Beschlussvorlage (Anregung und Beschwerde gem. § 24 GO NRW hier: Umgang mit Beschwerden)

Vorlage Nr.: 138/2017 Erstellt am: 25.04.2017 Aktenzeichen: I./10.24.00 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss X nö. Sitzung Termin 09.05.2017 Betreff Anregung und Beschwerde gem. § 24 GO NRW hier: Umgang mit Beschwerden Veranlasser/in / Antragsteller/in Bürger Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ja x nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja x nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja x nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): ja nein Vorlage Nr.: 138/2017 . Seite 2 / 2 Beschlussvorschlag Der Haupt- und Finanzausschuss erklärt die Anregung/ Beschwerde für erledigt. Erläuterungen Mit E-Mail vom 22.08.2016 richtete sich der Eingabesteller mit dem Vorschlag der Einrichtung eines „zentralen“ Beschwerdemanagements an den Bürgermeister. Die Eingabe, wie auch der sich anschließende E-Mail-Verkehr ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt; hierauf wird vollinhaltlich verwiesen. Verwaltungsseitig wird zu der Eingabe wie folgt Stellung genommen: Zunächst ergeht der Hinweis, dass die Thematik `Beschwerdemanagement´ die Organisationshoheit des Bürgermeisters betrifft. Gemäß § 62 I GO NRW „ist der Bürgermeister verantwortlich für die Leitung und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs der gesamten Verwaltung. Er leitet und verteilt die Geschäfte“. Vor diesem Hintergrund hat der Bürgermeister bereits vor geraumer Zeit die `Implementierung eines Beschwerdemanagements´– aktives/ passives Beschwerdemanagement, direkter/ indirekter Beschwerdemanagementprozess, zentrale/ dezentrale Organisationsform etc. pp. – intensiv verwaltungsintern prüfen und bewerten lassen; im Ergebnis hat sich der Verwaltungsvorstand seinerzeit für die dezentrale Bearbeitung der Beschwerden ausgesprochen. Im Geschäftsgang werden eingehende Anregungen und Beschwerden – sofern sie an den Bürgermeister gerichtet sind – unmittelbar an die zuständigen Stellen [Dezernate] in der Verwaltung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet; die Eingabesteller werden über den Eingang und das weitere Verfahren unmittelbar unterrichtet. Betreffend unmittelbar an das Fachdezernat/ -amt gerichtete Anregungen und/ oder Beschwerden ist verfügt, dass das Verfahren analog abläuft. In Einzelfällen erfolgt darüber hinaus eine Erörterung im Verwaltungsvorstand; sichergestellt ist in jedem Fall, dass Anregungen und/ oder Beschwerden unmittelbar bearbeitet werden. Hierüber, wie auch über den konkreten Umgang mit Beschwerden, wurde der Eingabesteller im Rahmen der geführten Korrespondenz unterrichtet; auch wurde verwaltungsseitig zu den seitens des Eingabestellers aufgeführten Bedenken Stellung genommen. Aufgrund der mit der Einführung eines zentralen Beschwerdemanagements einhergehenden [zusätzlichen] Personalbindung und des nicht erkennbaren Mehrwerts [auch bzw. insbesondere für die Bürger] wurde dem Eingabesteller mitgeteilt, dass vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage zumindest aktuell kaum Möglichkeiten gesehen werden, das Thema `Bürgerbeschwerden/ Beschwerdemanagement´ in der Stadtverwaltung anderweitig zu besetzen. Sehr wohl wurde jedoch – wie im übrigen in allen Schreiben der Verwaltung – darauf hingewiesen, die Thematik aufgrund der offensichtlich vorhandenen Kenntnis des Eingabestellers gerne mit ihm zu thematisieren; hierzu wird insbesondere auf die E-Mail vom 19.09.2016 verwiesen. Mit E-Mail vom 11.04.2017 nimmt der Eingabesteller nun erstmals Bezug auf § 24 GO NRW und beantragt eine Behandlung seiner Anregung vom 18.08.2016 auf der Grundlage der gesetzlichen Regelungen. Wie bereits zuvor ausgeführt, betrifft die Angelegenheit gemäß § 62 I GO NRW die Organisationshoheit des Bürgermeisters. Der Haupt- und Finanzausschuss, der die Aufgaben des Ausschusses für Anregungen und Beschwerden wahrnimmt, kann bei Anregungen und Beschwerden, die in den Aufgabenbereich des Bürgermeisters fallen, die Stellungnahme des Bürgermeisters bestätigen und die Angelegenheit für erledigt erklären, bestimmte Maßnahmen empfehlen oder um nochmalige Prüfung bitten. Die Empfehlungen sind unverbindlich. Die Thematik ist verwaltungsintern intensiv und ausführlich erörtert worden; die entsprechenden Stellungnahmen sind dem als Anlage beigefügten Schriftwechsel zu entnehmen. Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung vor, die Anregung/ Beschwerde für erledigt zu erklären.