € Rechnung 0,00 € WA O,OO€ HHAnsatz 2.910.9003 Zuführung an UA 160 0,00 € Rechnung 0,00 € MA/WA 0,00 € Seite: 16.2 16. Rücklagen, Zuführungen 16.3 Rücklagenzuführung HHAnsatz 0,00 € Zuf.an allg. Rückl. Rechnung 57.846,63 € MA 57.846,63 € HHAnsatz • 2.910.9110 2.910.9103 Zuf. SoRückl.UA 160 O,OO€ Rechnung 100.000,00 € MA 100.000,00 € HHAnsatz 2.910.9160 Zuf. SoRücklage Pensionsrückstellunaen 59.580,00 € 49.736,40 € Rechnung 9.843,60 € WA Bei der Rückstellung handelt es sich um die Pflichtzuführung v.H. des Aufwandes für Besoldung und Versorgung 2002. Die Abführung erfolgte gern. Versorgungsfondsgesetz HHAnsatz • 2.910.9112 2003 i.H.v. 0,8 NRW an die RVK. Zuf. SoRücklage UA 720 O,OO€ Rechnung 119.000,00 € MA 119.000,00 € Erläuterungen Berichtes. zur Rücklagenzuführung 16.4 Zuführung Verwaltungshaushalt siet.e auch Kapitel 14.1 I 14.2 dieses an Vermögenshaushalt I Pflichtbestand Der Mindestbestand der allgemeinen Rücklage ist in § 20 Abs. 2 GemHVO definiert. Nach dem Durchschnitt der letzten 3 Jahre lautet danach der Mindestbestand Tatsächlicher Bestand am Ende des H'. 2003 1.287.722 € 2.101.000 € Die Pf1ichtzuführung vom Verwaltungs- an den Vermögenshaushalt ist in § 22 Abs. 1 GemHVO definiert. Die Pf1ichtzuführung im abgeschlossenen Hauhaltsjahr hatte sich zu orientieren an : Seite: 16.3 16. Rücklagen, Zuführungen Tilgung Kreditmarkt HHST: 2.910.9760: Pflichtzuführung gem. § 22 (1) GemHVO 11.801,59 € Istzuführung It. Haushaltsrechnung 18.631,80 € Mehrzuführung Iinvestitionsrate 6.830,21 € VelWHH an VermHH Die Rücklagen I Zuführungen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben. 16.5 Verzinsung der Sonderrücklagen Das RPA hat erstmals die Verzinsung der Sonderrücklagen geprüft. Denn: aonderrücklagen können zwar anstelle einer ertragsbringenden Anlage alternativals .nere Darlehn im Vermögenshaushalt oder als Liquiditätsverstärkung im Kassenbestand zur Verfügung gestellt werden, sind aber aufgrund des § 21 GemHVO dann ebenfalls zu verzinsen. -. Sonderrücklage UA 160 Rettungsdienst UA 720 Abfallbeseitiauna • • • Bestand 2003 Zinssatz 392.462,51 319.113,62 € € 2,37 % 2,37 % Zinsbetrag 9.301,34 € 7.562,99 € HHST 1.160.2600 1.720.2600 Zinssatz: dieser wurde ermittelt anband des Monatsberichtes über die Geldmarktsätze der Deutschen Bundesbank. Die Zinsbeträge wurden zugunsten o.g. Haushaltsstellen in den Gebührenhaushalten angewiesen . • • 17. Sondervermögen Seite: 17.1 Sondervermögen gern. § 95 GO unterliegen den Vorschriften über die Haushaltswirtschaft. Hierunter fällt u.a. auch evtl. Gemeindegliedervermögen. Das vorhandene Gemeindegliedervermögen "Ahremer Heide" ging zum Zeitpunkt der Gründung des Eigenbetriebes "Immobilien" in diesen über. Weiteres Sondervermögen besteht nicht. Eine entsprechende Prüfung Prüfung des Eigenbetriebes. der Einnahmen I Ausgaben erfolgt im Rahmen der Die Ergebnisberichte zu den Prüfungen werden den zuständigen und dem Rat separat vorgelegt. • • Ausschüssen • • 18. Anlagen zur Haushaltsrechnung Die gemäß § 39 Abs. 2 GemHVO rechnung beigefügt. Zum Nachweis des Vermögens Seite: 18.1 vorgeschriebenen Anlagen sind der Jahres- gern. 38 Abs. 2 GemHVO Die Vermögenswerte in den einzelnen kostenrechnenden Einrichtungen • • • • • • Rettungsdienst Musikschule Artothek VHS Kindertagesstätten Abfallbeseitigung Sind im Rechenschaftsbericht gern. GemHVO deklariert. I 'rmögenswerte ostenrechnenden Einrichtunaen in Ende 2002 Ende 2003 Veränderung_ € 396.500 € - 60.000 € 456.500 Der Abgang ·beruht zu einem erheblichen Kindertagesstätten (Zugang 27.000, Abschreibung). Teil auf den Veränderungen im Bereich Abgang 68.000 kalkulatorische Die Zu- und Abgänge wurden stichprobenartig = geprüft. Keine Beanstandungen. Bezüglich des Vermögensnachweises (Vermögen kostenrechnende siehe auch unter Kapitel14. dieses Berichtes. Einrichtungen) Zum sonstigen Vermögen nach § 38 Abs.1 GemHVO : ~9!e entsprechenden Nachweise wurden durch das RPA stichprobenweise überprüft . ..,vvesentliche Veränderungen zu Hhj. 2002 haben sich in der Vermögensbilanz nicht ergeben. Dennoch hat das RPA erstmalig recherchiert. die städtischen Beteiligungen gesondert Siehe unter Kapitel 21, Pkt. 21.31 Zur Schuldenübersicht Die Übereinstimmung der Gesamtbestände 31.12.03) wird unterstellt. mit der Schuldenstandstatistik (Stand Mit der Bildung der Eigenbetriebe "Immobilienwirtschaft" und "Straßen" zum 01.07.1999 wurden diesen auch quotenmäßig die entsprechenden Kredite zugeordnet. Der Schuldenstand der Stadt am Ende des Haushaltsjahres 2003 betrug 495 Tsd. €. Die daraus zu errechnende Pro-Kopf-Verschuldung auf der Grundlage der fortgeschriebenen Einwohnerzahl des Statistischen Landesamtes (per 31.12.2002 = 51.969) beläuft sich somit auf 9,52 € (allerdings ohne Fehlbeträge). 18. Anlagen zur Haushaltsrechnung Seite: 18.2 Da die Schulden im wesentlichen den Eigenbetrieben zugeordnet sind, sind zum Erhalt eines interkommunal vergleichbaren Wertes deren Schuldenstände heranzuziehen. Aufgrund der Schuldenstandstatistik (21.12.2002) ergibt sich eine pro-Einwohnerverschuldung i.H. v. 1.267,23 €. Dieser Wert liegt unterhalb des statistischen Mittelwertes (ca. 1.700 €) und erheblich unterhalb des Maximalwert (ca. 3.800 €) . • • 19. Soziales (Sozialhilfe J Jugendhilfe) Seite: 19.1. 19.0 Allgemeines Nach Änderung des § 101 Abs. 1 GO sind die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses um die Prüfung der Entscheidungen und Verwaltunqsvorqänqe aus delegierten Sozialhilfeaufgaben erweitert worden. Hierfür ist beim Rechnungsprüfungsamt ein Fachprüfer eingesetzt, der auch die Prüfungen in den übrigen sozialen Bereichen (z.B. Jugendhilfe, UVG, Zuschüsse, Betriebskostenzuschüsse für Kindergärten, Wohngeld) wahrnimmt. 19.1 Leistungen 19.11 Haushalts- nach dem Bundessozialhilfegesetz und Kassenwesen Der Abschnitt 41 (Sozialhilfe nach dem BSHG) wird gern. den VV über die Gliederung und die Gruppierung der Haushaltspläne der Gemeinden ab dem 01.01.1998 überdas e'3achbuch fOr haushaltsfremde Angelegenheiten abgewickelt. Hierzu wurde das GKZ 491 eingerichtet. Im Haushaltsplan der Stadt wird dieser Abschnitt daher nicht mehr ausgewiesen. Die Haushaltsrechnung zur GKZ 491 (ab Einführung K-IRP -Haushalt 101-) ist als Anlaqe dem Rechenschaftsbericht der Verwattunq beigefügt. Die Abrechnung für 2003 lag dem RPA am 26.01.2004 vor. Durch die Ausgliederung des Abschnittes 41 aus dem städtischen Haushalt ist die vom Rechnungsprüfungsausschuss geforderte abschlussneutrale Darstellung nicht mehr erforderlich. 19.12 EinzelfallprOfungen zur Haushaltsrechnung 2003 Nach § 101 Abs. 5 GO ist das Ergebnis der Prüfung der Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Sozialhilfeaufgaben für den Träger der Sozialhilfe gesondert darzustellen. Dieser Bericht enthält naturgemäß Identifizierungsmerkmale, die möglicheIWeise Rückschlüsse auf die betroffenen Personen zulassen könnten. Daher wird das Ergebnis der Prüfung im "GESONDERTEN BERICHTSBAND" als Anlage 1 abgedruckt. Eine zusammenfassende Darstellung der Prüfungsfälle ist nachfolgend dargestellt. Es handelt sich um eine vorgezogene Prüfung der Rechnung gemäß §103 GO. • Die geprüften Fälle wurden vom RPA anhand der Auszahlungslisten nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Anhand von Einzelakten wurde stichprobenartig geprüft, ob die Bestimmungen des BSHG und die sonstigen zuberücksichtigenden Gesetze sowie die Sozialhilferichtlinien des Erftkreises beachtet und richtig angewendet wurden. Zum Zeitpunkt der Prüfung war der Handvorschuss "Ltd. Hilfe" bereits geprüft. Etwaige Beanstandungen sind ausgeräumt. Fallzahlen Stand 01.02.2003 It. Angaben des Sozialamtes: Hilfe zum Lebensunterhalt 605 Fälle Hilfe in bes. Lebenslagen 23 Fälle HLU und HBL Hilfe nach AsylbLG Leistungen Grundsicherung 165 Fälle 51 Fälle 125 Fälle Zahl der SH-Empfänger davon 1613 weiblich 901 männlich 712 19, Soziales (Sozialhilfe I Jugendhilfe) Seite: 19,2 Folgende Bereiche wurden geprüft: • • • • • • • • • • • Einmalige Beihilfen an Empfänger ohne Ifd. Hilfe Erstattungen durch andere Sozialleistungsträger Leistungen nach dem Gnundsicherungsgesetz Hilfe zum Lebensunterhalt! Hilfe in besonderen Lebenslagen Kostenbeiträge und Aufwendungsersatz, Kostenersatz Unterhalt Krankenhilfe Abrechnung der Kosten für asylbegehrende Ausländer Bestandsverzeichnis über grundstücksgleiche Rechte Erstattungen durch die Eigenschadensversicherung I Prüfungsergebnis I Bereich einmalige Beihilfen Hierbei handelt es sich um Leistungen an Personen, die aufgrund ihres Einkommens keinen Anspruch auf laufende Hilfe zum Lebensunterhalt haben, jedoch nur geringfügig mit dem Einkommen über dem Bedarfssatz liegen. Einmalige Beihilfen können u.a. gewährt werden für die Beschaffung von Bekleidung, Hausrat und Winterbrand. Ferner können einmalige Beihilfen bei besonderen Anlässen bewilligt werden (z.B. Beihilfe anlässtich Kommunion! Konfirmation und Weihnachtsbeihilfe). Insgesamt wurden 30 Fälle nach dem Zufallsprinzip geprüft. Der in einem Fall festgestellte Schaden wurde der Eigenschadensversicherung gemeldet und von dieser reguliert. Ansonsten ergaben sich keine Beanstandungen mit finanziellen Auswirkungen. • Bereich Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz Das Grundsicherungsgesetz (GsiG) wurde als Artikel12 des Gesetzes zur Reform der gesetzlichen Rentenversicherung und zur Förderung eines kapitalgedeckten Altersvorsorgevermögens geschaffen und trat am 1. Januar 2003 in Kraft. Stichprobenartig wurden aus diesem Bereich 15 Fälle ohne größere Beanstandungen geprüft. Bereiche Erstattungen durch andere Sozialleistungsträger I Hilfe Lebensunterhalt I Hilfe in besonderen Lebenslagen I Aufwendungsersatz Die Prüfung erstreckte 31.03.2003. sich überwiegend auf Zahlfälle im Zeitraum zum 01.04.2002- Insgesamt wurden ca. 100 Ifd. Fälle geprüft. Auch in diesem Bereich ergaben sich ..keine Beanstandungen mit erheblichen finanziellen Auswirkungen. Geringfügige Uberzahlungen werden, so weit gesetzlich zulässig, verrechnet oder bei der Eigenschadensversicherung angemeldet. Bereich Unterhalt Es wurden 40 Unterhaltsakten stichprobenartig geprüft. 19. Soziales (Sozialhilfe I Jugendhilfe) Es ergaben sich Beanstandungen Seite: 19.3 bezüglich Nichtbeachtung von Wiedervorlageterminen; unbearbeiteter Eingänge (Verdienstbescheinigungen u.ä.); zu lange Zeiträume für erneute Unterhaltsüberprüfung. Das Ergebnis der Prüfung in diesem Bereich ist, wie auch in den Vorjahren, nicht befriedigend. Bereich Krankenhilfe nach den Bestimmungen des BSHG/LAG Geprüft wurde die Abrechnung für das Quartalll02. Es handelt sich hierbei um Kosten der Krankenhilfe für SH-Empfänger und Asylbewerber. Stichprobenartig wurden solche Fälle geprüft, bei denen ein evtl. Anspruch gegen Dritte bestehen könnte (z.B, stationärer Krankenhausaufenthalt wegen Unfall). -Bereich Abrechnung der Kosten für asylbegehrende Ausländer Nach § 1 des Gesetzes zur Ausführung des Asylbewerberleistungsgesetzes (AGAsylbLG) sind die Gemeinden ab 1995 für die Durchführung des AsylbLG selbst zuständig. Die Gemeinden erhalten gem. § 4 für jeden ausländischen Flüchtling, der Leistungen nach den Bestimmungen der §§ 2 oder 3 AsylbLG erhält, vom Land eine Kostenpauschale. Diese beträgt für die Dauer der Anrechnung 1/4-jährlich 990,00 €. Die Berechnung und Anweisung der Pauschalen erfolgt aufgrund von Stichtagsmeldungen durch die Gemeinden. Diese statistischen Auswertungen erfolgen über das EDV-Program (Prosoz). Die so ermittelten Personenzahlen sind maßgebend für die Anforderung der Kostenpauschale. Die Quartalsmeldungen wurden rechnerisch geprüft. Eine weitergehende Prüfung erfolgte nicht, da es sich hierbei um eine "Programmprüfung" handeln würde, welche jedoch bereits durch das RPA des Kreises erfolgte. Bereich Erstattungen - durch die Eigenschadensversicherung Die Abwicklung evtl. entstandener Vermögensschäden erfolgt über den Versicherungsverband für Gemeinden und Gemeindeverbände. Der in einem SH-Fall entstandene Schaden wird rechnerisch ermittelt und der Eigenschadensversicherung unter Beifügung entsprechender Unterlagen gemeldet. Erkennt diese nach Prüfung ihre Entschädigungsverpflichtung an, wird der Schadensbetrag abzüglich des in § 5 des Versicherungsvertrages festgelegten Eigenanteils an die Stadt überwiesen. Nach Eingang des Betrages wird dieser unmittelbar an die Kreiskasse weitergeleitet. Bei der Prüfung ergaben sich keine Beanstandungen. I Jugendhilfe) 19. Soziales (Sozialhilfe 19.2 Leistungen nach dem Kinder19.20 Allgemeines Seite: 19.4 und Jugendhilfegesetz (KJHG) Seit 1.1.1986 hat die Stadt Erftstadt ein eigenes Jugendamt. Aus diesem Grunde sind die hierdurch entstehenden finanziellen Auswirkungen (Einnahmen und Ausgaben) bei der Prüfung der Haushaltsrechnung mit einzubeziehen. Die Prüfung erfolgt nicht nachträglich, sondern bereits im laufenden Jahr, damit evtl. Beanstandungen zeitnahe ausgeräumt werden können. Prüfer: Prüfungszeitraum: Schlussbesprechung: • Herr Linden 10.09.2003 - 25.09.2003 Erfolgte tel. mit AL -51- 19.21 Einzelfallprüfungen im Bereich wirtschaftliche Jugendhilfe Auch im Bereich des KJHG wird aus datenschutzrechtlichen Gründen der Bericht so weit erforderlich im "Gesonderten Berichtsband" abgedruckt. Die geprüften Fälle wurden vom RPA nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Anhand von Einzelakten wurde stichprobenartig geprüft, ob die gesetzlichen Bestimmungen beachtet und 'richtig angewendet wurden. Geprüft wurden die Bereiche Heimpflege Familienpflege Tagespflege Von den zum Zeitpunkt der Prüfung bearbeiteter: 36 Heimfällen wurden 8 geprüft. Im Sachgebiet Vollzeitpflegerragespflege hiervon 10 Zahlfälle. bestehen 481aufende Fälle. Geprüft wurden Prüfungsergebnis • Es wurde festgestellt, dass bei der Bearbeitung der Fälle die gesetzlichen mungen und Empfehlungen beachtet wurden . Entwicklung . - ,-, der Ausgaben/Einnahmen "I' .--~ r~-;t.-~rt'''::~PiiJ';i*:flj,--··j"iT~'-" ~if.'·'~J~ijn.:.'!f\1.tf;?E:.tii:-:"'·'tJ: . ''\ •.' 1.11~::<~;'-~:~ ;·;·Y:';'j'II"l." . in diesen Bereichen: ; :Hilfeart ,. . .. .' .:-:', .: , .;, i·:"i·!!:,;<r;r:9~~rll~ 1:10;::: H.R~002 ,,:. ' , • .. f' " ':.. -. " ·.~Er:g~D.J!!s.· .HR·2003· . ' . '. ,. AUSGABE Heimerziehung Tagespflege 1.449.359,00 € 1.456.856,00 € 52,798,00 € 67.034,00 € 201.449,00 € Vollzeitpflege a.E. 191.106,00€ Erst. an andere Träger 158.309,00 € 80.438,00 € 92.697,00 € 72.475,00 € 1.944.269,00 € 1.878.252,00 € Hilfe für junge Volljährige Insgesamt '. Bestim- 19. Soziales (Sozialhilfe / Jugendhilfe) Seite: 19.5 EINNAHMEN Erst. durch andere Träger Erst. Unterhaltspflichtige a.E. Erst. Unterhaltspflichtige i.E. Insgesamt • 19.22 Kostenerstattung durch Die Einnahmen wurden Beanstandungen . für das 9.23 Kostenerstattung Die Ausgaben wurden Beanstandungen. andere 213.439,00 € 22.216,00 € 18.438,00 € 100.121,OO€ 103.534,00 € 381.868,00 € 335.411,00 € Träger der Jugendhilfe 1. Halbjahr 2003 geprüft. Es ergaben sich keine an andere für das 259.531,00 € Träger der Jugendhilfe 1. Halbjahr 2003 geprüft. 19.24 Betriebskostenprüfung gern. für Kinder (GTK) Belegprüfung MAGS vom 13.11.78. Es ergaben sich keine § 16,18 Gesetz über Tageseinrichtungen für 2003 aufgrund des Erlasses des Zu einer ordnungsgemäßen Festsetzung der Betriebskostenzuschüsse gehört eine stichprobenweise Prüfung durch die Bewilligungsbehörde, wobei die Belegprüfung für die städt, Kindertagesstätten jährlich durch das RPA erfolgt. Die Prüfung der Bewilligungen der Betriebskostenzuschüsse für die einzelnen Einrichtungen erfolgt jeweils durch das RPA. Die qesetzlichen Grundlagen für die Berechnung der Betriebskostenzuschüsse haben sich zum 01.01.1999 geändert. Hierzu zählen das Gesetz über Tageseinrichtungen für Kinder (GTK) und die Betriebskostenverordnung (BKVO). Nach § 18,3 GTK erfolgt die Bezuschussung zu den Sachkosten mit Ausnahme der Kaltmiete und der Bezuschussung der Aufwendungen für den Erhalt abgehender eBausubstanz (Sanierungskosten ) aufgrund von Pauschalen (Grundpauschalen). Steht die Einrichtung im Eigentum des Trägers oder ist er Erbbauberechtigter oder wirtschaftlich dem Eigentümer gleichgestellt, wird ein weiterer Zuschuss zu dem Erhaltungsaufwand für das Gebäude einschließlich des Grundstücks aufgrund von Pauschalen (Erhaltungspauschafen) gewährt. Darüber hinaus kann in dringenden Fällen eine weitere Bezuschussung der Sanierungskosten erfolgen. Grundpauschale Aus dieser Pauschale sind folgende Kosten zu zahlen pädagogische Arbeit, Elternarbeit, Getränke für Kinder Büroaufwand in der Einrichtung, Beiträge an Fachverbände, hauswirtschaftlicher Aufwand zur Bereitstellung des Mittagessens Reinigung, Wasser, Energie, Schönheitsreparaturen Steuern, öffentliche Abgaben, Versicherungen Instandhaltung u. Wartungvon nicht fest eingebauten Gegenständen zuzüglich der nutzungsspezifischen Anlagen Ersatz u. Ergänzung von Einrichtungsgegenständen einseh!. Außenspielgeräten und Austausch von Spielsand sowie Spiel- und Beschäftigungsmaterial, Pflege der Außenanlage 19. Soziales (Sozialhilfe / Jugendhilfe L, ---'So.:e:.:;it:;:e;:..: ..:.1..:..;9.:,..:6,,-- Erhaltungspauschale Hierunter fallen u.a. folgende Kosten laufende Instandhaltung u. Wartung des Gebäudes und Grundstücks und von betrieblichen Einbauten (z.B. Heizung) mit Ausnahme der nutzungsspezifischen Anlagen (z.B. Außenspielgeräte) Sanierungskosten Die Zusammensetzung der Grund- und Erhaltungspauschalen ist in § 2 Abs.2 BKVO geregelt. Bei den genannten Beträgen handelt es sich um Jahresbeträge. • Die Grundpauschalen werden zum 1. Januar eines jeden Jahres - erstmals zum 1.1.2000 - gemäß der Entwicklung des vom Statistischen Bundesamtes veröffentlichten Preisindexes für die Lebenshaltung der privaten Haushalte in Deutschland für den Monat September des Vorjahres angepasst (§ 2 Abs. 6 BKVO), Für die Erhaltungspauschalen ist der Preisindex des vorletzten Jahres maßgebend (§ 2 Abs, 7 BKVO). Die für 2003 festgelegten Beträge wurden aufgrund derVorschriften Abs, 7 BKVO- zum 01.01.2003 angepasst: Zusammensetzung der Grundpauschale: Grundpauschale 2002 2003 1, Gruppe 13.468,34 € 13,603,02 € jede weitere Gruppe 10.101,13€ 10.202,14€ Tagesstättenpauschale Zusammensetzung • zu § 2 Abs. 6 und 3.264,29 € 3.231,97 € der Erhaltungspauschalen: Erhaltungspauschale 2002 2003 1, Gruppe 4.106,70€ 4.090,06 € jede weitere Gruppe 2.566,69 € 2,556,29 € Für die Verwendung der Mittel aus der Grundpauschale besteht keine Nach-weispflicht, da hier nur die Anzahl der Gruppen der jeweiligen Tageseinrichtung maßgebend ist. Bei der Erhaltungspauschale sind nicht verausgabte Mittel gem. § 2 Abs. 4 BKVO einer angemessen zu verzinsenden Rücklage zuzuführen. Diese Rücklage darf höchstens das Sechsfache der Erhaltungspauschale betragen. Uberschießende Beträge sind mit dem Betriebskostenzuschuss zu verrechnen. Zur Berechnung, in welcher Höhe der Träger eine Erhaltungspauschale erhält, sind daher immer die Auswirkungen auf die Rücklage zu ermitteln. Nach § 2a BKVO ist die zweckentsprechende Verwendung der Erhaltungspauschalen sowie die Höhe und die Verwendung der Rücklage dem örtlichen Träger auf Verlangen nachzuweisen. Gem. § 23 GTK wird der Betriebskostenzuschuss nach Ablauf des Kalenderjahres festgesetzt. Auf Antrag sind dem Träger monatliche Abschlagszahlungen auf der Basis der zu erwartenden Betriebskosten zu leisten. 19. Soziales (Sozialhilfe / Jugendhilfe )'-- --.!S:.::e:.!!it::::e.:..: .!..19!..: .....!.-7 Dies sind, bei bestehenden Einrichtungen, die Betriebskosten unter Berücksichtigung von Personalkostenveränderungen. des vorletzten Jahres Die Prüfung der einzelnen Betriebskostenzuschüsse für die städt. Kindergärten erfolgte vor der Bewilligung. Die entsprechenden Unterlagen haben vorgelegen. Die Prüfung der Rücklagenberechnung Die Prüfung umfasste die Positionen: Elternbeiträqe erfolgte am 11.05.2004. 1. 2. 3. 4. Eltembeiträge Personalkosten Erhaltungspauschalen Rücklagen ~ach § 17 GTK haben die Eltern entsprechend ihrer Leistungsfähigkeit mil. Beiträge zu Wntrichten. Die Staffelung des Beitrages erfolgt nach dem Jahreseinkommen. Einkommen im Sinne dieser Vorschrift ist die Summe der positiven Einkünfte der Eltern im Sinne des Einkommensteuergesetzes. Die Beiträge 2003 wurden bereits im März 2004 im Rahmen der Vorprüfung für den Städt. Kindergarten Herrig geprüft. Personalkosten Gem. § 16,2 GTK gehören alle Aufwendungen des Trägers für die Vergütung der pädagogisch tätigen Kräfte nach den Bestimmungen des BAT oder vergleichbarer Vergütungsregelungen einseh!. des gesetzlichen Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung und einer zusätzlichen Altersversorgung sowie ein Zuschlag von 0,70 % auf diesen Betrag zur Abgeltung sonstiger Personalnebenkosten zu den Personalkosten im Sinne des Gesetzes. Ferner wird nach § 1,5 BKVO für die regelmäßige Fortbildung der pädagogisch tätigen Kräfte eine Pauschale von 0,25 % der angemessenen Personalkosten anerkannt. In diesem Bereich erfolgte lediglich eine rechnerische Prüfung, da die ansatzfähigen Personalkosten durch das Personalamt dem Jugendamt mitgeteilt werden. flfrhaltungSpausChalen In 2003 ergaben sich insgesamt Mehrausgaben in Höhe von 56.673,00 € (79% Trägeranteil = 44.771,67) bei der Gebäudeerhaltung. 19. Soziales (Sozialhilfe / Jugendhilfe) Gegenüberstellung Pauschalen / Ausgaben: Städt. Kindergarten Erhaltungspauschale Ausgaben in 2003 Mehr-lWenigerausQaben Blessem 11.758.93 31.768,04 20.009,11 MA Bliesheim 4.090,06 1.708,61 2.381,45 WA Dirmerzheim 9.202,64 65.258,00 56.055,36 MA 11.758,93 2.998,74 8.760,19 WA Friesheim (Vor.) 4.090,06 0,00 4.090,06 WA Herrig 7.711,47 17.248,57 9.537,10 MA Köttingen 11.758,93 36.406,74 24.647,81 MA Lechenich-Süd 14.315,22 13.721,04 594,18 WA Liblar II 16.871,51 2.113,09 14.758,42 WA Lechenich-Nord 11.758,93 4.784,38 6.974,55 WA Gymnich 9.202,64 2.499,14 6.703,50 WA Liblar III 11.758,93 3.872,00 7.886,93 WA Liblar IV 1.704,19 277,09 1.427,10 WA 182.655,44 56.673,00 MA Friesheim • Seite: 19.8 Gesamtsumme 125.982,~ Rücklage • So weit die Erhaltungspauschalen nicht ausgeschöpft wurden, sind die Zuschüsse des örtlichen Trägers der öffentlichen Jugendhilfe nach § 18 Abs. 2 GTK einer Rücklage zuzuführen. Nach § 2 Abs. 4 BKVO darf diese Rücklage höchstens das Sechsfache der Erhaltungspauschale betragen. Ubersteigende Beträge werden mit dem Betriebskostenzuschuss verrechnet. Ist für mehrere Tageseinrichtungen dieselbe Bewilligungsbehörde zuständig, können die Rücklagen zusammengefasst werden. Der Höchstbetrag verändert sich infolge der Anpassung der Erhaltungs-pauschale von Jahr zu Jahr. Für 2003 betrug der Höchstbetrag der Rücklagen 755.894,64 €. Die Rücklage aus den Vorjahren weist einen rechnerischen Negatiwortrag auf. Bedingt durch die Mehrausgaben in 2003 erhöht sich dieser Betrag um weitere 44.771 ,67 € (Trägeranteil 79%). Rücklagenbestand per 31.12.2002 Mehrausgaben 2003 Rücklagenbestand per 31.12.2003 19.25 Offene Stellungnahmen Die Beanstandungen - 359.301,54 € - 44.771 ,67 € (79 %) - 404.073,21 € aus vorherigen Prüfberichten aus dem Prüfbericht 2002 sind erledigt. 19. Soziales (Sozialhilfe 19.3 Vorprüfung Prüfer: / Jugendhilfe) Seite: 19. 9 nach der Landeshaushaltsordnung Herr Linden 19.31 Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz Zum Zeitpunkt der Prüfung (11.08.2003 - 08.09.2003) waren rd. 519 Fälle in Bearbeitung (220 Ifd. Zahlfälle und 299 eingestel9te Fälle). Die eingestellten Fälle müssen wegen bestehenden Forderungen regelmäßig überprüft werden. Nach dem Zufallsprinzip wurden 20 Zahlfälle und 20 eingestellte Fälle geprüft. Es konnte festgestellt werden, dass bei der Bearbeitung der UVG-Fälle die gesetzlichen Bestimmungen richtig angewendet wurden. Es ergaben sich keine Beanstandungen mit finanziellen Auswirkungen. Bestehende Fragen wurden unmittelbar mit der zuständigen Sachbearbeiterin geklärt . • • • • 20. Bautechnischer 20.0 Allgemeines Seite: Bereich zur technischen 20. 1 Prüfung Durch die Gründung der Eigenbetriebe "Immobilienwirtschaft" und "Straßen" zum 01.07.1999 werden der Hauptteil der bisherigen Unterhaltungsarbeiten im Hochund Tiefbau sowie Neubaumaßnahmen über diese Eigenbetriebe abgewickelt (Betriebsausgaben bzw. Investive Maßnahmen). Die Visakontrolle bzw. die Schlussprüfungen in diesen Bereichen durch das Rechnungsprüfungsamt erfolgen nach den Bestimmungen der Betriebssatzungen. Feststellungen hieraus werden so weit erforderlich im zuständigen Werksausschuss bzw. im Rat behandelt. Durch die Einführung des Mieter I Vermieter - Modells wird der Hauptanteil aller Unterhaltungsmaßnahmen für Gebäude und bauliche Anlagen über den Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft abgewickelt. Die Prüfungen dieser Vorgänge erscheinen nicht mehr in diesem Jahresbericht. Daher wurde wie folgt verfahren: -Die Prüfungsberichte der örtlichen Rechnungsprüfung zu den Eigenbetrieben Immobilienwirtschaft I Strassen I Stadtwerke sind mit Prüfbemerkungen und Besonderheiten den Berichten zur Jahresrechnung des jeweiligen Eigenbetriebes gesondert beigefügt. Insoweit wird auf die dortigen verwiesen. Ausführungen des Rechnungsprüfungsamtes Die Jahresprüfung des städtischen Haushaltes im bautechnischen Bereich reduziert sich demnach auf wenige verbleibende Unterhaltungs-Haushaltsstellen, zumeist in den Bereichen Feuerschutz, Soziale Einrichtungen, Kultur, Schulen und Kindergärten. Das RPA berät im Rahmen der Visa-Kontrolle bei den unterschiedlichsten und begleitet unterstützend die einzelnen Phasen, z.8. _ Vorhaben Vorkalkulation erstellen; genaue Definition der erforderlichen Leistungen; Definition der Leistungseinheiten; Aufbau einer Ausschreibung; > Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung; > Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen; > Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. > > > > In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment werden meistens der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei werden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wird auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übemommen und vereinbart. In vielen Fällen sind bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten keine zeitaufwendigen Preisvergleiche möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen werden, wie mit den Wertgrenzen festgeschrieben, bis < € 7.500,00 I € 15.000,00 ( Baunebengewerbel Bauhauptgewerbe ) eine Preisanfrage bei mindestens drei Anbietem gemacht, darüber hinaus wird eine beschränkte Ausschreibung erstellt. Ab € 30.000,00 I € 50.000,00 (Baunebengewerbe I Bauhauptgewerbe ) werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. = 20. Bautechnischer Bereich Seite: 20.2 So weit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit sich wiederholen, wird mit den Fachämtern eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart. Aufgrund der permanenten Kontrollen des RPA im Bereich der Vorgaben gemäß § 103, Abs. 1 Nr.6 der Gemeindeordnung werden Fehler im Verfahren bereits im Vorfeld aufgedeckt. Zusätzliche Aufgaben der technischen Prüfung: • • Prüfung der Lastenzuschüsse (Wohngeldgesetz), Zuschussgewährung Denkmalpflege, .Sonderprüfungsaufträge des Rates gem. § 103 Abs. 2 GO NW im techno Bereich . Da die Fachämter den Hinweisen gefolgt sind, wurden Beanstandungen vermieden. Kleinere Unregelmäßigkeiten, Sachkontenzuordnung, unvollständige Belege, wurden nach umgehend behoben . im Ergebnis wie falsche Rücksprache 21. Prüfungen in Einzelbereichen 21.0 Allgemeines I Visakontrolle Seite: 21.1 I Antikorruption Im Rahmen der Auftrags- und Vergabeprüfung als Pflichtaufgabe nach der GO NW sowie den Bestimmungen der Rechnungsprüfungsordnung überprüft das Rechnungsprüfungsamt Bestellungen und Aufträge im Verwaltungshaushalt (Aufträge und Anordnungen, 2003 ab 409,00 €) sowie alle finanziellen Vorgänge des Vermögenshaushaltes. Diese Vorbereitungsarbeiten zur Prüfung der Jahresrechnung (sogenannte Visakontrolle ) wandelten sich im laufe der Zeit immer mehr von einer formellen Vorprüfung zu einer Beratungs- und Hilfestellungsfunktion; insbesondere nach der Einführung der Budgetierung und des Neuen Steuerungsmodelles mit seinen nach unten delegierten bzw. geänderten Entscheidungsebenen. Im Rahmen der Visakontrolle können evtl. Fehlerquellen bereits im Vorfeld ver-hindert werden. Beanstandungen werden vor der Durchführung der Maßnahme ausgeräumt bzw. es werden Regelungen getroffen, die den Bedenken des Recheungsprüfungsamtes Rechnung tragen. Beratung und ggfs. Mithilfe durch das RPA erfolgt auch im Bereich der Ausschreibungen (Val I VOB); hier insbesondere bei der textlichen Abfassung der ausgeschriebenen Lieferungen (leistungsverzeichnisse) sowie der formellen Abwicklung einer Ausschreibung. Von Seiten des RPA wurde eine Check-Liste zur Verqabeprüfunq erstellt; die ausschreibenden Stellen werden ggfs. vorab über gesetzliche Anderungen im Bereich Val I VOB informiert. In vielen Fällen erfolgen Vorabinformationen bezüglich geplanter Ausschreibungen, so dass bereits im Vorfeld evtl, erforderliche Abstimmungen erfolgen können. Diese intensive Befassung des Rechnungsprüfungsamtes mit Ausschreibungen ist auch als eine vorbeugende Antikorruptionsmaßnahme zu verstehen. Ebenso wird bei der täglichen Arbeit konsequent auf mögliche Korruptionsindikatoren geachtet. Hinzu kommt auf diesem Gebiet ein laufender Erfahrungsaustausch auf Kreisebene sowie mit der VERPA (Vereinigung der Rechnungsprüfungsämter). Des weiteren überwacht der leiter des Rechnungsprüfungsamtes als Antikorruptionsbeauftragter u.a. die Umsetzung der Empfehlungen des Antikorruptionserlasses der Landesregierung sowie die Anwendung der Richtlinien für das Verbot der Annahme .on Vergünstigungen bei der Stadt Erftstadt vom 05.03.2002. Zwischenzeitlich sind die in 2003 vom Rechnungsprüfungsamt erstellten und vom Rat beschlossenen .Verqaberichtlinien" in Kraft, die Korruption und Manipulation durch klar definierte und einheitliche Vorgehensweisen entgegenwirken. So weit personell möglich, ist das Rechnungsprüfungsamt auch bei Submissionen anwesend. Weitere Maßnahmen zur Korruptionsprävention sind vorgesehen. Im letzten Prüfbericht wurde wiederholt angeregt, eine zentrale Vergabestelle - das muss kein "Vergabeamt" sein - einzurichten. Auch dies würde der Korruptionsgefahr entgegenwirken. Die Vergabestelle könnte auf die wichtigsten Aufgabenstandards beschränkt sein. Entsprechende Vorschläge wurden seitens des RPA der Verwaltungsführung sowie den Werkleitungen, die hier besonders involviert sind, bereits vorgetragen. Außerdem: Gem. § 22 VOB darf bei Vergaben nicht Verhandlungsleiter sein, wer an der Bearbeitung I Ausführung oder der Prüfung des Verfahrens beteiligt ist. Im Verwaltungshaushalt wurden unter Berücksichtigung der im Jahresbericht 2002 erfassten Haushaltsstellen nachfolgende Bereiche geprüft (bautechnischer Teil siehe Kapitel 20). 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.2 21.1 Sonstige Personalausgaben 21.11 Feststellungen aus der Visakontrolle 21.2 Prüfung Personalakten (*) 21.21 Beamte 21.22 Angestellte 21.23 Arbeiter 21.3 Verwaltungs- und Betriebsausgaben (*) • aus den Bereichen GRZ 52 - 65 Nur Zusammenfassung - Text Einzelfallprüfungen "Gesonderten Berichtsband } siehe 21.1 Sonstige Personalausgaben 21.11 Feststellungen aus der Visakontrolle Reise nach Jelenia Gora zur 5.Polnisch-Deutschen Musikwerkstatt 18.-25.10.2003. Am 06.10.2003 wurde im Rahmen der Visakontrolle eine Auszahlungsanordnung 5000,-- Euro dem RPA zur Prüfung und Abzeichnung vorgelegt. Die Prüfung ergab insgesamt folgende Fragen I Hinweise I Beanstandungen: über 1. Es handelt sich um freiwillige Leistungen, diese Haushaltssicherungskonzept nicht geleistet werden. Es besteht Haushalt, Haushaltsplan somit nicht rechtkräftig. • 2. Das RPA hat deswegen 20.12.2002. Bedenken dürfen wegen kein genehmigter im Hinblick auf § 81 GO und Verfügung vom 3. Gemäß Gruppierungsplan sind Dienstreisen über die Gruppierungsziffer 650 .. abzurechnen. Die Ausgaben sind aus der Haushaltsstelle 1.333.6500 .. zu tätigen. Die auf der Haushaltsstelle 1.333.6300.. angesetzten Mittel für Jelenia Gora sind bereits durch das Gastkonzert im Frühjahr 2003 in Höhe von 7.530,-- Euro ausgeschöpft. 4. Als Zahlungsempfänger für den Barscheck wurde eine Mitarbeiterin der Musikschule angegeben. Der Zahlungsempfänger darf gem. Gemeindekassenverordnung nicht gleichzeitig die Auszahlungsanordnung "sachl. und rechn. richtig" abzeichnen. 5. . Bei dem Vorgang fehlt die Freigabe der Mittel gemäß § 81 GO durch -20- It. Verfügung vom 20.12.2002. 0' 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.3 6. Die zur Prüfung vorgelegten Unterlagen sind unvollständig. Es fehlt die Teilnehmerliste und die Quittungen über die gezahlten Teilnehmerbeträge. Wo wurde der Eingang des Geldes verbucht? 7. Bei der vom Hotel Palac ausgestellten Rechnung fehlen die Einzelnachweise über die für 19 Personen bezahlte Halbpension, der Getränke an 5 Tagen und die 92 Essen des Freundschaftsabends. Ferner fehlen die Einzelquittungen über den Erhalt der Teilnehmerbeträge. Auch ist der Eingang des Geldes auf Verwahr- und Vorschussbuch im Haushaltsjahr 2003 nicht zu verzeichnen. Wieso werden Barmittel in dieser Höhe von der Musikschule entgegengenommen? Es besteht nach Kenntnis des RPA keine Ermächtigung für eine solche Barkasse (Kassensicherheit I). Diese bezieht. sich lediglich auf den Kartenverkauf für Veranstaltungen. . ~ie Zusatz- und Reiseverpflegung wurde aus städtischen Mitteln bezahlt. Warum wurde diese nicht selbst von den Reiseteilnehmern beglichen? Das RPA bittet um Begründung. Stellungnahme der Verwaltung: • 1. Es handelt sich nicht um eine neue freiwillige Leistung, auch nicht um eine freiwillige Leistung an Dritte, sondern um die Fortführung einer betriebsoriginären Aufgabe (s. Leistungsvereinbarung). 2. Die Aufenthaltskosten werden aus der HHSt. 1.333.6300 für 38 Personen bestritten, wofür die 5.000,-- Euro in bar vor Ort benötigt werden. Die Reisekostenabrechnungen gern. Dienstreisen für die 6 begleitenden Lehrkräfte werden (abzüglich der Übernachtungs- u. Verpflegungskosten und ohne Fahrtkosten) aus der HHSt. 1.333.6500 bestritten. 3. Die für die Reise benötigten Mittel von 5.000 Euro sind auf der HHSt. 1.333.6300 verfügbar. Zum Ausgabenzweck gezielt erwirtschaftete Mehreinnahmen (u.a . Zuschuss-Polnisches Jugendwerk, aus 2002 übertragene Mittel für interkommunale Zusammenarbeit, Spendeneinholung für die Maßnahme und weitere Aktionseinnahmen aus gleichem Grund) ermöglichen diese Ausgabe. Die im HHPlan 2003 für die geplanten Partnerschaftsmaßnahmen ausgewiesene Summe von 7.141,-- Euro stellt wie die anderen Positionen erläutemd die Gesamthöhe der mit HH-Aufstellung benötigten Mittel dar. 4. Fr. St. hat ihre Vormerkungs-Eingabe (nur sie macht diese im Amt 44) sachlich u. rechnerische nach Anweisung vollzogen, dies deckt meine Unterschrift ab. Als weitere Zeichnungsberechtigte hat Fr. P. die .sachl u. rechnerisch richtige" Eingabe nachträglich per Unterschrift verifiziert. Ein Konto wird automatisch bei der Eingabe des Zahlungsempfängers ausgewiesen. Das der Betrag nicht auf das Konto von Fr. St. transferiert werden soll, ergibt der deutliche Hinweis "Barscheck". Der Barscheck-Betrag wird von mir in Landeswährung umgetauscht, um vor Or! die entstehenden Kosten zu begleichen. Auf eine Anzahlungs-Auslandsüberweisung für die Hotels habe ich verzichtet, um unser Geld im Lande zu behalten, der Restsummen-Bereich hätte sowieso Bargeld notwendig gemacht für die Hotels, für die mobile Restverpflegung und Reisenebenkosten. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.4 5. -20hat bei der Verfügbarmachung der Finanzmittel haushaltstechnisch umfangreich mitgewirkt. 6. Die Reisegruppe per Bus umfasste 36 Personen, 30 Schüler und 6 Dozenten. Untergebracht in den beiden Hotels Fenix und Palac waren 38 Personen, 36 SchülerlDozenten und 2 Busfahrer. Die Eigenbeteiligung der Schüler betrug 111,-- Euro pro Person Euro ergibt 3.330,-- Euro. = 30 x 111,-- Dieser Betrag von 3.330,-- Euro wurde vor Reiseantritt bar eingesammelt, was zusammen mit 5000,-Euro des eingelösten Barschecks aus MSHaushaltsmitteln 8.330,-- Euro Reisegeld ergab. Damit beglich ich (H.E.)) anfallende Kosten in Euro sowie nach Geldumtausch in Zloty. Da die über die Hotelkosten hinausgehende Zusatzkosten geringer ausfielen, konnten 388,21 Euro dem Budget wieder zugeführt werden . • Alle Planungskosten waren eruiert und im Falle der beiden Hotels angebotsmäßig verifiziert. Alle IST-Kosten sind belegt, somit auch die Verwendung sowohl der privaten Beteiligungsgelder als auch der Budgetmittel 7. Hotel Palac: Der Rechnungspreis des Hotels für Übernachtung/Frühstück der 19 Personen stimmt mit dem Angebotspreis überein. Der Rechnungsbetrag des Hotels für die geleistete Verpflegung stimmt mit der Aufgliederung von -44- überein. Auf den Schülerlisten haben Lehrkräfte, Sekretariat und -44- den Bargelderhalt der jeweiligen Selbstbeteiligung von 111 Euro empfangsgemäß quittiert (Quittungen darüber wurden von den Eltern nicht begehrt). • Der Gesamtbetrag von 3.330 Euro (30 Schüler je 111 Euro bildete zusammen mit 5.000 Euro aufgrund eines Barscheci-s aus dem Budget das als Reisekasse benötigte Bargeld, um die vor Ort entstehenden Kosten zu begleichen. Da es sich weder um eine organisierte Freizeitaktion noch um einen Kulturtourismus handelte, sondern um eine dienstleistende Arbeitswoche, waren die grundsätzlichen Kosten für Gesamtverpflegung, Übernachtung und Fahrt ( die der Förderkreis durch die Busgestellung erst ermöglichte) nicht den teilnehmenden Personen aufzuerlegen. nachgewiesenen Die Zuordnung der Selbstbeteiligung innerhalb der Gesamtkosten ist beliebig - also deckt sie auch Zusatz- u. Reiseverpflegung ebenso wie Bett und Museumsbesuch. B Es besteht keine Ermächtigung für die o.a. Mitarbeiter/innen zur Entgegennahrne von Bargeld in der angegebenen Höhe. Ferner ist es bei Bargeldabwicklungen verkehrsüblich und selbstverständlich, Quittungen über den Erhalt auszustellen. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.5 B Die Mitnahme von Bargeld nach Polen in Höhe von 8.330,- Euro (immerhin ca. 16.200.-DM !) ist nach Ansicht des RPA'S nicht akzeptabel und ignoriert Sicherheitsaspekte. Nach Rücksprache mit -130- ist eine Versicherung von Barmitteln nur innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gegen Raub möglich und muss gesondert abgeschlossen werden. Eine Versicherung von Barmittel ist anlässlich der o.a. Reise nach Auskunft von -130- in keiner Weise erfolgt. H Bei den Kassen-Anordnungen bitte die Vorschriften der Gemeindekassenverordnung einhalten. Außerdem bittet das RPA - auch zur Vermeidung solcher umfangreichen Rückfragen dringend um mehr Transparenz bei künftigen Abrechnungsverfahren . • prüfUng von Beihilfeberechnungen Die Beamten der Stadtverwaltung haben Anspruch auf Gewährung von Beihilfen in Krankheits-, Geburts- und Todesfällen entsprechend der Beihilfeverordnung NW vom 27.3.1975. In Krankheits-, Geburts- und Todesfällen werden Beihilfen gewährt an - Beamte und Richter mit Ausnahme der Ehrenbeamten, Ruhestandsbeamte und Richter im Ruhestand, Witwen, Witwer sowie Kinder (§ 23 Beamt.YG) der o.a. Personen, Verwaltungslehrlinge, Verwaltungspraktikanten u. Schulpraktikanten, solange sie Dienstbezüge, Anwärterbezüge, Ruhegehalt, Witwengeld, Witwergeld, Waisengeld, Unterhaltsbeitrag oder Unterhaltsbeihilfe erhalten. Beihilfefähig sind die notwendigen • Ausgaben in angemessenem Umfang - in Krankheitsfällen zur Wiedererlangung der Gesundheit, zur Früherkennung von Krankheiten - für prophylaktische Leistungen in Geburtsfällen für die Entbindung, das Wochenbett und die Säuglingsausstattung, - in Todesfällen für die Erd- oder Feuerbestattung, für Schutzimpfungen - ausgenommen für solche aus Anlass von - Auslandsreisen (Urlaub). Über die Notwendigkeit und den angemessenen Umfang von Aufwendungen entscheidet die Festsetzungsstelle. Sie kann bei Zweifel über die Notwendigkeit und den angemessenen Umfang ein Gutachten eines Amts- u. Vertrauensarztes (zahnarztes) einholen. Die Beihilfe bemisst sich nach einem Vomhundertsatz der beihilfefähigen Aufwendungen (Bemessungssatz); maßgebend für die Höhe des Bemessungssatzes sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt des Entstehens der Aufwendungen. Der Bemessungssatz beträgt für Aufwendungen, die entstanden sind für a) b) c) d) den Beihilfeberechtigten 50 % den Empfängern von Versorgungsbezügen 70 % den berücksichtigungsfähigen Ehegatten 70 % ein berücksichtigungsfähiges Kind sowie eine beihilfeberechtigt ist 80 %. Waise, die als solche 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.6 Sind zwei oder mehr Kinder berücksichtigungsfähig, beträgt der Bemessungssatz bei dem Beihilfeberechtigten nach Satz 2 Buchstabe a) 70 %, bei mehreren Beihilfeberechtigten beträgt der Bemessungssatz nur bei einem von ihnen zu bestimmenden Berechtigten 70 %. Diese Bestimmung kann nur in Ausnahmefällen neu getroffen werden. Je Kalenderjahr, in dem ein Beihilfeantrag gestellt wird, ist die Beihilfe .Kostendärnpfunqspauschale" zu kürzen, Diese wurde ab 01,01,2003 erhöht Die Kürzung erfolgte in 2003 wie nachstehend um eine aufgeführt: Besoldungsgruppen A 7 - A 11 - 150 Euro Besoldungsgruppen A 12 - A 15 - 300 Euro Besoldungsgruppen A 16, B 2 - 450 EuroBesoldungsgruppen B 4 bis B 7 - 600 Euro Höhere Besoldungsgruppen - 750 Euro -, • Es werden pro Kind 26 Euro von der Kostendämpfungspauschale Bei Teilzeitbeschäftigten abgezogen, wird sie im gleichen Verhältnis wie die Arbeitszeit vermindert, Die Kostendämpfungspauschale bemisst sich bei den Ruhestandsbeamten nach dem Ruhegehaltsatz, max, jedoch 70 % von den o.q. Beträgen, Bei Witwen und Witwern beträgt die Kostendämpfungspauschale 60 % des Ruhegehaltssatzes, max. jedoch 40 % von den o.q. Beträgen, Die so berechnete Kostendämpfungspauschale wird auf volle Euro 5 abgerundet Bei Waisen, bei Beamten auf Widernuf im Vorbereitungsdienst sowie bei Beihilfeberechtigten, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, entfällt die Kostendämpfunqspauschale. Die Beihilfen werden auf Antrag gewährt, Die Anträge sind Festsetzungsstelle unter Beifügung der Originalbelege vorzulegen, • der zuständigen Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn sie innerhalb eines Jahres nach Entstehen der Aufwendungen, spätestens jedoch ein Jahr nach der ersten Ausstellung der Rechnung beantragt wird, Bei verspätet geltend gemachten Aufwendunqe-i darf eine Beihilfe nur gewährt v-erden, wenn das Versäumnis entschuldbar ist Arzt- und Zahnarztrechnungen sollen die Diagnose sowie Stempel und Unterschrift des Ausstellers enthalten, Auf eine zu erwartende warden. Beihilfe können angemessene Abschlagszahlungen geleistet Ergebnis der Prüfung Budget 10991 Haushaltsstelle:1.020,4500 1 Anordnungssoll: 549.293,28 Euro Die Berechnung der Beihilfen unterliegt der laufenden Visakontrolle. Im Jahre 2003 wurden 1160 Beihilfeanträge abgerechnet und geprüft, An Differenzen, welche sich aufgrund der Prüfung ergaben, entstanden 5.482,38 Euro. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.7 Aus- und Fortbildung Die Kosten der Aus- und Fortbildung von Mitarbeitern und (-innen), einschließlich der damit verbundenen Reisekosten, werden über diese Gruppierungsziffer abgewickelt. Zum 01.01.1999 wurde das Landesreisekostengesetz NW neu gefasst. Mit der Übernahme der steuerlichen Tagegeldsätze entfällt - wie schon 1992 beim Auslandstage-/Übernachtungsgeld - die Staffelung der (Inlands-) Tage- und Übernachtungsgelder nach Reisekostenstufen sowie die Differenzierung nach eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen und Fortbildungsrnaßnahmen. Das Tagegeld ist jetzt zeitlich gestaffelt. Bei einer Reisedauer von mindestens 8 Stunden werden 6 Euro gezahlt, 12 Euro von mindestens 14 Stunden und 24 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. • Mit dem Wegfall der Reisekostenstufen reduziert sich auch das Übernachtungsgeld auf einen einheitlichen Pauschbetrag (20 Euro). Über dem Pauschbetrag liegende Übernachtungskosten werden - so weit notwendig und unvermeidbar - erstattet. Die Übernachtungspauschale wird ohne Nachweis für jede notwendige Übernachtung auch bei mehreren Übernachtungen - im Rahmen einer Dienstreise gewährt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher als 20 Euro, kann bei Übernachtungen in Großstädten (mehr als 100000 Einwohner) ein Betrag von bis zu 80 Euro, in anderen Orten ein Betrag von bis zu 50 Euro als unvermeidbar angesehen werden. Darüber hinaus gehende Übernar.htungskosten bedürfen einer eingehenden Begründung. Es ist grundsätzlich das dem Tagungsort nächstgelegene und preiswerteste Hotel des Geschäftsortes zu berücksichtigen. Die seitens des Finanzministeriums NW herausgegebene Hotelpreisliste kann als Orientierung genommen werden. • Das Auslandsübernachtungsgeld beträgt nunmehr ohne belegmäßigen Nachweis 30 Euro. Es kann bei Nachweis höherer Übernachtungskosten bis zu dem in Spalte 5 angegebenen Betrag (Anlage zu § 3 ARVO) für jedes Ausland erstattet werden . Die Möglichkeit einer Zuschussgewährung über diesen Betrag hinaus, nach ~~achweis unvermeidbarer Mehrkosten, besteht nach wie vor. Bei der Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel können ab 01.01.1999 im Nahbereich (unter 150 km) bei Benutzung von HochgeschwindigkeitsZügen (ICE u.a.) generell nur noch die Kosten der niedrigsten Wagenklasse erstattet werden. Bei der Bemessung der Wegstreckenentschädigung sind die Staffelung der Sätze nach Hubraum und der Begriff "anerkannt privateigenes Kraftfahrzeug" entfallen. Wegstreckenentschädigung nach § 6 Abs.1 Satz 2 LRKG (30 Cent) wird nur gewährt. wenn die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht möglich oder nicht zumutbar oder die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges aus anderen triftigen (dienstlichen oder zwingenden persönlichen) Gründen notwendig ist. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist grundsätzlich vor Antritt der Dienstreise durch die zu genehmigende Stelle festzustellen. Die Neufassung des LRKG NW' blieb nicht ohne Auswirkungen auf die Trennungsentschädigungs-Verordnung.' Auch hier wurden einheitliche Trennungstagegeldsätze eingeführt, die Differenzierung nach Reisekostenstufen aufgegeben. Die Einbehaltungsvorschriften des § 7 Abs.2 LRKG gelten für den Bereich der TEVO entsprechend. Pendler können nur noch die Kosten der niedrigsten 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.8 Wagenklasse regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel erstattet bekommen, bei Vorliegen triftiger Gründe für die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges auf der Strecke zwischen Wohnung und Dienststätte beträgt die Wegstreckenentschädigung 22 Cent. Die von den einzelnen Dienststellen durchgeführten Fortbildungsmaßnahmen in 2003 wurden im Rahmen der allgemeinen Visakontrolle und der Prüfung der Haushaltsrechnung 2003 (stichprobenartig) nach den oben beschriebenen Kriterien des neu aufgelegten Landesreisekosten-Gesetzes NW überprüft. 21.2 Prüfung • Personalakten Die Personalakten der städtischen Bediensteten unterliegen einer kontinuierlichen jährlichen Überprüfung durch das RPA. Schwerpunkte der Prüfungen sind: Kindergeldzahlungen Einhaltung der besoldungs- und tarifrechtlichen Bestimmungen Eingabedaten im Abrechnungsverfahren - Dienstbezüge - Gehälter - Löhne-. Das Kindergeldrecht ist durch das Jahreslohnsteuergesetz 1996 vom 11.10.1995 vollkommen neu gestaltet worden. Der Kindergeldanspruch ist als steuerlicher Freistellungsanspruch konzipiert worden. Insoweit ist nicht mehr das Bundeskindergeldgesetz (BKGG) Rechtsgrundjage für den Anspruch, sondern vielmehr das Einkommensteuergesetz (EStG). Die Prüfung im Bereich der Kindergeldzahlungen erfolgt als Vorprüfung nach den Bestimmungen der LHO. Der Bericht über die Einzelprüfungen enthält Identifizierungsmerkmale, die Rückschlüsse auf die betroffenen Bediensteten zulassen können. Er wird deshalb im "Gesonderten Berichtsband" abgedruckt. Das RPA verweist hierzu auch auf § 4 Abs.1 Nr. 1 der Geschäftsordnung des Rates, wonach Personalangelegenheiten in nichtöffentlicher Sitzung zu beraten sind. • Es wurden 15 Personalakten geprüft. Zusammenfassend Bereich folgendes ausgeführt werden: kann zu dem geprüften Beamte In einem Fall wurde das Einkommen des Kindes mit Brutto 8.244,23 € angegeben. Dieser Betrag wurde falsch in die Berechnung übernommen. Dies hatte allerdings keine Auswirkung auf die Kindergeldzahlung. Angestellte Es erfolgte ein Hinweis wegen fehlender Kindergeldzahlung. Arbeiter Bestätigung der Kindergeldkasse bezüglich Es erfolgten Hinweise und Beanstandungen wegen fehlender Unterlagen (Vergleichsmitteilungen, Einkommensnachweise) im Hinblick auf die Kindergeldzahlungen. In zwei Fällen war die Einkommensberechnung Auswirkungen auf die Kindergeldzahlungen. falsch. Dies hatte aber keine 21. Prüfungen in Einzelbereichen 21.3 Themenprüfungen Seite: 20031 Verwaltungs- 21.9 und Betriebsausgaben 21.31 Städt. Beteiligungen 21.32 Versicherungen 21.33 Sonderrücklagen 21.34 Steuerveranlagungsverfahren 21.35 VorgangsprOfung nach Gruppierungsziffern - 52 Geräte 1 Ausstattung - 63 Verwaltungs- und Betriebsausgaben - 65 Geschäftsausgaben (ohne Telefon-I Portokosten) - 93 Vermögenshaushalt • 21.36 Subventionen, IPlanungsamt Teilbereich "ökologische Regenwassernutzung" Umwelt- 21.31 Städt. B,eteiligungen Die Stadt Erftstadt ist z. Zt. an 5 Gesellschaften mit einem Gesamtkapital in Höhe von 52.371,€ beteiligt. Bei einer dieser Gesellschaften läuft allerdings ein Liquidationsverfahren. Die Unternehmen sind auf öffentliche Zwecke nach § 108 Abs. 1 Nr. 7 GO ausgerichtet; eine Rechtsform mit Haftungsbegrenzung wurde gewählt. • Gem. § 107 Abs. 1 GO darf sich die Gemeinde zur Erfüllung ihrer Aufgaben wirtschaftlich betätigen, wenn ein öffentlicher Zweck dies erfordert und die Betätigung nach Art um Umfang in einem angemessenen Verhältnis zu der Leistungsfähigkeit der Gemeinde steht. Im Vordergrund steht hier, dass die Stadt keine Verpflichtungen eingeht, die die Finanzkraft auf Dauer negativ beeinflussen kann . Nach § 108 Abs. 1 Nr. 3 und 5 GO darf die Gemeinde Unternehmen und Einrichtungen in einer Rechtsform des privaten Rechts nur gründen oder sich daran beteiligen, wenn eine Rechtsform gewählt wird, welche die Haftung der Gemeinde auf einen . bestimmten Betrag begrenzt .. und sich die Gemeinde nicht zur Ubernahme von Verlusten in unbestimmter oder unangemessener Höhe verpflichtet. Im Falle der Beteiligung bei INTEG wurde mit der Rechtsform der GmbH eine solche gewählt, die gem. § 108 Abs. 1 Nr. 3 GO die Haftung der Stadt auf einen bestimmten Betrag begrenzt (Gesellschaftsanteile). Äußerst fraglich ist allerdings die im Beschluss des Verwaltungsrates der INTEG GmbH vom 30.9.92 getroffene Vereinbarung, dass die Gesellschafter die durch die Auflösung der Gesellschaft entstehenden Kosten tragen. Hierdurch sind erhebliche finanzielle Verluste entstanden. Gemäß § 112 GO hat die Gemeinde zur Information der Ratsmitglieder und der Einwohner einen Bericht über ihre Beteiligungen zu erstellen und jährlich fortzuschreiben. Diese Berichte wurden entsprechend der Vorschrift gefertigt (Beteiligungsbericht 2003 - V 7/2993). Auf die Möglichkeit der Einsichtnahme wurde hingewiesen. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.10 Beteiligungen der Stadt Radio Erft GmbH & Co KG Gesellschaftszweck ist die zur Produktion und zur Verbreitung des lokalen Rundfunks erforderlichen techno Einrichtungen zu beschaffen und dem Vertragspartner zur Verfügung zu stellen, dem Vertragspartner die zur Wahrnehmung seiner gesetzlichen und durch Vereinbarung bestimmten Aufgaben erforderlichen Mittel in vertraglich bestimmten Umfang zur Verfügung zu stellen, für die Vertragspartner Produktionshilfen zur Verfügung zu stellen, Hörfunkwerbung zu verbreiten. • Beschluss V 5/0665 Vereinbarung Gesellschafterversammlung von 11/1990 Anteil 1,25% vom Geseilschaftskapital (BOO.OOO,-DM) = 5.113,00 € - Vertreter der Stadt: BM Bösche Entsprechend der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung überschüsse anteilig ausgezahlt: Beschluss vom 19.09.00 Überschuss 750.000,00 DM Beschluss vom 12.06.01 Überschuss 797.726,11 DM wurden die Jahres- -+ 1,25% = 9.375,00 -+ 1,25%= 9.971,58 DM DM In 2001 wurde der Überschuss i.H.v. 68.145,18 DM (15.000,- €) nicht ausgezahlt, sondern in der Bilanz 2002 vorgetragen. Der Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2002 datiert vom 11.02.2003. Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung bzw. sonstige Unregelmäßigkeiten wurden hierbei nicht festgestellt. • Die Gewinn- und Verlustrechnung schließt mit einem Jahresfehlbetrag von ca. 287.000,- € ab. Hauptgründe für diesen Ergebnisrückgang sind der Rückgang der Umsätze aus der Hörfunkwerbung und die Rerluzierung der Vertriebsprovisionen . Auf der Kostenseite sind die Schutzrechte GEMAlGVL um 49.000 € höher als im Voriahr. Verbandswasserwerk Euskirchen GmbH Gesellschaftszweck ist die Gewinnung, die Aufbereitung und die Verteilung von Brauch- und Trinkwasser. Gesellschaftervertrag 12/1 908: Bliesheim, Barr, Erp und Niederberg 1957 Beitritt Friesheim Gesellschafterversammlung STV Morgen, SB Rhiem Der Anteil folgenden Gemeinde Gemeinde Gemeinde Antei119,53% vom Stammkapital (73.700,- €) gerundet 14.500,- € = - Vertreter der Stadt (2003): BM Bösche o.V.i.A., der Stadt Erftstadt von 28.300,- DM am Stammkapital setzt sich aus Stammeinlagen ehem. Gemeinden zusammen: Erp 11.000,- DM Bliesheim 8.000,- DM Friesheim 3.300,- DM 21. Prüfungen in Einzelbereichen Gemeinde Barr Gemeinde Niederberg Seite: 21.11 3.500,- DM 2.500,- DM Gesellschafter sind die Städte Zülpich, Weilerswist, Erftstadt, Mechernich und Euskirchen. VR-Bank Brühl-Erftstadt eG Gesellschaftszweck ist die Förderung des Erwerbs und gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb. der Wirtschaft ihrer Mitglieder durch Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb einer Kreditgenossenschaft zur Förderung des Sparsinns, zur Pflege des Einlagengeschäfts, zur Pflege des Kreditgeschäfts mit Mitgliedern und zur Vornahme aller sonstigen • Bankgeschäfte. I Geschäftsanteil Mitgliedschaft Amtsverwaltung Liblar ab 1964 Rechtsnachfolger Stadt Erftstadt ab 1969 Vertreterversammlung: 2.080,- € je 80 Mitglieder 1 Vertreter (Namensliste lag vor) Übernahme Guthaben von Amtsverw. Liblar + Dividende 1971/1972/1973/1974/1975 insgesamt entspricht Aufstockung 2001 aus Dividende insgesamt 3.000,00 900,00 3.900,00 1.994,04 85,96 2.080,00 DM DM DM € € € Die Divldenden 1976-2000 + 2002 wurden im Städt. Haushalt vereinnahmt (HHst. 2.620.9300). Uber die Verwendung des Jahresüberschusses beschließt die Vertreterversammlung; dieser kann, soweit er nicht der gesetzl. Rücklage oder anderen Ergebnisrücklagen zugeführt oder zu anderen Zwecken verwendet wird, an die Mitqlieder nach dem Verhältnis ihrer Guthaben verteilt werden ( G 14 Satzunq). Wirtschaftsförderungsgesellschaft Rhein-Erft GmbH Gesellschaftszweck ist die Verbesserung der sozialen Struktur des Erftkreises Zur Erreichung dieses Zweckes ist die Gesellschaft insbesondere berechtigt für den Erftkreis als Wirtschaftsraum und tür die Ansiedlung von Betrieben zu werben, ansiedlungsinteressierte und ansässige Betriebe bei der Beschaffung von Grundstücken, Arbeitskräften, Krediten usw. zu beraten und zu unterstützen, Koordinierungsaufgaben für die Gesellschafter auf dem Gebiet der Wirtschaftstörderung zu übernehmen, Informationssysteme aufzubauen und fortzuschreiben, die Gesellschafter bei der örtlichen und überörtlichen Planung zu beraten und zu unterstützen, im Einvernehmen mit einem Gesellschafter Industrie- und Gewerbeansiedlungen im Gebiet der antragstellenden Kommune durchzuführen. Die der Gesellschaft dabei entstehenden Aufwendungen (Kosten) trägt der belegende Gesellschafter. Mitgliedschaft seit 1977 - V 4998 - StrukturFörderungsgesellschaft = Anteil 1,316% 20.000,DM (10.226,- €) 21. Prüfungen in Einzelbereichen Vertreterversammlung: Seite: 21.12 Vertreter Stadt (2003): STV Granrath Das Unternehmen dient nicht zu Erwerbszwecken, sondern verfolgt ausschließlich gemeinnützige Zwecke; es wird kein Gewinn angestrebt. Die Gesellschafter erhalten keine Gewinnanteile und auch keine Sonderzuwendungen aus Mitteln der Gesellschaft. Das Stammkapitel der Gesellschaft beträgt 777.163,66 €. Gesellschafter sind Erftkreis, Stadt Bedburg, Stadt Bergheim, Stadt Brühl, Gemeinde Elsdorf, Stadt Erftstadt, Stadt Frechen, Hürther Stadtentwicklungsgesellschaft, Stadt Kerpen, Stadt Pulheim, Stadt Wesseling KSK-Kapitalbeteiligung Holding GmbH. INTEG GmbH, Frechen • Gesellschaftszweck ist . die Beschäftigung von körperlich, geistig oder seelisch Behinderten - vorrangig mit Wohnsitz im Erftkreis -, die wegen einer nicht nur vorübergehenden Funktionsbeeinträchtigung auf die Hilfe anderer angewiesen sind, zur Eingliederung in Arbeit, Beruf und Gesellschaft. Mitgliedschaft • = Anteil 9,78% 20.000,- DM Erhöhung 1992 auf 40.000,DM 120.452,- €l seit 1989 - V 4/2757 Vertreterversammlung: Vertreter Stadt: STV Rips Gesellschafter sind: Stadt Bergheim, Stadt Erftstadt, Stadt Frechen, Stadt Kerpen, Wirtschaftsfördenungsgesellschaft Rhein-Erft und Stadt Hürth, Stadt Pulheim. Siemens-Nixdorf. Die Vertreter der Gesellschafter beschlossen am 30.9.92, die INTEG-GmbH zum Verluste 31.12.1992 aufzulösen und die durch die Auflösung entstehenden entsprechend den Anteilen zu tragen. Entsprechende Beschlüsse der politischen Gremien liegen vor. Die Zahlungen der Stadt (ohne Gesellschaftsanteile) belaufen sich auf 270 TOM. Für alle Gesellschafter Gem. Schreiben des Verluste entstanden. sind somit erhebliche finanzielle Liquidators vom 15.11.2002 ist die Liquidation der Firma INTEG faktisch abgeschlossen. Die Angelegenheit sollte nunmehr auch formell zügig zum Abschluss oebracht werden (Handelsreoister etc.) 21.32 Versicherungen Bei der Stadt erfolgt eine zentrale Bearbeitung der bestehenden bzw. abzuschließenden Versicherungen. Die Jahresbeiträge werden den zuständigen Budgets unter der Gruppienungsziffer 64 belastet. Gesamtübersicht über die in 2003 bestandenen Versicherungsobjekt Jahresbeitrag (Gebäude) 123.943,15 SchulenlTurnhalien Kinderoärten/Juoendzentrurn Versicherungen: , 18.375,26 8.649,50 Feuerwehrqerätehäuser/Feuerwache , : Friedhofshallen 2.328,27 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: Ü-Heime/Asvlantenwohnhaus 39.963,59 Bauhof/Stadthaus/Rathausnebenstellel RathausNHS-Gebäude/Bücherei 18.827,06 Sonstige Gebäude (Lagerhalle, Wohnhaus, Stadttore u.ä.) 13.034,30 Kiosk, Insgesamt Kfz.-Versicherungen Fahrzeugen) 21.13 225.12113 (bei 79 zugelassenen Sonstige Versicherungen 37.202,22 Jahresbeitrag Feuerwehrunfall-/sterbekasse Gesetzt. UnfallversicherunQ Artothek, Instrumente, Filmapparate, Elektronikversieherune Ausstellungs-, Eigenschadenvers., allg. Haftpflichtvers., Personalrat (Unfall), Freiw. Feuerwehr (Unfall), Schülerunfallvers., VHS und MS, Mandatsträoer (Unfall) 22.870,63 335.250,13 14.214,33 152.988,37 525.323,46 ~gesamt Nicht aufgeführt sind Einzelverträge, welche unterjährig für einen kurzen Zeitraum e;;bgeschlossen wurden (z.B. Ausstellungsversicherung, Versicherung anlässlich Tag des offenen Denkmals u.ä.) Die bestehenden Versicherungen wurden getrennt nach Gebäuden Kraftfahrzeugen bei zwei Versicherungsgesellschaften abgeschlossen. bzw. Bezüglich der Kfz.-Versicherungen handelt es sich um ein Versicherungsuntemehmen, welches speziell Gebietskörperschaften, kommunale Unternehmen u.ä. versichert und günstige Sondertarife gewährt (öffentlich-rechtlicher Träger ). Nach Auskunft des Fachamtes ist die Zusammenarbeit mit diesem Versicherer unproblematisch. Bezüglich der Schadensregulierung ist dieser sehr kulant und reagiert schnell. Laut Mitteilung des Fachamtes sowie Prüfung verschiedener Policen durch das RPA endet die Laufzeit der Versicherungsverträge für die städt. Gebäude (freie, private VerSicherungsträger) am 31.12.2005. Grundsätzlich unterliegen Versicherungsverträge unter die Vorschriften der VOLIA. dem Vergaberecht und fallen H: » Bei den Gebäudeeiner Ausschreibung und Inhaltsversicherungen zu prüfen. Eine Umfrage ist rechtzeitig bei anderen die Möglichkeit Kommunen hat 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: ergeben, dass für den Bereichen Gebäude- und Inhaltsversicherungen entsprechende Ausschreibung Kosteneinsparungen möglich sind. 21.14 durch eine Bei einer jährlichen Gesamtversicherungssumme von ca. 225.000 € ist eine "Europaweite Ausschreibung" (s. Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt) durchzuführen. Evtl. wäre eine Vergabe nach Losen sinnvoll (z.B. Schulen, Kindergärten, Feuerwehrgerätehäuser usw.). ~ Im Bereich Kraftfahrzeugversicherungen wäre nach Ansicht des RPA eine Ausschreibung wenig sinnvoll, da es sich, wie bereits ausgeführt, um Sondertarife eines öffentlich-rechtlichen Versicherungsträgers handelt. Bei der Stadt sind gerade im Feuerwehrbereich oftmals Fahrzeuge mit nicht unerheblichen Sonderausstattungen zu versichern. Außerdem wird es immer erforderlich sein, im laufenden Jahr neue Fahrzeuge kurzfristig zu versichern, bzw. für stillgelegte Kfz bestehende Versicherungen zu kündigen. Da der Schwellenwert für eine EU-Ausschreibung hier bei weitem nicht erreicht wird, ist die Vorgehensweise akzeptabel. • Bearbeitungshinweise für eine Ausschreibung Eine zielorientierte Bearbeitung der Versicherungsangelegenheiten vier aufeinander aufbauende Arbeitsschritte unterteilen: Phase 1: Risikoermittlung lässt sich grob in bzw. Analyse des bestehenden Versicherungsschutzes Diese Phase ist der eigentlichen Ausschreibung zwingend vorzuschalten. Nur in Kenntnis der eigenen Risikosituation und eines Abgleichs mit dem bereits bestehenden Versicherungsschutz kann sachgerecht entschieden werden, welches Risiko im Einzelnen abzudecken und auszuschreiben ist. Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen: • - Risikoerkennung (Erfassung der Gefahrenquellen), - Wahrscheinlichkeit eines Schadeneintritts - Risikovermeidung I Risikominderung durch Sicherungsmaßnahmen - Entwicklung einer Risikostrategie (was muss versichert werden, z.B. Großrisiko, was kann versichert werden, z.B. mittleres Risiko, was ist verzichtbar, z.B. Kleinrisiko), - Besteht zusätzlicher Bedarf für Spezialversicherungen? - Erstellung eines Grobkonzepts für den gesamten Versicherungsschutz. Phase 2: Vorbereitung des Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens Von der gründlichen Vorbereitung der Ausschreibung sind u.a. folgende Maßnahmen erforderlich: hängt auch deren Erfolg ab. Dazu Genaue Beschreibung der zu versichernden Objekte (z.B. Bauart, Belegenheit, Nutzungsart, ggfs. vorhandene Feuerschutzeinrichtungen, Nennwert des Gebäudes), Bei Inhaltsversicherungen (z.B. BelegenheiUBezeichnung, ggf. vorhandene Einbruchmeldeanlagen), Feststellung, ob nationales oder europarechtlich vorgegebenes Vergaberecht anzuwenden ist, Erstellung der Verdingungsunterlagen (Bieteranschreiben, Festlegung der vertraglichen Grundlagen, Leistungsbeschreibungen, evtl. Festlegung der Lose), Festlegung der Publikation für die Bekanntmachung. Phase 3: Durchführung des Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens Bei der Durchführung kommt der Einhaltung gesetzlicher und normativer Regeln besondere Bedeutung zu. Eine Anfechtung des Verfahrens durch einen Bieter führt in jedem Fall zu zeitlichen Verzögerungen und im ungünstigsten Fall zur Beendigung des Verfahrens. In dieser Phase sind im Wesentlichen folgende Schritte zu leisten: 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.15 Bekanntmachung Versand der Ausschreibungsunterlagen, Submission, Auswertung der eingegangenen Angebote Vergabevermerk nach VOL Darstellung der Auswertungs- und Bewertungsergebnisse mit begründeter Zuschlagsempfehlung für den Entscheidungsträger, Bei EU-weiter Ausschreibung schriftl. Benachrichtigung der nicht berücksichtigten Bieter Erteilung des Zuschlages, Abschluss der Versicherungsverträge. Phase 4: Verwaltung und Aktualisierung des Versicherungsschutzes Diese Phase umfasst als laufende AufgabensteIlung: Vertragsverwaltung, Schadenssachbearbeitung, ~aßnahmen zur Schadensprävention -Regelmäßige Prüfung, ob der vereinbarte Risiken entspricht. Versicherungsschutz noch den aktuellen Im Rahmen der Prüfung wurden aus beiden Bereichen (KfZ.-/Gebäudeversicherungen) jeweils stichprobenartig Einzelakten geprüft. Von Seiten des RPA kann die Aussage des Fachamtes bezüglich der schnellen Schadensregulierung nach Unfällen bestätigt werden. Dies zeigt sich insbesondere beim Fahrzeug 2191 (Notarztwagen). Mit diesem Fahrzeug müssen Einsätze teils unter extremen Bedingungen (da es sich um lebensbedrohliche Situationen handelt) gefahren werden müssen. Aus diesem Grund kam es hier in den letzten Jahren zu mehreren Unfällen, welche durch den Versicherer schnell reguliert wurden. Die Gebäudeversicherungen umfassen den Versicherungsschutz gegen Glasschaden, Feuer Gebäude/lnhalt, Wasser Gebäude/lnhalt, Sturm und Einbruch-Diebstahl. Die Gesamtjahresrechnungen der beiden Versicherer wurden am 09.01.2003 angewiesen und im laufe des Jahres den Budgets belastet. Die Prüfung der Einzelakten ergab keine Beanstandungen . • 21.33 Sonderrücklagen Gemäß § 20 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) wird unterschieden zwischen -7 der allgemeinen Rücklage und -7 den Sonderrücklagen Durch die allgemeine Rücklage soll die rechtzeitige leistung von Ausgaben gesichert werden. Ferner sollen hier Mittel zur Deckung des Ausgabenbedarfs in den Vermögenshaushalten künftiger Jahre angesammelt werden. Zu diesem Zweck muss ein Betrag vorhanden sein, der sich in der Regel auf mind. 2% der Ausgaben des Verwaltungshaushalts nach dem Durchschnitt der drei dem Haushaltsjahr vorangehenden Jahre beläuft. Sonderrücklagen dürfen nicht für die vorgenannten Zwecke, zum Haushaltsausgleich sowie für die Erneuerung von Vermögensgegenständen gebildet werden. Die Mittel der Rücklagen sind, soweit sie nicht als Betriebsmittel der Kasse benötigt werden, sicher und ertragbringend anzulegen; sie müssen jedoch für ihren Zweck rechtzeitig verfügbar sein. Soweit Sonderrücklagen für ihren Zweck nicht benötigt 21. Prüfungen in Einzelbereichen werden, können sie genommen werden. als Seite: innere Darlehen im Vermögenshaushalt 21.16 in Anspruch Bei der Stadt Erftstadt werden für die Bereiche "Rettungsdienst", "Abfallbeseitigung" und "Pensionsrückstellungen" Sonderrücklagen geführt. Die Sonderrücklage "Pensionsrückstellungen" wurde entsprechend den Vorschriften des Versorgungsfondgesetzes NW gebildet. Die Gemeinden müssen über einen Zeitraum von 15 Jahren eigene Rücklagen bilden. Die Verwaltung der Rücklagenmittel erfolgt durch die Rheinische Versorgungskasse. Rücklagenentwicklung (Zuführung/Entnahme/Stand) Stand 31.12.02 Rücklage • im Haushaltsjahr 2003 Zuführung Stand 31.12.03 Entnahme SR UA 720 Abfallbeseitigung 319.000 119.000 0 438.000 SR UA 160 Rettunasdienst 392.000 100.000 27.000 465.000 SR Pensionsrückstellung 118.000 50.000 0 168.000 Der Überschuss aus UA 720 / UA 160 wurde der Sonderrücklage zugeführt. Hierdurch können evtl. Kostensteigerungen bzw. Gebührenerhöhungen aufgefangen werden. Die Rücklagenentnahme bei UA 160 diente zur Finanzierung von Investitionsmaßnahmen bei der Haushaltsstelle 2.160.9350 "Erwerb bewegliches Vermögen". H Obgleich hierdurch höhere Kosten für die Benutzer des Rettungsdienstes vermieden werden (kalkulatorische Abschreibung und Verzinsung werden bei der Gebührenkalkulation nicht berücksichtigt), entspricht diese Handhabung nicht den Vorschriften des § 20 GemHVO. • 21.34 Steuerveranlagungsverf<!hren Bei der Grundsteuer Geldleistung . (Realsteuer) (Grundsteuer) handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Gem. § 13 Grundsteuergesetz (GrStG) ist bei der Berechnung der Grundsteuer von einem Steuermessbetrag auszugehen. Dieser ist durch Anwendung eines Tausendsatzes (Steuermesszahl) auf den Einheitswert zu ermitteln. Die Steuermessbescheide ergehen vom Finanzamt. Die Festsetzung und Erhebung der Grundsteuer obliegt den Gemeinden. Diese bestimmen, mit welchem Hundertsatz des Steuermessbetrags die Grundsteuer zu erheben ist (Hebesatz). Für 2003 enthielt die Haushaltssatzung der Stadt Erftstadt folgende Steuersätze: Grundsteuer für land- und forstwirtschaftliche Grundstücke =Grundsteuer A für Grundstücke =Grundsteuer B 240% 400% Die Festsetzung der Grundsteuer erfolgt für das Kalenderjahr. Wird der Hebesatz geändert, so ist auch die Festsetzung entsprechend anzupassen .. Die Grundsteuer wird jeweils zu einem Viertel ihres Jahresbetrages am 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11. fällig. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: Steuerschuldner ist derjenige, dem der Steuergegenstand heitswertes zugerechnet ist. Im Rahmen der Prüfung wurden stichprobenartig Kassenzeichen Datum Kaufvertrag bei der Feststellung des Ein- 15 Veranlagungsfälle Messbetraa Datum Messbescheid Bescheid geprüft. Stadt 001.07868.2-0001 22.07.2003 29.10.2003 27,12 400% v, 27,12 001.08530.1-0001 28.03.2003 11.11.2003 189,69 400% v. 189,69 001.38115.6-0001 07.08.2003 29.10.2003 30,18 400% v. 30,18 001.38050.8-0001 19.03.2003 10.09.2003 42,54 400% v. 42,54 001.38817.7-0001 26.08.2003 11.02.2004 55,48 400% v, 55,48 01.38112.1.0001 24.06.2003 16.01.2004 104,61 400% v, 104,61 001.37987.9-0001 23.04.2003 10.09.2003 74,98 400% v. 74,98 001.37920.8-0001 17.02.2003 27.08.2003 51.31 400% v, 51,31 001.37836.8-0001 07.02.2003 13.06.2003 114,60 400% v, 114,60 001.38113.0-0001 06.06.2003 11.11.2003 69,26 400% v, 69,26 001.38048.6-0001 12.06.2003 13.10.2003 82,29 400% v. 82,29 001.38223.3-0001 07.04.2003 11.11.2003 11,17 400% v. 11,17 001.38210.1-0001 19.05.2003 liegt noch nicht vor _ 0 400% v. 7,84 001.10442.0-0001 26.06.2003 liegt noch nicht vor • 0 400% v. 49,57 001.38820.7-0001 07.10.2003 liegt noch nicht vor 0 400% v. 58,16 • 21.17 H* In diesen Veranschlagungsfällen wurde der Messbetrag aus dem Bescheid des Voreigentümers übernommen, da der Messbescheid noch nicht vom Finanzamt erstellt wurde. Bei Kassenzeichen 38210.1 und 10442.0 sollte das Finanzamt nunmehr an die abschließende Bearbeitung erinnert werden. Es ergaben sich keine Beanstandungen. Ein Erlass der Grundsteuer ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich: • Nur auf Antrag, • für Kulturgut und Grünanlagen gem. § 32 GrStG: Für Grundbesitz, dessen Erhaltung wegen seiner Bedeutung für Kunst, Geschichte oder Naturschutz im öffentl. Interesse liegt, wenn die erzielten Einnahmen und die sonstigen Vorteile (Rohertrag) in der Regel unter den jährlichen Kosten liegen. Ist der Rohertrag für Grundbesitz, in dessen Gebäuden Gegenstände von wissenschaftlicher, künstlerischer oder geschichtlicher Bedeutung, insbesondere Sammlungen oder Bibliotheken, dem Zweck der Forschung oder Volksbildung 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.18 nutzbar gemacht sind, durch die Benutzung zu den genannten Zwecken nachhaltig gemindert, so ist von der Grundsteuer der Hundertsatz zu erlassen, um den der Rohertrag gemindert ist. Dies gilt allerdings nur, wenn die wissenschaftliche, künstlerische oder geschichtliche Bedeutung durch die Landesregierung oder die von ihr beauftragten Stelle anerkannt ist. • Für öffentliche Grünanlagen, Spiel- und Sportplätze, wenn die jährlichen Kosten in der Regel den Rohertrag übersteigen. • • Bei wesentlicher Ertragsminderung gem. § 33 GrStG: Ist bei Betrieben der Land- und Forstwirtschaft und bei bebauten Grundstücken der normale Rohertrag des Steuergegenstandes um mehr als 20% gemindert und hat der Steuerschuldner dies nicht zu vertreten, so wird die Grundsteuer in Höhe des Prozentsatzes erlassen, der 4/5 des Prozentsatzes der Minderung entspricht. Bei Betrieben der Land- und Forstwirtschaft und bei eigengewerblich genutzten bebauten Grundstücken wird ein Erlass nur gewährt, wenn die Einziehung der Grundsteuer nach den wirtschaftlichen Verhältnissen des Betriebes unbillig wäre . Ein Erlass wird jeweils nach Ablauf eines Kalenderjahres für die Grundsteuer ausgesprochen, die für das Kalenderjahr festgesetzt worden ist. Maßgebend für die Entscheidung über den Erlass sind die Verhältnisse des Erlasszeitraumes. In den Fällen des § 32 GrStG bedarf es keiner jährlichen Wiederholung des Antrages. Für 2003 lagen 2 entscheidungsreife Anträge auf Erlass der Grundsteuer vor. H Kassenzeichen: 001.19021.5-0001 Mit Schreiben vom 30.03.2000 und 28.03.2001 wurde der Erlass der Grundsteuer für die Jahre 1999 / 2000 beantragt, da das Objekt seit 01.01.99 nicht mehr vermietet werden konnte. Aufgrund dieser Anträge erfolgte für die Jahre 1999 und 2000 ein Erlass i.H.v. jeweils 11.031,55 DM. • Am 26.03.2002 wurde ein Erlass in der gleichen Höhe für das Jahr 2001 beantragt. Dieser Antrag wurde am 02.07.2002 unter Berücksichtigung neuerer Rechtsprechung abgelehnt. Gegen diesen Bescheid wurde am 11.07.02 fristgerecht Widerspruch eingelegt mit dem Antrag, diesen ruhen zu lassen, da in einer ähnlichen Angelegenheit ein Klageverfahren laufe. Diesem Antrag wurdr am 15.07.2002 entsprochen. Am 18.03.2004 wurde nochmals ein Antrag auf Erlass für das Jahr 2003 gestellt. Eine Ablehnung erfolgte mit Bescheid vom 25.03.2004. Über den eingelegten Widerspruch aus 2002 wurde noch nicht entschieden. bezüglich dem Stand des Klageverfahrens nachgefragt werden. Hier sollte 81 Kassenzeichen: 001.29238.2-0001 AntragsteIlung am 24.02.2004. Begründet wurde der Antrag mit dem Leerstand des Objektes im Dezember 2003. Die Ist-Einnahmen lagen mit 25% unter den Soll-Einnahmen. Ein Erlassgrund gem. § 33 GrStG wurde anerkannt; es erfolgte ein Abgang i.H.v. 58,84 €. Der Leerstand einer Wohnung ist nach neuester Rechtsprechung (BverwG 4.4.2001) als unternehmerisches Risiko zu bewerten. § 33 Grundsteuergesetz ist hierbei restriktiv auszulegen, d.h. es ist darauf abzustellen, ob Umstände zur Ertragsminderung geführt haben, die als Ereignis keinesfalls abgewehrt werden können (z.B. Naturkatastrophen). Strukturbedingter Leerstand rechtfertigen darauf beruhende Ertragsminderungen keinen Grundsteuererlass (s. auch Ablehnung Erlass zu Kassenzeichen 001.19024.50001 ). 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.19 Stellungnahme Fachamt: Die neueste Rechtsprechung wurde von der Mitarbeiterin nicht rechtzeitig eingesehen; sie entschied wie in den bisherigen Fällen. Bei künftigen Bescheiden wird die neueste Rechtsprechung berücksichtigt. 21.35 Vorgangsprüfung nach Gruppierungsziffern VHS HHST 1.350.5200 Geräte ....... B HÜL Nr. 0007 Am 13.12.02 wurde ein Videorecorder zum Preis von 179,- € bestellt. HÜL Nr. 0008 .Am 16.12.02 Bestellung eines Radiorecorders zum Preis von 396,- €. HÜL Nr. 0009 Bestellung eines COLOR JVC am 08.12.02 zum Preis von 399,- €. HÜL Nr. 0010 Unter dieser HÜL Nr. wurde eine Digital-Kamera zum Preis von 389,- € bestellt. Das beigefügte Angebot (Zeitungskopie) ist nicht vergleichbar, da es sich um eine andere Kamera handelt. Aus den Vorgängen (0.907-0009) ist nicht ersichtlich, ob ein Preisvergleich erfolgte. Die Unabweisbarkeit (Ubergangswirtschaft) wurde nicht dokumentiert. HHST 1.350.6300 Verwaltungs- und Betriebsausgaben HHST 1.350.6500 Geschäftsausgaben Die Prüfung der entsprechenden • Vorgänge ergab keine Beanstandungen . Feuerschutz HHST 1.130.5200 Geräte ....... B2 HÜL Nr. 0003 Der Auftragswert der Bestellung beläuft sich auf 167,68 €. Dieser Betrag wurde auch angewiesen. Die beim Vorgang befindliche Rechnung lautet jedoch über 497,55 €. B3 HÜL Nr. 0005 Der Auftrag lautet über 329,67 €. Dieser Betrag wurde Vorgang befindet sich keine Rechnung. auch angewiesen. Beim Stellungnahme Fachamt zu B2 und B3 Die beiden Vorgänge wurden im Zeitraum von 6 Tagen ausgeführt und von der Firma D. in einer Rechnung aufgeführt. Beide Aufträge zusammen ergeben den Betrag von 497,55 €. Zu HUL Nr. 0005 wurde nunm~hr eine Kopie der Rechnung beigefügt. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.20 H HÜL Nr. 0038 und 0044 In beiden Fällen wurde gemacht (7,80 /8,29 €). von der Möglichkeit des Skontoabzuges kein Gebrauch 84 HÜL Nr. 0047 Auftrag und Rechnung lauten über 349,79 €; die beiliegende Auszahlung jedoch über 439,79 €. Stellungnahme Fachamt: Bei der Auszahlung des Betrages Zahlendreher (90,00 € Uberzahlung). Rückzahlung aufgefordert. • i.H.v. 439,79 € handelt es sich um einen Die Firma wurde über die Rechtsabteilung zur H HÜL Nr. 0060 Hierbei handelt es sich um die Mietgebühr für einen Boschhammer. unter Gr 53 erfolgen müssen. Die Buchung hätte 85 HÜL Nr. 0061 Ohne Begründung und Preisvergleich 254,04 € angeschafft. wurde eine Kaffeemaschine Stellungnahme Fachamt: Eine Reparatur der alten Kaffeemaschine Kundendienst des Herstellers durchgeführt Kosten der Neuanschaffung überstiegen. Da Haushaltsmaschine eine höhere Betriebszeit maschine angeschafft, da hier eine wesentlich • zum Preis von war nicht möglich, da diese nur vom werden konnte. Die Kosten hätten die die Maschine gegenüber einer normalen erbringen muss, wurde eine Gewerbelängere Nutzungsdauer zu erwarten ist. 8 HÜL Nr. 0084 und 0092 Die Aufträge beliefen sich über 977,64 € bzw. 923,59 € und hätten im Rahmen der Visa-Kontrolle dem RPA vorgelegt werden müssen. HHST 1.130.6500 Geschäftsausgaben H HÜL Nr. 0016, 0046, 0052 Unter den HUL Nrn. 0016 und 0046 wurden Kosten für Fahrzeugbetankung und Nummernschilder gebucht. Die richtige Zuordnung musste unter 5500 (Fahrzeugkosten) erfolgen. Unter HUL Nr. 0052 erfolgte die Erstattung von Auslagen i.H.v. 248,- € für die Teilnahme am TML-Lehrgang. Diese Kosten waren unter 5600 (Aufw. für Bedienstete) zu buchen. 86 HÜL Nr. 0054 Beim Vorgang befand sich lediglich eine Auszahlungsanordnung Bitte kompletten Vorgang vorlegen. über 89,16 €. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.21 Stellungnahme Fachamt: Hierbei handelt es sich um den fehlenden Auszahlungsbetrag zur Jahresauszahlungsanordnung der Telefonrechnung bei der Firma T.; dieser wurde von der zuständigen Sachbearbeiterin von der Stadtkasse zum Ausgleich der Rechnung angefordert. Anmerkung RPA: Künftig ist bei ähnlichen Auszahlungen Vorgang zu nehmen. zumindest ein Vermerk zu fertigen und zum HHST 1.130.6300 Weitere Verwaltungs- u. Betriebsausgaben B HÜL Nr. 0009 Der Auftrag belief sich über 1.287.60 € und hätte im Rahmen der Visa-Kontrolle .RPA vorgelegt werden müssen. dem Rettungsdienst HHST 1.160.5200 Geräte ....... 8 HÜL Nm. 0005. 0029. 0052 Unter den vorgenannten HUL-Nrn. wurden jeweils Aufträge über 409.00 € erteilt. Diese wurden nicht dem RPA im Rahmen der Visa-Kontrolle vorgelegt. 8 HÜLNm. 0010. 0019 In beiden Fällen wurden Reparaturkosten für Beleuchtung an der übernommen. Diese hätten aus Mitteln des Eigenbetriebes (MieterNermieter) gezahlt werden müssen. RTW-Halle Immobilien 8 .HÜL Nr. 0023 Im vorliegenden Fall wurde eine Sitzgamitur Begründung bzw. Preisvergleich fehlt. angeschafft. Eine entsprechende Stellungnahme Fachamt: Hier handelte es sich um eine Ersatzbeschaffung da eine Reparatur der alten Sitzgamitur nicht mehr möglich war. Ein Vergleichsangebot zum Sonderpreis (81.20) des E.-Marktes war in Erftstadt nicht zu erhalten). 87 HÜL Nr. 0027 Auf Grund eines Angebotes wurde ein Handscheinwerfer für 296.- gekauft. Der Betrag wurde am 14.5.03 angewiesen. Eine Rechnung befand sich nicht beim Vorgang. Anmerkung RPA Der Vorgang wurde Beanstandungen. nachträglich komplett vorgelegt. Es ergaben sich keine 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.22 B HÜL Nrn. 0057.0067.0073 Gekauft wurden jeweils ein Monitor Preisvergleich; eine Inventarisierung und ein Drucker. Laut den Unterlagen erfolgte kein ist nicht ersichtlich. B HÜL Nrn. 0103. 0104 Hier wurden am gleichen Tag und bei der selben Firma zwei Bürostühle (409,00/259,00) gekauft. Durch diese Splittung wurde die Visa-Kontrolle umgangen. Aus den Unterlagen ist nicht ersichtlich, ob ein Preisvergleich und die Inventarisierung erfolgte. HHST 1.160.6500 Geschäftsausgaben H • HÜL Nr. 0018 Ausgaben für Nummernschilder für einen neuen RTW; Zuordnung 5500 (Fahrzeugkosten) erfolgen. HHST 1.130.6300 Weitere Verwaltungs- musste unter GrZ u. Betriebsausgaben H HÜL Nrn. 0001/0035 Hierunter wurden Jahresanordnungen die GrZ 6500. für Telefonkosten gebucht. Diese gehören unter H HÜL Nrn. 0002. 0003 Die Möglichkeit des Skontoabzuges wurde nicht wahrgenommen (9,95/8,8,19 €). H HÜL Nrn. 0005. 0026, 0027 Ausgaben für Wartung bzw. Ersatzteile unter GrZ 5200. • für eine Waschmaschine; richtige Zuordnung H HÜL Nr. 0033 Kauf von Wandspendern für Desinfektionsmittel; richtige Zuordnung unter GrZ 5200. Allg. Verwaltungs-/Personal-/Rechtsangelegenheiten 1.020.5200 Geräte . Die Prüfung der Vorgänge ergab keine Beanstandungen. 1.020.6500 Geschäftsausgaben B HÜL Nr. 0003 Unter dieser HÜL Nr. befinden sich anordnungen (insgesamt 360,- €). Rechnungsbegründende Unterlagen Die entsprechenden Unterlagen sind im Ordner zwei Durchschläge von AuszahlungsFerner ein Ausgabe-Sollabgang i H.v. 93,53 €. fehlen beim Vorgang. noch vorzulegen. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.23 Anmerkung RPA Unterlagen wurden nachträglich vorgelegt. H HÜL Nr. 0004 Für einen Mitarbeiter wurde eine Atemschutzmaske mit Filter für Anstreicharbeiten angeschafft. Die Ausgabe war unter 5200 Geräte zu buchen. Es ergaben sich keine weiteren Beanstandungen. 1.023.6500 Geschäftsausgaben H HÜL Nr. 0005 Bei gieser Ausgabe handelt es sich um den Einbau einer neuen Schnittstellenkarte die Uberprüfung eines Druckers. Zuordnung musste unter 5200 Geräte erfolgen. ~ HÜL Nr. 0020 Fahrtkosten im Rahmen eines Seminarbesuches Bedienstete zu buchen. und sind unter 5600 AufWendungen für H HÜL Nr. 0037 Unter dieser HÜL Nr. wurde eine Digitalkamera zum Preis von 155,90 € angeschafft. Zuordnung musste unter 5200 Geräte erfolgen. 1.022.6500 Geschäftsausgaben Die Prüfung der Vorgänge ergab keine Beanstandungen. Budget 499 - Schulverwaltungsamt Haushaltsstelle 1.200.5200 .. Die Überprüfung der Vorgänge aus 2003 brachte folgendes Ergebnis: eH HÜI-Nr. 0001 Es fehlt der Vorgang zu o.a. Hül-Nr. Lt. Aussage des Fachamtes befindet sich dieser zur Zeit wegen Abwicklung eines Versicherungsfalles beim Rechtsamt. Nach Rückgabe ist er dem RPA nochmals vorzulegen. B Hül-Nr. 0002 Es wurden 526,-- Euro angewiesen. Die Kopie der Auszahlungsanordnung befindet sich nicht bei den zur Prüfung vorgelegten Unterlagen. Die nachträglich übersandten Unterlagen betreffen eine andere Haushaltsstelle. Die Kopie der Auszahlungsanordnung ist dem RPA noch vorzulegen. B Hül-Nr. 0004, 0005 und 0010 Bei allen drei Fällen wurde kein schriftlicher Auftrag erteilt. Dieser ist aber gem. Ziffer 4.317 AGA erforderlich. Um zukünftige Beachtung wird gebeten. B Hül-Nr. 0009 und 0012 Entgegen der Mitteilung des Fachamtes befinden sich die dazugehörigen Vorgänge 21. Prüfungen in Einzelbereichen nicht bei den zur Prüfung übersandten gebeten. Seite: Unterlagen. 21.24 Um Vorlage der Unterlagen wird B Hül-Nr. 0019 Zum Preis von 406 Euro wurde ein Bildschirm gekauft. Vergleichsangebote liegen nicht vor. Ferner ist nicht zu erkennen, dass die Inventarisierung vorgenommen wurde. Diese ist ab 200,-- Euro erforderlich. B Hül-Nr.0020 Es wurde ein Taschencomputer zum Preise von 365,40 Euro angeschafft. Erforderliche Vergleichsangebote wurden nicht eingeholt. Auch ist nicht zu erkennen, dass eine Inventarisierung erfolgte, diese ist für Gegenstände ab 200 Euro Anschaffungswert vorgeschrieben. • Haushaltsstelle 1.200.6300 .. Die Prüfung der Ausgaben auf der o.a. Haushaltsstelle ergaben sich folgende Beanstandungen: wurde vorgenommen. Es B Hül-Nr. 0001 .. Der Vorgang über die Ausgabe in Höhe von 529,70 Euro befindet sich nicht bei den zur Prüfung vorgelegten Unterlagen. Die vorgelegte Hül-Nr. 0001 betriftt das Haushaltsjahr 2004. Um Vorlage der Unterlagen aus 2003 wird gebeten. H Hül-Nr. 0007 - 0012 • Mit den o.a. Anordnungen erfolgte die Auszahlung von Zuschüssen für die Schülervertretungen der einzelnen Schulen. Gesetzesgrundlage ist das Schülermitwirkungsgesetz. Die Höhe der Zahlung richtet sich nach der Verwaltungsvorlage Nr. V 7/1701 und V 7/1703 vom 12.09.1972. Da diese noch auf DM-Beträgen basieren, sollte eine Anpassung vorgenommen werden, da ab 01.01.2002 der Euro als Zahlungsmittel gilt. Haushaltsstelle Die angeforderten Beanstandungen: 1.200.6500 .. Geschäftsausgaben Unterlagen wurden geprüft. Es ergaben sich folgende B Hül-Nr. 0001 - 0004,0006,0009,0011,0016,0017,0030,0032 0050 - 0038,0047,0049 Zu den o.a. Hül-Nr. fehlen die dazugehörigen Vorgänge. Diese wurden mit Schreiben vom 10.02.2004 nochmals angefordert, liegen bis heute (26.02.) dem RPA immer noch nicht vor. Um umgehende Übersendung wird gebeten. B Hül-Nr. 0014 Es wurde kein schriftlicher Auftrag erteilt, gem. Ziffer 4.317 AGA aber erforderlich. Ferner wurde die falsche Gruppierung!lziffer gewählt. Die Ausgaben gehören zur Gruppierungsziffer 5200 .. Geräte-u. Ausstattungen. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.25 Hül-Nr. 0021, 0027 Auch hier wurde die falsche Gruppierungsziffer 5200 .. erfolgen. gewählt. Die Zuordnung muss nach GrZ 88 Hül-Nr. 0022 Es handelt sich um Kosten für ein Abonnement der Zeitschrift "Chip". Die Lieferung und die Rechnungslegung erfolgt allerdings an die Privatanschrift. Die Begründung hierfür kann vom RPA nicht akzeptiert werden. Stellungnahme der Verwaltung: Die Zeitschrift wird seit mehreren Jahren durch 40 bezogen. Bei 40 werden die größten EDV Beschaffungen der gesamten Verwaltung für die EDV der Schulen ausgegeben. Dies erfordert auch weit über das normale Maß hinausgehende Kenntnisse in diesem Bereich, insbesondere bei der zuständigen Sachbearbeiterin als auch beim Amtsleiter. aJiese Kenntnisse des allgemeinen Standes der Technik - in den Bereichen Hardware, ~oftware, Netzwerktechnik (Funknetze und physische Netze) und Netzwerkadministration - müssen ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden um bei der Beschaffung in Zusammenarbeit mit den Schulen und hier besonders im Bereich der Primarstufe, die richtigen und preislich angemessenen Entscheidungen zu treffen. Das erforderliche Wissen haben sich die Sachbearbeiterin und der Amtsleiter 40 in der Vergangenheit auch über diese Computerzeitschrift erworben. Die Gesamtausgabe der letzten Jahre steht im Sideboard von 40, da sie nach wie vor in einzelnen Fällen gebraucht wird. Da der Bezug über die allgemeine Post der Verwaltung gerade bei solchen Zeitschriften wie Computermagazine, Nachrichtenmagazin Der Spiegel für Stadtbücherei usw. Schwierigkeiten dahingehend bereitete, dass die Exemplare verspätet, geöffnet und gelesen oder gar nicht im Amt angekommen sind, ließ 40 die CHIP an seine Privatadresse schicken und nahm sie nach Lieferung mit ins Amt. Da diese Handhabung von Ihnen nicht akzeptiert wird, habe ich deshalb die Zeitschrift gekündigt. Das erforderliche Fachwissen wird dann zukünftig über regelmäßige Fortbildungsseminare erworben werden müssen. Diese Lösung wird mit Sicherheit nicht .illiger werden. Anmerkung RPA: Die Beanstandung bezog sich auf die Zusendung an die Privatadresse. Ohne hier irgendeine Unterstellung äußern zu wollen - denn hierfür gibt es keinen Grund - hält das RPA eine "dienstliche" Abrechnung von Zeitschriften, die zur Privatadresse gehen, generell für unangebracht und überftussiq. In Anbetracht der Vielzahl der ABOS an alle unterschiedlichsten Abteilungen I Amter I Eigenbetriebe der Verwaltung bei 600 Mitarbeitern sind einheitliche, transparente Verfahrensweisen, die nicht zu Missverständnissen führen können, sinnvoll. Eine Kündigung des ABOS wurde seitens des RPA überhaupt nicht gefordert. 8 Hül-Nr. 0029 Es fehlt der schrifliche Auftrag gem. Ziffer 4.317 AGA. Die Gruppierungsziffer 5200 ..lauten. muss Fazit: Insgesamt weist das RPA nochmals' darauf hin, dass Aufträge grundsätzlich schriftlich erteilt werden (Ziffer 4.317 AGA). Dies ist aus Gründen der Transparenz sowie der Korruptionsprävention unabdingbar! 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: Sollte in begründeten Einzelfällen eine Auftragserteilung nur mündlich können, ist dies beim Vorgang entsprechend zu vermerken. 21.26 erfolgen . Städt.St.-Barbara-Concordia-Grundschule Haushaltsstelle: 1.210.5202 .. Geräte, Ausstattungen Die vorgelegten Unterlagen wurden geprüft. Feststellungen: B Hül-Nr. 0001 Es wurden zwei Bandscheiben- Bürostühle angeschafft. Für die Anschaffung von Spezialstühlen ist eine ärztliches Attest erforderlich (hier: Facharzt Orthopäde). Liegt dies nicht vor, dürfen nur normale Bürostühle angeschafft werden. Ferner sind keine Vergleichsangebote eingeholt worden. • Hül-Nr. 0011 Es wurden ebenfalls keine Vergleichsangebote Haushaltsstelle: 1.210.6302 •. Verw.-u. eingeholt. Betriebsausgaben B Hül-Nr. 0002 Auch hier wurden keine Vergleichsangebote eingeholt. Die Bestellung wurde -14- nicht zur Visakontrolle vorgelegt. Die Grenze für die Vorlage im Rahmen der Visakontrolle lag in 2003 bei 409.-- Euro netto. Die Bestellsumme beträgt 465,-- Euro netto. B Hül-Nr. 0019, 0038 und 0041 In allen Fällen erfolgten keine schriftlichen 4.317 AGA erforderlich. • Bestellungen. Diese sind aber gem.liffer B Hül-Nr. 0013 Hier handelt es sich um Lizenzen für Software. Diese gehören unter die Gruppierungsziffer 65 .. Haushaltsstelle: 1.210.6502 .. B Hül-Nr. 0020 Auch hier fehlt die schriftliche Bestellung. B Hül-Nr. 0032 Am 09.12.2003 erfolgte eine Bestellung im Werte von 412,12 Euro netto. Auch dieser Vorgang wurde dem RPA nicht zur Visakontrolle vorgelegt (Grenze 2003 409,-- Euro netto.) Es wurde ein Aktenvernichter zum Preise von 277,99 Euro bestellt. Bei diesem Anschaffungspreis sollten im Rahmen einer sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung Vergleichsangebote eingeholt werden, dies ist aber nicht veranlasst worden. 21. Prüfungen in Einzelbereichen Budget 829 - Sonstige Förderung Seite: Wirtschaft 21.27 und Verkehr Haushaltsstelle 1.791.5200 .. Geräte/Ausstattung Haushaltsstelle 1.791.6300 .. Verw.-u. Betriebsausgaben Haushaltsstelle 1.791.6500 .. Geschäftsausgaben Die Prüfung der vorgelegten Vorgänge zu o.a. Haushaltsstellen Ergebnis: Haushaltsstelle brachte folgendes 1.791.5200 .. Geräte/Ausstattung B Hül-Nr. 0001 und 0002 Hier wurde gegen Vorlage zweier Kassenbons Computerzubehör beschafft. Eine schriftliche Auftragserteilung ist nicht erfolgt. Gern. Ziffer 4.317 AGA haben alle Bestellungen schriftlich zu erfolgen und sind vor Abgang in die HUEL einzugeben. Sollte eine Eingabe vor Bestellung nicht möglich sein, ist diese unverzüglich .,achzuholen. -Um künftige Beachtung wird gebeten. Haushaltsstelle 1.791.6300 .. Verw.- u. Betriebsausgaben Es ergaben sich keine Beanstandungen. Haushaltsstelle 1.791.6500 •• Geschäftsausgaben B Hül-Nr. 0006. 0028 u. 0038 Es wurden Fachbücher und Bürobedarf angeschafft. In allen drei Fällen liegt keine schriftliche Auftragserteilung vor. Diese ist grundsätzlich gern. Ziffer 4.317 AGA erforderlich. Um zukünftige Beachtung wird gebeten. B Hül-Nr. 0010 • Bei Hül-Nr. 0010 handelt es sich um Neuinstallation eines L~ptoPS. Auch hier wurde kein schriftlicher Auftrag gern. Ziffer 4.317 erteilt. Ferner fallen Geräte unter die Gruppierungsziffer 520 .. und sind dort zu verausgaben. Um zukünftige Beachtung wird gebeten. B Hül-Nr. 0023, 0024. 0025, 0026, 0030, 0031.0035 und 0037 Bei diesen Anordnungen handelt es sich um die Beschaffung von Waren zum Verzehr ( Speisen und Getränken). Es erfolgte keine schriftliche Auftragserteilung, die gern. Ziffer 4.317 aber erforderlich ist. Waren zum Verzehr gehören zur Gruppierungsziffer verausgaben. Um zukünftige Beachtung wird gebeten. 530 .. und sind dort zu 21. Prüfungen in Einzelbereichen Seite: 21.28 B9 Hül-Nr. 0027 Es erfolgte Erstattung von Parkgebühr anlässlich eines Seminarbesuches. Gemäß Trenungsentschädigungs-Verordnung NW besteht bei Besuch eines Seminars kein Anspruch auf Erstattung von Parkgebühren. Die Ausschlussfrist der TEVO beträgt 6 Monate ab Monatsende der Veranstaltung. Das Seminar fand am 09.07.2003 statt, die Frist zählt somit ab 31.7.2003. Die Prüfung der Haushaltsstelle erfolgte am 28.01.2004. Der Betrag von 7,20 Euro ist somit zu erstatten. Anmerkung RPA: Der Betrag i.H. von 7,20 € wurde eingezahlt. • H Hül-Nr. 0018 Es wurde Wegstreckenentschädigung abgerechnet. Allerdings ist auf dem Abrechnungsblatt die Anzahl der zu erstattenden gefahrenen Kilometer nicht angegeben. In Zukunft bitte darauf achten. Prüfung Bereich Vermögenshaushalt HHST. 2160.9351 Bereich - 370 - Feuerwehr I Rettungsdienst Erwerb Kraftfahrzeuge B 10 Nach Ausschreibungsverfahren wurde bei der FA. MKR Sonderfahrzeuge Rudolf-Diesel-Str. 2 in 56727 Mayen, ein Kofferaufbau und Rettungsgeräte Rettungsfahrzeug bestellt, und zwar am 02.07.2002 ! Die Verbuchung erfolgte unter HOL-Nr. 4 i.H.v. 72.911,99 €. • GmbH, für ein Aufgrund der Rechnung Nr. 03/07/261 vom 13.10.2003 wurden der Fa. MKR 72.911,99 € überwiesen, also der volle Betrag. Alle Gegenzeichnungen + Unterschriften auf der Auszahlungs-AO sind erfolgt. • zu einem späteren Zeitpunkt stellte sich heraus, dass wesentliche Teile überhaupt nicht geliefert wurden. Offensichtlich wurde die Ware vor Auszahlung des Rg.-Betrages (in dieser Höhe!) nicht kontrolliert. Wie war der Ablauf? Wer trägt den Schaden? Außerdem wird um Stellungnahme • • gebeten zu folgenden Abläufen: Am 10.12.2003 wurden 2 fehlende Geräte durch -130- angemahnt. Dies wurde durch das Antwortschreiben der Fa. MKR vom 16.12.2003 teilweise dementiert. Der Sachverhalt wurde nicht klargestellt. Vielmehr wurde am 19.12.2003 ein weiteres - noch wesentlich höherwertigeres - Gerät vermisst und angemahnt. Was fehlt denn nun letztendlich alles? Per Einschreiben an einen Rechtsanwalt Liser (durch -370- ?) wird eine Zahlung i.H.v. 5.506,00 € beansprucht. Diese Summe entspricht nicht den 3 vorgenannten Geräten einseh!. MWST. / Rabatt etc. Oder ist es nur 1 Gerät, ohne Rabatt ? 21. Prüfungen • in Einzelbereichen Seite: Ist ein Mitarbeiter der Feuerwehr fedetführend 21.29 für das Schadenersatzverfahren ? • • Offensichtlich ist die Fa. insolvent. Wurde die Forderung förmlich im Verfahren angemeldet? Ist der Anwalt der Insolvenzverwalter ? Es fehlen zu den Vorgängen jegliche Vermerke, insbesondere auch zur Kontrolle der Lieferung sowie zum tatsächlichen materiellen Fehlbestand. Gibt es überhaupt Chancen im Insolvenzverfahren ? Wurde die Eigenschadenversicherung eingeschaltet, wenn ja, mit welchem Ergebnis? Hinweis : Haushaltsseitig ist - zu gegebener Zeit - eine entsprechende AnnahmeAO zu fertigen, soweit die fehlende Ware nicht mehr geliefert werden kann. Abschießender Vermerk RPA : Nachdem aufgrund dieser Beanstandung der Fall durch -32- in Abstimmung mit -130~rneut aufgegriffen und auch der Gemeindeversicherungsverband eingeschaltet wurde, ~at der Versicherungsverband den Schaden schließlich übernommen, und zwar in Höhe von 4.855,73 €. Die entsprechende Kassenanordnung erfolgte am 15.07.2004. HHST. 2.160.9350 Erwerb beweg!. Vermögen B Ausz.AO über 4.174,33 € unter HÜL-Nr. 2 wurde dem RPA nicht vorgelegt. Bitte künftig beachten, dass - unabhängig Zahlungsanordnungen im Vermögenshaushalt HHST. 2.130.9352 vum Auftrag - die VISA-Kontrolle vorgeschrieben ist. der Erwerb Kraftfahrzeuge H Gesamter Vorgang zu HÜL-Nr. 4 über 40.460,26 € fehlte. Ein Hinweis war nicht in der • Il\kte. Der Vorgang wurde zwischenzeitlich vorgelegt. 21.36 .subventionen. Teilbereich "ö~ogische Regenwassernutzung" Umwelt:L Planungsamt Geprüft wurden irn Bereich .Subventionen" die Förderungen 2003 aufgrund der Initiative "ökologische und nachhaltige Wasserwirtschaft in NRW, Förderbereich 6 : Regenwassernutzungsanlagen". Es ist sicherzustellen, dass die Antrags- und Bewilligungsverfahren - soweit die Stadt involviert ist - im Rahmen der dafür vorgesehenen Bestimmungen zur Projektförderung durchgeführt wurden, die Mittel haushaltstechnisch korrekt verbucht und weitergeleitet und die Verwendungsnachweise erfolgt sind. Antragseingang Maßnahme Stadt Erftstadt 05.06.01 Regenwassernutzungsanlage 21. Prüfungen in Einzelbereichen Beantrage Förderung Davon bewilliat 1.500,00 € 1.500,00 € max. Bewi/liauna durch I am Bezirksregierung Buchuna Einnahme Kasse 1.500,00 € am 28.05.2003 Weiterleituna 1.500,00 € am 10.06.2003 an ZahlunasemDfänaer Buchunasste/le Verwendunasnachweis der Fördermittel • Köln, 29.11.2002 2.061.00010 I HOl-Nr. 0004 Geförderte Maßnahme durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 02.05.2003 Kosten: 4.015,00 € scneuces • Seite: Fall2 AntraQseingana Stadt Erftstadt 12.02.2002 Maßnahme Regenwassernutzungsanlage Beantrage Förderung Davon bewilliat 1.534,00 € 2 x 1.500 € max. (2 Anlagen) Bewilliouna durch I am Bezirksregierung Buchuno Einnahme Kasse 3.000,00 € am 15.08.2003 Weiterleituna 3.000,00 € am 29.08.2003 an Zahlunasempfänoer Buchunasstelle Verwendunasnachweis der Fördermittel 2.061.0001.0 I HOl-Nr. 0005 Geförderte Maßnahme durchgeführt . Nachweis vorgelegt am 23.07.2003 Kosten für 2 Anlagen: Sonstiaes Antragseingana Köln, 06.05.2002 Stadt Erftstadt 7.306,15 €. 13.12.2002 Maßnahme Regenwassemutzungsanlage Beantrage Förderung Davon bewilliot 1.500,00 € 1.500,00 € max. Bewilliauna durch I am Bezirksregierung Buchuna Einnahme Kasse 1.500,00 € am 18.08.2003 Weiterleitung an Zahlunqsernpfänqer 1.500,00 € am 20.08.2003 Köln, 11.04.2003 21.30 21. Prüfungen in Einzelbereichen BuchungssteIle Verwendungsnachweis der Fördermittel Seite: 2.061.0001.0 I HOl-Nr. 0007 Geförderte Maßnahme durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 03.07.2003 Kosten: 2.517,20 sonsnces Antraaseinaang Stadt Erftstadt e. 23.04.2003 Maßnahme Regenwassernutzungsanlage Beantrage Förderung Davon bewilllct 1.588,33 € 1.500,00 € max. ~eWilligUn!! Buchung Bezirksregierung durc~ { am Einnahme Weiterleituna Kasse an Zahlunasemofänaer Buchunqsstelle Verwendungsnachweis der Fördermittel ~ntragSeinQanQ Stadt Erftstadt Köln, 10.07.2003 1.500,00 € am 17.09.2003 1.500,00 € am 13.10.2003 2.061.0001.0 I HOl-Nr. 0008 Geförderte Maßnahme wurde durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 05.09.2003 Kosten: Sonstiaes 1.996,24 €. 25.10.2002 (Datum Antrag) Maßnahme Regenwassernutzungsanlage Beantrage Förderung Davon bewilliat 1.500,00 € 1.500,00 € max. Bewllliqunq Bezirksregierung Buchung durch I am Einnahme Weiterleitung Kasse an Zahlunqsernpfänqer Buchungsstelle Verwendunasnachweis Sonstiges der Fördermittel 21.31 Köln, 06.03.2003 1.500,00 € am 04.11.2003 1.500,00 € am 14.11.2003 2.061.0001.0 I HÜl-NT. 0009 Geförderte Maßnahme wurde durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 09.10.2003 Kosten: 4.750,00 €. 21. Prüfungen • • in Einzelbereichen Seite: AntraQseinQanQ Stadt Erftstadt 29.01.2003 Maßnahme Dachbegrünung Beantrage Förderung Davon bewilligt 2.700,00 € 1.533,88 € max. Bewilligung durch I am Bezirksregierung Köln, 23.08.2001 u. 13.11.2003 Buchunq Einnahme Kasse 1.533,86 € am 25.11.2003 WeiterleitunQ an ZahlunQSemDfänQer 1.533,86 € am 05.12.2003 Buchunqsstelle 2.061.0001.0 I HÜL-Nr. 0010 Verwendunosnachweis der Fördermittel Geförderte Maßnahme durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 04.11.2003 Sonstiges Kosten: 5.550,83 €. AntraQseinQanQ Stadt Erftstadt 06.02.2002 Maßnahme Regenwassernutzungsanlage Beantrage Förderung Davon bewlllict 1.533,00 € 1.500,00 € max. Bewilligung durch I am Bezirksregierung Köln, 06.05.2002 Buchunq Einnahme Kasse 1.500,00 € am 14.02.2003 WeiterleitunQ an Zahlunqsempfänqer 1.500,00 € am 26.02.2003 Buchungsstelle 2.061.0001.0 Verwendunqsnachweis Sonstlues der Fördermittel 21.32 I HÜL-Nr. 0001 Geförderte Maßnahme durchgeführt. Nachweis vorgelegt am 16.12.2002 Kosten: 3.607,60 €. Bei den Zahlungsbewegungen unter den Hül-Nrn. 0002 (1.500,00 €) , 0003 (240,00 €), 0006 (1.200,00 €) handelt es sich um durchlaufende Gelder, die für die Inanspruchnahme der Beseitigung wilden Mülls an das Umweltnetzwerk weitergeleitet wurden. Die Konten 2003 sind jeweils in Einnahme - und Ausgabebestand ausgeglichen. Ergebnis: Die Prüfung der Bearbeitung und Weiterleitung der Subventionsgelder verlief ohne Beanstandung. Die Zahlungsbewegungen sind über Verwahrkonten ordnungsgemäß nachgewiesen. 22. Sonstiges Seite: 22.1 Nachrichtlich: Die überörtliche Prüfung der Haushaltsjahre 1998 und 1999 durch das GPA des Erftkreises erfolgte vom 15.05.2001 bis 12.07.2001. Prüfungsbericht und Stellungnahmen wurden dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat gem. § 105 GO vorgelegt. Die überörtliche Prüfung der Haushaltsjahre 2000/2001/2002 erfolgte vom 10.03. bis 05.04.2004 durch die Gemeindeprüfungsanstalt. Der Bericht wird gesondert vorgelegt. 22.1 Anordnungswesen Form und Inhalt der Kassenanordnungen Bestimmungen. (Vordrucke) entsprechen den gesetzlichen Die Haushaltsüberwachung erfolgt mittels ADV in enger Verbindung zu anderen ADVVerfahren (Kassenwesen, Haushaltsplanschreibung). Der Verfahrensablauf ist durch .ie Gemeindehaushaltsverordnung Gemeindekassenverordnung / Dienstanweisung / Verfahrenshandbücher geregelt. Auf das neue Verfahren und die Zentralisierung der Erfassungstätigkeiten gesondert hingewiesen. 22.2 Überschreitungsverbot damit verbundene wurde in Kapitel Verfügungsmitteil Empfehlung der 3 unter Pkt. 3.1 Deckungsreserve Die Mittel sind ordnungsgemäß veranschlagt. Die bereitgestellten Haushaltsansätze wurden nicht überschritten. Ebenfalls sind keine Mittelübertragungen in das Folgejahr erfolgt (§ 11 GemHVO). Die Verfügungsmittel des hautamtlichen Bürgermeisters sollen gem. den Verwaltungsvorschriften zu § 11 in der Regel 0,5 v.T. der Ausgaben des Verwaltungshaushaltes nicht überschreiten. Ansatz Ausqabe Verwaltunqshaushalt 2003 Haushaltsansatz Verfügungsmittel 2003 HHST. 1001.6601 76.395.762 € 9.025 € = 0,12 v.T. Rechnunqserqebnls Verwaltunqshaushalt 2003 Rechnunqserqebnis Verfüaunasmittel 2003 76.146.126 € 6.924 € = 009 v.T. Keine Beanstandung. Eine Deckungsreserve gern. § 11 Nr.2 GemHVO wurde nicht gebildet. Dies steht im Ermessen der Stadt. Die Verfügungsmittel unterlagen nungsgemäß belegt. Nachträgliche erfolgten nicht. 22.3 Anlegung von Kassenmitteln der vollständigen Visakontrolle. Sie sind ordPrüfungen im Rahmen der Haushaltsrechnung (RB Pt. 3.4) Die Kassenlage ließ 2003 wiederum keine Festgeldanlagen zu. Vielmehr waren zur Finanzierung des Fehlbetrages permanent Kassenkredite erforderlich. • • 23. Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes 23.1 Übersicht der wesentlichen • • • • • • • • • • • 12.05.-27.05. März - Oktober 02.04. 20.03. - 16.06. Prüfung zur Haushaltsrechnung 2002 - Prüfbericht vom 18.09.2003 Stichprobenweise Prüfung der I-RP - Buchführung der Eigenbetriebe "Immobilien" und "Straßen" in Abstimmung mit den Buchungsbeständen 1 Summenfortschreibungen der Sonderkasse Prüfberichte vom 09.07.2003 Unvermutete Kassenbestandsaufnahme der Stadtkasse einseht. Sonderkassen Eigenbetriebe- Prüfbericht vom 07.08.2003 Prüfung Jugendhilfe -siehe Kap. 19.2-, Bericht vom 25.09.2003 2. Prüfung Handvorschuss I Zahlstelle Sozialhilfe Prüfbericht vom 05.11 .2003 Unvermutete Kassenprüfung der Stadtkasse einseh!. Sonderkassen Eigenbetriebe - Prüfbericht vom 17.12.2003 Kassenüberwachung gem. § 103 (1) Nr. 3 GO NW LV.m. § 39 (1) GemKVO Prüfauftrag • regelmäßigen Prüfungen in 2003 gem. § 39 Abs.2 GemKVO aufgrund Kassenleiterwechsel: Unvermutete Kassenprüfung der Stadtkasse einschl, Sonderkassen Eigenbetriebe Prüfbericht vom 28.05.2003 Prüfung aller Handvorschüsse und Zahlstellen (Gebührenkassen) - Prüfbericht vom 21.10.2003 1. Prüfung Handvorschuss 1 Zahlstelle Sozialhilfe Prüfbericht vom 08.04.2003 Prüfung Sozialhilfe -siehe Anlage 1- 23.2 Prüfungsaufträge • Seite: 23.1 Januar - Sept. 30.06.-0807. für Monat: Mai 30.07.-06.08. 10.09.-25.09. 27.10. 02.12.-16.12. ist erfolgt in verschiedenen Bereichen der Bestandsfortschreibun oen u.a. gern. § 103 Abs. 2 GO 1104 Abs. 1 für 2003 Überprüfung des Heizverhaltens •. ~.r.-- r , . .. in städt. Gebäuden 2002/2003 Überprüfung der Jahresrechnung der Gem. Wohnbaugesellschaft Hürth für das Jahr 2001 - . erl,Ciuich: . _. .'.. " Ausschussvorlage vom 17.04.2003 Ausschussvorlage vom 12.06.2003 23. Prüfungen 23.3 Prüfungen • als Vorprüfungsstelle (Landesrechnungshof) • Wohngeld I Lastenzuschuss • Gebührenabführung • • • Subventionsabschöpfungsabgabe • • Betriebskostenzuschüsse • Erstattung Wahlkampfkosten • in 2003 Fischereischeine Pauschalen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz Wohnungsbauförderung (Wohnungsberechtigungsbescheinigungen) Kindergärten Gelder nach dem Unterhaltsvorschussgesetz Der Bericht 2003 wurde am 15.01.2004 23.4 Seite: 23.2 des Rechnungsprüfungsamtes Personelle Besetzung / Kindergartenbeiträge dem Landesrechnungshof vorgelegt. RPA (Stand 31.12.2003) H. Walter AL, Alig. Verwaltung, Einzelprüfungen H. Linden Stellv. AL / Soziales / Aligem. Verw. Fr. Funke-Schorn - Teilzeit - Bautechnische Prüfung Fr. Seidel - Teilzeit - Personalwesen, allgem.Verwaltung H. Schöbel - abberufen am 09.12.03 - Aligem. Verwaltung '- H Die derzeitige personelle Besetzung des RPA ist nach Abberufung einer Prüferin (zum Personalrat) sowie der Arbeitszeitreduzierung einer Mitarbeiterin auf Teilzeit (Bereich techno Prüfungen, insbesondere Baubereich Eigenbetriebe) als zu dünn zu bezeichnen - und im übrigen unter Stellenplan (Soll 5, Ist 3,7). = = Hier sieht der Leiter des RPA - auch im Hinblick auf Korruptionsprävention mehr Prüfbedarf. Gerade der Baubereich wird - generell - immer wieder heimgesucht von Unregelmäßigkeiten ; hier sollte man auch zum Schutz der eigenen Mitarbeiter und der Verwaltung mehr Kontrollmechanismen - insbesondere aussendienstlich vor Ort - implementieren. Die Bereitstellung einer Teilzeitkraft mit techno Ausbildung wird daher weiterhin beantragt - auch aufgrund gestiegener Vergabefallzahlen der 3 Eigenbetriebe, die der Prüfung durch das RPA unterliegen. 24. Schlussbemerkungen Seite: 24.1 24.1 Prüfungsergebnis Als Ergebnis der gem. § 101 GO NW vorgenommenen Prüfung der Kassen- und Haushaltsrechnung der Stadt Erftstadt wird festgestellt, dass -abgesehen von den in diesem Bericht enthaltenen und vom Rechnungsprüfungsamt gfls. weiterzuverfolgenden Beanstandungen und Bemerkungena) der Haushaltsplan eingehalten b) die einzelnen Rechnungsbeträge in der Regel vorschriftsmäßig begnündet und belegt waren, c) bei den Einnahmen und Ausgaben wurde, nach den geltenden Vorschriften d) die Vorschriften über Verwaltung Schulden eingehalten wurden . und Nachweis • Gesetzesverstöße oder wurden nicht festgestellt. sonstige wurde, Mängel, die einer sachlich und rechnerisch des Vermögens Entlastung verfahren und der entgegenstehen, 24.2 Entlastungsvorschlag Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Erftstadt zu beschließen, gern. § 94 GO NW die geprüfte Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 anzuerkennen und dem Bürgermeister die vorbehaltlose Entlastung zu erteilen . • • • Stadt Erftstadt Rechnungsprüfungsamt • Gesonderter Berichtsband 21.2 Personalakten • Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 • • 21. Gesonderter Berichtsband: Personal Seite: 1 21.2 Prüfung Personalakten 21.21 Beamte Die Beschreibung des Prüfungsgegenstandes wurde geändert, da ab Januar 1996 das Kindergeld nach den Kindergeldregelungen des Einkommensteuergesetzes festgesetzt und ausgezahlt wird. Über das Vorliegen der Anspruchsvoraussetzungen zur Zahlung von Kindergeld (z.B. Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthalt des Anspruchsberechtigten im Zuständigkeitsbereich, Existenz und Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder) entscheiden die Gemeinden in eigener Zuständigkeit. Diese Einzelfallentscheidungen sind somit von den Gemeinden/Gemeindeverbänden auch vorzuprüfen, so weit nicht die Vorprüfungsaufgaben im Wege einer Vereinbarung auf andere Gebietskörperschaften übertragen wurden. Bei der Vorprüfung handelt es sich um eine Pflichtaufgabe der Gemeinde, die vom .echnungsprüfungsamt gern. § 103 Abs.1 Nr. 5 GO durchzuführen ist. Gleichzeitig erfolgte eine Überprüfung die Prüfung der Abrechnungsunterlagen nach besoldungsrechtlichen nach Eingabe in die ADV, Von den z.Zt. 82 Zahlfällen im Beamtenbereich folgende Hinweise und Beanstandungen: Personalnummer: Kriterien sowie wurden 5 geprüft. Es ergaben sich 130625 Am 01.04.1980 Versetzung vom RP der Stadt Köln zur Stadt Erftstadt. StOI BOA: 05/72 21. Lebensjahr. Am 01.04.1986 Beförderung nach A 11 StA. Schwerbehindert 80 % 13.04.00 - 31.05.05 Ehegatte Rentnerin, somit Zahlung Stufe 1 des Ortszuschlages. Kindergeldzahlung für 2 Kinder. .ind I. geb. 08.01.80, Studium Überschreitung in 2003 bis 31.03.04, Einkommensnachweis . liegt vor. Keine Kind S. geb. 16.09.85, Ausbildung 01.08.03. - 31.07.06. Vertrag und Einkommensnachweis 2003 liegen vor, keine Überschreitung. H Der angegebene Bruttobetrag des Kindes S. i.H.v. 8.244,23 € wurde falsch in die Berechnung übernommen, was aber keine Auswirkung auf die Kindergeldzahlung hatte. 21. Gesonderter Berichtsband: Personal Seite: 2 21.22 Angestellte Von 153 Zahlfällen ..wurden 5 zur Prüfung angefordert. Es erfolgte die Uberprüfung der Kindergeldzahlungen und der tarifrechtlichen Kriterien. Auch die Abrechnungsunterlagen nach Eingabe in die ADV wurden geprüft. Ergebnis der Prüfung: Personalnummer: Teilzeit: 30,00/38,5 302547 Std. Am 01.07.1996 Einstellung als Schulsekretärin, Verg.Gruppe VII, Fg. 1a, VKZ: 11/80 Stellenbewertung zum 01.12.2001, BAT VII, Fg. 1b rückwirkend zum 01.06.2001. Bewährungsaufstieg zum 01.06.2007. • Ehegatte It Erklärung Ortszuschlag kein öffentlicher Dienst, somit OZ Stufe 2, verh. Kindergeldzahlung für 1 Kind = 154,00 € Kind S. geb. 14.02.1979, Studentin Kindergeldzahlung über die KindergeldsteIle der Agentur für Arbeit Brühl an Ehegatten. Nachweis für 2003 It. Kontoauszug. H Gemäß Schreiben von Frau E. vom August 2003 wurde die Studienbescheinigung für das Wintersemester 2003 1 2004 beigefügt. Diese befindet sich aber nicht in der Akte. Die Bestätigung der Kindergeldkasse für 2003 fehlt. 21.23 Arbeiter • Von den 49 Kindergeldzahlfällen aus dem Arbeiterlohnbereich ausgewählt. Es kam zu folgendem Prüferqebnis: Personalnummer: wurden 5 zur Prüfung 446658 Teilzeit: 29,051 38,S Std. Ab 01.05.1992 Reinigungskraft Sportlerheim Köttingen, Lohngruppe 1, DAZ:05/92. Ab 14.08.1995 Reinigungskraft Kindergarten Gymnich. Seit 11.09.96 rechtskräftig geschieden. Ex-Ehemann kein ö.D, Ab 01.01.1999 Lohngruppe 2 als Küchenhilfe. Ab 01.01.2003 Höhergruppierung nach Lohngruppe 3 als hauswirtschaftliche Kraft. Ab 01.03.1997 Höhergruppierung nach Lohngruppe 1a als Reinigungskraft. Kindergeldzahlung für 2 Kinder = 308,00 € Kind B. geb. 23.08.1987 Kind M. geb. 03.03.1981 15.09.03 Anerkennungsjahr. bis 07/03 Schulbesuch. • Bescheinigung liegt vor. Ab 21. Gesonderter Berichtsband: Personal Seite: 3 H In 2004 wurde die Einkommensgrenze von 2003 angesetzt. 7.680,00 €. (Keine Auswirkung auf Kindergeldzahlung). Personalnummer: 7.188,00 € anstatt 446906 Teilzeit: 26,90/38,5 Std. Ab 08.08.1988 Reinigungskraft in der Don-Bosco-Sonderschule. Lohngruppe 1, DAZ: 08/88. Ab 08.08.1992 Höhergruppierung nach Lohngruppe 1a BMT-G. Ehegatte laut Antrag Sozialzuschlag kein ö.D. Ehegatte aus erster Ehe ö.D., Vergleichsmitteilung bezüglich Sozialzuschlag für Kind I. liegt vor. Zahlung von hier ab 01.01.1989. Leistungszuschlag ab 01.06.1999 = 104,81 €, Beschluss vom 01.06. und .8.09.1999. Kindergeldzahlung für 1 Kind = 154,00 €. Kind S. geb. 24.01.85. Ausbildung 01.09.2002 - 31.08.2005. Vertrag liegt vor. H Bei der Einkommensberechnung 2003 wurde das Weihnachtsgeld nicht berücksichtigt. Bei der Einkommensberechnung für 2004 wurde die Einkommensgrenze von 2003 zu Grunde gelegt. Statt 7.680,00 € wurden 7.188,00 € angesetzt. In beiden Fällen hatte dies aber keine Auswirkungen auf die Kindergeldzahlung. Personalnummer: 603894 "b Teilzeit: 20,0/38,5 Std. Ab 30.07.1997 Reinigungskraft, Lohngruppe 1. 30.07.2001 Lohngruppe 1a, Bewährungsaufstieg 4 Jahre. Ab 01.02.2002 Leistungszuschlag = 19,74 € Kommissionsbeschluss vom 15.01.2002 Ab 01.02.2003 Leistungszuschlag 33,24 € Beschluss vom 12.12.2002. Ab 01.04.2004 Leistungszuschlag 33,25 € Beschluss vom 01.02.2004. Ehegatte laut Antrag vom 26.05.2003 ohne Beschäftigung. = = Kindergeldzahlung über Agentur für Arbeit für 2 Kinder an den Ehemann. Kind A. geb. 04.12.1981 Kind E. geb. 04.09.1985 Schulbesuch 02.09.2002 - 31.07.2004. Bescheinigung liegt vor. H Vergleichsmitteilung Agentur für Arbeit fehlt. Einkommensnachweise der Kinder fehlen, da über 18 Jahre. Personalnummer: 451476 Ab 01.09.1991 Hauswart, Lohngruppe V, DAZ: 04/91. 21. Gesonderter Berichtsband: Personal Seite: 4 Am 15.02.1993 Bestellung zum Vorarbeiter mit Zulage Ab 01.04.1995 Höhergruppierung nach Lohngruppe 6 Ab 01.04.1999 Höhergruppierung nach Lohngruppe 6a Leistungszuschlag ab 01.02.2003 = 77,00 €, Bescheid vom 14.01.2003 Ehegatte berufstätig (selbständig), Antrag vom 28.09.2003 Kindergeldzahlung für 1 Kind ab 03/03. Kind A. geb. 08.09.1979 Studium Sommersemester Wintersemester 01.03.03. - 31.08.03. Bescheinigung liegt vor. 01.09.03 - 29.02.04. Bescheinigung liegt vor. B • Der Einkommensnachweis Personalnummer: für 2003 wurde trotz Aufforderung noch nicht erbracht. 606228 Teilzeit: 18,25"/38,5 Std. Ab 17.01.200 Reinigungskraft Kindertagesstätte Lechenich-Süd Dienstzeit: 29.04.1999, Lohngruppe 1, DAZ: 04/99, vorher befristete Aushilfstätigkeiten . Ab 29.04.2003 Höhergruppierung Lohngruppe 1a Ab 01.02.2003 Leistungszulage = 34,05 € Bescheid vom 13.01.2003 Kindergeldzahlung für 1 Kind = 154,00 € Kind A. geb. 11.10.1982, Ausbildung vom 20.08.2001 - 31.07.2004, Einkommensnachweis liegt vor. • H Das Urlaubsgeld aus 2003 i.H. von 100,00 € und das Weihnachtsgeld von 200,00 € wurden bei der Berechnung nicht berücksichtigt. Die Einkommensgrenze 7.680,00 € gewesen. aus 2003 i.H . für 2004 wurde mit 7.188,00 € angesetzt. Richtig wären Eine Auswirkung auf die Kindergeldzahlung Der tatsächliche Einkommensnachweis ergibt sich nicht. für 2003 fehlt noch. Fazit: Bei der Prüfung der Personalakten wurden keine gravierenden Verstöße festgestellt. Stadt Erftstadt Rechnungsprüfungsamt • Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Sozialhilfeaufgaben • Schlussbericht über die Prüfung der Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2003 • • Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 1 Prüfbericht Betr.: Prüfung zur Haushaltsrechnung hier: Delegierte Sozialhilfeaufgaben 2003 1. Allgemeines Rechtsgrundlage • Gemäß § 101 GO sind seit 1987 auch die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Sozialhilfeaufwendungen mit in die Prüfung der Rechnung einzubeziehen . Es handelt sich um eine vorgezogene Prüfung der Rechnung gemäß § 103 Gemeindeordnuno. Prüfungszeitraum/Prüfungsform Die Prüfung erfolgte in der Zeit vom 20.03 ..2003 - 16.06.2003 als vorgezogene unvermutete Prüfung zur Haushaltsrechnung 2003. • Die geprüften Fälle wurden vom RPA nach dem Zufallsprinzip ausgewählt und die Akten entsprechend gekennzeichnet. Anhand von Einzelakten wurde stichprobenartig geprüft, ob die Bestimmungen des BSHG und die sonstigen zu berücksichtigenden Gesetze sowie die Sozialhilferichtlinien des Kreises beachtet und richtia anaewendet wurden . Prüfungsgegenstände/Umfang • • • • • • • • • • • Einmalige Beihilfen an Empfänger ohne laufende Hilfe Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz Erstattungen durch andere Sozialleistungsträger Kostenbeiträge u. Aufwendungsersatz, Kostenersatz Rückforderungen Hilfe zum Lebensunterhalt, Hilfe in besonderen Lebenslagen Unterhalt Krankenhilfe Führung des Bestandsverzeichnisses Abrechnung der Kosten für asylbegehrende Ausländer Erstattungen durch die Eigenschadensversicherung Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben Die Prüfung der Vorgänge erstreckte 01.04.2002 - 31.03.2003. 2003 Seite: 2 sich überwiegend auf die Zahlfälle im Zeitraum Zum Zeitpunkt der Prüfung war der Handvorschuss "laufende Hilfe" bereits geprüft. Ferner wurde die Abwicklung von Schadensfällen durch die Eigenschadensversicherung geprüft. Evtl. eingegangene Entschädigungsleistungen wurden separat abgerechnet und an den Kreis weitergeleitet ( s. hierzu Ziffer 2.8 ). I I Prüfer: Herr Linden • Schlussbesprechung: Der Bericht wurde dem Fachamt am 17.06.2003 im Entwurf zur Kenntnis zugesandt. laut tel. Mitteiluna ist eine weitere Besprechuno nicht erforderlich . Prüfunqshinweise B mit Ziffer Beanstandung, die einer Stellungnahme bedarf B = Beanstandung, zu der eine Stellungnahme nicht erforderlich ist, wenn sie beachtet wird H = Hinweis = • Im Text befindliche Abkürzungen AS, HE = Antragsteller, Hilfeempfänger SH, HBl, HlU = Sozialhilfe, Hilfe in besonderen lebenslagen, lebensunterhalt Wohngeld WG Kindergeld, Kindergeldzuschlag .KG/KGZ = Arbeitsamt AA Hilfe zum = = Organisation Die laufenden Fälle werden in den Sachgebieten getrennt nach Buchstaben bearbeitet. Zusätzliche Sachgebiete bestehen für • die Heranziehung von Unterhaltspflichtigen • Bearbeitung von einmaligen Beihilfen (für HE, die keine Ifd. Hilfe beziehen) • leistungen nach dem Gnundsicherungsgesetz (für HE, die keine Ifd. Hilfe beziehen • Antragsaufnahme Heimfälle und Eingliederungshilfe für Behinderte • Betreuung der Asylanten und Aussiedler • Forderungsfälle (nach Hilfeeinstellung Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben Fallzahlen: Stand Februar 2003 It. Statistik 605 Fälle Hilfe zum Lebensunterhalt 23 Fälle Hilfe in bes. lebenslagen HLU und HBl -50Zahl der SH-Empfänger davon 1613 weiblich 901 männlich 712 51 Fälle 125 Fälle Leistungen Grundsicherung • Seite: 3 165 Fälle Hilfe nach AsylbLG 2. Prüfung 2003 nach einzelnen Hilfearten ~2.1 EINMALIGE BEIHILFEN II Es handelt sich hierbei um einmalige Leistungen an Personen, die aufgrund ihres Einkommens keinen Anspruch auf laufende Hilfe zum Lebensunterhalt haben, jedoch nur geringfügig mit dem Einkommen über dem Bedarfssatz liegen. Ausgaben in den Haushaltsjahren 2001/2002: 2001 I Einmalige Beihilfen an sonst. HE 116.731,89DM 2002 61.945,00 € Insgesamt wurden 30 Fälle nach dem Zufallsprinzip geprüft. Beanstandungen • B1 Az.: 0035/Di Bei der vorgenommenen Beihilfeberechnung vom 24.06.02 wurde eine Miete von 355,86 € und Heizkosten i.H.v. 23,01 € angesetzt (378,87 €). Laut Mietbescheinigung insgesamt ./. Garage 765,00 DM 35,00 DM beträgt die Miete = = 391,14€ 17,90 € 373,24 € Dies ergibt eine Differenz von 5,63 €, welche sich auf das anrechenbare übersteigende Einkommen auswirkt. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 4 Stellungnahme Sozialamt: Die zu Grunde gelegte Mietbescheinigung datiert aus 1995 und entspricht nicht dem derzeitigen Mietzins. Ausweislich einer aktuellen Mietbescheinigung beträgt die Miete seit 01.08.2001 insgesamt 398,29 € und wird im Falle erneuter Beantragung einer Beihilfe entsprechend Berücksichtigung finden. H Az.: 0006/Em Die HE beantragte am 05.11.02 für sich und die Enkelin eine einmalige Beihilfe. Die Enkelin ist It. Hauptantrag am 06.08.88 geboren und war somit 14 Jahre alt. Es wurde der Regelsatz für Haushaltsangehörige von 7 bis 13 Jahre angesetzt. • Da das Einkommen jedoch finanziellen Auswirkungen . unter dem Bedarfssatz lag, ergaben sich keine H Az.: 1007/Mü Die Eheleute beantragten im Januar 2003 eine einmalige Beihilfe. Die Berechnung ergab einen ungedeckten Bedarf i.H.v. ca. 400,- €. Bei der AntragsteIlung gab der HE an, seinen LU durch sparsames Wirtschaften und Kontoüberziehung zu decken. Da das Einkommen jedoch erheblich unter dem SH-Satz liegt, sollte bei einer evtl. Vorsprache nochmals auf die Möglichkeit der Beantragung von Ifd. Hilfe hingewiesen werden (z.B. zur Vermeidung evtl. Mietrückstände/Stromkosten). 82 Az.: 0560/Re • Nach Aktenlage erhalten die HE seit Mitte 1999 einmalige Beihilfen. Laut einem anonymen Schreiben hatten die HE in diesem Zeitraum weitere Einnahmen, welche dem Sozialamt nicht angegeben wurden. Am 26.3.03 gab der HE an, diese Einkünfte aus "Unwissenheit" nicht angegeben zu haben. Zwecks Erstattung der zu Unrecht erhaltenen Leistungen wollte er sich mit der zuständigen Sachbearbeiterin in Verbindung setzen. Ist dies zwischenzeitlich geschehen - wie wurde die Erstattung geregelt? Stellungnahme Sozialamt: Die zu unrecht gewährten Beihilfen wurden vom HE mit inzwischen rechtskräftigem Bescheid zurückgefordert. Der Forderungsbetrag in Höhe von 718,62 € wird seit 6/03 ratenweise einbehalten. 83 Az.: 0705/Kie Die HE beantragte am 25.11.02 für sich und ihr Kind eine Weihnachtsbeihilfe. K. ist berufstätig - zahlt der Arbeitgeber kein Weihnachtsgeld? Frau Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 5 Bei den in 2002 gewährten Beihilfen erfolgte keine Anrechnung der Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz. Entsprechende Zahlungen wurden jedoch It. Auskunft -51- gezahlt. Stellungnahme Sozialamt: Ein Anspruch auf Weihnachtsgeld bestand nicht auf Grund des kurzen Arbeitsverhältn isses. Bei der Beantragung der Beihilfen wurden die Leistungen nach dem UVG nicht angegeben. Die HE wurde zwecks Anhörung vorgeladen; danach wird eine Rückforderung abschließend geprüft. • Ergänzende Stellungnahme: Durch die Nichtberücksichtigung des Einkommens ist ein Schaden in Höhe von 973,16 € entstanden. Dieser wurde dem Gemeindeversicherungsverband gemeldet und von diesem nach Abzug des Eigenanteiles in Höhe von 875,85 € reguliert. 84 Az.: 0925/Tsch Frau T. erhielt in 2002 einmalige Beihilfen für sich und die Kinder. Ein evtl. Anspruch auf Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz wurde nicht geprüft; die Hilfe hätte nach § 11,2 BSHG gewährt werden müssen. In der Zeit vom 04.12. - 13.12.02 wurde Hilfe zum Lebensunterhalt i.H.v. 244,06 gewährt, da das AA die beantragten Leistungen noch nicht bewilligt hatte. Mit E-Mail vom 04.12.02 wurde beim AA ein entsprechender Erstattungsanspruch angemeldet. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, ob dieser berücksichtigt wurde, bzw. ob Zahlungen bei der Stadtkasse eingingen. • Stellungnahme Sozialamt: Lt. Auskunft des Jugendamtes Leistungen nach dem UVG. bestand im BE;lfIIilligungszeitraum kein Anspruch auf Bislang gingen keine Zahlungen vom AA ein. Zur Klärung der Angelegenheit Kontakt zum AA aufgenommen. wurde Ergänzende Stellungnahme: Vom AA bewilligte und an die HE gezahlte Leitungen für 11/02 wurden bei der Berechnung der SH für die Zeit vom 14.12.02 bis 31.12.02 als Einkommen entsprechend berücksichtigt. Die ab 12/02 vom AA laufend gewährte Arbeitslosenhilfe wurde ab 01/03 als Einkommen angerechnet mit der Folge, dass ab diesem Zeitpunkt kein weiterer Sozialhilfeanspruch mehr bestand. Anlage: 112.2 Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 6 LEISTUNGEN NACH DEM GRUNDSICHERUNGSGESETZ (ohne SH) Das Grundsicherungsgesetz (GsiG) wurde als Artikel 12 des Gesetzes zur Reform der gesetzlichen Rentenversicherung und zur Förderung eines kapitalgedeckten Altersvorsorgevermögens geschaffen und trat am 1. Januar 2003 in Kraft. Die Grundsicherung ist eine eigenständige soziale Leistung, die den grundlegenden Bedarf für den Lebensunterhalt älterer und dauerhaft erwerbsgeminderter Personen sicherstellt. Die Leistung von Grundsicherung ist antragsabhängig. Anspruchsberechtigt • sind Personen mit gewöhnlichem Aufenthalt in der BRD, die ~ das 65. Lebensjahr vollendet haben oder ~ die das 18. Lebensjahr vollendet haben und unabhängig von der jeweiligen Arbeitsmarktlage aus medizinischen Gründen dauerhaft voll erwerbsgemindert sind, ~ die ihren Lebensunterhalt nicht aus eigenem Einkommen und Vermögen bzw. ~ aus dem Einkommen und Vermögen des nicht getrennt lebenden Ehegatten oder des eheähnlichen Partners, soweit es deren Eigenbedarf übersteigt, bestreiten können. Die Grundsicherung umfasst ~ den für den Antragsberechtigten maßgebenden Regelsatz zuzüglich 15% des Regelsatzes eines Haushaltsvorstandes, ~ die angemessenen tatsächlichen Kosten für Unterkunft und Heizung, ~ die Übernahme von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen, ~ einen Mehrbedarf von 20% des maßgebenden Regelsatzes bei Besitz eines Schwerbehindertenausweises mit dem Merkzeichen "G". • Von dem so ermittelten Bedarf wird vorhandenes mögen angerechnet. Einkommen abgezogen bzw. Ver- Berechnungsbeispiel: Alleinstehender mit einer mtl. Miete von 250.- €, Heizkosten i.H.v. 50,- € und einer Rente von 450,- €. Regelsatz Haushaltsvorstand + Zuschlag 15% + Miete + Heizkosten 293,00 43.95 250,00 50,00 Summe Bedarf l. Renteneinkommen 636.95 450,00 Grundsicherungsbedarf 186.95 Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben Stichprobenartig geprüft. 2003 Seite: 7 wurde 15 Fälle nach dem GSiG (ohne gleichzeitige Zahlung SH) H Az.: 6011.4.2044/S. Po In der Berechnung werden neben der Miete mtl. 36,00 für Heizkosten anerkannt. Ein entsprechender Nachweis befindet sich nicht in der Akte. B5 Az.: 6008.4.0015/Ga • Der HE bezieht seit 01.01.2003 Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz. Diese betragen laut Bescheid vom 17.12.2002 mil. 148,22 €. Gem. WG-Bescheid vom 06.05.2003 wurde für den Zeitraum 01.01. bis 21.12.2003 WG i.H.v. mtl. 160,00 € bewilligt; die Zahlung erfolgt an das Sozialamt. Da das bewilligte WG über der SH liegt, ist die Grundsicherungsleistung unverzüglich einzustellen. Das anteilige WG von 11,78 € ist bis zum Tag der Einstellung an Herrn G. auszuzahlen. Stellungnahme Sozialamt: Die Grundsicherungsleistung wurde zum 01.07.2003 eingestellt. Bis dahin zuviel vereinnahmtes WG in Huhe von 70,68 € wurde an den HE erstattet. B6 Az.: 5021.1.0227/Hu • Die HE bezieht seit 01.01.2003 Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz i.H.v . 813,61 €. In diesen Zahlungen sind Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, Haftpflicht- und Hausratversicherung enthalten. Entsprechende Nachweise sind aus der abgeschlossenen SH-Akte dem neuen Vorgang beizufügen. In der mtl. Leistung sind ca. 329,- € für Unterkunftskosten. hervor, ob ein Antrag auf WG gestellt wurde. Aus der Akte geht nicht Stellungnahme Sozialamt: Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung werden im Rahmen des § 3,1 Nr. 3 des GsiG übernommen und direkt der Krankenkasse monatlich angewiesen. Beiträge für eine Hausrat- oder Haftpflichtversicherung werden jedoch nicht berücksichtigt. Ein WG- Antrag liegt vor. Nachträglich zu bewilligendes WG wird von hier vereinnahmt werden, da insoweit aus Mitteln der Grundsicherung vorgeleistet wurde. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 8 H Az.: 6008.4.0010/0i Frau O. bezieht Leistungen nach dem Grundsicherungsgesetz i.H.v. 513,- €. In der Berechnung wird die HE als HV geführt; Kosten der Unterkunft sind nicht angegeben. Es sollte ein Hauptantrag gefertigt werden, aus welchem die persönlichen Verhältnisse der HE hervorgehen. 2.3 KOSTENBEITR. U. AUFWENDUNGSERSATZ, KOSTENERSATZ, ERSTATIUNGEN; HILFE ZUM LEBENSUNTERHALT I PFLEGEGELD • Entwicklung der Ist-Einnahmen in den Bereichen Kostenbeiträge u. Aufwendungsersatz, Kostenersatz, Kostenerstattung durch andere Sozialleistungsträger und der Ausgaben: 2001 2002 Kostenbeitr.l AufwErs.lKostenersatz 116.519,76 OM 37.850,00 € Kostenerstattung d. Träger 333.171,55 DM 130.806,00 € 2001 2002 Hilfe zum Lebensunterhalt Hilfe zu r Pflege • Es wurden bieten) . insgesamt ca.100 DM 3.738.111,25 € 309.323,75 DM 164.695,32 € 6.972.874,10 Fälle geprüft (anteilig aus den einzelnen Sachge- Schwerpunkte hierbei waren die Geltendmachung vorrangiger Ansprüche, die ordnungsgemäße und umgehende Auswertung eingereichter (Mietbescheinigung, Einkommensnachweise u.ä.), die Bemühungen um eine evtl. Arbeitsvermittlung, und die Einhaltung und Überwachung von Terminen. Es ergaben sich nachstehende Unterlagen Beanstandungen: B7 Az.: 0181/Zim Der HE ist arbeitslos und bezieht seit 07.06.2002 Hilfe zum Lebensunterhalt. Die Mitteilung an die Unterhaltsstelle bezüglich des unterhaltspflichtigen Vaters wurde erst am 19.02.2003 gefertigt. Laut Vermerk vom 18.02.03 hat der HE eine Arbeit auf 325,- € Basis aufgenommen. Es wollte eine entsprechende Verdienstbescheinigung Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 9 nachreichen. Diese befand sich am Tag der Prüfung jedoch nicht in der Akte. Eine Berechnung des Pausch. WG (Bescheid) befindet sich nicht beim Vorgang. Stellungnahme Sozialamt: Es ist vergessen worden, für den SH Zeitraum 06/02 09/02 eine Unterhaltsmeldung zu fertigen. Eine Rückfrage bei der Unterhaltsstelle hat ergeben, dass von dort noch nicht abschließend geprüft und entschieden werden konnte. Für den Fall, dass kein Unterhalt gefordert werden kann, wäre die Angelegenheit erledigt, ansonsten wird eine fiktive Berechnung eines evtl. entstandenen Schadens vorgenommen und der Versicherung gemeldet. Seit dem 25.02.2003 erfolgte seitens der HE keine weitere Vorsprache. Bei Vorsprache werden die erbetenen Unterlagen von ihr verlangt. Eine Bescheiderteilung hinsichtlich des Wohngeldes ist tatsächlich nicht erfolgt. • Ergänzende Stellungnahme: Die Gewährung laufender Hilfe wurde bereits zum 31.03.03 eingestellt. Die Prüfung der Unterhaltsfähigkeit der Eltern dauert noch an. B8 Az.: 0205/Sz • Herr S. bezieht seit 07.02.2003 Hilfe zum Lebensunterhalt. Bereits bei AntragsteIlung wurde er auf die Beantragung von Kindergeld hingewiesen. Ein entsprechender Antrag liegt laut Bescheinigung des AA vom 24.02.03 vor. Anlässlich einer Vorsprache am 24.04.03 erklärte der HE, er werde einen Nachweis bezüglich der Kindergeldangelegenheit vorlegen. Dieser befand sich noch nicht in der Akte. Nach einem Vermerk vom 31.01.03 wollte sich der HE bei einigen Firmen vorstellen. Auch am 24.04. erklärte er, er wolle sich bei zwei Firmen bewerben. Hierüber wollte er entsprechende Nachweise einreichen. Es befindet sich lediglich ein Vermerk in der Akte, in welchem Herr S. angibt, zwei Bewerbungsgespräche geführt zu haben. Stellungnahme Sozialamt: Eine schriftliche Bestätigung des AA über die formelle Beantragung von Kindergeld liegt nunmehr vor. Eine über Monate dauernde Bearbeitung beim AA ist nicht außergewöhnlich. Es erfolgte jedoch nochmals eine Erinnerung an die Erledigung der Angelegenheit. Die Vorsprachen des He bei den beiden Firmen wurde tel. überprüft. Es wurde versäumt, einen entsprechenden Vermerk zu fertigen. Da der HE die SH lediglich anlässlich persönlicher Vorsprachen erhält, wird die Angelegenheit der Arbeitssuche regelmäßig überwacht. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 10 B9 Az.: 0158/So Frau S. bezieht für sich und zwei minderjährige Kinder seit 2001 Hilfe zum Lebensunterhalt. Laut Berechnung vom 05.12.2001 beträgt das mtl. WG 173,00 €. In der Bedarfsberechnung für 04/02 wird dieser Betrag auch berücksichtigt. Ab Bescheid für den Monat 03/03 ist das WG nicht mehr ausgewiesen. Die Angelegenheit ist zu prüfen und aktenkundig zu machen. • Stellungnahme Sozialam!: Die Prüfung hat ergeben, dass eine Weiterbewilligung des WG ab 01.10.2002 durch den damaligen Sachbearbeiter nicht erfolgt ist. Die wurde jedoch nunmehr rückwirkend für die Zeit ab 10/02 korrigiert, dass WG 10/02 - 05/03 wurde manuell gemeldet und somit mit dem Land verrechnet. Ab 06/03 erfolgte Eingabe in der EDV. Ein Schaden ist somit nicht entstanden. B 10 Az.: 0185/Si Die HE bezieht seit 7/02 für sich und die Kinder SH, da der getrennt lebende Ehemann seiner Unterhaltsverpflichtung nicht nachkommt. Mit Schreiben vom 04.07.2002 wurde beim Jugendamt ein Erstattungsanspruch auf Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz angemeldet. Bis zum Tag der Prüfung ist aus der Akte kein Sachstand ersichtlich. Seit der AntragsteIlung werden mtl. 100,- direkt an das RWE überwiesen. Ein entsprechender Vermerk bzw. Antrag der HE befinden sich nicht in der Akte. • Stellungnahme Sozialam!: Eine Rückfrage beim Jugendamt hat ergeben, dass der dortige Antrag noch nicht abschließend bearbeitet werden konnte. Die Entscheidung wurde für den Monat Juni in Aussicht gestellt. Der vorliegende Erstattungsanspruch wird hierbei berücksichtigt. Laut Aussage des damals zuständigen Sachbearbeiters hatte die HE um Übernahme der Stromabschlagszahlungen unmittelbar aus SH-Mitteln gebeten. Es wurde offensichtlich versäumt, hierüber einen Aktenvermerk zu fertigen. Gleichwohl hat die HE einen SH-Bescheid erhalten, aus welchem die Verwendung der Mittel erkennbar ist; Einwendungen von Seiten der HE erfolgten nicht. Ergänzende Stellungnahme: Leistungen nach dem UVG wurden zwischenzeitlich bewilligt Berechnung der SH als Einkommen entsprechend berücksichtigt. und bei der Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 11 H Az.: 0222/Si Mit Schreiben vom 24.04.03 erklärte sich die Mutter der HE bereit, die stundenweise zu betreuen. Bemüht sich die HE um eine Arbeit? Der zahlt mtl. den Regelunterhalt für die Kinder L. und N. Vorsorglich hingewiesen, dass sich der Regelunterhalt ab 01.07.03 erhöht. Dies mitzuteilen. Enkelkinder Kindesvater wird darauf ist dem KV B 11 Az.: 0189/Za e Die HE bezog bis 31.07.2002 SH in Schweich. Die Umzugskosten wurden vom dortigen Sozialamt (200,- €) übernommen. Die Voraussetzungen des § 107 BSHG (Kostenerstattung bei Urnzuq) sind zu prüfen. Lt. Mitteilung des AA musste die HE ab 30.09.02 einen Folgeantrag auf die Gewährung von Alhi stellen (s. Vermerk vom 17.09.02). Die HE wurde schriftlich aufgefordert, hierüber einen Nachweis vorzulegen. Bis zum Tag der Prüfung befanden sich keine entsprechenden Unterlagen in der Akte. Diederzeitige Höhe der Leistungen des AA ist von der HE zu belegen. Stellungnahme Sozialamt Die Anmeldung eines Erstattungsanspruches nach § 107 BSHG ist tatsächlich vergessen worden. Dies wurde umgehend noch fristwahrend nachgeholt. Auch wurde die HE heute angeschrieben mit der Bitte um Vorlage eines aktuellen Leistungsnachweises über die AFG-Leistung. e Ergänzende Stellungnahme: Das Anerkenntnis zur Kostenerstattung nach § 107 BSHG liegt zwischenzeitlich vor. Auch wurden Leistungen des AA weiterbewilligt und bei der Berechnung der SH als Einkommen berücksichtigt. __ H Az.: 0152/Schl Die HE beantragte in 2/03 Hilfe zum Lebensunterhalt, da sie nach einem abgebrochenen Studium ohne Arbeit und Einkommen ist. Da Frau Sch. alleinstehend ist, sollte sie sich regelmäßig beim AA arbeitssuchend melden, bzw. Nachweise über eigene Bemühungen vorlegen. H Az.: 0068/Sta Die HE beantragte in 3/03 Hilfe zum Lebensunterhalt, da sie nach der Trennung vom Ehemann ohne Einkommen ist. Da Frau St. alleinstehend ist, sollte sie sich regelmäßig beim AA arbeitssuchend melden, bzw. Nachweise über eigene Bemühungenvorlegen. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 12 H Az.: 0035/Sche Bei der Antraqstellunq im August 2002 gab die HE an, eine versicherungspflichtige Beschäftigung in Aussicht zu haben. Ein Ergebnis ist aus dem Vorgang nicht erkennbar. Lt. Bescheinigung des AA hatte sich Frau S. am 05.08.2002 arbeitssuchend gemeldet. Ein erneuter Nachweis sollte angefordert werden. Stellungnahme Sozialamt: Die HE wird schriftlich aufgefordert, hierzu anlässlich einer persönlichen Vorsprache Stellung zu nehmen. Gleichzeitig soll hierbei ein Nachweis des AA vorgelegt werden. • H Az.: 0115/Po Der HE bezieht seit 11/02 Hilfe zum Lebensunterhalt, da er ohne Arbeit und eigenes Einkommen ist. Herr P. sollte sich auch beim AA arbeitssuchend melden und eine entsprechende Bescheinigung vorlegen. Gem. Mietbescheinigung vom 12.11.02 sind in der Miete auch Kosten für die Warmwasserversorgung (angegebener Betrag kann jedoch nicht stimmen) enthalten. Bitte prüfen. H Az.: 0143/Plu • Hilfe zum Lebensunterhalt wird seit 01.04.2003 gezahlt, da das Renteneinkommen der Ehefrau nicht zur Bedarfsdeckung ausreicht. Die Hilfe wurde darlehnsweise gem. § 15b BSHG bewilligt, da der Ehemann ein Gewerbe angemeldet hat. Frau P. bezieht eine Erwerbsunfähigkeitsrente. Sollte die Hilfe doch voraussichtlich für einen längeren Zeitraum. erforderlich sein, is.! zu p.üfen, ob die Voraussetzungen zur Zahlung eines Mehrbedarfs (Schwerbehindertenausweis) nach § 23 BSHG vorliegen. B 12 Az.: 0092/Pet Der HE bezieht seit 10/2002 Hilfe zum Lebensunterhalt, da er ohne Einkommen ist. Im ärztlichen Attest vom 29.08.2002 wird bescheinigt, dass der Krankheitszustand von P. mindestens noch für drei Monate bestehen wird. Eine erneute Prüfung ist einzuleiten. Mit Schreiben vom 19.11.2002 erklärte sich der Vater bereit, ohne Überprüfung der Unterhaltsfähigkeit alle geleisteten Aufwendungen nach dem BSHG an seinen Sohn zu erstatten. Er wurde mit Schreiben vom 03.12.02 gebeten, die SH-Zahlungen für den Zeitraum 01.10.02-31.12.02 i.H.v. 944,00 € zu erstatten. Ein Eingang des Betrages ist aus dem Vorgang nicht ersichtlich. Spätestens per 30.06.03 sollte eine erneute Abrechnung vorgenommen werden. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 13 Stellungnahme Sozialamt: Da sich der HE in einer Einrichtung befindet, ist zumindest für die Verweildauer in der Tagesstätte von einem unveränderten Gesundheitszustand auszugehen, so dass sich eine regelmäßig wiederholende Vorlage entsprechender Atteste als entbehrlich angesehen wird. Die SH wird in vollem Unfang vom Vater erstattet und über die Unterhaltsstelle vereinnahmt. Insofern befinden sich in der SH-Akte keine Annahmeanordnungen. Jede Änderung der Sozialhilfeleistung in Art und Höhe wird der Unterhaltsstelle zwecks Bezifferung gegenüber dem Unterhaltspflichtigen mitgeteilt. H Az.: 0144/Pep • Die Familie bezieht seit 01.05.2003 SH,. da Herr. P. lediglich Arbeitslosenhilfe bezieht. Frau P. sollte sich beim AA arbeitssuchend melden und hierüber einen entsprechenden Nachweis vorlegen. Ein Bewilligungsbescheid über die gewährte Hilfe befand sich nicht in der Akte. Künftig ist über die anteilige Berechnung der l.eistunqen.des AA ein entsprechender Vermerk anzufertigen. B 13 Az.: 2270/The • SH-Bezug seit 4/01, da ohne Arbeit und Einkommen. Mit Schreiben vom 26.04.2001 wurde der HE aufgefordert, sich alle 3 Monate beim AA arbeitssuchend zu melden und einen entsprechenden Nachweis hierüber vorzulegen. Laut den in der Akte befindlichen Unterlagen erfolgte die letzte Meldung beim AA in 2002. Der HE ist aufzufordern, umgehend eine neue Bescheinigung über die Meldung vorzulegen. Gern. Vermerk vom 12.04.02 sollte regelmäßige Außendienstbesuche zwecks Feststellung des Aufenthaltes erfolgen. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, ob dies bis heute geschehen ist. Besteht im vorliegenden Fall kein Anspruch auf WG - im Bescheid 05/03 nicht enthalten? Stellungnahme Sozialamt: Der HE wurde mit Schreiben vom 05.06.2003 aufgefordert, sich umgehend beim AA arbeitssuchend zu melden und einen entsprechenden Nachweis vorzulegen. Die angekündigten Außendienstbesuche wurden aufgrund Personalmangels nicht durchgeführt. Sobald sich die Personalsituation entschärft hat, werden die Hausbesuche stichprobenartig erfolgen. Der Mietzuschuss wurde zwischenzeitlich weiter bewilligt. H Az.: 01 OO/Rod Der HE bezog bis 3/03 Eingliederungshilfe. Herr R. ist aufzufordern, sich beim AA arbeitssuchend zu melden. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, dass evtl. Anspruchsvoraussetzungen für WG geprüft wurden. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 14 H Az.: 0131fThe Der im Haushalt lebende Sohn ist volljährig und hat somit einen eigenen SHAnspruch. Es ist aktenkundig zu prüfen, ob evtl. ein Anspruch nach dem Berufsausbildungsfördenungsgesetz besteht. B Az.: 0181/Wie Der HE wurde am 10.01.2003 aus Haft entlassen und beantragte Hilfe zum Lebensunterhalt. Er wohnt im Haushalt der Eltern. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, dass § 16 BSHG (Haushaltsgemeinschaft) geprüft wurde. Ferner war die Hilfe nach § 92a BSHG (SH wegen schuldhaftem Verhalten) zu gewähren. • B Az.: 0189/Wei Die HE bezieht seit 01.04.2003 SH und Krankenhilfe in Erftstadt, da sie ohne Einkommen ist. Über die Gewährung von Krankenhilfe wurde kein Bescheid gefertigt; auch eine Mitteilung an die Unterhaltspflichtigen muss noch gefertigt werden. Wurde die vom Vermieter geforderte Kaution i.H.v. 690,00 € bereits gezahlt (II. Mietbescheinigung "ja"). • Stellungnahme Sozialarnt: Die Gewährung von Krankenhilfe wird durch das Ausstellen eines entsprechenden Krankenscheins dokumentiert. Auch für den HE ist es von keinerlei Nachteil, dass für die Gewähnung von Krankenhilfe kein Bescheid gefertigt wird. Eine Unterhaltsprüfung ist deshalb nicht erfolgt, weil die einzige Unterhaltspflichtige, nämlich die Tochter der HE, ebenfalls bei mir im Leistungsbezug steht. Künftig wird dies auch aktenkundig gemacht. Hinsichtlich der noch offenen Kaution laufen immer noch Ermittlungen, so dass die Frage der Kautionszahlung bis heute nicht geklärt ist. Sobald die Antwort auf mein Schreiben vom 14.05.2003 vorliegt, wird auch diese Angelegenheit abschließend geklärt und bearbeitet. Anmerkung RPA: Die rechtswahrende Mitteilung ist auch an Personen zu versenden, welche selbst im Leislungsbezug stehen. H Az.: 0111/Rod Die Eheleute wurden in 10/2002 als Spätaussiedler der Stadt Erftstadt zugewiesen. Seil 08.03.2003 sind die HE ohne Einkommen, da der Anspnuch auf Eingliederungshilfe erschöpft ist. Die Eheleute haben sich dem Arbeitsmarkt zur Verfügung zu stellen und hierüber einen l)Iachweis vorzulegen. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 15 H Az.: 0186IWolf Frau W. bezieht seit 02/2003 Hilfe zum Lebensunterhalt. Vorher bezog sie Leistungen in Mockrehna. Ein Antrag auf Kostenerstattung gem. § 107 BSHG wurde am 17.02.2003 gestellt. Bis zum Tag der Prüfung liegt keine Bestätigung vor. Ferner ist der Sachstand bezüglich des Kindergeldantrages beim AA zu erfragen. Stellungnahme Sozialamt: Sowohl hinsichtlich der Kostenerstattung nach § 107 BSHG und des Erstattungsanspruches beim AA wird eine Nachfrage erfolgen . • ~z.: 0256/Bel Die Familie bezieht seit 02/2003 Hilfe zum Lebensunterhalt. Laut Mietbescheinigung sind in der mtl. Miete 81,80 € Abschlag Heizkosten. In der EDV werden jedoch lediglich 80,00 € angesetzt. In der Akte befindet sich kein Bewilligungsbescheid über die SH und die Berechnung des WG. B 14 Az.: 0358/Ber • Laut Aktenlage ist die HE verheiratet und hat 2 Kinder. Aus dem Vorgang sind Angaben bezüglich des Ehemannes nicht zu entnehmen. Wie deckt dieser seinen Lebensunterhalt? Gem. einem in der Akte befindlichen Ausbildungsvertrages erhält er mtl. 352,79 € Ausbildungsvergütung. Die Unterkunftskosten werden zu :y. angerechnet. Hier sollte, wenn überhaupt, die volle Miete .I. Mietanteile wegen der Übersichtlichkeit angesetzt werden. Ferner sind im Bescheid Heizkosten ausgewiesen. Der entsprechende Nachweis (Vertrag) ist zur Akte zu nehmen. . Stellungnahme Sozialamt: Nach tel. Auskunft der BAB-Stelle des AA wurden entsprechende Antragsunterlagen an Herrn B. am 02.05.2003 ausgehändigt. Herr B. wurde gebeten, den Bewilligungsbescheid BAB nach Erhalt vorzulegen. Die Sozialhilfekonfiguration wurde dahingehend abgeändert, dass Herr B. als Familienmitglied aufgenommen wurde; aber nicht in die Bedarfsgemeinschaft. Ein Nachweis über die Heizkosten (Erdgas Sondervertrag) wurde angefordert. B Az.: 0353/Bon Die HE bezieht für sich und die drei Kinder Hilfe zum Lebensunterhalt, da sie durch Kündigung ihren Arbeitsplatz verloren hat. Ein gerichtliches Verfahren bezüglich der Kündigung endete mit einem Vergleich. Die Leistungen des AA werden laul Bescheid ab 01.06.2003 gezahlt. Von Seiten des Arbeitsamtes wird wohl z.ZI. die Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 16 Verhängung einer Sperrfrist geprüft (Rechtsanwalt der HE legte Widerspruch ein). Die SH wurde auch wegen der evtl. Sperrfrist gekürzt. Der Sachstand beim AA sollte erfragt werden, damit die SH-Kürzung evtl. aufgehoben werden kann. Ferner ist eine Mitteilung an die Unterhaltsstelle zu fertigen. Laut Vergleich soll Frau B. eine Abfindung i.H.v. 800,00 € erhalten. Wurde diese bereits gezahlt? H Az.: 0338/Bä Die HE ist Alleinstehend und ohne Arbeit. Die letzte Meldung beim AA erfolgte am 30.01.2003. Eine neue Bescheinigung ist anzufordern. Frau B. ist anzuhalten, sich auch selbst um Arbeit zu bemühen und entsprechende Nachweise hierüber vorzulegen. • B Az.: 2011/Ber Der HE bezieht Hilfe zum Lebensunterhalt, da er erwerbsunfähig ist. Im SHBescheid werden 75,00 € für Kosten der Unterkunft angesetzt. Ein Nachweis hierüber befindet sich nicht in der Akte. B Az.: 0356/Bec In den in der Akte befindlichen WG-Bescheiden wurde ein Untermietzuschlag von 2,56 € angesetzt. Lt. Mietbescheinigung ist jedoch kein Zuschlag für Untermiete zu zahlen. Bitte prüfen. In der SH werden seit 476,26 € (incl. Heizkosten) übernommen. Gem. Mietbescheinigung sind mtl. 479,26 € zu zahlen. Über die Berechnung des Pausch. WG befindet sich kein Bescheid in der Akte. B 15 • Az.: 0340/Hoc Hauptantrag, Bankvollmacht und Rückbuchungsvollmacht datieren vom 08.02.2001. Die SH-Bewilligung erfolgte am 05.2003. Bezieht Herr H. ab 01.06.2003 wieder laufende Leistungen vom AA? Wenn ja, kann Fall wohl wegen Bedarfsdeckung eingestellt und Rückforderung veranlasst werden. Stellungnahme Sozialamt: Der Fall wurde wieder neu aufgenommen mit Unterbrechungszeitraum; hieraus resultiert die falsche Datierung des Grundantrages. Der Antrag wurde aktualisiert mit Hilfebeginn ab 01.05.2003, am 05.05.2003 neu ausgedruckt und vom HE unterschrieben. Leider wurden hierbei die restlichen falschen Daten übersehen und demzufolge nicht abgeändert. Die SH war bereits nur befristet bewilligt bis zum 31.05.2003, da Herr H. ab 06/03 wieder über Einkommen verfügte. Ab Juni erfolgte keine weitere Zahlung. Da Herr H. Widerspruch beim AA gegen die Säumniszeit einlegte, wurde ein Erstattungsanspruch an das AA am 05.05.2003 gefertigt. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 17 Die Entscheidung des AA sollte noch abgewartet werden, denn wenn dem Widerspruch stattgegeben wird, ist mit einer Rückzahlung der SH zu rechnen. Erfolgt vom AA keine Erstattung, wird der HE zum Kostenersatz gem. § 92a BSHG herangezogen. Ergänzende Stellungnahme: Hilfegewährung erfolgte lediglich für 5/03 in Höhe von 166,80 €. Hinsichtlich dieses Betrages wird der HE wegen schuldhaften Verhaltens zum Kostenersatz gem. § 92a BSHG herangezogen. B 16 Az.: 0573/Hor • • Der HE beantragte am 25.04.2003 Hilfe zum Lebensunterhalt, da er ohne Einkommen war. Laut einem ärz1lichen Attest war er bis einschI. 15.05.03 arbeitsunfähig. Der HE ist aufzufordern, sich umgehend arbeitssuchend zu melden und hierüber einen entsprechenden Nachweis vorzulegen. Laut Vermerk wurde die bisherige Arbeitsstelle in "beiderseitigem Einvernehmen" gekündigt. Eine Meldung beim AA erfolgte nicht. Ein evtl. Vorliegen der Voraussetzungen gem. § 92a BSHG ist aktenkundig zu prüfen. In der mtl. SH sind Kosten der Unterkunft enthalten. Ein WG-Anspruch ist zu prüfen. Stellungnahme Sozialamt: Im vorliegenden Fall wurde SH bis 31.05.2003 gewährt. Bei der letzten Vorsprache des HE wurde er mündlich aufgefordert, die Verlängerung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, oder bei Arbeitsfähigkeit den Meldenachweis vom AA bis zum 15.05.2003 beizubringen. Herr H. hat diesen Termin ohne Angabe von Gründen nicht eingehalten. Er wurde mit Schreiben vom 16.06.2003 nochmals schriftlich aufgefordert, die fehlenden Unterlagen bis zum 20.06.2003 nachzureichen. Auch dieser Termin wurde von ihm nicht wahrgenommen . Die Hilfe wurde eingestellt; ein Einstellungsbescheid wurde am 30.06.2003 gefertigt. Die Prüfung des Pauseh. WG wurde vorerst zurückgestellt; die Prüfung sollte in Abhängigkeit der geforderten Bescheinigungen erfolgen. Die Voraussetzungen gem. § 92a BSHG lagen m.E. nicht unmittelbar vor. Das Arbeitsverhältnis wurde bereits im Dezember beendet. Danach lebte Herr H. unabhängig von SH, so dass das schuldhafte Verhalten keine unmittelbare Folge für die Gewährung der SH war. Erst aufgrund eines Unfalles und er damit verbundenen Arbeitsunfähigkeit sprach der HE beim Sozialamt vor. Somit war das Verhalten des HE nur eine von mehreren Ursachen, die zum Eingreifen der SH führte. Anmerkung RPA: Da der HE seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkam (kann als Arbeitsverweigerung ausgelegt werden), ist eine Rückforderung der SH aktenkundig zu prüfen. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 18 817 Az.: 0577/Brau Die HE bezieht für sich und drei Kinder (2 aus erster Ehe, 1 Kind aus 2. Ehe) SH. Der Hauptantrag zu den Ziffern 14 ff ist zu vervollständigen. Wurde das Gewerbe zwischenzeitlich abgemeldet, bzw. sind Einnahmen vorhanden? Ein Anspruch auf Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz ist zu prOfen. • Stellungnahme Sozialamt: In o.g. Fall wurde die Hilfe vom 12.05.03 bis 30.06.03 als Darlehen gewährt. Das Gewerbe wurde nicht abgemeldet. Zum Zeitpunkt der AntragsteIlung wurde Frau B. auf die Beantragung der Leistungen nach dem UVG hingewiesen, gleichzeitig wurden entsprechende Unterlagen an die Unterhaltsstelle gegeben zwecks Überprüfung der Kindesväter. Mit Schreiben vom 02.06.2003 teilte die HE mit, dass sie sich wieder mit ihrem Ehemann versöhnt hat und ab 01.07.2003 wieder ihre Gewerbetätigkeit aufnehmen wird. Sie bittet um einen entsprechenden Ratenplan zur Rückzahlung der erhaltenen SH. 818 Az.: 0540/Breu • Herr B. bezieht seit 09/02 SH, da er außer einer Waisenrechte kein eigenes Einkommen hat. Bis zum Umzug nach Erftstadt wohnte er in der Gemeinde Dahlem. Der Hauptantrag ist zu vervollständigen (evtl. SH-Bezug in Dahlem, ggfs. Prüfung § 107 BSHG). Femer sind der Sachstand bezüglich dem Aufnahmeverfahren in der Werkstatt für Behinderte und die Kindergeldangelegenheit zu prüfen. Der z.Zt. gültige Rentenbescheid ist anzufordern. Das Vorliegen der evtl. Voraussetzungen zur Gewährung eines Mehrbedarfs wegen EU ist zu prüfen (Amtsarzt) . Stellungnahme Sozialamt: Der Grundantrag wurde vervollständigt. Der HE zog bereits am 04.07.2002 von Dahlem nach Erftstadt. Da die Monatsfrist überschritten wurde, scheidet eine Kostenerstattung gern. § 107 BSHG aus. Herr B. hat in Dahlem keine SH bezogen, er wohnte im Haushalt der Mutter und bezog Halbwaisenrente und hatte Einkommen durch eine Tätigkeit in einer Reha-Werkstatt. Aus diesem Grund wurde er auch hier wieder an das AA verwiesen um einen Antrag auf berufl. Rehabilitation zu stellen. Durch Nachfrage beim AA am 02.07.2003 wurde mir bekannt, dass die Bearbeitung eingestellt wurde, da Herr B. mehrere Vorsprathetermine versäumt hat. Auch das Kindergeld wurde wegen fehlender Mitwirkung eingestellt. Der Betreuer wurde mehrfach angeschrieben mit der Aufforderung, seiner Mitwirkungspflicht nachzukommen und entsprechende Nachweise vorzulegen bisher jedoch ohne Erfolg. Der Leistungsbezug wurde zum 31.07.2003 wegen fehlender Mitwirkung vorläufig eingestellt. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 19 B 19 Az.: 0565{Bürg Die HE bezieht SH, da sie mit dem vorhandenen Arbeitseinkommen ihren Lebensunterhalt nicht bestreiten kann. Da Frau B. einen Rentenantrag gestellt hat, wäre die Hilfe gem. § 11,3 BSHG zu bewilligen gewesen. In der Akte befinden sich zwei Arbeitsverträge 1. Vertrag vom 27.06.00 als Haushaltshilfe bei Herrn W. 2. Vertrag vom 13.02.02 Mitarbeiterin in einer Spedition Bei der SH wird das mtl. Einkommen aus Vertrag 2 angerechnet. Was ist mit dem Einkommen aus Vertrag 1 ? Ferner sollten die Gehaltsabrechnungen für die Monate 4+5/03 angefordert werden . • SteliUngnahme Sozialamt: Ein Erstattungsanspruch an die Versicherungsanstalt wurde am 06.05.2003 gefertigt. Die tiE wurde zur Anhörung vorgeladen um die Bewilligung gem. § 11,2 BSHG aktenKundig zu machen. Zum Arbeitsvertrag ist folgendes zu sagen: Frau B. war immer bei ein und demselben Arbeitgeber beschäftigt. Herr W. ist gleichzeitig auch Geschäftsführer der Spedition. Der erste AV wurde gekündigt und durch den zweiten AV beim gleichen Arbeitgeber, jetzt allerdings unter Spedition ab 01.07.2000 neu abgeschlossen mit anderen Konditionen. Auch dieser AV wurde zum 31.05.2002 gekündigt und gleichzeitig wurde wieder ein Anschlussarbeitsverhältnis ab 01.06.2002, wieder mit neuen Konditionen, welche immer zum Nachteil der HE waren, abgeschlossen. Die Gehaltsabrechnungen von 04 + 05/03 wurden eingereicht. H .Az.: 0564/Gell Herr G. bezieht seit 04/03 SH. Trotz schriftlicher Aufforderung wurde bis zum Tag der Prüfung keine Mietbescheinigung vorgelegt. Ferner ist eine Mitteilung an die Unterhaltsstelle zu fertigen. B 20 Az.: 0573/Ner Die HE bezieht für sich und ein Kind Hilfe zum Lebensunterhalt. Laut Mietbescheinigung sind in der Miete auch Kosten für die Warmwasserversorgung enthalten (s. auch WG-Bescheid). Die genaue Höhe ist zu ermitteln und in der Berechnung von den Heizkosten abzusetzen. Laut Angaben der HE leitet sie von den Unterhaltszahlungen mtl. 235,- € an die außerhalb des Haushaltes lebende Tochter weiter. Wurde dieser Betrag gerichtlich festgelegt? Für den im Haushalt lebenden Sohn sollte eine Schulbescheinigung angefordert werden. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 20 Stellungnahme Sozialamt: Am 05.05.2003 teilte Frau N. telefonisch mit, dass sie ab sofort auf die Hilfe verzichtet und die gezahlte SH erstatten will. Sie begründet ihren Entschluss mit Differenzen mit dem gesch. Ehemann, der seitens der Unterhaltsstelle angeschrieben wurde. Zusatz: Die HE wurde am 16.06.2003 nochmals angeschrieben zwecks Vorlage der immer noch fehlenden Unterlagen, um die Akte abschließen zu können. H Az.: 0565/Kast • Die HE ist alleinstehend; eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegt bis 15.04.2003 vor. Frau K. ist aufzufordern, eine aktuelle Bescheinigung bzw. einen Nachweis über die Meldung beim AA vorzulegen . H Az.: 0598/0u5 Frau D. beantragte in 04/03 SH, da sie ohne Einkommen ist. Die HE ist alleinstehend; sie ist aufzufordern, sich umgehend beim AA arbeitssuchend zu melden, bzw. Initiativen zur Arbeitssuche nachzuweisen. B 21 Az.: 0580/0ra • Der HE sprach erstmalig beim hiesigen Sozialamt am 03.12.02 vor. Laut Hauptantrag wohnte er bis Dezember 2002 in Übach-Palenberg. Ziffer 18 des Antrages ist zu vervollständigen (früherer SH-Bezug). Wie wurden die Umzugskosten bezahlt? Gemäß Mietvertrag und Mietbescheinigung wurde die Wohnung bereits zum 01.12.2001 angemietet. Ziffer 9 des Hauptantrages ist bezOglich Unterhaltsverpflichteter auszufüllen. Ferner hat sich der HE intensiv um Arbeit zu bemühen (Meldung AA u.ä.). Stellungnahme Sozialam!: Herr O. wohnt seit dem 01.12.01 in der Wohnung in Erftstadt. Zuvor hatte er, nach einem zweijährigen Auslandsaufenthalt, im Zeitraum Juni bis Ende November 2001 besuchsweise bei seiner Mutter in Übach-Palenberg gewohnt. Die Umzugskosten für den Umzug nach Erftstadt hat der HE selbst getragen, im SH-Bezug stand er bis zur hiesigen Vorsprache nicht. Herr D. wurde mit Schreiben vom 06.06.03 Ober seine Verpflichtung sich intensiv um Arbeit zu bemühen belehrt. Die aktuelle Meldung vom AA liegt zwischenzeitlich vor, die entsprechenden Bewerbungsnachweise werden nachgereicht (Wiedervorlage notiert). Als Unterhaltspflichtige kommt die lediglich die Mutter des HE in Betracht. Antrag wurde entsprechend ergänzt. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 21 H Az.: 0520/Czap Mit Schreiben vom 12.09.2002 wurde der HE aufgefordert, gern. § 18 BSHG seine Arbeitskraft einzusetzen und entsprechende Nachweise hierüber vorzulegen. Gern. Vermerk vom 30.09.02 wurde die SH um 25% gekürzt und Herr C. nochmals aufgefordert, die Meldebescheinigung des AA sowie Nachweise über Arbeitsbemühungen einzureichen. Die Meldung AA liegt vor; weitere Nachweise wurden bis zum Tag der Prüfung nicht erbracht. H Az.: 0569/Ko e Die HE bezieht SH, da sie nur über ein mtl. Arbeitseinkommen i.H.v. 78,00 € verfügt. Gleichzeitig wird Krankenhilfe gewährt (Aufwendungsersatz nach § 92a BSHG wurde geltend gemacht). Die HE ist aufzufordern, sich um seine sozial- und krankenversicherungspflichtige Arbeit zu bemühen. B22 Az.: 0463/Koll Die HE bezieht seit 11/2001 Hilfe zum LU. Bei der SH werden die vom AA gezahlten Leistungen angerechnet. Der letzte in der Akte befindliche Bescheid des AA datiert vom 26.10.2001. Die HE ist aufzufordern, einen aktuellen Bescheid über die gewährte Arbeitslosenhilfe vorzulegen. Ferner sind von Frau K. Nachweise bezüglich ihrer Arbeitssuche einzureichen. Stellungnahme Sozialamt: Mit Schreiben vorn 10.06.2003 wurde die HE aufgefordert, und den letzten Bescheid des AA vorzulegen. Bewerbungsnachweise e------------------------------------II 2.4 UNTERHALTSPFLICHTIGE Laut Haushaltsrechnung beiträgen ein. II gingen irn Haushaltsjahr 2002 Nicht erfasst sind hierbei Unterhaltszahlungen, hilfe als Einkommen angerechnet werden. Insgesamt wurden ca. 40 Fälle stichprobenartig € 89.292,00 an Unterhalts- die unmittelbar geprüft. bei der mtl. Sozial- Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben Es ergaben sich nachstehende 2003 Seite: 22 Beanstandungen: B 23 Az.: 50 12-02/Ma • Die HE und die Kinder bezogen erstmalig ab 2/99 SH. Der Ehemann erhielt die Mitteilung gem. § 91 BSHG am 02.02.99. An die Vorlage der geforderten Unterlagen bis zum 15.03.02 wurde er mit Schreiben vom 26.02.02 erinnert. Eine weitere Bearbeitung ist nicht ersichtlich. Ab 01.01.2003 wurde erneut SH bewilligt. Der gesch. Ehemann wurde aufgefordert, bis zum 18.02.03 Auskunft über seine Einkommens- und Vermögensverhältnisse zu erteilen. Am 19.02. und 18.03. wurde jeweils erinnert. Mit Schreiben vom 07.04.2003 wurde ein Zwangsgeld i.H.v. 130,- € angedroht, falls die geforderten Unterlagen nicht bis 30.04.2003 eingereicht würden. Bis zum Tag der Prüfung befanden sich diese nicht beim Vorgang; das Zwangsgeld ist umgehend festzusetzen. Stellungnahme Sozialamt: Ausweislich zwischenzeitlich vorgelegter Unterlagen ist der Verpflichtete gezahlten Unterhalt hinaus nicht leistungsfähig. über den B 24 Az.: 50 12-02/Alk • Laut" Deckblatt bezieht die HE für sich und die Kinder seit 01.10.2001 Hilfe zum Lebensunterhalt. Die Mitteilung hierüber wurde vom zuständigen Sachbearbeiter jedoch erst am 28.08.2002 gefertigt. Die Mitteilung über die SH-Gewährung an den getr. lebenden Ehemann erfolgte am 04.09.2002. Trotz mehrfacher Erinnerungen rechte Herr A. die geforderten Belege nicht vollständig ein. Mit Schreiben vom 09.04.2003 wurde unter Fristsetzung bis 30.04.2003 ein Zwangsgeld angedroht. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, ob die geforderten Unterlagen eingingen. Wenn nein, ist das Zwangsgeld unverzüglich festzusetzen. Stellungnahme Sozialamt: Die erforderlichen Unterlagen liegen zum Teil vor. Eine angeforderte Verdienstbescheinigung des (ehemaligen) Arbeitgebers gibt Aufschluss über die Höhe des Arbeitsverdienstes bis 04.05.03. Zur abschließenden Prüfung der Leistungsfähigkeit und ggfs. anschließender Forderung eines Unterhaltsbetrages werden noch die gegenwärtigen Einkommensverhältnisse geprüft. Soweit der Unterhaltsschuldner sich seiner Auskunftsverpflichtung widersetzt, wird das angedrohte Zwangsgeld festgesetzt und Unterhaltsfähigkeit in Höhe der erbrachten Sozialhilfeleistungen unterstellt werden. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 23 825 Az.: 50 12-02/Gou SH wird seit 01.07.2000 gewährt. Mit Schreiben vom 09.11.00 wurde dem Kindesvater mitgeteilt, dass er über den bereits gezahlten Unterhalt hinaus keine zusätzlichen Leistungen zu erbringen hat. Eine erneute Überprüfung der Unterhaltsfähigkeit sollte in 2001 erfolgen. Bis zum Tag der Prüfung war keine weitere Bearbeitung ersichtlich. Stellungnahme SozialamI: Die Gewährung der laufenden Hilfe zum Lebensunterhalt an die Unterhaltsberechtigten wurde zum 31.05.2002 eingestellt. Eine erneute Überprüfung der Leistungsfähigkeit des Unterhaltsschuldners erübrigt sich somit. .~----------------------------------826 Az.: 50 12-02/Göd Laut Angaben im Vorblatt wir seit 12.04.2002 SH gezahlt. Die Mitteilung an die Unterhaltsstelle wurde jedoch erst am 30.10.2002 gefertigt. Trotz mehrfacher Erinnerung reichte der Kindesvater die geforderten Unterlagen nicht ein. Mit Schreiben vom 07.04.2003 wurde Zwangsgeld i.H.v. 130,- € angedroht, falls keine Vorlage der Belege bis zum 30.04.03 erfolgen würde. Aus der Akte ist keine weitere Bearbeitung ersichtlich. Stellungnahme SozialamI: Das angedrohte Zwangsgeld wurde zwischenzeitlich festgesetzt. Da der .Unterhaltsschuldner offensichtlich. Leistungen nach dem SGB III bezieht, wurde -gegenüber dem zuständigen AA em Antrag nacn § 48 SGB I gestellt (Abzweigung von Ifd. Leistungen bei Verletzung der Unterhaltspflicht). B 27 Az.: 50 12-02/Krie Der unterhaltspflichtige Ehemann und Vater erhielt die Mitteilung über die SHGewährung mit Schreiben vom 05.10.2000. Er wurde aufgefordert, die Unterlagen bezüglich seiner Einkommensund Vermögensverhältnisse bis zum 27.10.2000 einzureichen. Laut einem Vermerk bezog Herr K. ab 12/00 Leistungen vom Arbeitsamt. Mit Schreiben vom 23.03.2001 wurde er erneut gebeten, Auskünfte über seine wirtschaftliche Situation zu geben. Die entsprechenden Unterlagen sollten bis 09.04.2001 vorgelegt werden. Bis zum Tag der Prüfung ist aus dem Vorgang keine weitere Bearbeitung ersichtlich. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 24 Stellungnahme Sozialamt: Nach Feststellungen des Jugendamtes im Rahmen der dortigen Leistungsgewährung nach dem UVG war der geschiedene Ehemann und Kindesvater seit Beginn der Sozialhilfegewähnung nicht leistungsfähig. Er bezog (und bezieht noch It. vorliegender Mitteilung des AA) lediglich Arbeitslosenhilfe und war zwischenzeitlich ohne festen Wohnsitz. Die Leistung nach dem SGB III übersteigt den notwendigen Selbstbehalt nicht. H Az.: 50 12-02fThie • Die Unterhaltsfähigkeit des Sohnes wurde in 2002 überprüft. Es liegt eine Studienbescheinigung mit Gültigkeitsdauer bis 28.02.03 vor. Eine emeute Prüfung ist einzuleiten . B2B Az.: 50 12-02/Szo Frau S. und die Kinder beziehen seit 01.03.2003 Hilfe zum Lebensunterhalt. Gem. Vorblatt zahlt der getrennt lebende Ehemann keinen Unterhalt. Aus dem Vorgang ist nicht ersichtlich, ob ein Rechtsanwalt mit der Durchsetzung von Unterhaltsansprüchen beauftragt wurde. Der Ehemann erhielt die Mitteilung nach § 91 BSHG am 10.03.2003. Er sollte Nachweise über seine Einkommens- und Vermögensverhältnisse bis zum 09.04.2003 einreichen. Am 08.04.2003 erfolgte eine Erinnerung mit Fristsetzung 02.05.2003. Laut Vorgang ist noch keine Antwort erfolgt. Eine weitere Bearbeitung ist erforderlich. Stellungnahme Sozialamt: Die geforderten Unterlagen zur Ermittlung der Leistungsfähigkeit des Unterhaltspflichtigen wurden nur teilweise vorgelegt. Weitere Belege wurden angemahnt. An Hand der vorliegenden Nachweise wurde rückwirkend ab Hilfegewährung Unterhalt festgesetzt und der Unterhaltspflichtige zur Zahlung aufgefordert. B Az.: 50 12-02fThim Der unterhaltspflichtige Ehemann erhielt am 21.01.2003 die Mitteilung gern. § 91 BSHG über die Hilfegewährung und wurde gleichzeitig aufgefordert, Unterlagen bezüglich seiner Einkommensund Vermögensverhältnisse vorzulegen. Da diese nur teilweise eingereicht wurden, erfolgte mit Schreiben vom 31.03.2003 eine Erinnerung mit Fristsetzung bis zum 17.04.2003. Gleichzeitig wurde ein Zwangsgeld i.H.v. 130,00 € angedroht. Da sich am Tag der Prüfung keine entsprechenden Unteralgen in der Akte befanden, ist nunmehr das Zwangsgeld festzusetzen. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 25 B 29 Az.; 50 12-02/Schi Im vorliegenden Fall wird seit 11/99 SH gezahlt Laut einem Vermerk (ohne Datum) bezog der Kindesvater in 1999 selbst Sozialhilfe. Ein an Herrn J. gerichtetes Schreiben kam am 14.08.2000 mit dem Vermerk "Empfänger verzogen" zurück. Auf dem Originalschreiben wurde handschriftlich eine neue Anschrift notiert. Die Angelegenheit ist zu überprüfen; evtl. in Verbindung mit dem Jugendamt Stellungnahme Sozialamt: Der Unterhaltspflichtige ist am 05.06.2003 selbst Sozialhilfe . • verstorben. Bis zu seinem Tode erhielt er 30 Az.: 50 12-02/Schi Im vorliegenden Fall wird seit 01.06.2000 Hilfe zum LU gewährt. In 2000 erfolgte eine Überprüfung der Unterhaltspflichtigen. Eine erneute Prüfung der persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse ist einzuleiten. Was ist mit dem gesch. Ehemann? Stellungnahme Sozialamt: Eine erneute Überprüfung der persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der Unterhaltspflichtigen ergab, dass auch weiterhin keine Leistungsfähigkeit besteht. Ein Unterhaltsanspruch gegenüber dem geschiedenen Ehegatten besteht im Hinblick auf die bereits in 1984 geschiedene Ehe nicht B 31 ~z.: 50 12-02/Reg Die HE und das Kind bezogen laut Akte in der Zeit vom 08.11.02 bis 14.12.02 und erneut ab 24.01.03 Sozialhilfe, da der Ehemann und Kindesvater seiner Unterhaltsverpflichtung nicht nachkommt Trotz mehrfacher Erinnerungen wurden Unterlagen bezüglich der wirtschaftlichen Verhältnisse nicht eingereicht Unverständlich ist, warum mit Schreiben vom 15.01.03, 11.02.03 und 08.04.03 jeweils ein Zwangsgeld angedroht wurde. Das Zwangsgeld ist nunmehr unverzüglich festzusetzen. Es sollte versucht werden, den Arbeitgeber zu ermitteln; ein aktueller Sachstandsbericht vom RA ist anzufordern. Stellungnahme Sozialamt: Zwischenzeitlich liegt ein Beschluss des Amtsgerichtes Brühl vom 08.07.03 vor, wonach der Ehemann und Kindesvater zu Trennungs- und Kindesunterhalt verpflichtet wurde. Allerdings ist der Unterhaltspflichtige zur Zeit unbekannten Aufenthaltes und wird per Haftbefehl gesucht, so dass weiterhin SH für die Ehefrau und das Kind zu zahlen sind. Die Angelegenheit wird weiterhin überwacht. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 26 B Az.: 50 12-02/Ros Herr R. bezieht seit 5/1998 Hilfe zum Lebensunterhalt. Eine Überprüfung der unterhaltspflichtigen Kinder erfolgte in 1998. Nach nunmehr fast 5 Jahren ist eine emeute Prüfung der persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der Unterhaltspflichtigen zu veranlassen. B32 Az.: 50 12-02/Stam • Laut Vorgang zahlt der getrennt lebende Ehemann keinen Unterhalt. Aus der Akte ist nicht ersichtlich, ob ein Rechtsanwalt mit der Unterhaltsdurchsetzung beauftragt wurde. Bei den Unterhaltspflichtigen angeforderte Nachweise bezüglich ihrer Einkommens- und Vermögensverhältnisse wurden bis heute trotz Fristsetzung nicht eingereicht. Die Angelegenheit ist unverzüglich zu prüfen. Stellungnahme Sozialamt: Zwischenzeitlich erfolgte die Festsetzung des Unterhaltes - rückwirkend ab Hilfebeginn - für den getrennt lebenden Ehegatten. Sollten die geforderten Unterhaltsrückstände sowie die künftig festgesetzten Unterhaltsbeträge nicht oder nicht in der festgesetzt!':" Höhe gezahlt werden, wird die Forderung zwangsweise beigetrieben werden. Die Kinder der HE können dagegen mangels Leistungsfähigkeit zur Zeit nicht zur Unterhaltszahlung für die Mutter herangezogen werden. H • Az.: 50 12-02/Rot Die Überprüfung der unterhaltspflichtigen Tochter erfolgte in 2000. Wiedervorlage für eine erneute Prüfung wurde 09/02 vorgemerkt. Die Nachweise bezüglich der persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse nunmehr anzufordern. Als sind B Az.: 50 12-02/Bu Die Prüfung der persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse erfolgte in den Jahren 1999 I 2000. Als Termin für eine erneute Überprüfung wurden 08/01 bzw. 07/02 notiert. Die Angelegenheit ist unverzüglich abzuwickeln. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 27 1=2.=5=A=B=R=E=C=H=N=U=N=G=K=RA=N=K=E=N=H='L=F=E========'~ Geprüft wurde die Abrechnung für das Quartal 1/2002. Es handelt sich hierbei um entstandene Kosten der Krankenhilfe für SH-Empfänger und Asylbewerber. Die Hauptbelege mit den entsprechenden Anlagen lagen bei der Prüfung vor. Insgesamt entstanden Kosten in Höhe von 1. Quartal 2002 Sozialhilfeempfänger Asylbewerber • 109.400,62 € 34.292,35 € Stichprobenartig wurden solche Fälle geprüft, bei denen ein evtl. Anspruch gegen Dritte bestehen könnte (z.8. Krankenhausaufenthalt wegen Unfall). In diesen Fällen wurde das Fachamt aufgefordert, entsprechende Prüfungen vorzunehmen. B 33 Seite 202/282 - Lei Der HE befand sich in stationärer Behandlung im Marien-Hospital Euskirchen. Die Diagnose lautete: Commotio cerebri (Gehirnerschütterung). An Kosten entstanden insgesamt 514,11 € für Krankentransport und Krankenhausbehandlung. Ein evtl. Drittverschulden ist zu prüfen. • Stellungnahme Sozialamt: Der Krankenhausbehandlung liegt ein Autounfall zu Grunde. Der Verursacher ist nicht bekannt. Eine Strafanzeige blieb ergebnislos. Die Heranziehung Dritter ist daher nicht möglich. 2.6 AUFWENDUNGEN FÜR ASYLBEGEHRENDE AUSLÄNDER Nach § 1 des Gesetzes zur Ausführung des Asylbewerberleistungsgesetzes (AGAsylbLG) sind die Gemeinden ab 1995 für die Durchführung des AsylbLG selbst zuständig. Die Gemeinden erhalten gem. § 4 für jeden ausländischen Flüchtling, der Leistungen nach den Bestimmungen der §§ 2 oder 3 AsylbLG erhält, vom Land eine Kostenpauschale. Diese beträgt für die Dauer der Anrechnung 1/4-jährlich € 990,00. Die Berechnung und Anweisung der Pauschalen erfolgt aufgrund von Stichtagsmeldungen durch die Gemeinden. Die ordnungsgemäße Erfassung des in Frage kommenden Personenkreises wird dadurch sichergestellt, dass beim Fachamt eine Datenbank geführt wird, in der sowohl alle Neuankömmlinge, die Leistungen nach dem Asylleistungsgesetz beziehen, als auch alle bisher im Leistungsbezug stehenden Personen mit ihrem jeweiligen Status erfasst sind. Anlage: Prüfung Sozialhilfeaufgaben 2003 Seite: 28 Da ein ständiger schriftlicher Abgleich der Daten mit dem Ausländeramt werden Statusänderungen bei jeder einzelnen Person sofort erfasst. In 2002 gingen nachstehende 1/02 Nachzahlung 2/02 3/02 Nachzahlung 4/02 stattfindet, Zahlungen ein: 72.270,00 € 5.940,00 € 55.440,00 € 34.650,00 € 118.721,97€ 40.590,00 € 327.611,97 € --------------------• Die Quartalsmeldungen wurden rechnerisch geprüft. Eine weitergehende Prüfung erfolgte nicht, da es sich hierbei um eine "Programmprüfung" handeln würde, welche jedoch bereits durch das RPA des Kreises erfolgte. ~2.7 BESTANDSVERZEICHNIS • Nach den Bestimmungen der Gemeindehaushaltsverordnung hat die Gemeinde über grundstücksgleiche Rechte ein Bestandsverzeichnis zu führen. Zu diesen Rechten zählen auch die grundbuchlichen Absicherungen bei darlehnsweiser Sozialhilfegewährung. Gemäß Rundverfügung des Erftkreises ist diese Verpflichtung zur Führung eines Bestandsverzeichnisses ab 01.08.1996 bindend. Das Bestandsverzeichnis lag zur Prüfung vor. In einem Sozialhilfefall wurde ab 25.06.1991 darlehnsweise Hilfe mit grundbuchlicher Absicherung gewährt. Die eingetragene Grundschuld belief sich Ober 110.000,- DM . 112.8 ABWICKLUNG VON SCHADENSFÄLLEN! Die Abwicklung evtl. entstandener Vermögensschäden erfolgt über den Versicherungsverband für Gemeinden und Gemeindeverbände. Die Ermittlung und Geltendmachung der Schäden obliegt dem Sozialamt. Der in einem SH-Fall entstandene Schaden wird rechnerisch ermittelt und der Eigenschadensversicherung unter Beifügung entsprechender Unterlagen gemeldet. Erkennt diese nach Prüfung ihre Entschädigungspflicht an, wird der Schadensbetrag abzüglich des in § 5 des Versicherungsvertrages festgelegten Eigenanteils an die Stadt überwiesen. Nach Eingang des Betrages wird dieser an die Kreiskasse weitergeleitet. Im Prüfzeitraum ging eine Erstattung i.H.v. 370,89 € bei der Kasse ein. - /,u../ Linden) Prüfer