Beschlussvorlage (Genehmigung der Anschaffung eines CRM-Systems für die Wirtschaftsförderung)

Vorlage Nr.: 55/2015 Erstellt am: 05.02.2015 Aktenzeichen: III / 26 - 3 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Haupt- und Finanzausschuss Rat 3 nö. Sitzung Termin X 05.05.2015 X 19.05.2015 Betreff Genehmigung der Anschaffung eines CRM-Systems für die Wirtschaftsförderung Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen X ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja X nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) 5.536,59 € — im Haushalt des laufenden Jahres 2015 — in den Haushalten der folgenden Jahre ab 2016 5.038,22 € jährlich 498,37 € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja X nein Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): Deckung der außerplanmäßigen Auszahlung in 2015 durch Minderauszahlungen aus M-Auftrag 26880014.7822000 „Grunderwerb (sonstige)“, Produkt 01/12/01 „An- und Verkauf“ in Höhe von 5.038,22 €. Deckung der außerplanmäßigen Aufwendung/Auszahlung in 2016 durch Minderaufwendungen und -auszahlungen bei Konto 5261000 „Sonstige Aufwendungen für Dienstleistungen“, Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“ in Höhe von 498,37 €. Weitere Erläuterungen siehe Beschlussvorschlag. Vorlage Nr.: 55/2015 . Seite 2 / 3 Beschlussvorschlag 1.) Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt die Anschaffung eines CRM (ClientRelationship-Management)-Systems für die Wirtschaftsförderung. 2.) Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt die Genehmigung einer außerplanmäßigen Auszahlung in 2015 in Höhe von 5.038,22 € beim M-Auftrag 26150000.7821000 „Beschaffung CRM-System Wirtschaftsförderung“ im Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“. Die Deckung erfolgt durch Minderauszahlungen aus M-Auftrag 26880014.7822000 „Grunderwerb (sonstige)“, Produkt 01/12/01 „An- und Verkauf“. 3.) Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt die Genehmigung einer außerplanmäßigen Aufwendung/Auszahlung in 2016 in Höhe von 498,37 € auf dem Konto 5236030 „Unterhaltung TUIV“ im Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“. Die Deckung erfolgt durch Minderaufwendungen und -auszahlungen bei Konto 5261000 „Sonstige Aufwendungen für Dienstleistungen“, Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“. Erläuterungen Ein Schwerpunkt für die zukünftige Arbeit der Wirtschaftsförderung liegt in der Entwicklung und Pflege von Bestandsunternehmen. Um die Bestandspflege innerhalb der Wirtschaftsförderung effektiv voranzubringen, wird der Einsatz eines computergestützten CRM (Client-Relationship-Management)-Systems empfohlen. Die Wirtschaftsförderung verfügt jedoch nur über ein sehr knappes Budget, welches bereits zum größten Teil für Unternehmerveranstaltungen reserviert ist. Für die Beschaffung und Einrichtung eines CRM-Systems ist eine außerplanmäßige Auszahlung in 2015 in Höhe von 5.038,22 € bei M-Auftrag 26150000.7821000 „Beschaffung CRM-System Wirtschaftsförderung“ im Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“ notwendig. Für Wartungs- und Updatekosten ist in 2016 eine außerplanmäßige Aufwendung/Auszahlung in Höhe von 498,37 € auf dem Konto 5236030 „Unterhaltung TUIV“ im Produkt 15/01/01 „Wirtschaftsförderung“ erforderlich. Ein CRM-System hilft, große Informationsmengen zu strukturieren und diese Daten mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Eingehende E-Mails, Dokumente sowie Notizen zu Anrufen und Gesprächen können automatisch zu Unternehmen und Personen zugeordnet werden. Hierdurch lassen sich auch im Nachhinein gesamte Vorgänge transparent darstellen. Eine Wiedervorlagefunktion erinnert dabei an wichtige Fristen und Termine. Durch eine zentrale Datenhaltung auf einem Server im Netzwerk kann einem zuvor definierten Kreis von Nutzern gleichwertige Zugriffsrechte auf Dokumente und Vorgänge gewährt werden. So können sich Mitarbeiter, Vorgesetzte und Stellvertreter schnell selbständig über einen aktuellen Sachstand informieren. Bei Anrufen eines Unternehmens oder Anfragen aus der Verwaltung kann der Vorgang zu einem Thema schnell aufgerufen werden. Gerade im Bereich der Wirtschaftsförderung, in dem viele Querschnittsthemen parallel bearbeitet werden, werden interne Abstimmungen sowie urlaubsbedingte Vertretungs- und Übergaberegelungen mit einem CRM-System deutlich erleichtert. Mit einem CRM-System können automatisierte Reportings und Geschäftsberichte zeitnah erstellt werden. Kennzahlen zu Geschäftskontakten lassen sich in dieser Weise bereits im Arbeitsalltag erfassen und zu festgelegten Terminen auswerten. Hierzu können beispielsweise Statistiken zu Unternehmeranfragen, Bestandspflege, Gewerbeflächenvermarktung und Existenzgründungen transparent dargestellt werden. Durch eine zentrale Adressverwaltung können Verteilerlisten erstellt und Serienbriefe sowie elektronische Mailings zeitsparend durchgeführt werden. Im Rahmen von Veranstaltungen können zuvor definierte Adressatengruppen schnell ausgewählt und samt vollständiger Adressdaten angeschrieben werden. Auch Newsletter und Unternehmerbefragungen können auf diese Weise verfasst, verwaltet und verschickt werden. Vorlage Nr.: 55/2015 . Seite 3 / 3 Der Großteil der kommunalen Wirtschaftsförderungsorganisationen in NRW nutzt bereits ein CRM-System als professionelles Werkzeug für eine moderne und effiziente Standortentwicklung und Gewerbeflächenvermarktung. CRM-Systeme finden sich sowohl in sehr kleinen als auch größeren Wirtschaftsförderungseinrichtungen. Auch die Software-Entwickler von CRM-Systemen bieten seit einigen Jahren spezielle Softwareprodukte für Wirtschaftsförderungen an. Es wurden Vergleichsangebote von führenden Herstellern, die sich mit Ihren CRM-Systemen auf das Aufgabenspektrum der Wirtschaftsförderungen spezialisiert und eigene Softwareprodukte entwickelt haben, eingeholt. Aus inhaltlicher und finanzieller Sicht wird die Anschaffung des günstigsten Systems im Vergleich empfohlen. Die Gesamtkosten belaufen sich in diesem Fall für zwei Softwarelizenzen inklusive Installation und Schulung auf 5.038,22 € (brutto). Die Wartungs- und Updatekosten für die Folgejahre betragen für alle Lizenzen zusammen 498,37 € (brutto) jährlich.