Beschlussvorlage (Online-Anmeldung für die Ferienspiele)

Vorlage Nr.: 230/2016 Erstellt am: 08.07.2016 Aktenzeichen: II/512 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Jugendhilfeausschuss X nö. Sitzung Termin 08.09.2016 Betreff Online-Anmeldung für die Ferienspiele Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja x nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen x ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja x nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre 2017 3.440,00 € 2018 ff. 1.541,00 € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja x nein Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): Die Mittel werden für die Haushalte 2017/2018 angemeldet. Vorlage Nr.: 230/2016 . Seite 2 / 2 Beschlussvorschlag Der JHA begrüßt die Absicht der Verwaltung, für das Anmeldeverfahren der Ferienspiele (und ggfls. weiterer Ferienangebote) ein online-unterstütztes Anmeldeprogramm anzuschaffen und bittet den HFA/Rat die entsprechenden Mittel im Haushalt 2017/2018 ff zur Verfügung zu stellen. Erläuterungen Die Anmeldungen für die Ferienspiele steigen nach wie vor kontinuierlich an. In 2016 wurden 843 Kinder angemeldet. Die umfangreichen Anmeldebögen müssen von Hand im Jugendamt in Exeltabellen übertragen werden. Da die Anmeldebögen handschriftlich von den Eltern ausgefüllt werden, sind diese nicht immer eindeutig zu lesen und Fehler entstehen. Das bisherige Verfahren wird auch von den Eltern kritisiert, die sich ein online-gestütztes Verfahren wünschen. Die bisherige Vorgehensweise erfordert für die Mitarbeiter der Verwaltung und der Träger einen hohen Zeitaufwand und ist nicht mehr zeitgemäß. Aus Sicht der Träger ist die Zeitersparnis bei der Verwaltung der Teilnahmelisten wesentlich, langwieriges sortieren und überprüfen der Anmeldelisten sowie die Erstellung von gedruckten Listen sind sehr arbeitsintensiv. Ebenso sind Verringerungen von Fehlern in den Listen und eine verbesserte Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten durch ein Online-Programm zu erwarten. Das Angebot von der Nupian GmbH erfüllt die Anforderungen aller beteiligten Kooperationspartner und wird hier exemplarisch vorgestellt. Kosten: Ferienanmeldeprogramm Datenaktualisierung 1.427,00 € jährlich 114,00 € jährlich Einmalig 2017 Schulung Einmalig 2017 Individuelle Einrichtung Einmalig 2017 Elternportal 1.190,-- € 114,-- € 595,-- € Das Programm bietet für das Jugendamt und die Träger der Ferienspiele gerechte Platzvergabe nach wählbaren Kriterien, bequeme Online-Anmeldung für die Familien und parallele Bogenerfassung für die Träger und die Verwaltung, verbesserte Kommunikation zu den Eltern, erhöhte Erfassungsgeschwindigkeit und Bedienkomfort. Unter folgenden Links kann sich ein Einblick in das Programm geschaffen werden. https://www.unser-ferienprogramm.de/backoffice/demo.php?u=dalal-leila.stolz@pulheim.de&p=Ab4NDgD9 https://www.unser-ferienprogramm.de/nupian Als Anlage sind Beispiele für die Online-Anmeldung beigefügt.