Antrag (Antrag bzgl. Einrichtung eines Sitzungsdienst~Manageinent- Programmes Bezug: A7/1017 )

STADT ERFTSTADT DER BÜRGERMEISTER Gemäß § 2 Geschäftsordnung i. V. m. den Bestimmungen der Hauptsatzung der Stadt Erftstadt leite ich den beigefOgten Antrag der I des SPDrvi CDUFraktion Fraktion O ~. F.D.P.- 0 Fraktion \XI \an die zuständigen Ausschüsse weiter '" o Fraktion BÜNDNIS 90 I DIEGRÜNEN o StV . Öffentlich • .. " ,',- . ~ ." Amt: - 10 - , .:'/'JI ~ l ;"~:,,7~.~<~- .... .. " ,~) " .-. • ;-'.' ... ••. , \oO. '. ',,,": t . i -~ "' •• : : ':"": .'11'." .. """ '!. . l C : BeschIAusf.: - 100- ........... . ',~. I ' ,i ....)' • ~ . J .' - Datum: 18.02.2005 , .Antrag' bzgl. Einrichtung 'eines ·Sitzungsdienst~Manageinent-·" Betreff: , Programmes • Bezug: . -. A7/1017 ' ' , 'F ln a ... .:" .'. • , , .. '. '0 • , , '; ~. J .... " ', ..~ I· .ji.!, - - , Mitt.el n z I 'e I Ie t .. 0 ,• ' Au swl r k u n 9 e n "Keine il'\ IleAe I,'SR stehen ... .- .., ... € zur - .. Verfügung: . Unterschrift des Budgetverantwortlichen '. ! Erftstadt. den 18.02.2005 ," . ..• I • ••. r , " , I .1 Der Antrag wird zur Beschlussfassung . ", Hauptausschuss stellungnahme .' " " •tl'; .. . zugeleitet an den '. , • ," " ,I der V,erNalfung: Der Rat der'SfcidtErftstadt hot in seiner Sitzung om 19.06.2001 die Einführung des Sitzungsdienstprogrammes "SO-Office" beschlossen. Nach Installierung des Programmes auf den Rechnern des Rotsbüros im Oktober.2001 erfolgten die ersten Erfassungen und Testläufe. Hierbei wurden Mängel bei der Datensicherheit und der verknüpfunqen zwischen Datenbank, Schreibprogramm und hinterlegten Formularvordrucken festgestellt. '"'"o, o n Noch der Fehlerbehebung sawie der Installation einer neuen Programmversion 'im Sommer 2003 erfolgte eine erneute Datenerfassung. Eine sorgfältige Eingabe der Grunddaten (Sitzungstermine, Ausschussbezeichnung, Personendaten der Rats- und Ausschussmitglieder, Mitgliedschaft in Ausschüssen sowie Festlegung und Gestaltung der hinterlegten Formulare) ist unabdingbare Voraussetzung für den fehlerfreien Einsatz der Programmes. Weitere Voraussetzung war die Anbindung der Stadtwerke, Musikschule, Feuerwehr sowie des Haus Ganser an einen gemeinsamen Server. Dies ist mittlerweile realisiert. Die Kommunalwahl im September 2004 sowie die anschließende Neubildung der Ausschüsse des Rates der Stadt Erftstadt erforderte eine erneute Überprüfung und Anpassung der Grunddaten. Die sich bis zum heutigen Tage hinziehende Rücksendung der Annahmeerklärungen über die Wahl zum Ausschussmitglied führte zu einer weiteren Verzögerung. • Mit dem nun vorgesehen Einsatz eines weiteren Mitarbeiters des gehobenen Dienstes im Ratsbüro sind auch die personellen Voraussetzungen für eine Betreuung des Programmes während der Einführung in der Verwaltung und der anschließenden Anbindung an den Internetauftritt der Stadt Erftstadt mit der Zielsetzung, bis zum Ende des Jahres 2005 ebenfalls den Zugang der Ratsmitglieder über ein Intranet auf das Programm zu ermöglichen. Die für diesen Monat vorgesehene Ausstattung des Ratsbüro mit einem leistungsfähigen Dokumentenscanner vervollständigt die Hardwarevoraussetzungen zur Einführung des Programmes. • Ein Umfrage bei den Städten Frechen, Wesseling und Bergheim ergab, dass diese Städte ebenfalls seit 2001 bzw. 2002 das Sitzungsdienstprogramm eingeführt haben und seit 2004 bzw. für das Jahr 2005 die Anwendung in der Verwaltung sowie die Anbindung an den Internetauftritt der Städte relalisiert haben bzw. planen . Eine Kosteneinsparung durch verringerte Druckkosten wird sich erst bei Nutzung der Programmes durch alle Ratsmitglieder und in einem weiteren Schritt durch alle Ausschussmitglieder sowie eine teilweisen Verzicht auf die Übersendung der Sitzungsunterlagen ergeben. Diese Fragen sind nach Anbindung des Programmes an den Internetauftritt der Stadt Erftstadt sowie der Einrichtung eines Intranets zwischen Rat, Ausschüssen und Verwaltung abzustimmen. Eine Übersicht über die Möglichkeit des Programmes geben die beigefügten Anlagen sowie der Internetauftritt der Firma Sternberg unter der Internetadresse: www.sltzungsdlensl.de Christlich-Demokratische Union Deutschia Fraktion im Rat der Stadt Erftstadt Ansprechpartner: Friedrich Schäfer -~ ~.~ ~~ m:tj!lJf~i!~~@~11er ---_.-~. 51 Email vorab 50374 Erftstadt • ;1 r/030y Erftstadt, den 16. Januar 2005 Antrag Sehr geehrter Herr Bürgermeister, ich bitte nachfolgenden Antrag in den nächsten Hauptausschuss zu geben. Die Verwaltung der Stadt Erftstadt richtet kurzfristig ein Sitzungsdienst-ManagementProgramm (Softwarelösung) ein. • Meines Wissens nach hat die Verwaltung bereits seit Jahren ein Programm SO-Office gekauft; es aber leider noch nicht eingesetzt. Zur Vereinfachung der Rats- und Ausschussarbeit und zur Kosteneinsparung (Arbeitszeit, Druckkosten etc.) durch Nutzung moderner Medien ist der Einsatz eines derartigen Verfahrens unabdingbar Eine Begründung und beispielhafte Internetauftritte benachbarter Städte sind als Anlage beigefügt. Mit freundlichen Grüßen Friedrich Schäfer (Fraktionsgeschäftsführer und Stadtverordneter) Fraktionsvorsitzender: Alfred Zerres Fraktionsräume: Banner Straße 5 50374 Erftstadt-Lecl1enich 80rozeiten: Mo-Do. 9.00-11.00 Telefon 02235..f75954 Telefax 02235/-68 86 85 Uhr Bankverbindung Kreissparkasse Köln Koruo-Nr. 0191004 300. BLZ 370 502 99 Anlage Begründung: Ratsmitglieder und Bürger besser informiert Ratssitzungen sind der wichtige Teil für Beschlussfassung einer kommunalen Verwaltung, da hier die Entscheidungen der Gremien vorbereitet werden. Daher sollen die Informationen umfassend, jederzeit zugänglich und aktuell sein. Aus diesem Grund denken in den letzten Jahren immer mehr Städte und Gemeinden über Möglichkeiten nach, wie der Kommunikationsfluss und die Bereitstellung von Informationen für Ihre Ratsmitglieder einfach und effektiv jederzeit gewährleistet werden kann. Durch die Ratsinformationsservices werden nicht nur die Ratsmitglieder wirksam unterstützt, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger. • Die Services umfassen natürlich auch die öffentlichen Informationen an die Bürgerinnen und Bürger weiterzuleiten. So haben sie dann die Möglichkeit, sich nicht nur die aktuellen Formulare herunterzuladen, sondern auch Informationen über Ausschusssitzungen, Beschlüsse etc. zu erhalten. Der Vorteil für die Kommune liegt auf der Hand: Mehr als 85 % Einsparung bei den Druck- und Versandkosten Sitzungen können schneller vor- und nachbereitet werden Die aktuellsten Informationen sind immer zur Hand • • • Höhere Servicequalität für die Bürger Nachfolgend • .r ~ -._--.-..---.... "- 3 Beispiele aus der näheren Umgebung Ratsinformationssystem der Stadt Siegen ~ ..! ~ Ratsfnformatlonssystem der Stadt Siegen Gillen rlgl Sie hilben eich in unser Bilrgerin!orm:llionuyclem Slllungsd:eMtH . InfOm'lllinn.n ob., die lusarnmln18trunll eing~hlt. du und Oakum'fln unser .. Nun ""rlO;tn Si, ube, alle OItnllichen In!ommion.n C.•• ",I.n Ratn und dl'.A.u.. chUsa.e 1rt1;ah.n Si. uber die Schaltt~tha ,- .... tto..ollU.l Informationen (Iber die TlgIIO([lnung der S'tlungen inntrf1llb dar nAchllen 10 T.gt findan Si, unter B.hnn"nildHIII~J'II . Mn: U."'.nUII:N Zur .0fI'8kten AusfOhtung die ... Au,kunftuys:erm 1fJJ" -Acttv.X.S"II",lem,nte Sichtrht::ll8in"tellungln Ihn, Bro.te,. IIhlvl'lIl ..ein ill JIlS,,..rI [J (i!.I IJ 0 r.J I:iJ :l:! = ;J ;J ~St.rl Erftstadt - ... lIelSl) Office Imd plu!J-lr~-h d.n rrr Ie '''''"'' Im 1... tlDci<umcntl· MI... I J. !!I1lA!!I C/ 10:33 Anlage oaWI ~ eo.:rtl8l\Cfl An!lcht leo"" • ;it! • ~ Fil'l'ontan @~ e.ITM I~ ,;..,.., ~ ;""'~ Qf -~ eJ Ir;:<· .:;;; l1li-: 0 ~ (j~f<3p 4$- SItzungsdienst der Stadt Frechen Sie h~ben sich in uneer Bilrgerin..'orm41ionstystem eingewQh!1. Nun verfugen Sie übel alle OII'enllichtln InforrnlllioRen und Dokumente unseres Sstzungsdianll8IJ. -_.... Die Termine diU RillS- und Ausschusssllzunllcn InfOtmQlionen übet den Verlauf lukünftiger findlln SiB im Sr' zungen ShnlJ1~tsk.1lend'l. VOllol!JOIl & Eh,I.lclulI!lOIl finden Sio unter lofolmillionon libEll die lI"talSlen BeschluBSIt in den Stlzungan lindon Sie unlnr Nledlrscllllhlil. AlleB,was Sie libll! wlllsng.mt rhamen wie •• n mOthlen, findII" Si. enter Rechll d'I, • Zur konakteR Ausfuhrung dieses Auskunftssysilims Bn:wo... rs "klivien .....Ind.n. ............ ,.an" U. .• l.2M5.1:M Wir ....un.chen lID se- ., ~Start I~ I!iI <Cl Ihnen .:oJ Ja ~ (/t tJ viel Span mn unserem • ~Adlv.)(_SI,ulIl.l.m'lIta und Plu!Jlns· bei den Sichameill9inslollung.n AuS!.:;unftlll'Slem @:lStldtErftstldt· .. II@.lSDOffice tm I... @lDcl<ument1· MI... I J « ,;J!lAg3 0 AnSICht Kultur ~ flfornll Fc1VOrrtEn Elrtr as 1 Q.' ". :',-, It,~f~', ~,, D Ratsinfo I ~----~I\== ~~~'~'=~;'=~'~' l' ~:.~~ , i;-:='~iJ ~1XiJiJDoCQ.l~; lJ E!"hidJ!lliWi,i,lI~ ~<1tFI'llil'll_ ~~~,!!!'r.o~'ljiliiiJ~~~ "'Hom. "'lmpreuum o Gremifrn "" Rill dl/' S1ad1 ...Auucl'lllsse .. Bezil~~r1rVlIJOgIlT1 "" Sonstige Gremien .. Fraktionen .. Amter DSitzungtn ... Kirlend .. .. Obi/sicht o Recherche ...Tutrlcherch. ... Greorleu 0.115Ral5informaiionSS1SIem sIellI Ihnen den Stad1tat, sorwie die ÄUiscM$se, Fraktionen ul"ld GlUppierungan dar akrueüen Wahlperiode Wf . .. S!llllll~~ ...lender Der Snzungskalender emhan TagesOrdnungen, Atrwollnhei1stiston BeSChlusse und eelb$tVerSllIlRdlich S3mtlicho aJ.;tuollen Srl~ungen. ... R.ch.rch. Eine :aucgefeilte SuehlUnklion und ein Schl:agwortfegisler billen die billten VOt:aulle!ZungBn, eut direklem Wege zu den g9'MJnSChien ErijBbninBn zu kommen Ihre Stadtverwaltung ... SIIZUn!]1unlerl,l!Jen Mil Hilfe der SrtlllngsWlIBrlagen kOnnen Sie lieh umfauand den Stand dill taufenden Arttr:'ge, Anhgen, Vorlagen und Beschlusse inklrmieren. . über ... 01. lIadl7!:rm Sil:III1!J.n In der Obersichl finden SiB nach Allgabe Ihrer I<lilarien die gesuchte SltZUßg, ehne den Gesamtkillllndef durchsuchen zu meseen. ... FIOl!Je1r Wenn Sie1l0lzdem noch Fr:)gBll heben, I\chreiben Sie uns oinf:!ch eine Mall: r"$;nfo@m,jl "Ghen da Aachen __ itJStartJ ~ 10:43 • • BoorboI1Bn Tou!!\muS • Stcldlrnfo Iifl"''''' Ihres 1IIIo,n;J ;J " Daml neuen mus. I!iI .9 (/t Q .:oJ ~ :g ;:J ;J ~--~11110-"" @)smdtErfh;L IIilRat ci« sta ,,1I@:lhttp://ra... '!!lDcl<ument .'-:1 SO.NET - Oas Sitzungsmanagement schreibungen bis hin zu den SQL.Datenbankdialekten" sind programmunabhängig und können außerhalb der Programmlogik angepasst werden. Bedienerfreundliche Oberfläche • einfach • Kontinuität in der 5. Generation Mit SD.NET liegt die 5. Generation des Sitzungsdienstes vor. der im Jahr 1989 von Anwendern konzipiert wurde und bis heute seine bewährte Grundstruktur beibehalten hat. Gestiegene Anforderungen und der Technologiewandel sind die Einflussfaktoren für die neueste Version des Sitzungsmanagements SO.NET.Wie bisher ist auch diese Version 100 % kompatibel zur Vorgängerversion SO Office. Mit SO.NET verfügen Sie über eine bedienerfreundliche und leicht zu handhabende Benutzeroberfläche. Die übersichtliche Baumstruktur führt Sie in die einheitlich gestalteten Bearbeitungsformulare und Dialoge. Die Dialoge zeichnen sich durch sachbezogene Registerkarten. Hilfefunktionen sowie feldbezogene Tipptexte aus. Automansch geführte Favoritenlisten Ihrer Vorlagen und Sitzungen zum leichten wieder Auffinden runden die Funktionalität ab. Die auf die Arbeitsvorgänge abgestimmte Reihenfolge der Programmfunktionen garantiert eine kurze Einarbeitu ngszeit. _._----. -.. n einen bei der Vielzahl der Windowsversionenl ~=::. ......'1.0-_ ...-- vereinheitlichen, , .£J,!.i - zum an- I QJ_ '.-::1- _ r_--.-,' ,_ '_--_. _ 1'.... _.-.- ,..u_. - ... -- ===-'""=..,.. _-_ .......~.. ~.. ==--., _._._..-- _ .. - __ .. __ IJ,=.::::.: ;= I ~=--I'== ::: ====.:.=: ~=- 1=:::' ;::. _ - -',-,,----I '..... - == _ ..::.: - _ .._-=.... ::::7- ..__ ~= 1 I .- ~r·'- 0_ :;,- ,016)1 ._ ... -"_ ..- _ ...- I. ~_.' 1'·1 Windows 98, NT. Me, 2000, __ .:.._ _- i::.,=,=--"-"'---"_:,,',. ....'--_ .. ......- ;:~=- Kontextsensitive Hilfe ---"!---r. _ r__. __ - I·-->"~--'... _..------_ .._=--_ .. ,-_ .... .. ';0- 1 'I ~Id''::'' J!...OI~1 7;;'__ I. 'al'- .....,--.- ,-- _- Ei ]-:1,,,-,- die deren die Versionspflege eines Standardprogramms wie SD.NETerheblich vereinfachen . Bei der Konzeption von SO.NETwurde auf offene Strukturen gesetzt. Alle sprachlichen Komponenten. von den Funktionsbezeichnungen über Feldbe- - e :~E"';" Mit der Frameworktechnik von Microsoft .NET haben sich Rahmenbedingungen erschlossen. die zum • l!t ... ,~ -::=,.- Moderne Architektur Einsatzvoraussetzungen • .r"- Zu allen Bearbeitungsschritten ist eine kontextsensitive Hilfe mit identischen Formular- und Dialoqabbildungen von SD.NEThinterlegt. Sie erhalten immer das Hilfethema. welches zu der aktuell bearbeiteten Funktion gehört. Die Beschreibung der einzelnen Feldinhalte entspricht der Reihenfolge in den Registerkarten. Verweise auf andere Kapitel helfen Zusammenhänge zu erkennen und Hintergrundinformationen Die gesamte Onlinehilfe liegt auch als Handbuch vor. XP Home, XP Prof., 2003 Seite 1 von 9 zu geben. SO.NET - Das Sitzungsmanagement • effizient -'H.NI'~ "-1.,O.UIhI-.IaII, -~--............... ,,.,ltfuJlar1'!".· 'fl'A,m»'-'M! • ~_ Ganzheitliche Textbearbeitung Die Bearbeitung von Vorlagen und Tagesordnungspunkten erfolgt in ganzheitlicher Form. Farblieh markierte Schreibzonen unterstützen Sie bei der Bearbeitung ihrer Dokumente mit dem Textsystem Microsoft Word'. Damit entfällt zeitraubender Wechsel zwischen Programm und Text- ~~ __ 1Ir_'4 .. ".'m.. ....,.. .. tdTI.::n",....t ~ __b1I~_""..-n_a."""_""'''''''''Il''''. ~R"""'t: ,,_ .. I'U ..... ..--- ..:nIll~n.JIln:nIn'f1'_ .... '" '::""".,:":.';~~-=-~--~~ =-__-- ~~-~~ 1I1Dl MI, •••• _.~ __ --J verarbeitung, • Texte können beliebig verändert, umgebrochen und gestalterisch bearbeitet werden. Die Seitenansicht gibt Ihnen unmittelbar Aufschluss über das Layout des bearbeiteten Dokumentes. Alle Dokumente und Anlagen können darüber hin- Abbildung: Vorlage aus in einer Vorschau eingesehen werden. Hierbei finden Sie im Internet unter www.sitzungsdienst.de. sind selbstverständlich auch Zoomfunktionen halten. unserer Musterstadt ent- Abrechnung leicht gemacht Automatische Veröffentlichung Die Anwesenheitslisten Der Sitzungsdienst von SO.NETund das Internetmodul sind so aufeinander abgestimmt, dass die Veröffentlichung Ihrer Daten ohne Bedienereingriff stattfindet. Sie definieren über die Grundeinsteilungen des Verfahrens die Freigabe- und Veröffentlichungsregeln. Alles andere übernimmt SD.NET BackSystems. Dieses Modul verrichtet seinen Dienst in aller Regel nachts und stellt die tags zuvor freigegebenen Informationen den Bürgern und Ratsmitgliedern im Rahmen ihres Internet- I Intranetauftrittes zur Verfügung. Eine umfangreiche Präsentation des Bürger- 2 und Ratsinformationssystems der Sitzungen werden vom Schriftführer geführt und stehen somit unmittelbar nach der Sitzung für die Abrechnung der Sitzungsgelder zur Verfügung. Sie buchen automatisch über Abrechnungszeiträu- me. Hierbei können Sie einzelne Abrechnungsarten (Aufwandsentschädigung, Sitzungsgeld, Fahrtkosten, Verdienstausfall) oder beliebige Kombinationen auswählen. SD.NETerstellt mit einem individuellen Regelwerk alle Buchungen personenbezogen zusammen. Über eine Zahlungsvorschlagsliste und den Buchungslauf können Sie dann Abrechnungsbescheide erstellen. Die Zahlungsdaten werden an beliebige Kassenschnittstellen übergeben. Die Jahresbescheinigung rundet das Verfahren ab. Versionen 97, 2000, XP, 2003 Seite 2 von 9 SO.NET - Oas Sitzungsmanagement Für den Fall, dass vorgegebene Termine verstrichen sind, werden Benachrichtigungen z. B. an den Ersteller des Workflows oder an den Vorgänger einer Aufgabe ausgelöst . • individuell E I • -- ._"~ I Modularer Aufbau SO.NET ist wie seine Vorgängerversionen 1- i I modular aufgebaut. Sie bestimmen den Umfang und den Einsatzzeitpunkt der einzelnen Komponenten. Je nach Anforderung setzen Sie das Grundmodul als Sitzungsdienst der Verwaltung, das interaktive Sitzungsmodul, die Abrechnung oder das Internetmodul ein. Die Module verfügen weiterhin über eine Reihe von Schnittstellen zu Fremdverfahren, wie Archivierungssysteme oder Kassenverfahren. Gleichermaßen sind Importfunktionen für bereits vorhandene Datenbestände vorhanden. Vielfältige Einstellungen • ~.: r- _:-Tr=J;::';"~-1 SO.NET verfügt über eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten. Ob Funktionsbezeichnungen, Nummerierung, Tagesordnungsebenen oder Abrechnungsregelwerk; alle Systemtabellen sind individuell einstellbar. Eine weitere Reihe von Ablaufparametern steuert die Anwendung so, wie Sie es für Ihre tägliche Praxis benötigen. _.-.J , •• , •••• -" ---. 'f ~J fl·. Webhosting Gestiegene Sicherheitsanforderungen durch Verschlüsselungstechniken wie SSLführen zu immer verfeinerten Zugriffsmechanismen. Eigens für SD.NETentwickelte Sicherheitsmethoden laufen nur in bestimmten Serverumgebungen. Wir bieten Ihnen deshalb für die Präsentation Ihres Ratsinformationssystems ein hauseigenes Webho- sting an. Sie können auf unseren Webservern unab- hängig von Datenvolumen und Transferraten Ihre Sitzungsdaten verwalten und abrufen. Weitere Informationen STERNBERG Software-Technik GmbH Kerkmannstraße 1 o 33 739 Bielefeld Fon +49 521 977000 Fax +49 521 9770099 www.sternberg24.de info@sternberg24.de Workflow I Aufgaben Für das .Taqesqeschäft" Vorlagen und Sitzungen, können Aufgaben bzw. eine Aufgabenfolge als Workflow in Form eines Netzplans definiert werden. Seite - •• Sobald Sie als Benutzer "an der Reihe" sind (gelbe Markierung), wird optional ein E-Mail an Sie versendet. Über den Workflow können Sie dann unmittelbar in den Vorgang, z. B. "Vorlage bearbeiten", wechseln. Dort führen Sie wie gewohnt Ihre Arbeiten aus. Frei definierbare Basistexte Die Dokumente, wie Vorlagen, Einladungen, Niederschriften, Auszüge etc. können beliebig gestaltet und formatiert werden. Hierbei sind Varianten für einzelne Vorlagentypen oder Gremien möglich. Mit einer umfangreichen Liste von Platzhaltern, die von SD.NET bereit gestellt wird, können die Dokumente mit individuellen Informationen ergänzt werden. J •• 3 von 9 SO.NET - Grundmodul Obersichten Darstellung aller Grunddaten mit Gültigkeiten in Übersichten, Auswahlfunktionen mit verschiedenen Kriterien sowie Zeiträumen bzw. Stichtagen, benutzerbezogene Speicherung von Ansichten, Navigation über Vor- und Zurückschaltflächen, benutzerbezogene Favoritenliste für Vorlagen und Sitzungen • 't.'.,. ___ _.- DIalogbearbeItung Übersichtliche, themenbezogene Anordnung der Datenfelder in Karteikarten, Pflichtfelder, unmittelbare Erfassung von fehlenden Stammdaten, feldbezogene Tipptexte mit Typ- und Längenangaben . _--_..~. Afn.oMnstll",mtJJ.n -,- ---, - _. --- .~ ---_ ,- ..... t_ - ,,"M - -""------.....-_-- --.. - r.JW1lM1 ... - ~ It",,,,, .. 0_ - ".,~ ........ - ~ '000_""'_ "l1li'" .,00. ... "'1;1_ ,.. , .... ....... Druckfunktlonen Vorschau und Druck der ausgewählten Datenmenge, individuelle Berichtsanpassung __._ ....~--- - Verlauf Benutzerbezogene Aufzeichnung aller Aktivitäten, Information und Kontrolle des jeweiligen Bearbeitungszustandes von einzelnen Vorgängen (Vorlagen, Sitzungen etc.). .. ...., ' -"'1~_" _ II,," DCD - uacaDo .er. c " .. _ .... e .... _ ... ",,_ "0_ ,._- _."',;p;.o--_.- Stammdaten Ämter, Fachbereiche, Gremien, Parteien, Fraktionen, Personenkreise, Funktionen (Mandate), Gebäude I Räume. • -- ,~, ::: --....~. _. -- Grundfunktionen Personen Historische Führung von Adressdaten, mehrere Anschriften (u. a. Standardanschrift und temporäre Versandanschrift), Mandatszugehörlgkeiten für Fraktionen und Gremien, Notizen, Präsente, Abrech- nungseinstellungen, Regelwerk, Bankverbindung, Freigaben auf Feldebene zur Veröffentlichung im Internet I Intranet. Anlagen zu Personen inklusive Vorschau, Personenstammblatt mit allen Informationen einschließlich Historie. Personenauswahl mit vielfältigen Filterfunktionen, Integritätscheck von Adressangaben, Ausgabe der Datenquellen für die Serienbrieferstellung. Sperren für Datenweitergabe an Dritte Termine Terminverwaltung für verschiedene Terminebenen (Gremien, Fraktionen, Räume etc.), Hinzufügemodus mit empirischer Terminermittlung, Nummerierung, Raumbelegung mit Belegungscheck. weitere frei definierbare Terminebenen. Export des Sitzungskalenders nach Excel. Vorlagen Individuelle Formulartypen (Beschlussvorlagen, Mitteilungsvorlagen, Anträge, etc.), Anlagenmanagement, Beratungsfolge mit Termlnierung, mehrere Freigabeebenen, Nummernvergabe (global, Nummernkreise nach Ämtern, Formulartypen, Gremien erc.), Option ale Mitzeichnung, Ämterdurchlauf, weitere frei definierbare Datenfelder, Schlüsselworte, Wiedervorlagen, Auszugsvormerkung, verschie- dene Freigaben bis hin zur Veröffentlichung im Internet I Intranet. Seite 4 von 9 SD.NET - Grundmodul Mitzeichnung I Ämterdurchlauf Definition der an der Vorlage beteiligten Ämter, Benutzer, Kenntnisnahmen, Stellungnahmen, Kommentare, Freigaben und Wiedervorlagen (ink I. Stellvertreterregelungen), Grafische Darstellung der aktuellen Durchlaufposition der Vorlage, E-MailBenachrichtigungen an Ersteller, Vorgänger, Nachfolger bei Erledigung bzw. Verzögerung mittels SD.NETBackSystems Tagesordnung I Einladungen • Entwurf der Tagesordnung unter Berücksichtigung der terminierten und älteren Vorlagen, Standardtops je Gremium und freie Tops je Einladung, vielfältige Nummerierungs- und Sortiermöglichkeiten, Hinzufügen I Bearbeiten I Entfernen von Tagesordnungspunkten, individuelle Formularbearbeitung, Erstellung der Sitzungsunterlagen (auch als ZIP Datei) für mehrere Versandwege (Papier, E-Mail, IntranetDownload, verschiedene Freigaben bis hin zur Veröffentlichung im Internet I Intranet. ~Itru:'a'~i.'-',':.:0, ~- ,- -- ~.I r I'J~ I -...:I -..!- ~ I' ,,= ,,-I ,,-I ::i=- ..- 1P.oot~_ Erfassung von Anträgen mit Wandlung zu Vorlagen, Überwachung und Kontrolle der ausführenden bzw. beteiligten Ämter, Wiedervorlagetermine und Erledigungsvermerke. Optlonaler Workflow. Recherche Vorlagenübersicht und Niederschriftenübersicht, Schlüsselwort- und Volltextsuche unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten, Schnittstellen zu Fremdarchiven. Anzeige aller benötigten Informationen. ~--~-· - r 'iII!!- -äl-:-:;i-- ;,-- d'-- 16.0Q t.,Ihr_ .--_ ...__ ... .. .._--_ .._, I I " --:"::"""'."~---- Benutzerrechte ~--===---_ OIA_'_ .1 Beschluss- und Antragskontrolle .. ~~ ~~tlAlcfSt.r?~c:lq:~._01.2;QOoi I • ,!tt. ; Automatische Generierung der Beschlussdokumente je Tagesordnungspunkt und Archivierung. c=~=.:::'=c;=--=::':'.. Protokolle I Niederschriften Tagesordnung entsprechend dem Sitzungsverlauf, gemeinsame Sitzungen, topbezogene bzw. ganzheitliche Protokollbearbeitung, Optionale Übernahme der Daten aus der Interaktiven Sitzung (Anträge, Abstimmungsergebnisse etc.), Abstimmungsergebnisse, Abweichende Beschlüsse (Beschlusshistorie), Teilbeschlüsse, Aktivierung der Beschlusskontrolle, Anwesenheitsliste (mit Übergabe zum Modul Sitzungsgeldabrechnung), Kurzprotokoll (Schnellmeldung), getrennte Protokolle (öffentlich I nichtöffentlich bzw. gesamt), Auszüge einzeln I gesamt, Freigabe zur Veröffentlichung im Internet I Intranet, Benutzer- und Benutzergruppenverwaltung mit ämrer- und gremienbezogene Zugriffsrechten, Paralleldarstellung von öffentlichen und nichtöffentlichen Rechten, Rechtevorschau, Kupieren von Benutzern, zeitgesteuerter Ablauf von Kennwörtern, automatischer Programmstart über Netzwerklogin. Systemverwaltung Mandantenverwaltung, Gesamte Steuerung von SD.NET über Tabellenverwaltung, Parameterverwaltung, Formularverwaltung (Basistexte), Benutzeranmeldungen. Benutzersperren, automatische Versionskontrolle von SD.NET Seite 5 von 9 SO.NET - Interaktive Sitzung Präsentation Powerpointähnliche Präsentation der Sitzungsdaten in der Sitzung. Darstellung der Tagesordnung mit jeweils aktuellem Betreff in gut lesbaren SchriftgröBen. Interaktionen Informationen: Abrufen und präsentieren von Vorlagen und Anlagen, abweichende Beschlussfassung in den Vorberatungen. • Rednerllste Aufstellen einer Rednerliste aus dem bestehenden Personenverzeichnis, tragserstellung Erfassung von Gästen, An- mit separater Abstimmung Beschlussfassung: Zeigen und Kopieren bestehender Beschlüsse, Bearbeiten bzw. Entfernen des aktuellen Beschlusstextes. _'''_ ..-Ob .. -...... ~ ...... __ __ .. r _""9~....u _-."".- - ~~=-=~~~--==~--------------I • _-'• 'l- • ...--._ -........ Sprachwiedergabe Protokollerstellu ng: Innerhalb der Protokollerstellung (Schreiben der Texte in Ward) wird die Audiodatei mit aktueller Position des jeweiligen Tagesordnungspunktes mit einem Player bereit gestellt. Wiedergabe: Start, Stop, Automatische Positionierung der Tagesordnungspunkte und aktuellen Rednern, Anzeige der Cesamtdauer, Positionieren auf Beginn, Ende, Zurück und Vor in S-Sekunden- Takt, Frei wählbare WiedergabesteIle innerhalb der Audiodatei mit beweglichem Positionszeiger innerhalb der Laufteiste. Technische Anbindung !c..--l .. I. I. Kontroll-Wiedergabe: Start, Stopp, Automatische Positionierung der Tagesordnungspunkte und aktuellen Rednern, Anzeige der Gesamtdauer, Positionieren auf Beginn, Ende, Zurück und Vor in S-Sekunden- Takt, Frei wählbare WiedergabesteIle innerhalb der Audiodatei mit beweglichem Positionszeiger innerhalb der Laufteiste. "...,...,.. ~--------------~~I Die Aufnahme erfolgt durch Verbindung eines handelsüblichen PC oder Notebook zur Mikrofon- I Konferenzanlage mit einem Audiokabel (Klinkenstecker). Die Aufnahmedaten werden permanent komprimiert und gespeichert . Die Datenanbindung zu SD.NETmuss über ein Netzwerk gewährleistet sein. Funksender Durch den zusätzlichen Einsatz von mobilen Funksendern können die Rednerlisten und die Abstim- Abstimmung: Eingabe des Abstimmungsergebnisses gemäB den hinterlegten Abstimmungsvarianten. Eingabe eines beliebigen Abtimmungszusatztextes. Aufnahme: Start, Pause, Stop, Speicherung aller Interaktionen einschließlich Rednern mit Zeitstempel. Automatimit Pegelanzeige. und automatisiert verbalix porlableilil Bei Nutzung des externen Audiosystems ..verbalix portable" der it-processing AG, Bern, Schweiz kön- Sprachaufzeichnung sche Aussteuerung mungen interaktivaufgenommen an SO.NET übergeben werden. nen Tagesordnung und Personenverzeichnis von SD.NETin XML-Format ausgegeben und in .verbaux portable" abgerufen werden. Komprimie- rung der Audiodateien. Seite 6 von 9 SO.NET - Abrechnung • Regelwerk Zahlungslauf Zuordnung der Satzungsbestimmungen für Personenkreise (Ratsmitglieder, Sachkundige Bürger etc.), Mandatsfunktionen (Vorsitzende, Mitglieder etc.) einzelne Personen. Differenziert nach Entschädigungsarten, Fraktionen, Gremien. (Erfassung von individuellen Beträge je Person). Festlegung von Zahlungsempfängern wie Fraktionen und Arbeitgebern, die Teilbeträge aus der Aufwandsentschädigung oder dem Sitzungsgeld erhalten. Zahlungsvorschlagsliste: Sortiert nach Personen mit Ausweisung aller Buchungspositionen mit Entschädigungsarten und Auszahlungsbeträgen. Ausweisung von Abzügen für die Auszahlung an abweichende Zahlungsempfänger. Stammdaten Adresse und Standardbankverbindung, Fraktionsund Gremienzugehörigkeiten, Frei definierbare Entschädigungsarten, Beschäftigungskennzeichen, Anund Abfahrtszelten, Entfernungskilometer in Verbindung mit unterschiedlichen Sitzungsgebäuden, abweichende Arbeitszeiten. Drucken: Zahlungsprotokoll mit Auflistung der EinzeIpositionen und den an abweichende Zahlungsempfänger abgeführten Beträgen. Zahlungsprotokoll für abweichende Zahlungsempfänger, Sammelauszahlungsanordnung. Buchungen erstellen Abrechnungsbelege: Detaillierte Aufstellung der Entschädigungsarten für jede Person. Druck einzelner bzw. kompletter Abrechnungsbelege jederzeit wiederholbar. Vorbereitende Arbeiten für die Buchungsautomatik: Hinzufügen und Korrigieren von Sitzungsterminen, Übernahme und Kontrolle der vorliegenden Anwesenheitslisten aus dem Grundmodul, Hinzufügen und Bearbeiten von Anwesenheitslisten der Fraktionen. Erstellung der Buchungszeilen: • Zahlungen buchen: Verarbeiten der erfassten und mit der Zahlungsvorschlagsliste abgestimmten Buchungspositionen. Automatisch über vorzugebende Zeiträume, halbautomatisch nach Sitzungsterminen, manuell getrennt nach Aufwandsentschädigung, Sitzungsgeld, Verdienstausfall etc.. Ausweisung von Überbuchungen und fehlender Bankverbindung. Automatische Bewertung: Berücksichtigung der Sitzungsdauer (z. B. zweites Sitzungsgeld, Sitzungsgeldstaffel), Begrenzung auf max. Anzahl Sitzungen je Tag, Monat, Quartal, Jahr. Ermittlung der Fahrtkosten für mehrere Sitzungen an einem Tag. Mehrere Sitzungen zusammenfassen bzw. verschmelzen. Export: Zahlbarmachung mit DTA - Datenträgeraustausch mit Banken und Sparkassen. Optional einstellbare Schnittstellen (AB-DATA, DATEV, GI-FIN, H&H, K-IRP, SAP,UVN-FIN u. a.). Übergabe der Buchungspositionen an Excel für weitere Auswertungen. lahresverdienstbescheinjqung: Erstellung einer Jahresverdienstbescheinigung mit Darstellung der Steuerfreibeträge über den Abrechnungszeitraum eines Jahres zur Vorlage beim Fi- nanzamt. Weitere Tabellen und Funktionen Banken, Buchungsschlüssel, Haushaltsstellen, Zahlwege für DTA, Bescheidformulare auf Basisvon Word, Beschränkungen der Anzahl erstattungsfähiger Sitzungen. Buchungen bearbeiten Korrektur, Ergänzung, Löschung aller Positionen nach automatischer I halbautomatischer Buchung, Hinzufügen bzw. Korrektur sonstiger einmaliger Zahlungen, Verrechnung I Stornierung von Überzahlungen, Nachzahlungen möglich. Seite 7 von 9 SO.NET - Internet Veröffentlichung Automatische, zeitgesteuerte Veröffentlichung der in SD.NET freigegebenen Informationen mit SD.NET BackSystems. raum, Dokumententyp und Gremium, Ergebnisse in tabellarischen Übersichten mit Verweis auf die Dokumente, Anzeige der aufgefundenen Dokumente mit Markierung der Suchbegriffe. Grunddaten 31 Ämter I Fachbereiche, Personenübersicht mit Einzelauskunft einschließlich Gremien- und Fraktionszugehörigkeiten, Gremien- und Fraktionsüber- -,,----_._---_ .. -. FlEa sichten. • Sitzungsübersichten Terminkalender, Bekanntmachung I Einladung mit Tagesordnung und Verweis auf die Vorlagendokumente (lnkl, Anlagen), Beschlüsse I Niederschriften mit Tagesordnung, Ergebnissen und Verweis auf das Protokoll, die einzelnen Beschlussdokumente (inkl. Anlagen), alternativ gesamter SItzungskalender, Hinweise der Beschlusskontrolle zu jedem Top. Sitzungsvorbereitung Anzeige der Tagesordnung mit Links auf Vorlagen, Anlagen, Vorgängen. Link mit einem PDF-Dokument aller Sitzungsunterlagen. Download aller Dokumente (Einladung, Vorlagen, Anlagen) als Zip-Datei für die lokale Ablage. Sitzungsnachbereitung • .J! Anzeige der Tagesordnung mit Abstimmungsergebnissen und Beschlusskontrolle, Links auf öffentliche, nichtöffentliche bzw. gesamte Protokolle, Beschlusstexte. Vorlagen, Anlagen, Vorgängen. Vorgänge .=; - ~~~~--------------------~~4= __ L.:'- __~~-:-:-' I~ Infosystem für die Mandatsträger Startseite mit aktuellen Informationen über neue Mitteilungen und Dokumente, optionale SMSBenachrichtigung. Persönliche Termine, Persönliches Profil, Favoritenfunktion, Mitteilungssystem für geschlossene Benutzergruppen, E-Mail-Funktion, Sicherheit Benutzerprofile mit vollen oder eingeschränkten Rechten für Gremien, ASP-I PHPProgrammierung I mit reinem Ergebnisquelltext, geschützte Verweise in den Übersichten der Dokumente, SSL-Verbindung im nichtöffentlichen Bereich und Secure FTPfür den gesicherten Upload auf externe Webserver. Funktionalität Übersicht einer Vorlage mit einer oder mehreren Anlagen, Beschlusshistorie der Beratungsfolge. Beschlusskontrolle Anzeige mit Erledigungstermin und Bearbeitungshinweisen, weitere Auswahlmöglichkeiten. I unerle- digte, überfällige, erledigte Beschlüsse. Recherche Automatischer Aufbau des Volltextindex unter Berücksichtigung einer Negativliste. zusätzliche Suchkriterien wie Aktenzeichen, Berichterstatter etc., ganze Wörter oder Teile von Wörtern, Und- I OderVerknüpfungen, Auswahlmöglichkeiten nach Zeit- 2-Frame-Darstellung öffentlich, 3-FrameDarstellung nichtöffentlich, variable Festlegung der Menüpunkte, Trennung der Menüpunkte in öffentlich und nichtöffentlich, Anpassung des Individuellen Layouts an das Corporate Design, einfache Bedienung, viele Verzweigungsmöglichkeiten, dynamischer Seitenaufbau, Begrenzung der Dokumentübersichten auf max. 20 Informationen mit Blättermöglichkeiten. Vorlagen, Niederschriften, Beschlüsse, wahlweise im HTML- Text und I oder PDFFormat (Acrobat-Reader). Separate Anzeige von Anlagen mit Tipptext und Größenangabe. Seite 8 von 9 SO.NET - Rahmenbedingungen Hardwareausstattung (empfohlen) Internet Im Allgemeinen werden die Programme in einer bereits bestehenden DV-Landschaft eingesetzt. Diese Server und PCs sollten folgende Mindestanforderungen erfüllen, wobei weitere, auf den gleichen Rechnern eingesetzte Software hier nicht be- rücksichtigt wurde, Server ./' • Festplattenspeicher min. 1 GB, bei vorhandenen Daten min. 2 GB ./' ./ Internet Information Server (liS) ASP, Apache-Server mit ASP, ./' Unix I Linux mit PHPund MySQL. Optional ./' FTP-Programm zum Upload der Datenbank und der Dokumente (öffentlich), ./ ./ SSL-Verschlüsselung (nichtöffentlich), Secure Shell mit FTPzum Upload der Datenbank und der Dokumente (nichtöffentlich), Webhosting. ./' Clients ./' ./' Pentium IV PC, min. 256 MB Hauptspeicher, Festplattenspeicher: min. 200 MB, ./ Bildschirmaufiösung: 800 x 600 Pixel, 1024 x 768 (empfohlen) oder höher, Netzwerkkarten: 100 Mbit. ./' alternativ (StandOktober 2004) - Terminalserver Die Software ist in einer Terminal-ServerUmgebung von Microsoft bzw. Citrix-MetaFrameTechnologie lauffähig, so dass Außensteilen mit einer geringen Übertragungsrate effizient bedient werden können. • I Intranet Software ./ Windows 98 I Me I XP Home, Windows NT 4.0 mit SP6a I 2000 I XP Professional, MS.NET Framework ab Version 1.1, ./ Microsoft Office 97 I 2000 I XP I 2003. ./ ./ Datenhaltung ./ ./ ./' SQL Server 2000 I 2003, in kleinen Netzen mit lizenzfreier Desktop-Engine (MSDE) Oracle Server 8.1.7 I 9i - Oracle Client 9i Aus Kompatibilitätsgründen ist eine Datenhaltung auch mit Access 97 I 2000 I XP I 2003 möglich. (für die Administration der Datenbank sollte eine Vollversion von Microsoft Office ink I. ./' Access vorhanden sein) . Weitere Datenbanken auf Anfrage Seite 9 von 9