Beschlussvorlage (5. Änderung der Vergabeordnung der Stadt Pulheim)

Vorlage Nr.: 512/2015 Erstellt am: 26.11.2015 Aktenzeichen: I/100 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Rat X nö. Sitzung Termin 15.12.2015 Betreff 5. Änderung der Vergabeordnung der Stadt Pulheim Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ja X nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja X nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): ja nein Vorlage Nr.: 512/2015 . Seite 2 / 3 Beschlussvorschlag Der Rat der Stadt Pulheim verzichtet auf die Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss und beschließt die folgende 5. Änderung der Vergabeordnung der Stadt Pulheim: I. Die Ziffer 6.2. erhält folgende Fassung: 6.2 Zuschlagserteilung 6.2.1 Die Verwaltung ist zuständig für die Erteilung des Zuschlages in Vergabeangelegenheiten. Dies gilt auch für die Vergabe von Architektur-, Ingenieur- bzw. Gutachterleistungen. Der Haupt- und Finanzausschuss ist in jeder Sitzung über die erteilten Zuschläge ab einem Auftragswert von über 25.000,- € seit der letzten Berichterstattung unter Angabe der folgenden Informationen in Kenntnis zu setzen: - Auftragnehmerin/Auftragnehmer, - Auftragsvolumen, - Ausgangskostenschätzung, - Produktsachkonto, auf welchem die Finanzmittel bereitgestellt sind, - Anzahl der Bieter im Verfahren, - Grundlage für die Vergabe (Rats- oder Ausschussbeschluss bzw. sonstige Grundlage). 6.2.2 Voraussetzung für die Zuschlagserteilung durch die Verwaltung ist, dass das Rechnungsprüfungsamt der Vergabe zugestimmt hat. Sofern dies nicht der Fall ist, ist die Zuschlagserteilung durch den Haupt- und Finanzausschuss herbeizuführen. 6.2.3 Die Erweiterung eines bereits erteilten Auftrages (Nachtrags- oder Anschlussauftrag) ist dem Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis zu bringen, wenn - der Gesamtauftragswert durch Nachtragsaufträge erstmalig 25.000 € übersteigt oder - die Summe einer oder mehrerer Erweiterungen eines bereits erteilten Auftrages 25.000 € übersteigt. Die verwaltungsinternen Zuständigkeiten werden in Dienstanweisungen geregelt. 6.2.4 Die Auftragsvergabe ist von der Zuschlagserteilung gemäß VOB bzw. VOL zu trennen. Hierbei sind insbesondere die vorgeschriebenen Bieterschutzfristen nach dem GWB einzuhalten. II. Inkrafttreten Die 5. Änderung der Vergabeordnung tritt am 01.01.2016 in Kraft. Erläuterungen Die Verwaltungskonferenz hat sich einheitlich dafür ausgesprochen, die Vergabeverfahren zeitlich zu verschlanken, um eine kurzfristigere Handlungsfähigkeit der Verwaltung herbei zu führen. Aktuelles Beispiel ist insbesondere die Notwendigkeit zur kurzfristigen Reaktion auf die Anforderungen im Rahmen der Flüchtlingsunterbringung. Vorlage Nr.: 512/2015 . Seite 3 / 3 Dieser Vorschlag wurde im Ältestenrat am 23.11.2015 erörtert. Die bisherige Praxis ist von einer langen Vorlaufzeit bis zur Zuschlagsentscheidung gekennzeichnet. Die entsprechende Vorlage muss ca. 3,5 Wochen vor dem Sitzungstermin erstellt sein, um alle notwendigen Stellen vor der Übernahme auf die Tagesordnung zu beteiligen und die Vorlage mit der Tagesordnung versenden zu können. Durch die Delegation der Zuschlagsentscheidung auf die Verwaltung können die Verfahren erheblich schneller durchgeführt werden, was der Verwaltung eine kurzfristigere Handlungsfähigkeit (gegenüber festen Ausschussterminen mit langer Vorlaufphase und zwei Monaten Sommerpause) ermöglicht. Seit 01.01.2013 ist in der Verwaltung neben dem Rechnungsprüfungsamt eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet, welche alle formalen Vergaben (Beschränkte und Öffentliche Ausschreibungen) federführend begleitet. Die Vergaben werden zunächst von der ZVS und danach auch vom Rechnungsprüfungsamt geprüft. Damit sind zwei unabhängig von den Fachämtern agierende Prüfinstanzen vorhanden, die für die rechtssichere Erstellung des Vergabevorschlages sorgen. In besonders schwierigen Fällen wird seitens der ZVS das Rechtsamt beteiligt. Die aktuelle Verfahrensweise führt durch die Länge des Verfahrens auch zu sehr langen Bindefristen. Gemäß § 10 Abs. 6 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A (VOB/A) soll die Zuschlagsfrist so kurz wie möglich (…) bemessen werden (…) (Satz 1). Eine längere Zuschlagsfrist als 30 Kalendertage soll nur in begründeten Fällen festgelegt werden (Satz 2). Diese Vorgaben sind bei der praktizierten Verfahrensweise nicht annähernd einzuhalten. Durch die bei Straffung des Vergabeverfahrens ebenfalls verbundene Verkürzung der Bindefristen können gegebenenfalls auch günstigere Angebote erzielt werden. Die ZVS wird künftig auch die Freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von über 50.000 € netto federführend begleiten. Die entsprechenden Dienstanweisungen werden diesbezüglich angepasst. Der im Ältestenrat besprochene erweiterte Umfang der Berichtspflicht ist in die Vergabeordnung eingeflossen (Ziffer 6.2.1). Die Berichterstattung des Rechnungsprüfungsamtes zu Vergaben erfolgt bereits jetzt im Rahmen der Prüfung der Verwaltung. Die Zuständigkeitsordnung ist entsprechend anzupassen (s. Vorlage Nr. 507/2015).